業務の引き継ぎや社内ルールの共有には、誰が見てもわかりやすいマニュアルが必要です。エクセル（Excel）は、多くの職場で使い慣れているツールであり、手軽にマニュアルを作成できる点が魅力です。
しかし、単に手順を入力するだけでは、見づらく伝わりにくいマニュアルになってしまう可能性もあるでしょう。
本記事では、エクセルを使って見やすく、実用性の高いマニュアルを作る方法やコツをわかりやすく解説します。
目次
エクセル（Excel）を使った見やすいマニュアルの作り方
エクセルを使って見やすいマニュアルを作る手順は、以下のとおりです。
- 目次を作成し、内容を整理する
- 見出しと内容を簡潔に入力する
- 内容と関連する画像を挿入する
- 統一感のあるフォントや色にする
- 第三者のフィードバックを参考に改善する
1.目次を作成し、内容を整理する
エクセルでマニュアルを作る際は、まず目次を作成し、内容を整理しましょう。
目次を作成することで、確認する順番や全体の流れを整理でき、マニュアル全体の構成がわかりやすくなります。
たとえば、業務の概要や操作手順、トラブル対応といった内容を区分ごとに整理すると、視覚的にもわかりやすく、実務での活用性も向上します。
業務の種類や手順ごとに内容を分類し、カテゴリ別にシートを分けることで、読み手は迷わず必要な情報にたどり着けるでしょう。
2.見出しと内容を簡潔に入力する
見やすいマニュアルを作るためには、見出しと内容を簡潔に入力することが重要です。
たとえば、見出しは一目で内容がわかる短い言葉を使い、本文は要点を押さえて端的に説明することを心がけましょう。
冗長な表現や回りくどい言い回しは避け、読み手がスムーズに理解できる文章を意識することで伝わりやすくなります。
さらに、見出しには太字や背景色を使って視認性を高め、本文は箇条書きにすることで、情報が整理され、読みやすさが向上するでしょう。
3.内容と関連する画像を挿入する
テキストだけのマニュアルは、読み手が理解する際の負担を増やし、見にくいと感じる可能性があります。
特に操作手順や画面説明では、文章だけで説明してもイメージが湧きません。そのため、スクリーンショットや図解を挿入し、テキストと組み合わせて、読み手の負担を減らす工夫を心がけましょう。
エクセルでは画像を挿入した後、適切なサイズに調整し、セルに合わせて配置して、レイアウトを整えることが可能です。画像は文字情報を補足する役割があるため、伝えたいポイントを絞って適度に使用しましょう。
4.統一感のあるフォントや色にする
見やすいマニュアルを作るために、フォントや色は統一感を意識しましょう。
フォントの種類やサイズ、色がページごとにバラバラだと、読みにくくなるだけでなく、マニュアルの信頼性が低くなる恐れがあります。
基本的には、全体のフォントを視認性の高い書体に統一し、見出しと本文でサイズや色を使い分けることが重要です。
強調したい部分には背景色や罫線を使って目立たせると、ポイントが伝わりやすくなり、より見やすいマニュアル作りが可能になります。
5.第三者のフィードバックを参考に改善する
マニュアルは作成して終わりではなく、実際に使う人からのフィードバックを受けて何度も改善することで、より見やすいマニュアルになります。
マニュアルを使いながら、以下のような点に注意して改善しましょう。
- どこがわかりにくいか
- 説明が足りない部分はあるか
- 文章は簡潔で伝わりやすい内容か
- 画像やイラストを入れたほうがいいか
- 内容は最新の情報に更新されているか
改善点はコメントで共有し、チーム全体で共通認識を持つことも大切です。
改善を繰り返すことでマニュアルの完成度が高まり、業務の属人化の防止や、教育の効率化にもつながるでしょう。
エクセル（Excel）で見やすいマニュアルを作る3つのコツ
エクセルで見やすいマニュアルを作るコツは、以下の3つです。
- 情報を表形式で整理する
- 工程ごとにシートを分けて作る
- テンプレートを活用する
情報を表形式で整理する
エクセルでマニュアルを作成する際は、文章をただ書くのではなく、表形式で情報を整理することがポイントです。
たとえば、以下のような形で項目ごとに列を分けると見やすくなります。
| 作業手順 | 1.～～ 2.～～ 3.～～ |
| 対応する画面 | 〇〇 |
| 注意点 | ・～～ ・～～ ・～～ |
視覚的に整った表は、業務に不慣れな人でも必要な情報をすぐに見つけやすくなり、実務でも活用しやすくなります。
また、表形式にしておくことで、項目を追加・編集しやすく、マニュアルの更新もスムーズに行えるでしょう。
工程ごとにシートを分けて作る
作業工程や手順が複数あるマニュアルでは、すべての内容を1つのシートに詰め込まず、作業の過程ごとにシートを分けると見やすくなります。
たとえば「準備」「操作手順」「注意点」など、章立てするイメージでシートを分けることで情報の整理がしやすくなり、読み手も目的の内容にすぐアクセス可能です。
シート名は「Step1_ログイン」「Step2_入力作業」など、具体的で簡潔な名称にすると、必要な情報にたどり着きやすくなります。
シートを分けて構造を明確にすることで理解が深まり、見やすく理解しやすいマニュアルを作成できるでしょう。
テンプレートを活用する
エクセルで見やすいマニュアルを作成する際は、既存のテンプレートを活用するのも効果的です。
テンプレートはあらかじめ表のレイアウトや書式設定が整っているため、ゼロから作成する手間が省け、作業効率がアップします。
また、テンプレートを活用すれば、複数人でマニュアルを作成・更新する際も、フォーマットのばらつきを防ぎ、統一感のある文書に仕上げられます。
業務内容に合わせてテンプレートをカスタマイズすれば、現場に最適な形式に柔軟に調整できる点もメリットです。
エクセル（Excel）でマニュアルを作成するメリット・デメリット
エクセルは、多くの企業で使われている表計算ソフトとして、マニュアル作成にも広く活用されています。
ここでは、エクセルでマニュアルを作成する際のメリットとデメリットについて解説します。エクセルの強みを理解しつつ、注意すべき点も押さえることで、より効果的なマニュアル作りに役立てましょう。
関連記事：エクセル（Excel）を活用したマニュアル作成の手順を解説（画像あり）
エクセル（Excel）でマニュアルを作成するメリット
エクセルは多くの企業で標準的に使われており、操作に慣れている人が多いため、マニュアル作成のハードルが低いのがメリットです。
多くの人が利用していることから、操作に悩んだ際でも、ネット検索すれば解決策を見つけられる点も魅力です。
ファイル形式を自由に保存・共有できるため、PDF化して配布したり、クラウド上で共同編集したりと柔軟に運用できます。
コストを抑えて手軽に始められる点も、エクセルが多くの企業で選ばれる理由の一つです。
エクセル（Excel）でマニュアルを作成するデメリット
エクセルは、文章の構成や長文には不向きで、説明文が多いマニュアルには適していません。
また、複数ページにわたる構成には手間がかかり、目次やリンク機能も自分で設定する必要があります。そのため、どこに何が書かれているのか把握しにくく、必要な情報を探すのに時間がかかる点がデメリットです。
画像や図を多用するとレイアウトが崩れやすく、調整に手間がかかることも作成時の負担といえます。
見やすいマニュアルを簡単に作成する方法
エクセルでもマニュアル作成は可能ですが、誰でも見やすいマニュアルを作成できるようにするには、専用ツールの導入がおすすめです。
マニュアル作成ツールには、高機能エディタやテンプレート機能があるため、見やすいマニュアルを効率的に作成できます。
専用ツールの中でも、ナレッジマネジメントツール『NotePM』を活用すると、マニュアル作成・運用を効率化することが可能です。
複数人での編集や共有が簡単にできたり、必要な情報にすぐにアクセスできる高い検索性を備えていたりします。
アップロードしたエクセルやワード、PDFファイルの内容も検索対象であり、検索にかかる時間を大幅に短縮できます。
属人化の解消や教育コスト削減を目指す企業にとって、NotePMは頼もしい選択肢といえるでしょう。
『NotePM』を導入しマニュアル作成・管理に成功した事例
ここでは、『NotePM』を導入しマニュアル作成・管理に成功した3つの事例を紹介します。
- マニュアルでコンサルノウハウを共有し、社員のスキルを底上げ｜株式会社スタイル・エッジ
- 製造業の作業マニュアルを整備し、現場の情報共有を効率化｜株式会社ヒョーシン
- 部門を超えたマニュアル共有でリモートワーク下の業務を円滑化｜株式会社パワー・インタラクティブ
どのようにマニュアルを活かし、業務の効率化につなげたのか見ていきましょう。
マニュアルでコンサルノウハウを共有し、社員のスキルを底上げ｜株式会社スタイル・エッジ
士業向けにコンサルティング事業を展開する株式会社スタイル・エッジでは、部署ごとに分散していたノウハウを全社で共有し、業務の質を高めるために『NotePM』を導入しました。
導入前は情報が社内に点在しており、必要な知識を探すのに多くの時間を費やしていましたが、NotePMにより情報を一元管理できるようになり、検索性が大幅に向上。
新入社員向けマニュアルや業務Tips、社内規程など、多様なドキュメントを誰でも簡単に共有・閲覧できる環境が整いました。
直感的な操作性と柔軟なアクセス権限の設定も高く評価されており、社員のスキルアップや業務効率化を力強くサポートしています。全社的なナレッジ共有の基盤として、NotePMが活躍しています。
【導入事例】 使いやすさが決め手！コンサルティングのノウハウを一元化し、社員のレベルアップを目指す- 株式会社スタイル・エッジ
製造業の作業マニュアルを整備し、現場の情報共有を効率化｜株式会社ヒョーシン
株式会社ヒョーシンは、社内外での情報検索や共有の不便さを解消するために『NotePM』を導入しました。
導入前は資料の形式や保存場所がバラバラで、業務連携や進捗管理が難しい状況でしたが、NotePMの導入で資料を一元管理し、リアルタイムに情報共有できる環境を整備。
日報やチェックリストをテンプレート化することで作業基準が統一され、各課の進捗状況も明確に把握できるようになりました。また、社員全員が直感的に操作できる使いやすさも高く評価され、導入後の定着率も良好です。
【導入事例】製造業におけるタイムリーな情報共有を実現！作業工程の明確化や社内業務の統一化を達成 – 株式会社ヒョーシン
部門を超えたマニュアル共有でリモートワーク下の業務を円滑化｜株式会社パワー・インタラクティブ
株式会社パワー・インタラクティブは、部門の壁を越えた全社的なナレッジ共有と、リモートワーク環境でのコミュニケーション活性化を目的にNotePMを導入しました。
従来のプロジェクト管理ツールでは検索性や部門間の情報共有に課題がありましたが、NotePMの直感的な操作性やコメント・リアクション機能により、課題改善につながっています。
全社員が参加する「もくもく会」という取り組みを通じて社内での定着を促進し、ナレッジの蓄積と質の向上に成功しました。
【導入事例】部門の壁を越えてナレッジを共有！リモートワーク下のコミュニケーション不足も解消するNotePMの活用方法とは？ – 株式会社パワー・インタラクティブ
エクセル（Excel）を使った見やすいマニュアルの作り方を理解しよう
エクセルは表形式で情報を整理しやすく、画像や色分け、シート分割などを活用することで、見やすく実用的なマニュアルを作成できます。
目次や見出しを工夫し、第三者のフィードバックを取り入れることで、よりわかりやすい内容に仕上がります。
共有や更新のしやすさに課題を感じる場合は、ナレッジマネジメントツール『NotePM』も検討してみてください。
目的や環境に合わせて最適なツールを選び、実践的なマニュアルを整備していきましょう。
