スプレッドシートで見やすいマニュアルを作る方法！メリットや注意点も解説

業務の引き継ぎや手順の共有には、誰が見てもわかりやすいマニュアルが欠かせません。

マニュアル作成ツールとして活用できるスプレッドシートは、無料で使えて編集・共有も簡単なため、多くの現場で活用されています。

しかし、見やすく整理されたマニュアルを作るには、さまざまな工夫や注意が必要です。

本記事では、スプレッドシートを使って見やすいマニュアルを作る方法をわかりやすく解説しますので、ぜひご覧ください。

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スプレッドシートで見やすいマニュアルを作る方法・手順

スプレッドシートで見やすいマニュアルを作る手順は、以下のとおりです。

マニュアルの目的を明確にする
スプレッドシートの基本操作や機能を確認する
入力項目をテンプレート化する
内容を入力しフォーマットを整える
コメントと履歴機能を活用し継続的に改善する

具体的な手順を見ていきましょう。

1.マニュアルの目的を明確にする

スプレッドシートでマニュアルを作成する際は、まず何のために作るのかという目的を明確にすることが大切です。たとえば、業務の引き継ぎ用なのか、操作手順を共有するためなのかによって、記載すべき内容や構成は異なります。

また、誰に向けたマニュアルなのかという対象読者を想定することも重要です。新入社員向けであれば、専門用語を避けて、図や具体例を使って丁寧に説明すると理解しやすくなります。

目的があいまいだと、必要な情報が抜けたり不要な内容が増えたりして、結果的に読みにくい資料になる可能性があります。明確な目的と想定読者を意識することで、伝わりやすく役立つマニュアルに仕上がるでしょう。

2.スプレッドシートの基本操作や機能を確認する

スプレッドシートでマニュアルを作成する際は、基本的な機能や操作を事前に把握しておきましょう。たとえば、セルの結合や色分け、罫線の設定などの書式調整は、内容を見やすく整理するうえで欠かせません。

フィルター機能やチェックボックスを使えば、情報の分類や確認作業も効率的に行えます。さらに、コメントや変更履歴などの共同編集機能を活用することで、チームでの作成や修正がスムーズになります。

マニュアルの内容に応じて、必要な機能を一通り試しておくことで、手戻りを減らしながら効率よく作業を進められるでしょう。

スプレッドシートの基本的な使い方については、以下の記事で詳しく解説しています。

3.入力項目をテンプレート化する

マニュアルを作成する際は、入力項目をあらかじめテンプレート化することで、統一感のある資料を効率よく作成できます。

たとえば、以下のように共通する情報を列の見出しに設定しておけば、誰が記入しても形式が揃いやすくなるでしょう。

項目	内容（例）
業務名	〇〇の手続きの流れ
対応手順	1.〜を配置する 2.〜を記入する 3.〜を共有する
注意点	・〜する・〜する・〜しない
問い合わせ先	XXXX@～～l.com

また、テンプレートを活用することで入力漏れや記載ミスを防げるだけでなく、チェックや修正もスムーズに可能です。

必要に応じてサンプル文を1行入れておくと、初めて使う人でも迷わず記入できるでしょう。

4.内容を入力し、フォーマットを整える

テンプレートが完成したら、実際の業務内容を入力しながらフォーマットを整えていきます。文字数が多い項目には、折り返し機能を活用し、セルの幅や高さを調整すると見やすくなります。

【折り返し機能の使い方】

1.ツールバーから画像の①をクリックする

折り返し機能1

2.「はみ出す」か「折り返す」をクリックする

折り返し機能2

【折り返して文字全体を表示した状態】

折り返し機能3

また、強調したい箇所には色や太字を使うと視認性が高まりますが、使いすぎると逆に読みにくくなるためバランスよく活用しましょう。

必要に応じて画像やスクリーンショットを挿入すれば、視覚的に理解しやすく、より実践的なマニュアルになります。

5.コメントと履歴機能を活用し継続的に改善する

Googleスプレッドシートにある「コメント」や「履歴機能」を活用すれば、継続的に効率よくマニュアルを改善することが可能です。

たとえば、コメント機能を使うと、特定のセルに補足説明や注意点を残せるため、作成者と確認者のやり取りがスムーズに行えます。

変更履歴を確認すれば、誰がどこを修正したか一目でわかるため、トラブル発生時の原因特定や対応にも役立ちます。

マニュアルは一度作って終わりではなく、業務内容の変化に応じて定期的に見直すことで、アップデートできるでしょう。

スプレッドシートでマニュアルを作るメリット

スプレッドシートでマニュアルを作るメリットは、以下の3つです。

誰でも簡単に編集・共有できる
低コストで導入・運用しやすい
他ツールとの連携がしやすい

誰でも簡単に編集・共有できる

スプレッドシートでマニュアルを作るメリットは、誰でも簡単に編集・共有できる点です。

スプレッドシートは、インターネット環境さえあればリアルタイムで複数人が同時に編集でき、チームでのマニュアル作成や更新がスムーズに行えます。

シートのリンクをメールやチャットで共有すれば、簡単にアクセスできます。コメント機能を使えば、スムーズなフィードバックが可能です。

スプレッドシートのファイルを共同編集・共有する方法は、以下の記事でわかりやすく解説しています。

低コストで導入・運用しやすい

スプレッドシートは無料で使えるため、マニュアル作成に専用ソフトや外部サービスを導入する必要がありません。

Googleアカウントに登録しさえすれば、誰でもすぐに使い始めることが可能で、初期費用や月額費用がかからないのが魅力です。

また、クラウド上で動作するため、インストールやメンテナンスも不要で、ITに詳しくない人でも手軽に運用できます。コストを抑えて業務マニュアルを整備したい中小企業や、小規模のチームに最適なツールといえるでしょう。

他ツールとの連携がしやすい

スプレッドシートは他の業務ツールとの連携性が高く、業務全体の効率化に役立ちます。

たとえば、Googleフォームと連携すれば、入力された情報を自動でスプレッドシートに反映でき、マニュアル作成の手間を省けます。Googleドキュメントで作成したマニュアルを、シート内で管理することも可能です。

マニュアル管理ツールである「NotePM」にスプレッドシートの内容を埋め込めば、スプレッドシート側を更新すると、NotePMのページに埋め込んだシートの内容も反映されます。

スプレッドシートをマニュアルを単なる文書としてではなく、日々の業務フローの一部として活用できるでしょう。

スプレッドシートでマニュアルを作る際の注意点

スプレッドシートでマニュアルを作る際は、以下のことに注意しましょう。

フォーマットが複雑になると見づらくなる
誤操作や上書きのリスクがある
権限設定のミスにより情報が漏洩するリスクがある

フォーマットが複雑になると見づらくなる

スプレッドシートでマニュアルを作成する際は、見やすさを意識して適度な装飾を加えることが重要です。ただし、装飾が過剰になると、かえって見づらくなる可能性があります。

たとえば、セルの結合や色分けを多用しすぎると、かえって読みづらくなったり、印刷時やモバイルでの表示が崩れたりするでしょう。

また、フォントや文字サイズに統一感がないと視認性が下がり、読み手にストレスを与えてしまいます。

見やすいマニュアルを作るためには、シンプルで統一感のあるデザインを心がけ、装飾は必要最低限にするのがポイントです。

誤操作や上書きのリスクがある

スプレッドシートは誰でも簡単に編集できる反面、誤った操作による上書きのリスクもあります。

とくに複数人で同時に編集する場合、意図しないセルの削除や誤った情報の上書きが起こる可能性があります。

そのため、編集前にバージョン履歴を確認したり、入力ルールをあらかじめ決めたりして、定期的に変更履歴をチェックするといった対策が必要です。

また、重要なセルには保護設定をかけて編集を制限したり、編集権限を閲覧者・コメント可・編集者に分けて管理したりすることで、誤操作のリスクを最小限に抑えられます。

権限設定のミスにより情報が漏洩するリスクがある

スプレッドシートを使用する際は、共有設定のミスにより、情報が漏洩するリスクがあります。

たとえば、リンクを知っている全員が閲覧・編集可能に設定していると、意図せず社外に情報が漏れる恐れがあります。

とくに、社内マニュアルには個人情報や業務上の機密が含まれる場合もあるため、閲覧・編集の権限は慎重に設定しましょう。

また、管理者を決めてアクセス範囲を明確にし、定期的に共有設定を見直すことで、安全に運用することが可能です。

見やすいマニュアルを簡単に作る方法

見やすいマニュアルを簡単に作るには、専用ツールの導入がおすすめです。豊富なテンプレートがあったり、専用のエディタで簡単に編集できたりします。

特に『NotePM』は、誰でも簡単に見やすくわかりやすいマニュアルを作成できるナレッジマネジメントツールです。

テンプレート機能が充実しているため、社内でデザインを統一してマニュアルを見やすくすることが可能です。

また、文字の装飾や表の挿入、画像や動画の追加などが直感的にでき、業務手順やルールを視覚的に伝えられます。ページ単位で情報を整理でき、さらに自動で目次が生成されるため、読み手は必要な情報にすぐにアクセス可能です。

編集履歴やコメント機能も備わっており、複数人での共同編集やマニュアルの継続的な改善にも対応しています。

スプレッドシートと同様のクラウド型なので、社内外を問わずどこからでも閲覧・更新ができ、リモートワークにも最適です。

従来のマニュアルにありがちな「見にくい」「探しにくい」といった課題を解消してくれるため、中小企業から大企業まで、幅広い現場で活用されています。

『NotePM』導入によるマニュアル作成の成功事例

『NotePM』導入によるマニュアル作成の成功事例を3つ紹介します。

検索時間を4割削減！効果的なマニュアル作成とナレッジ共有に成功｜株式会社ラクス
マニュアル作成の手間を大幅削減！検索性向上で顧客対応もスムーズに｜PayPay銀行株式会社
マニュアル作成で教育コストを半減！顧客対応の均一化も実現｜株式会社トキハナ

それぞれ導入の経緯や課題解決の内容を見ていきましょう。

検索時間を4割削減！効果的なマニュアル作成とナレッジ共有に成功｜株式会社ラクス

株式会社ラクス

クラウド型販売管理システム「楽楽販売」を展開する株式会社ラクスは、急成長にともなう業務の標準化とナレッジ共有の課題を解決するためにNotePMを導入しました。

導入前はマニュアルが社内に散在しており、情報の検索に時間がかかっていたため、新人教育にも支障が出ていました。

『NotePM』の導入によりマニュアルを一元管理できるようになり、検索性が大幅に向上。情報検索にかかる時間は約4割削減され、引き継ぎコストの50％削減に成功し、業務効率が大きく改善しました。

画像や動画を活用した視覚的な共有や、四半期ごとのマニュアルメンテナンス、全社的な投稿文化の醸成により、誰でも使いやすく更新しやすいマニュアル運用が実現しています。

マニュアル作成の手間を大幅削減！検索性向上で顧客対応もスムーズに｜PayPay銀行株式会社

PayPay銀行株式会社

PayPay銀行のカスタマーセンターでは、従来の社内イントラを使ったマニュアル管理に課題を抱えていました。

検索性が低く、複数のツールを使い分ける必要があったため、顧客対応に時間がかかり、保留が増えるなどの問題が発生していました。

課題解決のために導入されたのが、ナレッジ共有ツール『NotePM』です。導入後は、マニュアルの作成・更新が直感的に行えるようになり、画像の挿入なども従来の約6分の1の時間でできるようになりました。

さらに、検索機能やタグ付けによって情報の探しやすさが格段に向上し、新人教育の効率化や対応時間の短縮にもつながっています。

マニュアル作成で教育コストを半減！顧客対応の均一化も実現｜株式会社トキハナ

株式会社トキハナ

結婚式相談カウンター事業「トキハナ」を展開する株式会社トキハナでは、急成長により業務委託メンバーが増加し、顧客対応の均一化や教育負担の軽減が課題となっていました。

そのため、『NotePM』を導入し、LINEでの相談対応マニュアルや動画教材を整備。NotePMは直感的で使いやすいため、PCスキルにかかわらず誰でも一定レベルのマニュアル作成が可能になりました。

さらに、検索性の高さやテンプレート機能、Slackとの連携を活用することで、マニュアルの作成・共有にかかる手間を大幅に削減。

結果として教育コストとコミュニケーションコストは約半分に抑えられ、メンバーが自ら動ける体制づくりに成功しています。

スプレッドシートで見やすいマニュアルを作成しよう

スプレッドシートを使えば、手軽にマニュアルを作成・共有でき、業務の効率化や情報の一元管理に役立ちます。

テンプレート化や装飾の工夫、コメント機能などを活用すれば、誰でも見やすく実用的なマニュアルを作ることが可能です。ただし、誤操作や情報漏洩といったリスクには注意しましょう。

より高い検索性や編集性を求める場合は、『NotePM』のような専用ツールの導入もおすすめです。目的に応じて最適な方法を選び、実用性の高いマニュアルを整備していきましょう。