こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
展示会など自社でイベントやセミナーを開催すると、集客や呼び込みからアフターフォローまで数多くの業務が発生します。イベント規模が大きくなるほど運営に関する業務が増えるため、管理にかかる人手やコスト増に頭を悩まされている方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回の記事ではイベントの企画から終了後まで、業務に役立つイベント管理システムの中から、おすすめの7選をご紹介します。それぞれのシステムの特徴や機能についてわかりやすくまとめましたので、ぜひ参考にしてください。
目次
イベント管理システムとは
イベント管理システムとは、イベントやセミナーなど開催にかかわる膨大な情報を管理できるシステムを指します。イベントを開催するときには、企画や集客、当日の参加者チェックや事後のフォローまで、さまざまな業務が発生します。イベントに関係する情報を一元化し、業務の効率化と運営者のタスクを軽減するために役立つのが、今回紹介するイベント管理システムです。
イベント管理システムが持つ4つの機能
イベント管理システムが持つ機能は以下の4つです。
- マーケティング活動
- 顧客情報管理
- 来場受付
- 決済機能
順番に見ていきましょう。
マーケティング活動
集客に必要なイベント開催ページや、申し込みフォームを作成できます。また、システムによって集客のために必要なプラットフォームの役割を果たすものもあります。
顧客情報管理
イベント管理システムでは、参加者の情報をシステムからの一元管理が可能です。イベント参加者の氏名や連絡先などの個人情報をデータベース化し、参加者の集計を行うなどの機能を備えたシステムもあります。
来場受付
多くのイベント管理システムでは、QRコードを発行しスマホから簡単に受付を済ませられる機能を備えています。受付だけでなく、イベント当日に参加・不参加がリアルタイムで把握できる機能を備えたシステムもあります。
決済機能
有料イベントを開催する場合、PayPalやクレジットカードなどで事前決済が可能。また、決済が終わっていない参加者にリマインダーメールを発信する機能を備えたシステムもあります。
イベント管理システムで得る4つのメリット
イベント管理システムを利用することで得られるメリットは以下の4つです。
- コスト削減
- 一元管理
- スムーズな運営
- アフターフォロー
それでは、それぞれ見ていきましょう。
コスト削減
イベントを開催規模が大きくなるほどイベント運営の業務は煩雑になり、どうしてもスタッフの数が増えがちになります。イベント管理システムを利用すれば、来場者の管理などの業務にかかるコストや、スタッフ間の情報共有にかかるコストを抑えることが可能。結果的に、運営に全体にかかわるコスト削減が期待できます。
一元管理
イベント管理システムを利用すると、イベント運営に必要な情報を一元管理できることが最大のメリットです。参加者の個人情報、イベントスタッフのタスク割り当て、必要な機材や書類の準備、スケジュールなどイベントに関係するあらゆる情報を一元管理することで、いちはやくメンバーと情報共有が可能になり、トラブルにも迅速に対応できるようになります。
例）
- 参加者の個人情報
- イベントスタッフのタスク割り当て
- 必要な機材や書類の準備
- スケジュール など
イベントに関係する情報共有が可能です。一元管理ができるとトラブルも迅速に対応できます。
スムーズな運営
イベント当日は参加者の受付状況をチェックし、参加人数や欠席者の確認をおこなう必要があります。イベント管理システムではQRコードやバーコードつきの来場票やアプリから簡単に参加受付ができます。来場された方の個人情報を確認する必要がないため、受付を外部スタッフに任せられることもポイントです。
アフターフォロー
イベント管理システムは、来場された方へのアフターフォローも容易です。イベント開催後のお礼や次回のイベント案内のメールを自動で送信することができ、来場者とのつながりを維持しやすくなります。また、質問への対応など継続的なサポートが可能です。さらに、分析機能も備えたシステムを利用すれば、ロイヤルカスタマーの獲得に向けたニーズの把握や、今後の企画に向けた有効なマーケティングツールとして活用できます。
イベント管理システムで抑えるべき4つの選定ポイント
イベント管理システムを選ぶ際に抑えるべきポイントは以下の4つです。
利用目的の明確化
イベント管理システムには、当日の受付管理のみ対応やセミナー形態のイベントに特化したものなどさまざまな種類があります。受付で利用したいのか、顧客管理に活用したいのか、参加者へのアフターフォローを充実させたいなど用途や導入する狙いを明確にして、システム利用の目的にマッチしたイベント管理システムを選びましょう。
機能
イベント管理システムには多くの機能が備えられていますが、システムによって備わる機能は異なるため、数多くの機能を備えているシステムを選べばよいというわけではありません。
例えば、便利な機能として以下があります。
- イベント申し込みのフォーム作成
- クレジット決済
- お礼メール発信の自動化 など
イベントの企画・運営・実施それぞれのシーンで、どのような機能を使いたいかを検討し、イベント管理システムを選びましょう。
ユーザーインターフェース
優れた機能を持つイベント管理システムでも、操作性が悪く使いづらければイベントのマンパワーを軽減することができません。システムを選ぶ際は、イベントの運営を行う担当者や部門にとって使いやすい管理画面か、情報共有の手間の少なさなどを確認しておきましょう。まずはホームページから管理画面を比較をするか、無料トライアルをが用意されているシステムについては、実際に使って検討することをおすすめします。
コスト感
イベント管理システムでは無料プランが用意されているシステムもありますが、規模の大きなイベントを開催したり、充実した機能を活用するためにはコストが必要となります。月額制のシステムから従量課金制を導入しているシステムまで、料金体系が大きく異なるのがイベント管理システムの特徴です。システムを選ぶ際は、自社のイベントがどの程度の規模を想定しているか、使い方に見合った金額かどうかを検討しておきましょう。
イベント管理システムおすすめ7選
上記を踏まえて、おすすめのイベント管理システムを紹介してきます。
Peatix (ピーティックス）
Peatix (ピーティックス）は国内最大級620万人以上が利用する集客に強みをもつイベント管理システムです。
Peatix (ピーティックス）の特徴
Peatixには効果的に集客するための機能が充実しています。イベント名やチケット金額、会場の住所などを入力するだけで、最短5分でイベント告知だけでなく申込受付やチケット販売が開始できます。Peatix Businessという有料オプションを利用すると、参加者のターゲッティングなど効果的に告知することも可能です。
- 国内最大級の利用者数で集客に強い
- 運営者をサポートするアプリが充実
- 無料イベントから法人向けまで幅広く対応
URL: https://peatix.com/?lang=ja
Doorkeeper
Doorkeeperは、参加者との関係を継続させるためのコミュニティが作成できるイベント管理システムです。
Doorkeeperの特徴
Doorkeeperはイベント以外の間もコミュニティで参加者との関係を継続できるのが特徴です。
Doorkeeperにはチケット料金の前払い機能が備わっているので、急なキャンセルを防ぎイベント参加率を向上させることができます。
チケット料金には早期割引や学割など複数用意できるだけでなく、ディスカウントコードも設定できるのでイベントのマーケティングツールとしても活用できます。
- イベントとメンバーをつなぐコミュニティを作成できる
- チケットの種類を複数用意できる
- チケット完売後のキャンセル待ち機能
URL: https://www.doorkeeper.jp/
everevo(イベレボ)
everevo(イベレボ)はイベント運営の負担を軽減できるイベント管理ポータルサイトです。
everevo(イベレボ)の特徴
everevoはイベント運営で必要となる業務をひとつのサービス内で完結できるのが特徴です。イベントHPの作成・告知・申し込み・事前決済・参加者への連絡・会場での受付など主催者の負担を軽減できます。FacebookやTwitterといったSNSのアカウントと連携できるので、参加者も気軽に利用しやすい工夫がされています。
- イベント運営に必要な業務を1つのサービス内で完結できる
- 参加者へのリマインダーメール機能
- SNSアカウント連携ですぐに利用できる
URL: https://everevo.com/
EventHub
EventHubは、ビジネスの機会を創出したい大規模なビジネスイベントにおすすめのイベント管理システムです。
EventHubの特徴
EventHubの特徴は、開催前から利用できる来場者や企業同士のマッチング機能です。事前に名刺交換やミーティングの予約をとることで、イベントの参加率や顧客エンゲージメントの向上が期待できます。また参加者の情報や行動履歴をデータベース化できるため、イベント後の分析や情報共有にも大きく役立ちます。
- 大規模なビジネスイベント向け
- 「イベントで会いたい人に会える」国内一のマッチング機能
- 来場者の行動履歴をMA/SFAに自動的に取り込みマーケティング活動を最適化
URL: https://eventhub.jp/
COPRO Q-PASS
COPRO Q-PASSは、展示会などの来場者管理をスムーズにおこなうことができるイベント管理システムです。
COPRO Q-PASSの特徴
COPRO Q-PASSは申し込みフォームを最短3営業日で開設できます。SSL通信を標準で装備しているので、どなたでも安心して利用できます。QRコードを発行することで入場をスムーズにするだけでなくリアルタイムで来場データを把握できます。
- SSL通信を装備したフォームで安全でスムーズな受付管理
- イベントに必要な人的支援も代行可能
- ウェビナーなどオンラインセミナーにも対応可能
URL: https://www.e-uketsuke.jp/q-pass-lp/
イーベ！
イーベ！はイベント後の懇親会までカバーできるイベント管理システムです。
イーベ！の特徴
イーベ！は自由度の高いイベント告知ページを簡単に作成できるのが特徴です。イベントの出欠確認だけでなく、イベント後の懇親会まで管理することができます。また、銀行振込や開催日当日払いなど多彩な決済手段に対して入金管理ができ、支払期限を知らせるリマインダーメールを送信することができます。
- 申し込みフォームや自由度の高いイベント告知HPを簡単に作成できる
- 多彩な決済手段に対応した入金管理
- 新規登録から30日間完全無料
URL: https://www.event-form.jp/
Event Cloud Mix
Event Cloud Mixは、100を超える機能で幅広いジャンルのイベントに対応できるイベント管理システムです。
Event Cloud Mixの特徴
Event Cloud Mixには、イベントで使える100を超える機能がすべてオールインワンで入っています。それぞれの機能が複合的に利用できるので、幅広いジャンルのイベントにも対応できるのが特徴です。展示会などの大型イベントだけでなくコミュニティイベントなど小規模なイベントにも対応が可能。料金プランも月額制のため低コストで導入できます。
- イベントで使える100を超える機能がオールインワン
- 幅広いジャンルのイベントに対応できる
- 料金プランは月額制で¥9,800/月から利用可能
URL: https://eventcloudmix.com/
まとめ
イベントやセミナーを開催すると、集客や呼び込みから参加者のアフターフォローまで数多くのタスクが発生します。イベント管理システムの導入は、イベントを成功に導くための効果的な手段です。イベント管理システムにより、運営にかかる膨大な時間とコストを抑えることができ、データベースを元に参加者の情報を分析できるます。そこから、次のイベントを開催する際の改善に役立てたり、参加者との関係を継続させたりすることにつながります。それぞれの機能や特徴を比較して、イベント管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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