企業が成長していくためには、属人化された知識や経験を全社員が活用できるようにするナレッジ共有が欠かせません。
しかし、紙の資料や個人のPCに保存されたファイルでは情報が分散し、必要な知識をすぐに探せないことも少なくありません。そのような課題を解決するのが「ナレッジ共有ツール」です。
本記事では、ナレッジ共有ツールの基本や選び方のポイント、無料で使えるおすすめツールを紹介します。さらに効果的な活用方法についても解説しているので、ぜひご覧ください。
目次
ナレッジ共有ツールとは？
ナレッジ共有ツールとは、社内に蓄積された知識やノウハウを整理し、社員同士で効率的に共有するためのシステムです。
企業では日々の業務を通じて「マニュアル」「業務手順」「トラブル対応方法」など、多くの情報が生まれます。それらが個人や一部の部署にとどまってしまうと、同じミスの繰り返しや業務の属人化を招き、生産性の低下につながります。
ナレッジ共有ツールを活用すれば、情報を一元管理し、検索やタグ付けによって必要な知識をすぐに取り出すことが可能です。また、新入社員の教育やマニュアル整備、リモートワーク下での情報伝達にも有効です。
権限管理やコメント機能を備えたツールなら、セキュリティを確保しつつ活発な情報交換が可能になるでしょう。
ナレッジ共有ツールは情報を資産化し、組織全体の学習効率と生産性を高めるための基盤となる存在です。
以下の記事では、ナレッジ共有が難しい理由や成功に導くポイントなどを、事例とともに紹介しています。
ナレッジ共有が難しい理由は？成功に導くポイントや事例も紹介
無料で使えるナレッジ共有ツールの選び方
無料で使えるナレッジ共有ツールを選ぶ際は、以下5つのポイントを意識しましょう。
- 使いやすさで選ぶ
- 備わっている機能で選ぶ
- モバイル対応の可否で選ぶ
- セキュリティ対策の内容で選ぶ
- トライアルの有無で選ぶ
使いやすさで選ぶ
ナレッジ共有ツールを導入する際に重要なのが、使いやすさです。どれほど高機能でも操作が複雑だと社員が活用できず、結局は社内に浸透しません。
直感的に操作できるか、情報の登録や検索がスムーズにできるかなどを確認しましょう。とくに検索性は、必要な情報にすぐたどり着けるかどうかを左右するため重要です。
また、UIがシンプルでわかりやすいか、初心者でも迷わず使える設計になっているかもポイントです。まずは無料プランを使い、実際の操作感を試してみましょう。
備わっている機能で選ぶ
無料プランの範囲で利用できる機能もチェックしましょう。基本的には文書作成やファイル共有、検索機能などが備わっていますが、ツールによってはタグ付けやアクセス権限設定、コメント機能などの有無が異なります。
チームで効率的にナレッジ共有するには、単に保存するだけでなく「整理」「検索」「共同編集」ができる機能が欠かせません。
また、マニュアルやFAQなど自社で扱う情報の種類に応じて必要な機能が異なるため、用途に合ったツールを見極めることも重要です。
モバイル対応の可否で選ぶ
リモートワークや外出先での業務が増える中で、モバイル対応の有無は重要なチェックポイントです。PCだけでなくスマホやタブレットからも快適に利用できれば、社員は場所を問わず必要な情報を参照できます。
とくに営業や現場スタッフなど、オフィス外で働く社員が多い企業では、モバイル対応が業務効率に直結します。アプリが提供されているか、ブラウザでも快適に動作するかを確認しましょう。
モバイルでも閲覧や検索、編集などができれば、ナレッジ共有がより活発になり、全社的な定着が進みやすくなります。
セキュリティ対策の内容で選ぶ
ナレッジ共有では、社内の機密情報や顧客データを扱うケースも多いため、セキュリティ対策は必須です。無料ツールでもSSL通信やアクセス制御など、基本的なセキュリティ機能が備わっているかを確認しましょう。
また、ユーザー権限をこまかく設定できるかどうかも重要です。たとえば「閲覧のみ」「編集可能」など役割に応じた制御ができれば、情報漏えいのリスクを減らせます。
さらに、データのバックアップ体制やサーバーの信頼性もチェックポイントです。安全性を担保できるツールを選ぶことで、安心してナレッジ共有を進められるでしょう。
トライアルの有無で選ぶ
無料で利用できるツールの中には、期間限定で有料機能を試せるトライアルがあります。トライアル期間を活用すれば、実際の業務フローに組み込んだときの使い勝手を確認できるので安心して導入できます。
とくに、ユーザー数やストレージ容量の制限、有料プランでしか使えない機能を体験できるかどうかは重要な判断材料です。
トライアル期間で社員に使ってもらい、操作性や利便性を評価した上で、本格導入や有料版への移行を検討すると失敗が少なくなります。トライアルを活用し、社内ニーズとの相性を見極めましょう。
無料プランがあるナレッジ共有ツールのおすすめ3選
まずは、無料プランがある以下3つのナレッジ共有ツールを紹介します。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| Kibela | KibelaAIのサポートでスムーズにナレッジ化できる |
| Stock | 驚くほど簡単にナレッジを共有・管理できる |
| Notion | すべての業務を一元管理できる |
それぞれの具体的な概要を見ていきましょう。
そのほかのナレッジ共有ツールは、以下の記事にまとめているので、合わせてご覧ください。
【2025年最新】ナレッジ共有ツールおすすめ16選(無料あり)導入事例も紹介
Kibela
引用：Kibela キベラ｜自律的な組織になるナレッジ共有ツール – 業界、職種、時間、場所を問わず、シンプルな運用で効率化を加速します
Kibelaは、組織を自律化することをコンセプトにしたナレッジ共有ツールです。シンプルで直感的な操作性に加え、Markdownやリッチテキスト、PlantUML対応のエディタや共同編集、コメント機能などを搭載しています。
さらに「KibelaAI」が記事添削や要約を支援し、効率的なナレッジ活用を可能にします。SAML認証や監査ログ、IP制限など大企業水準のセキュリティも備え、厳密な管理と柔軟な共有を両立できるのも魅力です。
導入企業は10,000社以上にのぼり、成長企業から大企業まで幅広く利用されています。
直感的なUIと強固なセキュリティ、AI活用が魅力で、持続可能なナレッジ共有基盤を求める組織に向いています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 料金 | ・コミュニティ：0円（5名まで） ・ライト：550円／月 ・スタンダード：880円／月 ・エンタープライズ：1,650円／月 |
| 主なセキュリティ | ・5段階のユーザー権限と非公開グループ ・監査ログ（アクセス履歴、アクション履歴） ・多要素認証（ワンタイムパスワード） |
| 主な機能 | ・共同編集 ・コメント ・検索 ・KibelaAI |
| サポート | ・メール ・チャット（有料） ・SNSやブログでの情報発信 |
URL：https://kibe.la/
Stock
引用：Stock｜チームの情報を、最も簡単に管理できるツール – これ以上なくシンプル。驚くほど簡単に「チームの情報管理」が出来ます
Stockは「チームの情報をもっとも簡単に管理できる」がコンセプトのナレッジ共有ツールです。チャットやメールでは流れてしまう情報を、フォルダとノートで簡単に整理できるのが特徴です。
誰でも迷わず使えるシンプル設計のため、ITリテラシーに差がある組織でも定着しやすく、非IT業界や中小企業など幅広く導入されています。
リアルタイム共同編集やコメント機能を備え、チームでの情報共有やマニュアル管理にも最適です。セキュリティ面でも、権限設定や監査ログ、IP制限に対応しており安心して利用できます。
24万社以上が導入しており、継続率99％という定着率の高さが強みです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 料金 | ▽ビジネスプラン （標準的な機能で利用したい企業におすすめ） ・フリープラン：0円 ・ビジネス5：2,500円／月 ・ビジネス10：5,000円／月 ・ビジネス20：10,000円／月 ・ビジネス30：15,000円／月▽エンタープライズプラン （管理・セキュリティを強化したい企業におすすめ） ・フリープラン：0円 ・エンタープライズ5：5,000円／月 ・エンタープライズ10：10,000円／月 ・エンタープライズ20：20,000円／月 ・エンタープライズ30：30,000円／月 |
| 主なセキュリティ | ・2段階認証と2段階認証の強制 ・IPアドレスの制限 ・許可済みモバイル端末以外のアクセス制限 |
| 主な機能 | ・ノート作成 ・フォルダ整理 ・共同編集 ・コメント |
| サポート | ・メール ・チャット（有料プラン） ・専任のサポートチームあり |
URL：https://www.stock-app.info/
Notion
引用：Notion｜日々の仕事を一つのスペースにまとめるツール – オールインワンの柔軟なワークスペースで、検索、ライティング、議事録作成などのAIツールが使えます
Notionは、オールインワンワークスペースを掲げ、ドキュメント作成やWiki、タスク管理やデータベースなどを一元化できるツールです。
自分たちの業務フローに合わせて自由にワークスペースを構築できる柔軟性が強みです。
データベースはテーブルやカンバン、カレンダーなど多彩なビューに対応し、情報整理を効率化してくれます。さらに「Notion AI」が文章作成や要約を支援してくれるため、生産性の向上が期待できます。
SlackやGoogle Driveなど外部連携も豊富で、企業から個人まで幅広く利用されているのも魅力です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 料金 | ・フリー：0円 ・プラス：1,650円／月 ・ビジネス：3,150円／月 ・エンタープライズ：カスタム料金（要問い合わせ） |
| 主なセキュリティ | ・SAML SSO（ビジネスプラン以上） ・監査ログ（エンタープライズプラン） ・権限設定（ページ単位、ワークスペース単位） |
| 主な機能 | ・ドキュメント ・Wiki ・タスク管理 ・Notion AI |
| サポート | ・ヘルプ ・コミュニティ ・有料優先サポート |
無料トライアルがあるナレッジ共有ツールのおすすめ5選
次に紹介するのは、有料ではあるものの無料トライアルがあるナレッジ共有ツールです。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | 社内マニュアル・ドキュメント管理に強く検索性とセキュリティに優れている |
| ナレカン | 誰でもすぐ使えるシンプル設計でさまざまな企業に定着しやすい |
| Talknote | 社内SNS的に使えるコミュニケーション型でエンゲージメントも分析できる |
| flouu | クラウドでドキュメントを一元管理でき、共同編集できる |
| esa | WIP（書き途中）のドキュメントも気軽に共有し、情報を育てる |
それぞれ、さらに具体的な特徴や強みなどを紹介します。
NotePM
NotePMは、社内の知識やノウハウを一元管理できるナレッジ共有ツールです。とくにマニュアル作成機能が強力で、豊富なテンプレートを活用すれば誰でもわかりやすい手順書や議事録を効率的に作成できます。
WordやExcel、PDFなどの添付ファイルも全文検索の対象となり、必要な情報に素早くアクセスできるのも魅力です。堅牢なセキュリティ体制を備えており、銀行や大学など高い安全性が求められる組織にも導入実績が豊富です。
料金体系はユーザー数とストレージ容量に応じた段階制で、企業のニーズに合わせてプランを選べます。
社内FAQ、ポータル、マニュアル整備など幅広い用途に対応でき、情報の属人化を防ぎ組織全体の知的生産性を高める強力なナレッジ基盤となるでしょう。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 料金 | ・プラン8（8名、80GB）: 4,800円／月 ・プラン15（15名、150GB）: 9,000円／月 ・プラン25（25名、250GB）: 15,000円／月 ・プラン50（50名、500GB）: 30,000円／月 ・プラン100（100名、1TB）: 60,000円／月 ・プラン200（200名、2TB）: 120,000円／月 |
| 無料トライアルの期間 | 30日間 |
| 主なセキュリティ | ・通信の暗号化（SSL/TLS） ・IPアドレス制限 ・2段階認証 |
| 主な機能 | ・高機能エディタ（Markdown対応、画像編集など） ・テンプレート機能 ・強力な全文検索（PDF内のテキストも検索可能） ・変更履歴の自動保存とバージョン管理 |
| サポート | ・オンラインデモ・個別相談会（無料） ・お問い合わせフォーム ・ヘルプページ（FAQ） |
NotePMの評判については、こちらの記事で詳しく解説しています。
NotePMの評判まとめ｜メリット・デメリットや料金など網羅的に解説
ナレカン
出典：ナレカン｜社内のナレッジに、即アクセスできるツール – 社内のあらゆる場所から「ナレッジを一元化」できる
ナレカンは、社内に散在する情報やナレッジにすぐアクセスできる点が強みで、主に以下5つの特徴を備えた、唯一無二のナレッジマネジメントツールです。
- 社内のあらゆる場所からでもナレッジを一元化できる
- 超高精度のキーワード検索で社内ナレッジを検索できる
- 社内メンバーが当たり前にナレッジ蓄積に巻き込まれる
- ナレッジが正確でフレッシュであることを担保してくれる
- 正しく運用サイクルを回すための強力なサポートを受けられる
フォルダ構造ではなくタグベースで情報を整理でき、属人化しやすいノウハウや業務マニュアルを誰でもすぐに見つけられる仕組みを提供します。
直感的なUIにより、ITリテラシーに不安があるメンバーでも迷わず操作可能な点も魅力です。
情報共有が苦手な組織や、既存の社内Wikiが使われず形骸化しているといった課題解決に有効です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 料金 | ・ビジネスプラン：要問い合わせ ・エンタープライズプラン：要問い合わせ ・プレミアムプラン：要問い合わせ |
| 無料トライアルの期間 | 具体的な記載なし（要問い合わせ） |
| 主なセキュリティ | ・フォルダ単位でアクセス制限 ・閲覧のみ権限 ・2段階認証の強制 |
| 主な機能 | ・社内知恵袋 ・ナレッジメルマガ ・完全自動によるメール内容の転送 ・バックアップデータの保持 |
| サポート | ・初期導入支援 ・メール ・サポートデスク |
Talknote
出典：Talknote｜組織のチカラを最大化する情報共有プラットフォーム – 最前線で働く一人ひとりのプレイヤーから組織を強くしていくことで、あなたのビジネスをさらに加速させていきます
Talknoteは、リアルタイムの情報共有をはじめ、データの蓄積や組織運営の改善など、働く人が最大限に力を発揮できる環境づくりをサポートしてくれる情報共有プラットフォームです。
タスク管理やファイル共有といった基本機能に加え、アクションリズム解析やオーバーワーク検知など、独自のHRテクノロジーを搭載しています。直感的で使いやすいUIにより、ITスキルがなくてもスムーズに利用できる点も魅力です。
専任カスタマーサクセス担当が導入から定着まで支援してくれるため、ナレッジ共有ツールがはじめての組織も安心して導入できます。
飲食や介護、小売や製造など、店舗や事業所を展開する企業を中心に、1,100社以上の導入実績があることも導入のハードルを下げているといえるでしょう。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 料金 | ・年間契約一括払い：1,180円／月 （アルバイトライセンス：580円／月） ・月契約月々払い：1,380円／月 （アルバイトライセンス：680円／月） ・エンタープライズプラン: 要問い合わせ ※別途、管理者費用として月額5,000円／人が発生します |
| 無料トライアルの期間 | 14日間 |
| 主なセキュリティ | ・反社会的勢力に対する基本方針の公開 ・通信の暗号化 ・データベースへのアクセス制御 |
| 主な機能 | ・ノート機能（テーマ別情報共有、タイムライン形式） ・グループ・メッセージ機能（チャット） ・ファイル共有機能（容量無制限） ・アクションリズム解析（社員の利用状況分析） |
| サポート | ・専任カスタマーサクセス担当による導入支援 ・運用ルールの設計や活用促進なども伴走支援 ・公式サイトからのお問い合わせフォーム |
flouu
出典：flouu｜組織のDXを加速させるクラウド情報共有ツール – 社内に散在した情報を集約し、効果的なナレッジマネジメントを実現する
flouuは、社内に散在するドキュメントをクラウド上で一元管理し、チームの生産性向上を支援する情報共有ツールです。
リアルタイム共同編集とドキュメントに紐づいたチャット機能が特徴で、文書作成と議論を同じ場で進められるため、会議中の議事録作成や企画書の共同編集など、業務効率を大幅に改善できます。
さらに、ドキュメント本文だけでなくコメントや添付ファイル内まで対象とした全文検索機能を備え、必要な情報へ迅速にアクセスできるのも魅力です。
ISMS認証取得や暗号化、アクセス制御、操作ログなどセキュリティ面も充実しており、安心して機密情報を扱えるでしょう。
SlackやTeams、Google Driveなど外部サービスとの連携も豊富で、既存の業務フローにスムーズに組み込める拡張性も便利です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 料金 | ・基本料金：1ユーザーあたり600円／30日 ・セキュリティオプション：1ユーザーあたり550円／30日 ・OCRオプション：1ユーザーあたり220円／30日 ※初期費用、最低利用期間、最低利用人数はなし |
| 無料トライアルの期間 | 14日間 |
| 主なセキュリティ | ・ISMS（ISO 27001）認証取得 ・AWSを利用したデータセンター運用とバックアップ体制 ・通信、保存データの暗号化 |
| 主な機能 | ・リアルタイム同時編集（最大10名） ・ドキュメント単位のチャット機能 ・全文検索（ドキュメント、コメント、添付ファイルも対象） ・編集履歴管理、バージョン管理 |
| サポート | ・公式サイトからの問い合わせ ・すぐに使えるテンプレート集（公式サイト） ・導入支援オプション（有料） |
esa
出典：esa｜共有して、終わりじゃない チームのみんなで育てるドキュメント – 最初から完璧なものなんてない。 esaは情報の一生を見守りたい
esaは、情報を育てるという独自のコンセプトを持つ情報共有サービスです。完璧でなくても、書き途中（WIP）の状態で記事を共有し、チームのフィードバックを受けながら内容を充実させていきます。
情報共有の心理的ハードルを下げることで、活発なコミュニケーションと迅速な情報循環を実現可能です。とくに、仕様変更が多い開発プロジェクトやアイデアを練り上げるクリエイティブ業務に適しています。
Markdown対応エディタやカテゴリ機能、バージョン管理、リアルタイム共同編集を備え、シンプルで直感的に利用できるのも魅力です。オープンな情報共有文化を推進し、メンバー間の自律的なコラボレーションを促進してくれるでしょう。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 料金 | 500円／月（1ユーザーあたり） |
| 無料トライアルの期間 | 60日間 |
| 主なセキュリティ | ・Googleアカウントによるログイン認証 ・reCAPTCHAによるサイト保護 ・プライバシーポリシー、Cookieポリシーの公開 |
| 主な機能 | ・Markdownエディタ（GitHub Flavored Markdown） ・WIP（Work In Progress）機能 ・リアルタイムプレビュー ・複数ユーザーによる同時編集機能 |
| サポート | ・ヘルプページ ・お問い合わせフォーム ・FAQ（よくある質問） |
URL：https://esa.io/
ナレッジ共有には「NotePM」がおすすめな理由
社内の業務効率を高めるためには、ナレッジ共有ツールを効果的に活用することが重要です。とくに、日常業務で生まれるマニュアルやFAQ、業務手順、成功事例などの情報をすぐに蓄積できる仕組みが求められます。
『NotePM』は直感的に操作できる設計で、フォルダ階層やタグ付けによる分類、強力な全文検索により、必要な情報に素早くアクセス可能です。そのため、同じ質問やミスの繰り返しを防ぎ、業務の無駄を削減できます。
さらに、コメント機能やチャット連携により、新人教育やリモートワーク下での情報共有もスムーズに行えます。シンプルで定着しやすいツール設計により、中小規模から大企業まで幅広く活用されている点も魅力です。
ナレッジ共有をスムーズに進めるポイントは、以下の記事でも解説しています。
ナレッジ共有を進めるための4つの方法とは？進めるステップからおすすめツール7選まで徹底解説
『NotePM』を導入しナレッジ共有の効率化に成功した事例3選
ナレッジ共有におすすめのツール『NotePM』を導入し、ナレッジ共有に成功した事例を3つ紹介します。
- チャット連携でスムーズなナレッジ共有を実現｜株式会社もしも
- 日報を通じて活発な社内コミュニケーションを実現｜株式会社47CLUB
- 属人化していたノウハウや解析事例のスムーズな社内共有を実現｜株式会社Rhelixa
それぞれ導入に至った経緯や課題解決について、具体的に解説しているので参考にしてください。
チャット連携でスムーズなナレッジ共有を実現｜株式会社もしも
株式会社もしもでは、社内にナレッジ共有の場がなく情報が属人化していたことから、全社的に知識を集約できる仕組みの導入を検討しました。当初はGoogleサイトを試したものの使いづらく定着せず、Slack連携や検索性に優れた『NotePM』を導入。
導入後は、業務マニュアルやノウハウ、新人向け資料などをNotePMに投稿する習慣が根付き、社員が自発的にアウトプットする文化を実現しました。
「NotePMにまとめておきましょう」といった声が自然に出るようになり、掲示板やタイムライン機能で新しい情報の確認もスムーズになりました。
今後は定期的な情報更新ルールを継続し、動画や外部資料の埋め込み機能も活用しながら、さらに効率的で活発なナレッジ共有を推進していきます。
【導入事例】 チャット連携の柔軟性が魅力。社内のナレッジ共有がスムーズに！ – 株式会社もしも
日報を通じて活発な社内コミュニケーションを実現｜株式会社47CLUB
株式会社47CLUBでは、これまで全社メーリングリストを中心に情報共有を行っていました。しかし、心理的ハードルの高さから気軽な発信ができず、加えてファイルサーバーの検索性も低く、生産性に課題がありました。
在宅勤務の拡大も背景に、情報やノウハウを気軽に蓄積・検索できる仕組みが必要とされ、比較検討の結果、使いやすさと整理性に優れた『NotePM』を導入。
導入後は日報やFAQ、議事録など幅広い情報が集約され、検索機能で必要な情報にすぐアクセス可能になりました。さらに、日報へのコメントを通じてチームを越えたやり取りが生まれ、社内コミュニケーションが活発化しました。
今後は情報更新を継続しつつ、掲示板や外部資料の活用を進め、よりオープンで協働的なナレッジ共有基盤を強化していく方針です。
【導入事例】社内のナレッジを蓄積する場を構築。日報を通じて社内コミュニケーションが活発に！- 株式会社47CLUB
属人化していたノウハウや解析事例のスムーズな社内共有を実現｜株式会社Rhelixa
株式会社Rhelixaは、研究者向けに生命科学分野の解析支援を行う企業で、従来は技術的ノウハウや提案例が個人に属人化し、顧客対応にばらつきが生じていました。
既存ツールにもサポート面で課題を感じていたため、操作性の高さやページロック機能を重視して『NotePM』を導入。直感的に使える環境が社員に浸透し、解析過程や提案内容、FAQなどの情報を全社で共有できるようになりました。
その結果、投稿頻度が向上し、検索やタグ付けで知識を横断的に活用でき、提案力や業務効率が大幅に改善。さらにレポート機能を人事評価にも活かす取り組みが進んでいます。
今後は検索性を高めるルール整備を続けながら、人気ページの可視化やQ&A機能の充実など、より利便性の高いナレッジ共有基盤の構築を目指しています。
【導入事例】属人化していたノウハウや解析事例を社内共有。医師・学術分野の研究をサポート – 株式会社Rhelixa
まずは無料版ツールでナレッジ共有の最適化を図ろう
ナレッジ共有ツールを導入することで、情報が一元管理され、社員全員が必要なときに必要な知識へアクセスできる環境が整います。
検索機能や分類機能を上手に活用すれば、業務効率の向上や新人教育のスピードアップに大きな効果を発揮します。
まずは無料で使える範囲から試し、自社に合ったツールを見極めてみましょう。
さらに、定着度を高めたい場合は、NotePMのような使いやすさと検索性に優れたツールを導入するのも有効です。ナレッジを資産化し、組織全体の生産性を高めましょう。
