社内コミュニケーションを円滑化させるツール「NotePM」→NotePMを詳しく見る
こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
近年、多くの会社ではコミュニケーション不足に課題を感じています。それを解決するためのツールは数多く存在しますが、社内SNSもその1つです。社内SNSを適切に用いることで、役職や部署を問わず、より気軽にコミュニケーションを取れるようになるでしょう。しかし、社内SNSを導入したものの思うように利用率が向上しない事例も珍しくありません。本記事では、社内SNSの利用率に関するデータを紹介した上で、利用率を向上させることで得られる効果やそのポイントなどを解説します。
目次
社内SNSの利用率は？概要と実態を紹介
ここでは、社内SNSの利用率に関する基礎知識として、以下の2つを解説します。
- 社内SNSの意味
- 社内SNSの利用率に関するデータ
それでは、1つずつ解説します。
関連記事：社内SNS導入の目的は？企業経営に必要な理由とその効果
社内SNSの意味
基礎知識の1つ目は、社内SNSの意味です。社内SNSは、社員の間で利用されるビジネス用SNSのことです。多くの企業では、社内コミュニケーション不足に課題を感じています。以下に、社内コミュニケーション不足が招く弊害を箇条書きで示します。
- 経営環境の変化の高速化に対応できない
- 情報伝達の遅れ
- 企業理念や組織の目的・目標の周知徹底が困難になる
- 社員の労働意欲・モラル低下
- 業務の幅を広げにくくなる
- 情報やナレッジが属人化し、継承や蓄積が困難になる
- コンプライアンス違反や不正行為を見逃しやすくなる
関連記事：社内SNSとはなにか？導入目的やメリット、成功事例をあわせて解説
社内SNSの利用率に関するデータ
基礎知識の2つ目は、社内SNSの利用率に関するデータです。ここでは、以下の2つのデータを紹介します。1つ目は、社内SNSサービスの市場規模予測データです。やや古いデータですが、それによると社内SNSサービスの国内市場規模は、2014年に26億円の見通しで、2017年に44億円に拡大と予測されています。これにより、新型コロナウイルス感染症拡大以前から、需要の拡大傾向が見られていたとわかります。
2つ目は、2019年に行われた、社内コミュニケーションに関するアンケート調査です。これによると、社内コミュニケーションの手段として、ブログ・SNSはわずか6%でした。このデータより、社内SNSの需要が高まっている割には、利用率は向上していないと推測されます。
出典：「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告｜HR総研
社内SNSの利用率を向上させることで得られる効果
ここでは、社内SNSの利用率を向上させることで得られる効果として、以下の2つを解説します。
- 社員間の情報格差を是正
- 社員の負担を軽減
それでは、1つずつ解説します。
関連記事：社内SNS導入の前に知っておくべきメリットとデメリット
社員間の情報格差を是正
効果の1つ目は、社員間の情報格差を是正する効果です。役職だけでなく、部署やチーム間でも情報格差が生じることは少なくありません。これが原因で、業務の滞りやミスが発生することも考えられます。この情報格差は、メールや電話では個人のやり取りが中心であることが原因の1つです。しかし、社内SNSでは、個人同士のやり取りだけでなく、全社員よりグループ単位で一斉にメッセージを投稿することも可能です。
また、閲覧者を確認できるツールも多く存在します。そのため、閲覧確認も不要です。さらに、多くの社内SNSは、マルチデバイスで閲覧が可能です。そのため、外出先でも容易にリアルタイムで情報共有が可能です。
関連記事：社内の情報格差を解消するには？原因と解決策をわかりやすく解説！
社員の負担を軽減
効果の2つ目は、社員の負担を軽減する効果です。少子高齢化もあり、人手不足が深刻な会社は数多く存在します。これにより、社員の負担が増大している会社は少なくありません。その解決のために、テレワークの導入を検討している会社も多く存在します。介護や育児などを行っている社員であっても、テレワークであれば業務を実施できる社員も少なくありません。また、採用の範囲を今までより広げることも可能です。
ただ、テレワークにはコミュニケーションや業務進行に課題を感じている会社も多く存在します。しかし、社内SNSを用いることで、コミュニケーションを活発にとりコミュニケーション不足や業務の進行のチェックを簡単にできるでしょう。
社内SNSの利用率を低下させる要因
ここでは、社内SNSの利用率を低下させる要因として、以下の4つを解説します。
- 公私混同した利用方法
- 反応のなさ
- 上層部の無配慮
- 優先度の低さ
それでは、1つずつ解説します。
公私混同した利用方法
要因の1つ目は、公私混同した利用方法です。社内SNSでプライベートや内輪の話ばかりをしては、特定の社員にしか利用しなくなります。基本的に、業務以外の内容は書き込まず、プライベートの話は雑談ルームだけで発言してもらうなど、一定のルールを設けましょう。これにより、社内SNSで公私混同を避けられるはずです。
反応のなさ
要因の2つ目は、反応のなさです。問合せや質問が投稿されても、誰も反応しないと利用をちゅうちょしてしまうのです。一定のルールを設けて、できる限り何らかの反応をするよう促す必要があります。
上層部の無配慮
要因の3つ目は、上層部の無配慮です。経営陣が社員の士気を下げる内容を掲載すると、社内SNSの利用率が下がっても無理はありません。反対に、社員の士気を上げる話題や情報を積極的に書くとよいでしょう。上層部は、社員の士気を上げる、もしくは下げない内容を投稿するよう、社内SNS利用のルールを決めておくとよいでしょう。
優先度の低さ
要因の4つ目は、優先度の低さです。日々忙しい業務に追われていると、社内SNS利用のメリットを感じないと、優先度が下がっても無理はありません。そのため、社内SNSには積極的に有益な情報を配信する、もしくは社内伝達事項の伝達に社内 SNSを活用するなどの工夫も必要です。
社内SNSの利用率を向上させるためのポイント
ここでは、社内SNSの利用率を向上させるためのポイントを、以下の6つ解説します。
- 目的の明確化
- 既存ツールとの役割分担の明確化
- 社員にメリットがあることを示す
- 使いやすいシステムを選定
- ポジティブな活用を促進
- 運用チームの構成
それでは、1つずつ解説します。
目的の明確化
ポイントの1つ目は、目的の明確化です。社内SNSを利用する目的を大きく分けると、以下の3つに分けられます。
- 役所や部署などを越えたコミュニケーション活性化
- 社内の情報や業務上のノウハウ共有
- 会社の経営理念やビジョンの浸透
これらの観点から、目的や利用方法を明確に設定することで、社員は社内SNSに投稿しやすくなるでしょう。
既存ツールとの役割分担の明確化
ポイントの2つ目は、既存ツールとの役割分担の明確化です。情報共有ツールには、様々な種類があります。例えば、以下のツールは社内SNSと目的が重複しがちです。
- 社内ポータルサイト
- グループウェア
- 社内掲示板
- チャットツール
これらの既存ツールと、すみわけが必要となることもあるでしょう。その場合は、ツールごとに目的や使い方を明確にし、そのことを社員に周知徹底することが重要です。場合によっては、別のツールから徐々に社内SNSに役割を移行させていることも検討しましょう。
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社員にメリットがあることを示す
ポイントの3つ目は、社員にメリットがあることを示すことです。社内SNSの活用メリットがないと、利用率が上がらないのは当然です。例えば他の部署のノウハウを活用することで、自らの業務にも活用できるでしょう。また、社内SNSの強みは、リアルタイム性です。リアルタイムで情報を投稿して更新していくことで、よりスピード感をもって情報共有を行います。お客様からの声や入社した社員の情報などを、離れた場所でもすぐにキャッチできます。そのため、社内SNSにより、チームとして一体感をもって業務に取り組めるでしょう。
使いやすいシステムを選定
ポイントの4つ目は、使いやすいシステムを選定することです。多くの場合、UIや操作性に優れていて、年齢層やITリテラシーに関係なく使いやすいシステムを選定することがセオリーです。また、SNSに慣れている若い世代にとっては、普段使い慣れているSNSと似たようなツールの方が使いやすいでしょう。そのため、導入前に社員の意見を聞き取ることも重要です。
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ポジティブな活用を促進
ポイントの5つ目は、ポジティブな活用を促進することです。SNSに投稿される内容がポジティブであれば、活用を促進できます。感謝や称賛、グッドニュースなどを中心に発信すれば、雰囲気づくりに役立つでしょう。また「いいね！」ボタンやスタンプ、絵文字を投稿できるツールを用いれば、気軽にコミュニケーションを取れます。最初は、管理職や若手社員から積極的に盛り上げる仕組みを作ることも重要です。また、ポイント制などの仕組みを作ることも有効でしょう。
運用チームの構成
ポイントの6つ目は、運用チームの構成です。社内SNSの利用率を高めるには、適切な運用が必要になります。達成したい姿を明確にし、効果をできる限り定量的に計測できるようにしましょう。それには、運用チームを設けるとベターです。その運用チームには、人事部だけでなく他の部署からもメンバーを集めることがおすすめです。メンバーは、部署や年齢構成などのバランスを考えて選ぶとよいでしょう。
まとめ
本記事では、社内SNSの利用率に関するデータを紹介した上で、利用率を向上させることで得られる効果やそのポイントなどを解説しました。社内SNSの利用率を向上させるには、目的を明確にした上で、会社側が積極的に利用を促進することが必要です。また、ネガティブな投稿などで、利用率を下げることを行わないことも重要です。これらのポイントに注意して、社内SNSの利用率を向上させて、社内コミュニケーションを活性化させましょう。
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