近年、オールインワンツールであるNotionを社内ポータルとして活用する企業が増えています。
その一方で「Notionは本当に自社の社内ポータルとして機能するのか」「多機能すぎて使いこなせない」といった不安を感じている担当者もいるのではないでしょうか。
もしNotionの特徴を理解せずに社内ポータルとして導入してしまうと、社内に定着せず形だけのポータルになったり、情報の整理がつかず業務が混乱したりするリスクがあります。
そうした失敗を避けるためには、Notionの具体的な機能や特性を把握し、自社に合っているかを判断することが重要です。本記事では、Notionを社内ポータルとして活用するメリット・デメリットや、導入を成功させるポイントを詳しく解説します。
目次
Notionは社内ポータルとして活用できる
Notionは柔軟なカスタマイズ性と、情報集約能力の高さを兼ね備えているため、社内ポータルとして十分に活用することが可能です。
Notionには、以下のような多彩な機能が用意されています。
- ドキュメント作成
- データベース
- テンプレート
- 共同編集
これらの機能を自社のポータルサイトに合わせてカスタマイズすることで、社内規定、業務マニュアル、プロジェクトの進捗状況、議事録といった情報をNotion上の一箇所に集約できます。
社員は必要な情報へ迅速にアクセスできるようになり、業務の効率化が期待できるでしょう。
Notionとは
引用：あなたのニーズを叶えるAIワークスペース。| Notion (ノーション)
Notionとは、ドキュメント作成やデータベース管理、タスク管理などの機能を一つに集約できるクラウド型のワークスペースツールです。
Notionの大きな特徴として、プログラミングの知識がなくても、直感的なドラッグ＆ドロップで情報を整理し、ページを自由にデザインできる点が挙げられます。
具体的には以下のような機能を自由に組み合わせて、カスタマイズが可能です。
- テキスト
- 画像
- 表
- カレンダー
- データベース
また、Notionの公式や利用者が制作した豊富なテンプレートも活用できるため、各企業のニーズに応じた柔軟な情報管理の仕組みを簡単に構築できます。
Notionの料金プラン
Notionには、個人の利用から大規模な組織まで対応できるよう、4つの料金プランが用意されています（2025年10月時点）。
それぞれのプランで利用できる機能やセキュリティレベルが異なるため、自社の規模や用途に合わせて最適なプランを選択しましょう。
| プラン名 | 月額料金 （1メンバーあたり） |
特徴 |
|---|---|---|
| フリー | 0円 | ・個人の利用に最適 ・基本的な機能を無料で試せる |
| プラス | 1,650円 | ・小規模チーム向け ・ブロック数の制限がなくなり、共同作業が円滑になる |
| ビジネス | 3,150円 | ・成長中の企業向け ・250人までゲストとして利用可能 |
| エンタープライズ | カスタム料金 | ・大企業向け ・高度なセキュリティ設定や専門のサポートが提供される |
参考：Notion (ノーション)の料金プラン：フリー、プラス、ビジネス、エンタープライズ、AI
社内ポータルとして活用できるNotionの機能
ここでは、社内ポータルとして活用できるNotionの機能について解説します。
- ページの作成
- データベース管理
- テンプレート
- リアルタイム編集
ページの作成
Notionのページの作成機能は、直感的で誰でも簡単に扱えます。
Notionのページでは、テキストの入力だけでなく、画像や動画、ファイルなどをドラッグ＆ドロップするだけで簡単に反映できるため、見た目にも分かりやすいページを構築できます。
例えば、業務マニュアルを作成する際に、テキストの情報だけでは伝わりにくい場合は、実際の作業の動画を添付することが可能です。
さらに、GoogleドキュメントやGoogleマップ、YouTube動画といった外部コンテンツをページ内に直接埋め込めるため、伝えたいメッセージに合わせた情報の共有ができるでしょう。
データベース管理
Notionに搭載されているデータベース機能は、社内のさまざまな情報を構造的に整理するのに適しています。データベースでは、情報を入れるだけでなく、フィルター機能やソート機能、プロパティの設定により、膨大な情報の中から必要なものだけを柔軟に検索・抽出することが可能です。
具体的には、データベースを活用することで社内に必要な以下の情報を整理できます。
- 顧客リスト
- タスク管理表
- 議事録一覧
- マニュアル類
- タスクカレンダー
- ガントチャート
社内ポータルにデータベースを活用することで、情報の整理と可視化ができるため、従業員が利用しやすくなるでしょう。
テンプレート
Notionには、さまざまな用途に合わせたテンプレートが公式に用意されています。そのため社内ポータルをゼロから設計する必要がなくなり、導入にかかる時間と労力の削減が可能です。
テンプレートには、あらかじめポータルサイトとして必要なページの構造やデータベースのひな形が含まれているため、専門的な知識がない担当者でも問題なく設計を進められます。
もちろん、テンプレートを自社の業務に合わせてカスタマイズしたり、オリジナルのテンプレートを作成してチーム内で共有したりすることもできます。
テンプレートを効果的に活用することで、自社ポータルサイトの構築が効率的に進められるでしょう。
リアルタイム編集
Notionでは、複数人が同時に一つのページを編集できるリアルタイム共同編集機能が備わっています。
誰がページのどの部分を編集しているか視覚的に表示されるため、遠くで作業をしているメンバーともスムーズな共同作業が可能です。
リアルタイム編集の機能を活用することで、会議中に複数人で同時に議事録を作成したり、マニュアルの内容をチームでレビューしながら編集できたりします。
同じ資料を同時に編集するミスも減らせるため、社内ポータルの効率的な導入や運用が可能です。
社内ポータルにNotionを活用するメリット
ここでは、社内ポータルにNotionを活用するメリットについて解説します。
- 情報を連携しやすい
- 一元管理がしやすい
- アクセス権限が細かく決められる
- 低コストから始められる
情報を連携しやすい
Notionは情報を連携しやすいため、社内ポータルに向いています。
Notionには以下のような機能があり、情報同士の相互参照がしやすい構造になっているためです。
- ページ同士をリンクでつなぐ
- データベース間で情報を関連させる
- 他のページのコンテンツを埋め込む
情報が点在せず、文脈の中で関連情報が示されるため、情報を探す手間が削減され、業務の効率が向上します。
情報の連携のしやすさにより利用者のハードルが下がり、ツールの定着率向上にもつながるでしょう。
一元管理がしやすい
多くの企業では、ファイルやスケジュール、タスクといった情報がさまざまな場所に分散しがちです。
Notionを社内ポータルとして活用すれば、別々のツールで管理していた社内のあらゆる情報を一つに集約できます。
具体的には以下のような情報をNotionという一つのワークスペースにすべてまとめることが可能です。
- 業務マニュアル
- 議事録
- プロジェクトの進捗管理表
- 各種申請書
- 社内規定
Notionで社内情報を一元管理することで、社員は情報を探す時間が削減されるため業務に集中できる環境を整えられます。
アクセス権限が細かく決められる
Notionでは、作成したページやデータベースごとに、細かいアクセス権限の設定が可能です。
具体的には以下のように、一人ひとりに権限を付与できます。
- 閲覧のみ
- コメント可
- 編集可
アクセス権限は、ユーザー単位やグループ単位で設定できるため、部署や役職、プロジェクトの役割に応じて、情報の公開範囲を柔軟にコントロールできます。
このように、全社で共有すべき情報と、一部のメンバー間でのみ共有すべき情報を明確に区別して管理できるため、セキュリティを確保しつつ、情報の適切な運用を容易に実現できます。
低コストから始められる
Notionは、導入のしやすさも大きな魅力です。
個人利用や10人程度の小規模なチームでの試用であれば、機能に一部制限はあるものの、無料で始められる「フリープラン」が用意されています。
まずは特定の部署やチームで試験的に導入してみて、その効果や使い勝手を確かめてから全社展開を検討する、といったスモールスタートが可能です。
企業の成長や利用規模の拡大に合わせて、有料の「プラスプラン」や「ビジネスプラン」へとスムーズに移行できるため、初期投資を抑えつつ、常にコストの適正化を図りながら運用を続けられます。
社内ポータルにNotionを活用するデメリット
ここでは、社内ポータルにNotionを活用するデメリットについて解説します。
- 使用する人のITリテラシーが求められる
- 自由度が高すぎる
使用する人のITリテラシーが求められる
Notionは多機能であるため、すべての機能を最大限に活用するには、ある程度のITリテラシーが求められます。
もし、ITツールに対して苦手意識を持つ方が多い職場環境では、Notionを導入しても十分に活用されず、社内ポータルとしての効果が得られないリスクがあります。
導入時に丁寧な説明会の実施など、社内でのサポート体制を整えることで全社員がスムーズに利用を開始できるでしょう。
自由度が高すぎる
Notionは機能が豊富に揃っていて、自由度が高いため、利用者によっては何をしたらいいか困ることもあります。
もし、明確なルールがないまま各自が自由にページを作成し始めると、ポータル全体のデザインや情報の構造に統一感がなくなり、情報が探しにくくなってしまう恐れがあるでしょう。
誰が見ても分かりやすく、使いやすい社内ポータルを維持するためには、あらかじめ社内でページの構成ルールを定めたり、部署ごとに標準となるテンプレートを作成したりといった事前準備が重要です。
社内ポータルを効率的に構築するおすすめの方法
Notionは優れたツールであり、社内ポータルとして十分に活用できます。しかし、自由度の高さや利用者のITリテラシーが求められる点から、導入や運用に不安を感じる方もいるかもしれません。
また、社内ポータルのツールを探す際に以下のようなニーズがある方もいるでしょう。
- さらに手軽で誰でも直感的に使える専用のツールが知りたい
- 情報を探す手間を徹底的に省きたい
もし、このような希望がある場合はマニュアル作成やナレッジ管理に特化し、効率的な社内ポータル構築を実現するツールとして「NotePM」がおすすめです。
ここでは、社内ポータルの導入にNotePMがおすすめな理由を2つ紹介します。
豊富なテンプレートが揃っている
NotePMは、豊富なテンプレートがあらかじめ用意されています。テンプレートを活用することで、ページ構成を一から考える必要がなく、誰でも短時間で質の高い資料を作成可能です。
具体的には、NotePMでは以下のようなテンプレートが揃っているため、効率的に社内ポータルの設計や更新が可能です。
- 議事録
- 業務マニュアル
- 日報
- Q&A
- プロフィールページ
また、社内で統一されたテンプレートを活用することで、作成される資料のフォーマットが揃います。従業員は「どこに何が書かれているか」を直感的に把握できるようになるため、情報の理解度向上にもつながるでしょう。
検索性が高い
NotePMは検索性が高く、必要な情報をすぐに見つけられるという特徴があります。
NotePMの検索では、ページのタイトルや本文のテキストだけでなく、以下の項目も検索できます。
- ページのタイトル
- 本文のテキスト
- Wordの内容
- Excelの内容
- PowerPointの内容
- PDFの内容
添付されている資料の本文まで検索対象となるため、キーワードさえ覚えていれば、目的の情報をすぐに見つけ出せます。
社員は、必要な情報を探す時間を短縮でき、本来の業務に取り掛かれるため、生産性の向上が期待できるでしょう。
NotePMを社内ポータルとして導入した事例
ERPやEPMの分野でコンサルティングを提供するADX Consulting。同社では、別の社内ポータルを使用していましたが、プロジェクトごとに知識やノウハウが個別に管理され、組織全体で共有されていなかったため、業務の属人化や非効率さに課題を感じていました。
また、社員からの社内規則や各種申請に関する問い合わせがバックオフィスや管理者に集中し、対応に半日かかることもあったそうです。
そこで、社内で情報を共有して課題を解決するために、シンプルで機能が豊富なNotePMを導入。導入後は社内報の発信や社内規則の周知など、全社的な情報共有の場としてNotePM上で社内ポータルを構築しました。
結果として、問い合わせ対応工数が1日あたり約30分以下まで削減することに成功しています。
関連記事：【導入事例】ナレッジ共有で社内問い合わせ対応工数が半日→30分に。コンサル会社の成長を支えるNotePMの活用方法 – 株式会社ADX Consulting
社内ポータルで業務効率化するならNotePMがおすすめ
Notionはカスタマイズ性に富み、多様な情報を一元管理できる強力なツールですが、その自由度の高さから、導入や運用にはある程度の計画とITリテラシーが求められます。
もし、よりシンプルで誰でも直感的に使え、かつ強力な検索機能で情報資産を最大限に活用したい方は「NotePM」がおすすめです。
NotePMの豊富なテンプレートや高い検索性といった特徴は、情報共有のハードルを下げ、全社的な業務効率化を実現するでしょう。
自社の状況や社員のITスキルなどを考慮し、最適なツールを選択しましょう。
