こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
SNS（Social Networking Service）は、インターネット上のコミュニティサイトです。ユーザーが情報発信して、ユーザー同士でつながることもできます。このSNSを、社内のコミュニケーション活性化に役立てるのが、社内SNSです。ただ、社内SNSを導入したものの、期待していた効果を得られていないと悩んでいる会社もあるのではないでしょうか。本記事では、社内SNSの定着に失敗するパターンを解説してから、社内SNSの定着を促進させる方法やツールの選び方を解説します。
関連記事：社内SNS導入の目的は？企業経営に必要な理由とその効果
目次
社内SNSを定着させるメリット
ここでは、社内SNSを定着させるメリットとして、以下の2つを解説します。
- 業務のスピードアップ
- 情報共有品質の向上
それでは、1つずつ解説します。
業務のスピードアップ
1つ目のメリットは、業務のスピードアップです。社内SNSでは、定型的な挨拶は行わずに、ダイレクトに用件だけを伝えるのが原則です。また、社内SNSの中には、スケジュール管理やタスク管理などの機能を有するツールもあります。これにより、業務の効率化が期待できます。また、自分や他のメンバーの業務進ちょく状況をすぐに把握できるため、確認を取り合う手間がなくなります。
情報共有品質の向上
2つ目のメリットは、情報共有品質の向上です。社内SNSの中には、チャットやファイル共有だけでなく、ナレッジ共有機能を有しているものもあります。これにより、顧客とのやり取りやマニュアルなどを一元管理できます。また、社内SNSは、他の社員に対し簡単にメッセージを送れ、複数人に向けて気軽に質問することも可能です。部署の壁を越えてコミュニケーションを積極的に行えば、、業務を新たな視点で見つめなおすきっかけにもなるでしょう。
関連記事：社内SNSとはなにか？導入目的やメリット、成功事例をあわせて解説
社内SNSの定着に失敗するパターン
ここでは、社内SNSの定着に失敗するパターンとして、以下の3つを解説します。
- 導入目的が不明確
- 社内SNS活用の促進を社員に丸投げ
- 特定の社員ばかり利用
それでは、1つずつ解説します。
導入目的が不明確
1つ目は、導入目的が不明確であるパターンです。導入目的が不明確の場合、投稿内容のジャンルが業務やプライベートなどバラバラになります。また、何を投稿すべきかわからず、使いづらいと感じる社員も多いでしょう。その結果、メールなど既存のツールとの違いがわからず、元々使っていたツールに戻ることも考えられます。社内SNSツールは、あくまでもツールです。そのため、社内SNSで社内のどの課題を解決したいか、明確化する必要があります。
社内SNS活用の促進を社員に丸投げ
2つ目は、社内SNS活用の促進を社員に丸投げするパターンです。社内SNS活用の促進を社員に丸投げされても、社員はどのように社内SNSを使っていいかわからないものです。また、社内SNSの投稿内容は、基本的に全社に公開されます。それが理由で投稿にちゅうちょする社員もいるでしょう。さらに、社内SNSによっては、クローズなグループを作ったりダイレクトコミュニケーションをできる機能もあります。そのため、会社に対する不満や他の社員への批判など、ネガティブな使われ方に発展する危険性もあります。
特定の社員ばかり利用
3つ目は、特定の社員ばかり利用するパターンです。社員によって、社内SNSを積極的に活用する社員と、そうでない社員が出てくることも珍しくありません。その理由は、大きく分けて以下の2つです。
| 特定の社員ばかり利用する理由 | 対策 |
| 社内SNS活用に価値を感じない | 社内SNSの活用目的や活用方法を具体的に提示 |
| 積極的に社内SNSに投稿する社員とそうでない社員との壁 | 社内SNSの利用状況を把握し、普段社内SNSを使用していない社員も、気軽に参加できるよう呼びかけ |
社内SNSの定着を促進させるポイント
ここでは、社内SNSの定着を促進させるポイントとして、以下の4つを解説します。
- 導入目的の明確化
- 段階的な導入
- 組織体制の見直し
- コンテンツの充実
それでは、1つずつ解説します。
導入目的の明確化
ポイントの1つ目は、導入目的の明確化です。社内SNSで解決したい課題や、社内SNSの活用方法を明確化することで、社内SNSを使いやすくなるでしょう。例えば、会議の議事録を社内SNSの掲示板にアップするよう決めておくと、メールよりもスピーディーにやり取りができます。会議に参加していない方でも、その内容を即座に把握できるでしょう。また、新しいプロジェクトが発足した際には、気軽に意見交換できるコンテンツを社内SNSに投稿することもおすすめです。これにより、社員が相手の意見をより引き出しやすくなるでしょう。
段階的な導入
ポイントの2つ目は、段階的な導入です。社内SNSを導入する際には、まずは一部の社員や部署から始めて、使い勝手が良いか確認しましょう。短期間の間に、一気にシステムの導入を進めると、トラブルが発生した際に対応できなくなる危険性があります。社内SNSの中には、無料トライアル期間を設けているものもあるため、それを活用するとよいでしょう。また、試用期間に社内SNSの運用ルールを固めていけば、使用規模を拡大してもトラブルへの対処がしやすくなるでしょう。
組織体制の見直し
ポイントの3つ目は、組織体制の見直しです。どのようなツールでも、新しいシステムを導入した際には少なからずトラブルが起きるものです。そのため、運用ルールだけでなく組織体制も見直す必要があります。具体的には、使い方のアドバイスができる担当者を配置することが有効です。また、適切に運用できる期間を設けて、SNSの活用に慣れていない社員をサポートできる体制も構築するとよいでしょう。
コンテンツの充実
ポイントの4つ目は、コンテンツの充実です。社員が、社内SNSを積極的に使用したいと思えるコンテンツを充実させましょう。また社内SNSに参加したくなる取り組みも実施しましょう。例えば、ポイント制を導入して、社内SNSのイベントに参加した際にポイントを付与している事例があります。その事例では、ポイント数に応じてプレゼントと交換できます。これにより社内SNSの活用を促進しているのです。大切なことは、強制的に社内SNSに参加させるのではなく、社員が自ら参加したいと思えるコンテンツや取り組みに積極的に取り入れることです。
社内SNSを定着させるためのツールの選び方
ここでは、社内SNSを定着させるためのツールの選び方について、以下の3つの点から解説します。
- 使いやすさ
- セキュリティ
- サポート体制
それでは、1つずつ解説します。
使いやすさ
1つ目は使いやすさです。例えば、シンプルで見やすいUIで、操作が簡単なツールがよいでしょう。特に、ベテラン社員の中にはツールに対する抵抗感や苦手意識を持っている方も少なくありません。しかし、なるべく全社的に幅広い社員に活用してもらわないと、社内SNSは十分に効果を発揮できません。そのため、年齢層やITリテラシーに関係なく、誰でも使いやすいツールを選ぶとよいでしょう。
セキュリティ
2つ目はセキュリティです。社内SNSは、オープンに情報をやりとりできることがメリットです。ただ、セキュリティ面で不安を感じている社員も少なくないでしょう。特に、社外での社内SNSの利用は、情報漏洩などセキュリティ上大きなリスクがあります。リスクを避けるため、以下のポイントに注意するとよいでしょう。
- 通信の暗号化：第三者からの盗み見や改ざんなどを防止
- データベースの暗号化：不正アクセスされても、内容の解読を防止
- データセンターの安全性：クラウドサービスにおいては、データセンターの安全性がサービスの安全性に直結
- 第三者機関による脆弱性診断：システムのセキュリティホールを発見し、セキュリティインシデントを予防
サポート体制
3つ目はサポート体制です。社内SNSは、導入して終わりではありません。定着させて、多くの社員に役立ててもらわないと意味がありません。しかし、社内SNSを利用する中では、自社だけでは解決できないトラブルが発生することもあります。そのような場合に備えて、導入の手助けや運営アドバイスのサポートがある社内SNSツールを選べば、スムーズに定着する可能性が高まります。サポート体制において注意すべきポイントを以下にまとめたので、参考にしてください。
- カスタマーサクセスなど、導入・定着チームが存在
- 社内SNS導入により実現したいことについて、詳細にすり合わせ
- 導入時にすべきことを明確に示してくれる
- 導入後のフォロー体制が明確
実際に社内SNSツールを導入するときのおすすめツールについては、下記記事でも詳しく解説しているので、ぜひ参考にご覧ください。
関連記事：【2024年版】社内SNSツールおすすめ12選（有料・無料）
まとめ
本記事では、社内SNSの定着に失敗するパターンを解説してから、社内SNSの定着を促進させる方法やツールの選び方を解説しました。社内SNSを定着させることで、社内のコミュニケーションを促進できます。これにより、業務効率化も期待できるでしょう。ただ、社内SNSの定着に失敗するパターンや、定着を促進するポイントを理解していないと、なかなか定着しないものです。また、社内SNSのツールは多数存在します。本記事を参考にしながら、社内の目的やITリテラシーを考慮して、最適なツールを選ぶようにしましょう。
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