トラブルシューティングは、製品やサービスで発生した問題の原因を特定し、効果的に解決するためのプロセスのことです。多くの会社がホームページやマニュアルにトラブルシューティングを掲載し、サポートの質を高めています。わかりやすいトラブルシューティングマニュアルを作るには、どうすればいいのでしょうか。
本記事では、トラブルシューティングのマニュアルについて解説します。具体的な作り方やテンプレート、おすすめのITツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてわかりやすいマニュアルを作成しましょう。
目次
トラブルシューティングとは？
トラブルシューティングとは、事実や状況を正確に把握し、問題を論理的に解決する方法のことです。原因として考えられるもののうち、可能性の高いものから一つひとつ検討し、消去法で消していくことで本当の原因を見つけ出します。トラブルシューティングはもともとIT業界で使われており、コンピューター使用時に起きたトラブルを解決することを示す言葉です。
また想定されたトラブルとその解決法が書かれたマニュアルのことも、トラブルシューティングと呼びます。テレビや冷蔵庫のような家電製品のマニュアルで、異常が起こったときの解決法が巻末に載っているのを見たことがある人も多いでしょう。企業のホームページにトラブルの解決法がまとめられていることもあります。
トラブルには簡単な操作で解決するようなものから、プログラムの修復やハードウェアの交換が必要なものまでさまざまです。初歩的なミスのために人員を割いてしまうと、本当に必要なトラブルの初期対応が遅れ、大きな被害が出るおそれもあります。トラブルシューティングがマニュアル化され、個人でトラブルを解決できるようになると、企業は人員を本来の業務に集中させやすくなるのです。
トラブルシューティングマニュアルを作る4つのメリット
トラブルシューティングマニュアルを作るメリットを紹介します。
- 土日も対応できる
- 問い合わせを減らせる
- ナレッジを共有できる
- 対応品質の均一化ができる
トラブルシューティングマニュアルを作成し、誰でもスムーズに問題解決できる環境を整えましょう。
土日も対応できる
カスタマーサポートのように人がトラブル解決をしている場合は、平日の日中にしかつながらないことがあります。さらに、カスタマーサポートは基本的に人員が限られているため、何度電話しても話し中だったり、長時間待たされたりする経験がある人も多いでしょう。メールでの問い合わせもすぐに返信が来ないことも多く、いつ返信が来るのかわからないという不安もあります。
一方で、企業がホームページに解決法を公開している場合、土日はもちろん夜中や年末年始でも利用できます。ユーザーが自分で解決法を見つけられれば、待ち時間もなく電話代といったコストもかかりません。わかりやすく見やすいトラブルシューティングマニュアルは、ユーザー満足度を高めることにもつながるのです。
問い合わせを減らせる
カスタマーサポートの仕事は、割ける人員が限られていることが多いです。トラブルの中には少しの情報で簡単に解決するものも少なくなく、トラブルシューティングマニュアルを公開すれば、問い合わせ自体を減らせるでしょう。
問い合わせ数が減れば、カスタマーサポートにかかる負担やコストを削減でき、ユーザーの待ち時間も短くできます。とくに人気商品は予想以上の反響がある場合が多く、対応しきれないことも見受けられます。
トラブルシューティングマニュアルを公開することで、ユーザーにもカスタマーサポートにも、時間短縮のメリットが生まれるでしょう。また、社内の他部署から来る質問にも役立ちます。ITや人事、経理といった部門には同じ内容の質問が頻繁に来るため、社内向けのマニュアル作成をおすすめします。
ナレッジを共有できる
ユーザー向けのトラブルシューティングマニュアルは、社員向けのノウハウやナレッジを蓄積するツールとしても活躍します。
ある社員が調査して対応した内容を社員用マニュアルに記載しておけば、詳しくない社員でもそれを見ながら回答できるようになります。優秀な社員が急に退職・転勤した場合や、新人が配属された場合でも、スムーズに引継ぎできるため、早期の即戦力化が期待できるでしょう。
＞関連記事：ナレッジ共有とは？進める方法や成功させるポイント、役立つツールを紹介
対応品質の均一化ができる
カスタマーサポートで、ベテランや一部の詳しい人しか回答できない状況は避けるべきです。多くの企業では回答方法が担当者によって異なりがちですが、ひとりの対応が悪いとそれだけで顧客が離れてしまうことも珍しくありません。また社内向けの対応でも個人に任せてしまうと、さまざまな見解が出て混乱を招くおそれがあります。
そのため、トラブルシューティングマニュアルによる対応品質の均一化は大きなメリットです。ベテランや優秀な社員の回答方法をマニュアル化することで対応の属人化を防ぎ、どの社員でも同じような対応が可能になります。あらかじめ回答例を示しておけば、誤った回答のミスも防げるでしょう。
トラブルシューティングマニュアルの作り方7ステップ
トラブルシューティングマニュアルを作成するときのステップを紹介します。
- トラブルの事例を集める
- トラブルをカテゴリー分けする
- トラブルの解決策を再検討する
- フォーマットやITツールを選定する
- 内容を作成する
- ロールプレイングを行いフィードバックを受ける
- 作成後は定期的に改定する
これらの手順を踏まえて質の高いトラブルシューティングマニュアルを作成しましょう。
＞関連記事：見やすいマニュアルの作り方4ステップ！10個のレイアウトテクニックも紹介
1.トラブルの事例を集める
トラブルシューティングマニュアルを作るときは、まず実際のトラブル事例を幅広く集めるところからはじめましょう。ユーザーからの問い合わせやクレームを丁寧に分析し、これまでの回答例や解決方法を整理します。ユーザーがどの場面でつまずきやすいか、どのような悩みを持っているかが見えてくるでしょう。
さらに、社内の各部署にヒアリングしたり、実際のユーザーへ直接アンケートやインタビューしたりするのも効果的な方法です。トラブル事例が多いほど、より実用的で効果的なマニュアルを作成できます。
2.トラブルをカテゴリー分けする
トラブル事例を集めた後は、使いやすいようにカテゴリー分けを行いましょう。よくある問い合わせやトラブル、クレームを整理し、まず大きな分類からはじめ、次に中分類、小分類と細かく分けていきます。
マニュアルを使うユーザーの視点に立ち、必要な情報にすぐアクセスできるよう整理することが大切です。また、このときに全体の構成や目次も考えておくと、より使いやすい体系的なマニュアル完成につながるでしょう。
＞関連記事：マニュアルの目次・構成作成ガイド｜作り方や項目例、作成時のコツを解説
3.トラブルの解決策を再検討する
トラブル事例をカテゴリーに分けた後は、それぞれの解決策が本当に適切かどうかを見直すことが大切です。とくによくある問い合わせについては、優先的にこれまでの回答や解決策が本当に最適なのか、他によい方法がないかをしっかりと検証していきます。
ひとつの問題に対して複数の解決方法があることも多いため、状況に応じて選べるように、効果的な解決策を幅広くまとめることが重要です。トラブルシューティ
ングマニュアルの質を決める大切な工程なので、丁寧に行いましょう。
4.フォーマットやITツールを選定する
トラブル事例がまとまったら、トラブルシューティングマニュアルを作るためのフォーマットやツールを選びましょう。
マニュアルには従来の文書形式だけでなく、動画やオンラインなどさまざまなフォーマットがあります。業務内容に適した形式を選んで作成するとよいでしょう。
最近では、マニュアル作成を効率よく行うためのITツールが注目されています。その中でも『NotePM』は誰でも使いやすいツールで、マニュアル作成や管理、動画データの共有も簡単にできます。慣れていない人でも、より使いやすくて効果的なマニュアルを作成できるでしょう。
5.内容を作成する
フォーマットやツールが決まったら、トラブルシューティングマニュアルの具体的な内容を作っていきます。実際に作成するときは、シンプルでわかりやすい表現を心がけましょう。専門用語や業界特有の言葉はできるだけ避け、使う場合は初心者でも理解できるように注釈をつけると親切です。
内容は基本的なことから順に説明し、とくに大事な情報には「注意」や「重要」といった目立つマークをつけると読者の注意を引けるためおすすめです。誰もが理解しやすい内容に仕上がれば、使いやすいマニュアルとして社内で広まっていくでしょう。
6.ロールプレイングを行いフィードバックを受ける
トラブルシューティングマニュアルが完成したら、関連部署に回してチェックとフィードバックを受けましょう。
マニュアルが実際に役立つかどうかを確認するために、トラブル対応を想定したロールプレイを行います。複数のスタッフでユーザーやサポート担当者の役割を演じることで、マニュアルがうまく機能するかを試しましょう。この過程で見つかった問題や不足情報はすぐにマニュアルに反映させ、改善を重ねて質を高めていきます。
7.作成後は定期的に改定する
トラブルシューティングマニュアルは作って終わりではなく、定期的に見直しや改訂が必要です。古い情報のままだと、いざというときに正しい解決策を提供できず、混乱を招くおそれがあります。常に最新の情報を反映させて、マニュアルの有効性を保つことを心がけましょう。
日ごろからPDCAサイクルを回してアップグレードし続けることで、より実用的なマニュアルに仕上がります。また、定期的にユーザーからアンケートを取り、その結果を反映させるのもよい方法です。
＞関連記事：マニュアルの改訂が重要な理由とおすすめのITツールをご紹介
Web上で簡単にトラブルシューティングマニュアルを作成できるツール「NotePM」
トラブルシューティングマニュアル作成時のコツ
トラブルシューティングマニュアル作成時におさえておきたいポイントは、大きく以下の2つです。
- トラブルの5W1Hを把握する
- 「暫定措置」と「恒久措置」の2段階で解決する
これらのポイントを意識して、使いやすく質の高いマニュアルを作成しましょう。
トラブルの5W1Hを把握する
トラブルシューティングマニュアルを作るときは、発生したトラブルについての5W1Hを把握することが重要です。以下のような基本的な情報を明確化し、問題の全体像をはっきりさせましょう。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
とくに、トラブルが特定の環境でだけ発生するのか、何か法則性があるのかを調べることで、原因を特定しやすくなります。問題の背景をしっかり分析することが、マニュアルの質につながります。
「暫定措置」と「恒久措置」の2段階で解決する
トラブルシューティングマニュアルを作成するときは「暫定措置」と「恒久措置」の2段階で取り組みましょう。「暫定措置」は一時的な対処のことで、「恒久措置」は同じトラブルを再発させないよう対策することをいいます。
トラブルの内容や発生原因を詳しく記録し、そのデータを分析することで、暫定措置だけでいいか、恒久措置が必要なのかを判断します。とくに、同じような問い合わせが頻繁に起こる場合は「暫定措置」だけでなく「恒久措置」も考えることが大切です。
トラブルシューティングマニュアルのテンプレート・例文10選
トラブルシューティングマニュアル作成時に使えるテンプレートを例文つきで紹介します。
- 基本的なトラブルシューティングのテンプレート・例文
- ハードウェアトラブルシューティングのテンプレート・例文
- ソフトウェアトラブルシューティングのテンプレート・例文
- ネットワークトラブルシューティングのテンプレート・例文
- サーバートラブルシューティングのテンプレート・例文
- クラウドサービストラブルシューティングのテンプレート・例文
- 監視カメラシステムトラブルシューティングのテンプレート・例文
- 電話・VoIPシステムトラブルシューティングのテンプレート・例文
- セキュリティトラブルシューティングのテンプレート・例文
- メールシステムトラブルシューティングのテンプレート・例文
それぞれ業務に合わせて、適宜カスタマイズしてご利用ください。
＞トラブルシューティングマニュアルのテンプレート・例文を無料ダウンロードする（Wordファイル）
基本的なトラブルシューティングのテンプレート・例文
基本的なトラブルシューティングのテンプレート
トラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、問題が発生した際に迅速かつ効果的に解決するための手順を提供します。対象となるシステムやプロセスに適した内容を含めてください。
2. 対象システム/プロセス
システム名
バージョン
関連モジュール/ソフトウェア
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: [問題の概要]
症状: [具体的なエラーメッセージや現象]
原因: [可能な原因の詳細]
解決策:
手順1: [具体的な対応方法]
手順2: [次に行うこと]
確認方法: [解決したかどうかを確認する方法]
3.2 問題 2: [問題の概要]
症状: [具体的なエラーメッセージや現象]
原因: [可能な原因の詳細]
解決策:
手順1: [具体的な対応方法]
手順2: [次に行うこと]
確認方法: [解決したかどうかを確認する方法]
4. トラブル発生時のチェックリスト
システムログを確認したか？
ハードウェアの状態は正常か？
ネットワーク接続に問題はないか？
5. サポートへのエスカレーション
5.1 エスカレーション手順
初期対応の結果を記録
担当部署への連絡方法
エスカレーション時に提供する情報（ログ、エラーメッセージ、再現手順など）
5.2 連絡先
内部サポートチーム: [担当者名/チーム名]
サポート窓口: [電話番号、メールアドレス]
営業時間: [対応可能な時間帯]
6. 参考資料
システムマニュアルへのリンク
関連ドキュメント
よくある質問（FAQ）
7. 更新履歴
日付 更新内容 更新者
YYYY/MM/DD 初版作成 [名前]
YYYY/MM/DD 修正 [名前]
基本的なトラブルシューティング例文
トラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、社内のファイルサーバーシステムに関するよくある問題とその解決策を提供します。IT部門および利用者が迅速に問題を特定し、解決することを目的としています。
2. 対象システム/プロセス
システム名: 社内ファイルサーバー
バージョン: v2.1.0
関連モジュール: アクセス管理、バックアップ機能
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: アクセス不可エラー
症状: 「アクセスが拒否されました」というエラーメッセージが表示される
原因: ユーザー権限の設定ミス、またはサーバーへの接続の問題
解決策:
手順1: 「ユーザー管理」画面で該当ユーザーのアクセス権限を確認する
手順2: 権限に問題がなければ、ネットワーク接続を確認する（Wi-Fiまたは有線接続が正常か確認）
確認方法: 再度アクセスを試み、エラーメッセージが表示されないことを確認
3.2 問題 2: ファイルが見つからない
症状: 特定のファイルがフォルダ内に表示されない
原因: 誤って移動や削除された、またはフィルター設定による非表示
解決策:
手順1: 検索機能を使用してファイル名を入力し、ファイルを探す
手順2: 「削除済みファイル」フォルダを確認して復元可能か確認する
確認方法: 該当ファイルが正常に表示されるか確認
4. トラブル発生時のチェックリスト
サーバーの電源は正常に入っているか？
システムログでエラーメッセージが記録されているか？
他のユーザーも同様の問題を報告しているか？
5. サポートへのエスカレーション
5.1 エスカレーション手順
初期対応の記録を残す（手順および結果）
ITサポートチームへのメール送信
エラーメッセージ、ログの添付
5.2 連絡先
内部サポートチーム: ITサポートデスク
サポート窓口: support@company.com、内線1234
営業時間: 平日 9:00 – 18:00
6. 参考資料
社内システムマニュアル
ファイルサーバーFAQ
7. 更新履歴
日付 更新内容 更新者
2024/11/01 初版作成 田中 太郎
2024/11/15 「アクセス不可エラー」解決策修正 山田 花子
このテンプレートは、さまざまな問題に合わせて流用可能なツールです。一般的なエラー対応や接続確認、再起動といったよくあるトラブルのマニュアル作成に役立ちます。カスタマーサポートはもちろん社内用にも使いやすく、さまざまな状況に合わせてカスタマイズ可能です。
ハードウェアトラブルシューティングのテンプレート・例文
ハードウェアトラブルシューティングのテンプレート
ハードウェアトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、ハードウェアに関する一般的な問題とその解決策を提供します。トラブルが発生した際に、迅速な対応ができるよう手順を明示します。
2. 対象ハードウェア
機器名
モデル番号
製造元
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: 電源が入らない
症状: 電源ボタンを押しても反応がない
原因: 電源コードの接続不良、電源供給の問題
解決策:
手順1: 電源コードの接続を確認し、再接続する
手順2: 別の電源コンセントに接続して試す
確認方法: 電源ボタンを押して正常に起動するか確認
3.2 問題 2: デバイスが正常に動作しない
症状: 特定のハードウェアが正しく機能しない
原因: ドライバーの不具合、接続不良
解決策:
手順1: デバイスマネージャーで該当デバイスを確認する
手順2: ドライバーの更新または再インストールを行う
確認方法: 再起動後、デバイスが正常に動作するか確認
4. チェックリスト
電源供給状況の確認
ハードウェアの物理的な破損や損傷の確認
5. エスカレーション手順
初期対応の結果を記録
サポートチームへの連絡
製造元サポート窓口の情報提供
ハードウェアトラブルシューティング例文
ハードウェアトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、社内で使用されるデスクトップPCのハードウェア問題に対するトラブルシューティング手順を示します。
2. 対象ハードウェア
機器名: デスクトップPC
モデル番号: Dell OptiPlex 7080
製造元: Dell Inc.
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: 電源が入らない
症状: 電源ボタンを押してもランプが点灯せず、ファンが動かない
原因: 電源コードの不良、電源ユニットの故障
解決策:
手順1: 電源ケーブルを確認し、正しく接続し直す
手順2: 別のコンセントや延長コードに接続して確認する
確認方法: 電源ボタンを押し、ランプの点灯を確認
3.2 問題 2: USBデバイスが認識されない
症状: 接続したUSBデバイスが表示されない
原因: USBポートの問題、ドライバーの不具合
解決策:
手順1: 別のUSBポートに接続してみる
手順2: デバイスマネージャーでドライバーを確認し、更新する
確認方法: デバイスが認識されるか確認
4. チェックリスト
PCの電源とケーブルの確認
デバイスやポートに物理的な損傷がないか確認
5. エスカレーション手順
初期対応結果をメモに残す
ITサポートに連絡し、問題を共有
必要に応じてDellサポートに連絡
このテンプレートは、ハードウェア関係のトラブルシューティングに使えるツールです。電源が入らない、デバイスが正常に動作しないなどのよくあるトラブルへの具体的な解決手順を示すのに役立ちます。ユーザーが自分でトラブル解決に取り組めるよう、丁寧に内容を記載しましょう。
ソフトウェアトラブルシューティングのテンプレート・例文
ソフトウェアトラブルシューティングのテンプレート
ソフトウェアトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、ソフトウェアに関する一般的な問題を解決するための手順を提供します。
2. 対象ソフトウェア
ソフトウェア名
バージョン
開発元
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: アプリケーションがフリーズする
症状: ソフトウェアが応答しない
原因: メモリ不足、バグ
解決策:
手順1: 不要なプログラムを閉じてメモリを解放する
手順2: アプリケーションを再起動する
確認方法: アプリケーションが正常に動作するか確認
3.2 問題 2: エラーメッセージが表示される
症状: 特定の操作をするとエラーメッセージが表示される
原因: 設定ミス、互換性の問題
解決策:
手順1: 設定を確認し、修正する
手順2: 最新バージョンにアップデートする
確認方法: 同じ操作を試し、エラーメッセージが出ないことを確認
4. チェックリスト
ソフトウェアのバージョン確認
必要なシステム要件の確認
5. エスカレーション手順
エラーログの収集
ITサポートへの報告
ソフトウェアトラブルシューティング例文
ソフトウェアトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、社内で使用されるプロジェクト管理ソフトウェアのトラブルを解決するための手順を提供します。
2. 対象ソフトウェア
ソフトウェア名: プロジェクトマネージャーPro
バージョン: v4.2
開発元: 株式会社テックソリューションズ
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: アプリケーションがフリーズする
症状: 作業中に突然応答がなくなる
原因: メモリ不足、他のアプリとの競合
解決策:
手順1: 不要なアプリケーションを閉じてメモリを開放する
手順2: ソフトウェアを再起動する
確認方法: 再起動後、作業が正常に再開できるか確認
3.2 問題 2: レポート出力時にエラーメッセージが出る
症状: レポートを出力しようとすると「ファイルが見つかりません」エラーが表示される
原因: ファイルパスの設定が誤っている、ソフトウェアの設定ミス
解決策:
手順1: 設定メニューでファイルパスを確認し、修正する
手順2: ソフトウェアを最新版にアップデートする
確認方法: 再度レポートを出力し、エラーメッセージが表示されないことを確認
4. チェックリスト
最新のソフトウェアパッチが適用されているか
システム要件を満たしているか確認
5. エスカレーション手順
エラーログを収集し、詳細を記録
ITサポートに連絡し、問題を報告
このテンプレートは、ソフトウェア関係のトラブルシューティングに使えるツールです。ソフトが正常に動作しない場合の対処法をわかりやすくまとめるのに役立ちます。マニュアルを作成する際は、ユーザーが自己解決しやすくなるよう、段階的に手順を示しましょう。
ネットワークトラブルシューティングのテンプレート・例文
ネットワークトラブルシューティングのテンプレート
ネットワークトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、ネットワーク接続の問題に対する一般的なトラブルシューティング手順を提供します。
2. 対象システム/ネットワーク環境
使用するネットワーク機器（ルーター、スイッチ等）
ネットワーク構成（有線/無線）
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: インターネット接続ができない
症状: ブラウザやアプリがインターネットに接続できない
原因: ルーターやモデムの不具合、ISPの問題
解決策:
手順1: ルーターとモデムを再起動する
手順2: 他のデバイスでも同じ問題が発生するか確認する
確認方法: デバイスが正常にインターネットに接続できるか確認
3.2 問題 2: Wi-Fi接続が不安定
症状: Wi-Fiが頻繁に切断される、速度が遅い
原因: 電波干渉、ルーターの位置不良
解決策:
手順1: ルーターの位置を調整して、障害物が少ない場所に移動する
手順2: ルーターのファームウェアを更新する
確認方法: 安定したWi-Fi接続が維持されるか確認
4. チェックリスト
ケーブル接続の確認
ルーターやモデムのランプ状態
5. エスカレーション手順
初期対応内容を記録
ネットワーク管理者またはISPに連絡
ネットワークトラブルシューティング例文
ネットワークトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、社内ネットワークで発生する接続問題を解決するための手順を提供します。
2. 対象システム/ネットワーク環境
使用機器: Ciscoルーター、社内Wi-Fiアクセスポイント
構成: 有線LANおよび無線LAN
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: インターネット接続ができない
症状: 社内のPCやモバイルデバイスでインターネットにアクセスできない
原因: ルーターまたはISP側の障害
解決策:
手順1: ルーターとモデムの電源を切り、30秒後に再起動する
手順2: 他の社内デバイスで同様の問題が発生しているか確認する
確認方法: デバイスが正常にインターネットに接続できるかテストする
3.2 問題 2: Wi-Fi接続が不安定
症状: 社内Wi-Fiの接続が頻繁に途切れる
原因: 電波干渉、アクセスポイントの設定ミス
解決策:
手順1: アクセスポイントの位置を再調整し、遮蔽物を減らす
手順2: アクセスポイントのチャネルを変更して干渉を減らす
確認方法: 接続が安定し、再度の途切れが発生しないか確認
4. チェックリスト
ケーブル接続の状態としっかり接続されているか
ルーターおよびアクセスポイントのランプ状態
5. エスカレーション手順
初期対応内容を記録
ネットワーク管理者へ連絡し、必要に応じてISPに連絡
このテンプレートは、ネットワーク関係のトラブルシューティングに使えるツールです。インターネットに接続できない、Wi-Fiが不安定などの問題の解決策を記載します。ネットワーク関係のトラブルは専門用語が多く複雑になりやすいため、わかりやすさを重視してマニュアル作成しましょう。
サーバートラブルシューティングのテンプレート・例文
サーバートラブルシューティングのテンプレート
サーバートラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、サーバーに関連する問題を解決するための一般的なトラブルシューティング手順を提供します。
2. 対象サーバー
サーバー名
OSバージョン
ハードウェア仕様
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: サーバーが応答しない
症状: サーバーへの接続がタイムアウトする
原因: 高負荷、プロセスの停止、ネットワーク障害
解決策:
手順1: 管理コンソールを使用してサーバーのステータスを確認する
手順2: 必要に応じてサーバーを再起動する
確認方法: 再起動後、正常にアクセスできるか確認
3.2 問題 2: ディスク容量不足
症状: ログインや操作ができない、エラーメッセージが表示される
原因: ディスク容量の消費過多
解決策:
手順1: 不要なファイルや古いログを削除する
手順2: ディスククリーンアップを実施する
確認方法: ディスク容量が正常に確保されているか確認
4. チェックリスト
サーバーログの確認
ネットワーク接続の状態
サーバーのリソース使用状況
5. エスカレーション手順
初期対応内容を記録
システム管理者に連絡し、状況を共有
必要に応じてサーバーのベンダーに問い合わせ
サーバートラブルシューティング例文
サーバートラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、社内のファイルサーバーで発生する一般的な問題を解決するための手順を示します。
2. 対象サーバー
サーバー名: 社内ファイルサーバー01
OSバージョン: Windows Server 2019
ハードウェア仕様: Intel Xeon, 64GB RAM, 4TB HDD
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: サーバーが応答しない
症状: ユーザーがサーバーにアクセスできず、タイムアウトが発生
原因: サーバー負荷過多、ネットワークトラブル
解決策:
手順1: リモートデスクトップまたは管理コンソールからサーバーのCPUとメモリ使用率を確認
手順2: 必要に応じて、不要なプロセスを停止またはサーバーを再起動
確認方法: 再起動後にユーザーが正常にアクセスできるか確認
3.2 問題 2: ディスク容量不足
症状: ファイル保存やアプリケーションの実行ができない
原因: 古いログやバックアップファイルが容量を圧迫
解決策:
手順1: 「ディスクの管理」で容量を確認し、不要なファイルを削除
手順2: ログファイルのアーカイブおよび圧縮
確認方法: 再度容量を確認し、正常に動作していることを確認
4. チェックリスト
ログの最新状態を確認
リソースモニターを使用してCPU、メモリ、ディスク使用状況を監視
5. エスカレーション手順
初期対応内容を詳細に記録
サーバー管理者に報告し、必要に応じて修正作業を依頼
問題が解決しない場合はサーバーのベンダーに問い合わせ
このテンプレートは、サーバー関係のトラブルシューティングに使えるツールです。サーバーが応答しない、アクセスできないなどの問題に対する解決方法をまとめます。管理者がスムーズにトラブル対応できるよう、必要な情報を細かく記載しましょう。
クラウドサービストラブルシューティングのテンプレート・例文
クラウドサービストラブルシューティングのテンプレート
クラウドサービストラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、クラウドサービスに関する一般的なトラブルを解決するための手順を提供します。
2. 対象クラウドサービス
サービス名
プロバイダ
使用環境（例：開発、テスト、本番）
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: サービスに接続できない
症状: クラウドサービスのダッシュボードやAPIに接続できない
原因: ネットワーク障害、認証情報の問題、サービスプロバイダのダウンタイム
解決策:
手順1: サービスプロバイダのステータスページを確認し、稼働状況を確認
手順2: 認証情報（APIキーやトークン）を確認し、再入力または再発行
確認方法: 再度接続を試み、正常に接続できるか確認
3.2 問題 2: データ同期ができない
症状: クラウドストレージやデータベースの同期が停止している
原因: 帯域幅の制限、APIの使用制限、設定の問題
解決策:
手順1: サービスのログを確認し、エラーメッセージを特定
手順2: 帯域幅やAPI使用制限を確認し、必要に応じて拡張
確認方法: 同期が正常に再開されるか確認
4. チェックリスト
ネットワーク接続の状態
サービスのAPIキーや認証情報の有効期限
サービスプロバイダの稼働状況
5. エスカレーション手順
問題内容を記録
クラウドプロバイダのサポートへ連絡
必要に応じてシステム管理者に報告
クラウドサービストラブルシューティング例文
クラウドサービストラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、社内で使用されているクラウドストレージサービスのトラブルを解決するための手順を提供します。
2. 対象クラウドサービス
サービス名: AWS S3
プロバイダ: Amazon Web Services
使用環境: 本番環境
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: バケットにアクセスできない
症状: S3バケットの一覧が表示されず、アクセス拒否エラーが出る
原因: 認証情報の不一致、IAMポリシーの設定ミス
解決策:
手順1: 使用中のアクセスキーとシークレットキーを確認し、再設定
手順2: IAMポリシーで対象ユーザーやロールの権限を確認、修正
確認方法: バケットにアクセスし、問題が解消されたか確認
3.2 問題 2: データ同期が停止している
症状: S3バケット間のデータレプリケーションが停止
原因: レプリケーション設定のエラー、API制限超過
解決策:
手順1: S3レプリケーション設定を確認し、正しく設定されているか確認
手順2: クラウドウォッチのメトリクスを確認し、API制限を超えていないかチェック
確認方法: レプリケーションが再開されたことを確認
4. チェックリスト
S3バケットの権限設定を確認
クラウドウォッチログでエラーや警告の有無を確認
5. エスカレーション手順
問題内容を記録し、初期対応の詳細を残す
AWSサポートに問い合わせを行う
必要に応じてシステム管理者に共有し、対応を依頼
このテンプレートは、クラウドサービス関係のトラブルシューティングに使えるツールです。主にサービスにアクセスできない、データが同期しないといった問題の解決策をまとめます。よく起こるトラブルに合わせて自由にカスタマイズして使用しましょう。
監視カメラシステムトラブルシューティングのテンプレート・例文
監視カメラシステムトラブルシューティングのテンプレート
監視カメラシステムトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、監視カメラシステムに関連する一般的なトラブルの解決手順を提供します。
2. 対象システム
システム名
カメラモデル
ソフトウェアバージョン
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: カメラ映像が表示されない
症状: モニターに映像が映らない、または「信号なし」と表示される
原因: ケーブル接続不良、カメラの電源供給不足
解決策:
手順1: カメラとモニターの接続ケーブルを確認し、緩みがないかチェック
手順2: カメラの電源アダプターが正しく動作しているか確認
確認方法: ケーブルや電源を調整後、映像が正常に映るか確認
3.2 問題 2: 録画が開始されない
症状: 映像が記録されていない、または録画が停止している
原因: 記録媒体の容量不足、録画設定のエラー
解決策:
手順1: 記録媒体（HDDやSDカード）の容量を確認し、不要なデータを削除
手順2: 録画設定を確認し、連続録画やスケジュール録画が有効になっているか確認
確認方法: 録画が正常に開始されているかモニターで確認
4. チェックリスト
電源ランプやステータスランプの確認
ケーブルの接続状態と破損の有無を確認
5. エスカレーション手順
問題の詳細を記録
サポートセンターまたは担当業者に連絡
必要に応じて技術担当者による訪問修理を依頼
監視カメラシステムトラブルシューティング例文
監視カメラシステムトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、社内の監視カメラシステムで発生する一般的な問題を解決するための手順を示します。
2. 対象システム
システム名: 監視システムPro
カメラモデル: Hikvision DS-2CD2143G0-I
ソフトウェアバージョン: v5.5.80
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: カメラ映像が表示されない
症状: モニターに映像が映らず、「接続エラー」と表示される
原因: ネットワーク接続の不具合、IPアドレスの競合
解決策:
手順1: カメラとルーターの接続を確認し、ケーブルがしっかり接続されているか確認
手順2: カメラのIPアドレスが他のデバイスと競合していないか確認し、必要に応じて変更
確認方法: 調整後にモニターで映像が表示されることを確認
3.2 問題 2: 録画が開始されない
症状: 録画の設定が有効になっているにもかかわらず映像が保存されていない
原因: HDDの容量不足、録画設定の誤り
解決策:
手順1: HDDの容量を確認し、古い録画データを削除して容量を確保
手順2: 録画ソフトの設定を確認し、録画モードが「常時録画」になっているか確認
確認方法: 確認後に録画が再開されていることを確認
4. チェックリスト
カメラ本体のステータスランプ確認
ソフトウェアのログファイルを確認してエラーを特定
5. エスカレーション手順
初期対応の詳細を記録し、問題を特定
技術サポートに連絡し、問題を共有
必要に応じて担当技術者に修理を依頼
このテンプレートは、監視カメラシステム関係のトラブルシューティングに使えるツールです。映像が映らない、録画がうまくいかないなどのトラブルの解決策を記載します。システム関係が苦手な人にも理解しやすいよう、わかりやすい言葉でまとめましょう。
電話・VoIPシステムトラブルシューティングのテンプレート・例文
電話・VoIPシステムトラブルシューティングのテンプレート
電話・VoIPシステムトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、電話およびVoIPシステムの一般的な問題を解決するための手順を提供します。
2. 対象システム
システム名
プロバイダ
ソフトウェアバージョン
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: 通話品質が悪い
症状: 音声が途切れる、遅延やエコーが発生する
原因: ネットワーク帯域幅不足、ネットワーク設定の不備
解決策:
手順1: ネットワーク速度を確認し、必要に応じて再起動
手順2: QoS（Quality of Service）の設定を確認して優先順位を調整
確認方法: 再度通話テストを行い、品質が改善されたか確認
3.2 問題 2: 通話ができない
症状: 通話が発信・受信できない
原因: 認証エラー、設定ミス、ネットワーク接続の不具合
解決策:
手順1: VoIPアカウントのログイン情報を確認し、正しく入力されているか確認
手順2: 通信機器（ルーター、モデム）の再起動
確認方法: 通話を試して正常に発信・受信できるか確認
4. チェックリスト
ネットワーク接続の確認
システムのファームウェアおよびソフトウェアのバージョン確認
5. エスカレーション手順
問題の詳細を記録
サポートセンターまたはプロバイダに連絡
必要に応じて技術担当者による訪問修理を依頼
電話・VoIPシステムトラブルシューティング例文
電話・VoIPシステムトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、社内で使用されているVoIPシステムの問題を解決するための手順を示します。
2. 対象システム
システム名: VoIP ProConnect
プロバイダ: 株式会社ネットコミュニケーションズ
ソフトウェアバージョン: v3.1.2
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: 通話品質が悪い
症状: 社内通話中に音声が途切れ、通信がスムーズでない
原因: ネットワークの帯域幅不足、ルーター設定の不備
解決策:
手順1: ネットワーク速度を測定し、帯域幅が適切か確認
手順2: ルーターのQoS設定でVoIP通信を優先するよう調整
確認方法: 通話を再テストし、品質が改善されたことを確認
3.2 問題 2: 通話ができない
症状: 発信や受信ができず、「接続エラー」と表示される
原因: VoIPサーバーへの認証エラー、アカウント設定ミス
解決策:
手順1: VoIPシステムの設定画面でアカウント情報を再確認し、必要であれば再入力
手順2: 通信機器（ルーターやモデム）を再起動し、接続をリフレッシュ
確認方法: 正常に通話が発信・受信できるか確認
4. チェックリスト
VoIP機器のランプ状態の確認
ネットワーク接続の状態、Pingテストを実施
5. エスカレーション手順
問題内容を記録し、初期対応を明確にする
VoIPプロバイダのサポートに問い合わせ
必要に応じて技術者による訪問を依頼
このテンプレートは、電話・VoIPシステム関係のトラブルシューティングに使えるツールです。主に通話ができない、音質が悪いといった問題への対処手順をまとめています。インターネット接続やデバイス設定、再起動などの解決方法を細かく記載し、ユーザーがスムーズに通話を行えるようサポートしましょう。
セキュリティトラブルシューティングのテンプレート・例文
セキュリティトラブルシューティングのテンプレート
セキュリティトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、ITシステムにおけるセキュリティ関連の問題を解決するための手順を提供します。
2. 対象システム/環境
システム名
OSバージョン
セキュリティソフトウェア
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: 不正アクセスの兆候がある
症状: ログイン試行が複数回失敗している、または不審なログが確認される
原因: 外部からの攻撃、内部ユーザーによる不正なアクセス試行
解決策:
手順1: セキュリティログを確認し、IPアドレスやアクセス元を特定
手順2: 該当IPをファイアウォールでブロックする
確認方法: ブロック後、再度ログを監視し、不正アクセスが止まったか確認
3.2 問題 2: ウイルス感染の疑い
症状: システムの動作が遅くなる、ポップアップや不明なプログラムが起動する
原因: マルウェアやスパイウェアの感染
解決策:
手順1: セキュリティソフトウェアでフルスキャンを実施
手順2: 感染が検出された場合は削除または隔離
確認方法: スキャン後に再起動し、症状が改善されたか確認
4. チェックリスト
最新のセキュリティパッチが適用されているか
セキュリティログの定期的な確認
ファイアウォールおよびネットワーク設定の適正性
5. エスカレーション手順
問題の詳細と初期対応内容を記録
セキュリティチームまたはシステム管理者に報告
必要に応じて外部セキュリティベンダーに連絡
セキュリティトラブルシューティング例文
セキュリティトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、社内ネットワークとサーバーで発生するセキュリティ関連の問題を解決するための手順を提供します。
2. 対象システム/環境
システム名: 社内管理システム
OSバージョン: Windows Server 2022
セキュリティソフトウェア: Trend Micro Deep Security
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: 不正アクセスの兆候がある
症状: ログに多数の不正ログイン試行が記録されている
原因: 外部からのブルートフォース攻撃
解決策:
手順1: サーバーログで不審なアクセス元IPを確認
手順2: 該当IPをファイアウォールに登録し、アクセスをブロック
確認方法: 監視を続け、同様のアクセス試行が停止しているか確認
3.2 問題 2: ウイルス感染の疑い
症状: 社内PCで不明なプロセスが実行され、リソース消費が異常に高い
原因: トロイの木馬やアドウェアの感染
解決策:
手順1: ウイルススキャンを即座に実施し、問題のプログラムを検出
手順2: 検出されたマルウェアを隔離または削除
確認方法: システムを再起動し、正常に動作するか確認
4. チェックリスト
セキュリティソフトウェアが最新の定義ファイルを使用しているか
セキュリティポリシーが適切に適用されているか
ネットワークトラフィックの異常を監視
5. エスカレーション手順
詳細なログと初期対応内容を記録
セキュリティチームに通知し、追加対応を依頼
必要に応じて専門セキュリティ会社に対応を依頼
このテンプレートは、セキュリティ関係のトラブルシューティングに使えるツールです。不正アクセスやウイルス感染などのセキュリティ問題への対策をわかりやすく紹介します。アクセスブロックの方法やウイルス対策ソフトの確認などの具体的な解決策をまとめ、ユーザーの大切なデータを守れるようなマニュアルを作成しましょう。
メールシステムトラブルシューティングのテンプレート・例文
メールシステムトラブルシューティングのテンプレート
メールシステムトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、メールシステムに関する一般的な問題を解決するための手順を提供します。
2. 対象システム
システム名
プロバイダ
ソフトウェアバージョン
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: メールが送信できない
症状: メール送信がエラーとなり失敗する
原因: SMTPサーバー設定ミス、認証情報の誤り
解決策:
手順1: SMTPサーバー設定を確認し、正しい情報が入力されているか確認
手順2: 認証情報（ユーザー名、パスワード）を確認し、必要に応じて更新
確認方法: テストメールを送信し、問題が解決したか確認
3.2 問題 2: メールが受信できない
症状: 受信トレイに新しいメールが表示されない
原因: POP3/IMAP設定の誤り、メールボックスの容量不足
解決策:
手順1: POP3/IMAP設定を確認し、正しい情報が入力されているか確認
手順2: メールボックスの空き容量を確認し、不要なメールを削除
確認方法: 新しいメールが受信できるか確認
4. チェックリスト
メールサーバーの稼働状況
インターネット接続の状態
セキュリティソフトやファイアウォールによるブロックの有無
5. エスカレーション手順
問題の詳細を記録
ITサポートチームまたはメールプロバイダに連絡
必要に応じて技術担当者による対応を依頼
メールシステムトラブルシューティング例文
メールシステムトラブルシューティングマニュアル
1. 概要
このマニュアルは、社内で使用されるメールシステムの問題を解決するための手順を提供します。
2. 対象システム
システム名: メールマネージャーPro
プロバイダ: 株式会社メールソリューション
ソフトウェアバージョン: v5.4.3
3. よくある問題と解決策
3.1 問題 1: メールが送信できない
症状: メール送信時に「SMTPサーバーへの接続エラー」が表示される
原因: SMTPサーバー情報の誤設定
解決策:
手順1: メール設定画面でSMTPサーバーのホスト名とポート番号を確認
手順2: 認証情報を再確認し、必要ならば再入力
確認方法: テストメールを送信し、正常に送信できるか確認
3.2 問題 2: メールが受信できない
症状: 新着メールが受信トレイに表示されない
原因: POP3/IMAPの設定不備、メールボックス容量超過
解決策:
手順1: アカウント設定でPOP3/IMAP情報を確認
手順2: 古いメールを削除し、メールボックスの空き容量を確保
確認方法: 新しいメールが正常に受信できるかテスト
4. チェックリスト
メールサーバーのステータスページで稼働状況を確認
ファイアウォールやセキュリティソフトがブロックしていないか確認
5. エスカレーション手順
詳細なログと初期対応内容を記録
IT部門に報告し、追加対応を依頼
必要に応じてメールプロバイダに問い合わせ
このテンプレートは、メールシステム関係のトラブルシューティングに使えるツールです。主にメールの送受信ができないときの対処法をまとめるときに使います。メール関連のトラブルは社内で頻発しやすいため、起こったトラブルを蓄積していくと使いやすいマニュアルになります。
Web上で簡単にトラブルシューティングマニュアルを作成できるツール「NotePM」
トラブルシューティングのマニュアル作りに役立つ『NotePM』
NotePM（ノートピーエム） は、誰でも簡単に使えるマニュアル作成ツールであり、機能エディタやテンプレート機能といった機能が充実しています。そのうえ、変更箇所を自動的にハイライトで表示したり、登録した文章の全文検索やワンクリックでの絞り込み検索ができたりと、必要な情報をすぐに見つけられるのも魅力です。
さらに、コメント機能や同時編集機能も備わっていて、複数の社員が協力してマニュアル作成を行えます。情報の共有・編集が簡単にできるため、チーム全体の業務効率化にも役立つでしょう。
はじめての方でも気軽に試せるように、30日間の無料トライアルもあります。実際の使い心地や操作のしやすさ、便利な機能を確認してみてください。
NotePMの特徴
- 誰がいつどのページを見たかを一覧表示できるため閲覧済みかどうかの確認が不要
- ツリー構造を採用しており、目的のフォルダがどこにあるのかが一目でわかる
- ページ作成や更新をした際に特定のユーザーに通知できる
- 初期費用・サポート費用が無料で導入の負担が少ない
テンプレートやITツールを活用してトラブルシューティングマニュアルを作成しよう
わかりやすいトラブルシューティングマニュアルがあれば、問題解決の手順がはっきりとし、サポートの質や業務効率を大きく向上させます。作成する際は、実際のトラブル事例をもとに、ユーザーが理解しやすい内容を心がけましょう。また、作成した後も定期的に改訂を行い、常に内容を最新の状態に保つことが重要です。
トラブルシューティングマニュアルを作るときは、ITツールが便利です。とくに『NotePM』は豊富な機能が備わっており、誰でも簡単にマニュアルを作成できます。無料トライアルもありますので、気になった方はぜひお試しください。