【2024年版】マイナンバー管理システムのおすすめ8選！特徴・選び方を徹底解説

2024年01月04日（木） 人事・労務

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

2016年にマイナンバー制度が運用されてからしばらく経ちますが、マイナンバーの取り扱い方法に苦労している企業内担当者も多いのではないでしょうか。マイナンバーを収集・保管・破棄する際は、マイナンバー管理システムを使うと業務の効率化が図れます。そこで今回は、マイナンバー管理システムの概要・機能・選び方・おすすめのシステムを紹介していきます。

マイナンバー管理システムとは？

マイナンバー管理システムとは、マイナンバーの収集・保管・破棄が適切に行えるクラウド上のシステムのことを言います。マイナンバーは重大な個人情報に該当するため、企業は収集から最終的な破棄までのプロセスを適切に行わなければなりません。マイナンバー管理システムを導入すれば、管理負担を軽減させることも可能です。

マイナンバー管理システムの特徴

マイナンバー管理システムの特徴には、次の3つが挙げられます。

  • 収集・利用・管理・廃棄が一括管理できる
  • 法改正にも対応できる
  • 情報漏えい・紛失リスクを軽減できる

1つずつ、詳しく解説します。

収集・利用・管理・廃棄が一括管理できる

マイナンバー管理システムでは、次の行程をシステム上でスムーズかつ適切に行うことができます。

  • マイナンバーの収集
  • マイナンバーの利用
  • 収集したマイナンバーの保管
  • 保管していたマイナンバーの破棄

上記の行程をすべてシステム上で一元管理できるため、管理工数が減り、業務効率化や業務の正確性向上につながります。マイナンバーは重大な個人情報であるため、収集から廃棄まで一括管理できるのは大きな利点と言えるでしょう。

法改正にも対応できる

マイナンバー管理システムを取り入れれば、今後見込まれる法改正に備えることも可能です。マイナンバー管理システムは法改正に伴うオペレーションの変更ができるため、手作業で対応する必要はありません。システムを導入せず法改正に対応する場合、改正内容の把握から具体的な対応方法まで、非常に多くの労力を割かなければなりません。そこでマイナンバー管理システムを導入すれば、法改正に伴う労力や人件費を大幅に削減できるでしょう。

情報漏えい・紛失リスクを軽減できる

マイナンバーは非常にデリケートな個人情報です。人の手で一つ一つ確認しながら管理していると、どれだけ注意していても、漏洩や紛失のリスクからは免れられません。また、紙ベースでの管理は、外部へ持ち出されてしまう恐れもあります。しかしマイナンバー管理システムを取り入れれば、システムへのアクセス制限などがかけられ、管理者以外にマイナンバーのデータを閲覧・編集できないように設定できます。マイナンバー管理システムを導入することで、情報漏洩や紛失のリスクにも備えられるでしょう。

マイナンバー管理システムの選び方

マイナンバー管理システムを選ぶうえで、チェックしたいポイントは、次の3つです。

  • 特化型か付属型か
  • セキュリティは高いか
  • 対応できる規模はどうか

1つずつ、詳しく解説します。

特化型か付属型か

マイナンバー管理システムは、特化型と付属型の2つに分けられます。特化型は単独で利用が可能な製品で、付属型は労務管理システムの一部に付属する製品です。少ない手間かつ費用を抑えて導入したいときには、特化型のマイナンバー管理システムがおすすめです。一方で付属型は、社員全員の個人情報を一元管理したいときや、労務管理をまとめて効率化したいときに導入すると良いでしょう。

セキュリティは高いか

マイナンバー管理システムを選ぶうえでは、セキュリティ性能の高さも重要です。マイナンバーというデリケートな情報を扱う以上、高水準のセキュリティ対策が行われているに越したことはありません。データの暗号化や二段階認証、アクセスログの記録など、セキュリティに関する機能やサポートはより充実しているほうが望ましいと言えます。ウイルス感染による情報漏洩の危険性もあり得るため、ウイルス対策についてもチェックしておきましょう。

対応できる規模はどうか

マイナンバー管理システムは、自社で抱えている社員数に応じて選ぶことも大切です。システムによっては、扱えるマイナンバーの数に上限がある場合があります。たとえば大企業が中小企業向けのマイナンバー管理システムを選ぶと、扱える件数の上限を超えてしまう可能性があります。さらに規模によって利用可能な機能やサービスも変わる可能性があるため、自社の規模に適したシステムを選ぶことが大切です。

特化型マイナンバー管理システムのおすすめ4選

マイナンバー管理システムの中でも、まずは特化型のおすすめ製品をチェックしていきましょう。特化型マイナンバー管理システムのおすすめは、次の4つです。

  • オフィスステーション マイナンバー
  • マイナクラウド
  • マネーフォワードクラウドマイナンバー
  • セキュアMyNUMBER

1つずつ、詳しく解説します。

関連記事：【2024年版】クラウド労務管理システム おすすめ11選を徹底比較

　

オフィスステーション マイナンバー

オフィスステーション マイナンバーは、金融機関並みの優れたセキュリティを備えているマイナンバー管理システムです。多重ファイアウォールや二重認証・通信データとサーバー本体の暗号化など、さまざまな点でセキュリティを強化しているのが特徴です。有名な大手企業を含む2万社以上の企業で導入実績があります。

オフィスステーション マイナンバーの特徴

  • 金融機関並みのセキュリティシステム
  • 利用社数は25,000社超
  • マイナンバーのガイドラインに基づく必須機能を搭載

URL: https://www.officestation.jp/mynumber/

　

マイナクラウド

マイナクラウドは、多様なセキュリティに精通しているサーバー管理プロフェッショナルによって運用されているマイナンバー管理システムです。マイナンバーという重大な個人情報の厳重管理でも、セキュリティの高さに期待が持てます。マイナンバー管理に特化しているからこそ、シンプルでわかりやすいUIも大きなメリットです。さらに低コストで運用可能なため、コストの低さと品質の両方を兼ね備えた、コストパフォーマンスの高い製品と言えるでしょう。

マイナクラウドの特徴

  • 高度なセキュリティ環境
  • シンプルでわかりやすいUI
  • 圧倒的低コストで運用可能

URL: https://www.myncloud.jp/

　

マネーフォワードクラウドマイナンバー

マネーフォワードクラウドマイナンバーは、コストと手間を最小限に抑えられるマイナンバー管理システムです。収集・管理・破棄のプロセスを効率的にサポートするための機能が多数搭載されています。さらにマネーフォワードクラウド給与との連携も可能です。大手企業への導入実績も豊富にあるため、人気製品を取り入れたい企業におすすめです。

マネーフォワードクラウドマイナンバーの特徴

  • コストと手間を最小限に抑えた製品
  • マイナンバー管理を効率化する機能が多数搭載されている
  • 大手企業への導入実績多数

URL: https://biz.moneyforward.com/mynumber/

　

セキュアMyNUMBER

セキュアMyNUMBERは、主に中小企業向けとして多く利用されているマイナンバー管理システムです。収集作業はPCだけでなく、スマートフォンからも操作可能で、作業の効率化につながりやすいシステムだと言えます。セキュリティ対策としては、暗号化やウイルスチェックなどの機能が備わっています。

セキュアMyNUMBERの特徴

  • 中小企業向けマイナンバー管理クラウドサービス
  • 収集作業はPCだけでなくスマートフォンからも可能
  • セキュリティ機能付き

URL: https://mynumbers.jp/

　

付属型マイナンバー管理システムのおすすめ4選

特化型とは異なり、付属型マイナンバー管理システムは、労務管理システムに付属するのが特徴です。付属型マイナンバー管理システムでおすすめの製品を以下の4つ紹介します。

  • freee人事労務
  • SmartHR
  • HRBrain労務管理
  • HybRid

1つずつ、詳しく解説します。

　

freee人事労務

freee人事労務は、クラウド上でマイナンバーの収集から保管・利用・破棄までのフローが完結する利便性の高い労務管理システムです。すべて電子化して管理ができるため、物理的な管理によるリスクを最小限に抑えられます。さらにクラウドだからこそ低コストでの導入が可能で、初めて導入する企業でも比較的スムーズにプロジェクトを進められるでしょう。さらに、通信の暗号化ファイアウォールなどのセキュリティ体制が構築されている点もポイントです。

freee人事労務の特徴

  • クラウド上でマイナンバー収集・保管・利用のフローが完結
  • 低コストで導入が可能
  • 暗号化ファイアウォールなどのセキュリティ体制

URL: https://www.freee.co.jp/my-number/

　

SmartHR

SmartHRは、マイナンバー管理だけでなく雇用契約や入社手続きなどを総合的に効率化できるクラウドシステムです。煩雑な手続きをペーパーレスで完結できるため、業務効率を高めるだけでなく、各種フローの高速化をもたらします。そのため労務管理のクラウド製品においては高いシェアを誇り、登録社数は5万社以上に及びます。業務効率アップだけでなく、総合的な組織改善も望めるでしょう。

SmartHRの特徴

  • マイナンバー管理に加えて雇用契約や入社手続きをペーパーレスで完結
  • 登録社数は5万社以上に及ぶ
  • データを活用することで組織改善も望める

URL: https://smarthr.jp/

　

HRBrain労務管理

HRBrain労務管理は、高品質なサポート体制が人気の労務管理クラウド製品です。初めて労務管理クラウドを取り入れる企業でも安心して利用できます。労務管理においては入社手続きから年末調整・マイナンバー管理まで適切に行えるため、業務効率化につながるでしょう。入力した情報は自動的に蓄積される仕組みで、人材データの一元管理を実現します。

HRBrain労務管理の特徴

  • 高いサポート品質が人気のポイント
  • 入社手続きから年末調整・マイナンバーまで一元管理が可能
  • データ入力も効率化できる

URL: https://www.hrbrain.jp/procedures

　

HybRid

HybRidは、あらゆる人事労務業務がスマートフォンから行えるクラウド型人事労務管理システムです。スマートフォンからの登録でマイナンバーの収集・管理ができるため、非常に利便性が高いという特徴があります。同意文書や退職手続きもスマートフォンから申請が可能です。業界最安値の価格を実現しているため、少しでも費用を抑えたうえでマイナンバー管理をスムーズに行いたい企業に向くシステムだと言えるでしょう。

HybRidの特徴

  • スマートフォンからの登録でマイナンバーの収集が可能
  • 低コストでの導入を実現
  • 同意文書・退職手続きもスマートフォンから可能

URL: https://www.hybrid.cool/

　

まとめ

マイナンバー管理システムを導入すれば、複雑で情報漏洩などのリスクが大きい管理業務も少ない手間で安全に実施することができます。

マイナンバーは個人を特定する重大な個人情報に当たるため、ガイドラインに則って適切に収集・保管・破棄する必要があります。そのため、ガイドラインや法律に則って運用され。法改正にも柔軟に対応できるシステムを活用すると良いでしょう。自社にとってどのような製品が必要なのかを見極めたうえで、マイナンバー管理システムの導入を検討しましょう。

関連記事：【2024年版】クラウド給与計算ソフト・システム おすすめ7選を徹底比較

おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

  • マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
  • 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

NotePMについて詳しく見る ＞