業務効率化や新人教育を進める上で、マニュアルの作成は欠かせません。しかし、いざ作成しようとすると、何から始めればよいのか悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、マニュアルの基本的な定義から具体的な作成手順、運用時の注意点までを徹底的に解説します。
これからマニュアル作りを始めたい担当者の方はぜひ参考にしてみてください。
目次
マニュアルとは？手順書など関連文書との違いを解説
マニュアルとは、業務の目的や流れ、注意点までをまとめた文書のことです。ただ手順を並べただけではなく、業務を実施する理由や作業手順といったさまざまな内容が含まれます。
マニュアルを整備することで、業務を担当する誰もが同じ方法・同じ品質で仕事を進められるため、属人化を防げます。新入社員もマニュアルを見ながら迷わず作業できる点がメリットです。
また、マニュアルには以下のような類似した文書がいくつかあります。
- 手順書
- ハンドブック
- 取扱説明書
ここでは、それぞれの特徴や違いについて解説していきます。
手順書との違い
マニュアルと手順書は、記載されている情報の範囲が異なります。
マニュアルは業務全体の流れや目的まで含むのに対し、手順書は1つの作業をどう進めるかまとめたものです。
例えば、請求書の発行業務の場合、マニュアルには業務全体の概要や関係するルールも記載します。
一方、手順書は以下のように具体的な操作手順だけが載っています。
- システムにログインする
- 必要項目を入力する
- 印刷する
マニュアルは業務の全体像を、手順書は作業そのものを伝える役割だと考え、目的に合わせて使い分けることが大切です。
ハンドブックとの違い
マニュアルとハンドブックの違いは、伝える内容の性質にあります。ハンドブックは従業員としての知識やルールを伝えることを目的としています。
ハンドブックの特徴は、以下のとおりです。
- 企業理念やビジョンなどの会社方針
- 就業規則や福利厚生などの社内ルール
- 全社員が知っておくべき基本的な知識
業務の進め方が知りたいときはマニュアルを、会社のルールや決まりごとを確認したいときはハンドブックを見ましょう。
取扱説明書との違い
マニュアルと取扱説明書の違いは、説明対象の範囲にあります。取扱説明書は製品や機器そのものの使い方に特化しています。
取扱説明書の特徴は、以下のとおりです。
- 製品や機器、ソフトウェアの使い方を詳しく説明している
- 基本操作からトラブル時の対処法、安全に使うための注意点まで記載されている
業務全体の流れを確認したいときはマニュアルを、製品や機器の操作方法を知りたいときは取扱説明書を参考にしましょう。
マニュアルの種類
マニュアルの種類は以下のとおりです。
- 業務マニュアル
- 操作マニュアル
- 規範マニュアル
業務マニュアル
業務マニュアルは、日常業務の進め方や手順をまとめた文書です。新入社員の教育やベテランのノウハウを共有する場面で活用します。
業務マニュアルに記載されている項目は次のとおりです。
- 業務の目的と重要性
- 業務全体の流れや担当者の役割、他業務との関わり
- 具体的な作業手順
- よくあるミスと対策
業務マニュアルを整備することで、担当者が替わっても同じ品質で業務を行うことが可能です。従業員の教育や引き継ぎの負担も減り、業務がスムーズに進みます。
操作マニュアル
操作マニュアルは、機械やソフトウェアの使い方を誰が読んでも同じ手順で操作できるようにまとめた文書です。画面キャプチャや図解を多用し、手順を具体的に説明します。操作ミスやトラブルを未然に防げるため、現場での実用性が高いのが特徴です。
操作マニュアルに盛り込むべき主な要素は次のとおりです。
- 基本操作の手順
- 画面や各機能の説明
- エラーやトラブル時の対処法
操作マニュアルは、日常業務の効率化やトラブル防止に必要な文書です。
規範マニュアル
規範マニュアルは、従業員が日々の業務で守るべき行動の基準やルールをまとめた文書です。組織の一体感や信頼性の向上、トラブルの未然防止にもつながります。
規範マニュアルに盛り込むべき主な要素は次のとおりです。
- 職場でのマナーやルール
- ハラスメント防止の指針
- コンプライアンスの考え方
- 従業員として求められる姿勢や心構え
規範マニュアルがあることで、従業員は安心して仕事に取り組めるだけでなく、職場全体の信頼性や安全性の向上にもつながります。
マニュアルを作る3つの目的
マニュアルを作る3つの目的は以下のとおりです。
- 業務の属人化を防ぎ、ノウハウを資産化する
- 業務品質を標準化してアウトプットを安定させる
- 新人教育や引き継ぎのコストを削減する
業務の属人化を防ぎ、ノウハウを資産化する
特定の従業員の経験や勘に依存した業務は、担当者が異動や退職をした際に、業務停滞のリスクにつながります。マニュアルを整備することで、属人化した業務が標準化されるため、誰でも対応できるようになります。
業務をマニュアル化する際には、ベテラン社員が持つコツやノウハウを文書化しておくことがおすすめです。知識や経験が組織全体の財産となり、新しい担当者も迷わず業務を行うことが可能です。
マニュアルの作成は、個人のスキルに依存しない組織作りにつながり、現場全体の生産性や対応力が上がるでしょう。
業務品質を標準化してアウトプットを安定させる
マニュアルの導入によって、どの担当者でも同じやり方で仕事が進められるようになるため、作業の品質が安定します。マニュアルによって業務の進め方や判断基準が明確になり、人によって発生するばらつきが抑えられるためです。
業務のミスや無駄を減らすことで、会社全体の生産性が向上し、顧客からの信頼や長期的な取引にもつながるでしょう。
業務品質の標準化を行うことで、企業の競争力の向上にもつながります。
新人教育や引き継ぎのコストを削減する
マニュアルを作成することで、新人教育にかかる時間や指導者の負担を減らせます。分かりやすい手順やノウハウを全員で共有でき、教育のばらつきも少なくなるためです。
また、新入社員は自分のペースで学習でき、質問回数も減るため、結果として現場の生産性も向上します。退職や部署異動があっても、マニュアルがあればスムーズに業務の引き継ぎが可能となり、仕事が停滞する心配がありません。
マニュアルの活用は、新人教育の効率化と安定した業務運営につながり、組織全体の成長にもつながります。
マニュアルを作るメリット・デメリット
ここでは、マニュアルを作るメリットとデメリットについて解説します。
マニュアルを作るメリット
マニュアルを導入することで、現場の作業効率や業務品質の向上が期待できます。また手順の標準化により、誰が担当しても一定の成果が得られる体制を作ることが可能です。
また、業務が特定の人に依存する属人化が解消され、担当者の急な欠勤や退職にも柔軟に対応できます。
具体的には、以下のようなメリットが得られます。
- 作業の無駄やミスの減少による業務効率アップ
- 新人教育の時間短縮と指導者負担の軽減
- 属人化リスクの回避と社内ノウハウの蓄積
- 教育コストの削減
- チーム内での知識共有
マニュアル作成のメリットは、現場の課題解決や組織の安定性、生産性の向上にもつながるでしょう。
マニュアルを作るデメリット
マニュアルを作るには、業務内容を整理したり、手順を文書化したりするための作業が必要であり、多くの工数と時間がかかります。
また、マニュアルのルールが細かいと、現場で「融通が利かない」と感じるスタッフが出てくるかもしれません。こうした心理的な負担が、マニュアル定着の妨げになることもあります。
具体的なデメリットは以下のとおりです。
- 作成に時間と労力がかかる
- 内容が古いと使われなくなる
- 業務内容の変更のたびに更新が必要になる
- 現場での柔軟な判断がしにくくなる
マニュアル作成のデメリットを理解し、現場への説明や運用フローを整えることで、スムーズな定着につながります。
失敗しないマニュアル作成の5ステップ
ここでは、失敗しないマニュアル作成の5ステップを解説します。
- 目的と対象者を定める
- 構成案を作り、情報を整理する
- 内容を記載する
- 図や表を用いて分かりやすく作成する
- 仮運用とレビューで精度を高める
ステップ1：目的と対象者を定める
マニュアル作成では、最初に目的と対象者を明確にしましょう。目的や対象者が曖昧なままでは、誰に何を伝えるためのマニュアルなのか不明確になり、現場で使われない文書になってしまいます。
設定時のポイントは以下のとおりです。
- マニュアルの目的を明確にする
- 使用する対象者を決める
- 習得目標やゴールを設定する
例えば新入社員向けなら「3ヶ月で独り立ちできる」といった基準を決めておくと、内容や表現も具体的になり、効果の確認もしやすくなります。対象者のスキルや経験に応じて、内容や表現を調整することで、現場で活用されるマニュアルになります。
ステップ2：構成案を作り、情報を整理する
マニュアル作成で失敗しないためには、書き始める前に構成案を作って情報を整理することが重要です。構成を決めずに進めると、内容が重複したり抜け落ちたりしやすくなります。
構成案作成の手順は以下のとおりです。
- 業務の流れや作業手順ごとに章立てする
- 重要な項目を優先して配置する
- 読み手が理解しやすい順序を意識する
- 参考資料や関連情報もあらかじめ整理する
例えば、営業マニュアルなら「顧客開拓→商談→契約→アフターフォロー」といった業務の流れに合わせて章立てし、各段階で必要な情報を整理します。
ステップ3：内容を記載する
構成案ができたら、次は本文の執筆です。内容を記載する際は、誰が読んでも理解できるよう、端的で具体的な表現を心がけることが大切です。専門用語は必要に応じて注釈をつけ、判断基準や注意点もあわせて記載します。
執筆時のポイントは以下のとおりです。
- 一文はなるべく短く、簡潔に書く
- 専門用語や略語は説明を添える
- 判断の基準や注意点も盛り込む
- 誤解やミスを防ぐため、具体的な数値や手順を示す
例えば「早めに報告する」ではなく、「30分以内に上司へ報告する」といった具体的な表現にすることで、曖昧さを防げます。誰が読んでも正しく行動できるマニュアル作りが重要です。
ステップ4：図や表で分かりやすく作成する
業務フローやシステム操作など、文章だけでは伝わりにくい部分は、図解や画面キャプチャを使うことで直感的な理解につながります。
図や表を活用する際のポイントは以下のとおりです。
- フローチャートで手順や判断の流れを示す
- 表を使って情報やデータを整理する
- 操作手順は画面キャプチャや矢印で示す
- 重要な部分は色分けや枠で強調する
例えばシステムの操作マニュアルなら、実際の画面キャプチャに矢印や枠をつけて、クリックする場所を示すと効果的です。図や表を活用することで、誰でも迷わず作業できるマニュアルとなります。
ステップ5：仮運用とレビューで精度を高める
マニュアルが完成したら現場で実際に使いましょう。実際に現場で使うことで、分かりにくい表現や不足している情報、運用上の問題点などが明らかになります。
運用とレビュー時のポイントは以下のとおりです。
- 実際の業務でマニュアル通りに作業できるかを確認する
- 初心者が読んでも迷わず行動できるかをチェックする
- 不明点や質問が多い箇所を見つけて修正する
- 想定時間内に作業が終わるか検証する
現場からのフィードバックをもとに内容を修正することで、実用性の高いマニュアルになります。
マニュアルを作る際のポイント
マニュアルを作る際のポイントを3つ紹介します。
- 文章は端的に書く
- 初心者が分かるような言葉を使用する
- 現場への導入後も定期的に見直し更新する
文章は端的に書く
マニュアルの文章は簡潔で分かりやすく書くことが重要です。長い文章や回りくどい表現は、読み手が内容を理解しにくくなり、業務が進まなくなってしまいます。また、文章が長すぎると読む気がなくなってしまい、マニュアルが現場で使われなくなる可能性があります。
端的に文章を書く際のポイントは以下のとおりです。
- 一文に内容を詰め込みすぎていないか見直す
- 主語と述語が分かりやすくつながっているか確認する
- 回りくどい言葉や不要な修飾を省く
- 結論を最初に書き、後から理由や補足を加える
- 必要に応じて、箇条書きや段落で整理する
短く端的な文章にすることで、誰が読んでもすぐ理解し、迷わず行動できるマニュアルになります。
初心者が分かるような言葉を使用する
マニュアルは、初めて業務に取り組む人でも理解できる内容であることが大切です。専門用語や略語、業界特有の表現が多いと、作業者が業務を進められなくなる原因になります。
初心者でも読みやすい言葉のポイントは以下のとおりです。
- 業界用語や略語は、一般的な言葉に言い換える
- 専門用語が必要な場合は、注釈やカッコ書きで説明を加える
- 社内だけで通じる用語は使わない
- 難しい言い回しや抽象的な表現は避ける
初心者でも分かりやすい言葉を選ぶことで、未経験者や異動してきた従業員でもスムーズに業務を進められるマニュアルとなります。
現場への導入後も定期的に見直し・更新する
マニュアルは現場に導入した後も定期的な更新が必要です。
業務内容や手順は、現場の変化や新しいツールの導入などで変わっていきます。定期的な見直しや更新を怠ると、現場で使われなくなるリスクが高まるでしょう。
マニュアルを定期的に見直すためのポイントは、以下のとおりです。
- 更新時期や見直しのタイミングを事前に決めておく
- 業務内容が変わった際は速やかに内容を修正する
- 現場からの意見やフィードバックを積極的に反映する
マニュアルの導入後も改善を繰り返すことにより、現場のニーズに合った実用的なマニュアルを維持できます。
マニュアルを導入・運用するときの注意点
マニュアルを導入・運用するときの注意点は以下のとおりです。
- 作成ルールを定め、組織への定着を図る
- 定期更新とバージョン管理の体制を構築する
- 必要な情報にすぐアクセスできる共有環境を整備する
作成ルールを定め、組織への定着を図る
マニュアルを現場に定着させるために、作成ルールを明確にしましょう。
もし、マニュアルが複数の作成者によってバラバラの形式で書かれると、担当者は何を見たらいいのか分かりにくくなるため、現場で使用されなくなってしまいます。誰が読んでも分かりやすいマニュアルにするためには、以下のような作成ルールを明確に定め、全社で統一することが重要です。
- 文書のフォーマット
- 文章の作り方
- 図表のスタイル
誰がマニュアルを作成しても一定の品質が保たれるよう、ルールを事前に作ることで組織への定着を図れます。
定期更新とバージョン管理の体制を構築する
マニュアルは作成したら終わりではなく、常に最新状態を維持する必要があります。そのためには、定期的な更新とバージョン管理の体制作りが必要です。
体制作りのポイントは以下のとおりです。
- 更新スケジュールや頻度を決めておく
- バージョンごとに作成日や変更内容を明記する
- 過去のマニュアルは回収・廃棄する
- 最新版を誰でもすぐに参照できるようにする
このような体制を整えることで、現場の混乱やミスを防ぎ、常に正しい情報で業務を進められます。
必要な情報にすぐアクセスできる共有環境を整備する
マニュアルは、必要なときにすぐ確認できてこそ意味があります。
もし、紙のマニュアルを作成しても担当者が保存場所が分からない場合、現場で使用されなくなってしまいます。
そのため、マニュアルに誰でも簡単にアクセスでき、常に最新版が使える共有環境の整備が大切です。
共有環境作りのポイントは次のとおりです。
- クラウドや社内システムでマニュアルを管理する
- キーワード検索や目次機能を活用できるようにする
- 常に最新版のみが閲覧できる設定にする
- PC・スマホ・タブレットなど複数デバイスで利用できる環境にする
マニュアルが確認しやすい仕組みを整えることで、現場の業務効率が高まり、ミスやトラブルの防止にもつながります。
マニュアル作成を簡単にするにはツール導入がおすすめ
マニュアルの作成や管理には、専用ツールの導入がおすすめです。紙や表計算ソフトで管理する場合、テンプレートがなく一から作る手間や、情報が分散してしまう問題が生じやすくなります。必要なマニュアルを探すのにも時間がかかり、最新版がどれか分かりにくいことも多いです。
ツールを使えば、こうした課題をまとめて解決できます。主なメリットは下記のとおりです。
- テンプレートが豊富に用意されているため、標準化が簡単
- 全てのマニュアル情報を一元管理でき、いつでもどこでも閲覧できる
- キーワード検索で、必要な資料をすぐに見つけられる
マニュアル作成ツールを使うことで、作成・更新・共有まで効率化でき、現場の混乱やミスも防げます。マニュアル作成ツールの選び方や比較ポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：【2025年最新】マニュアル作成ツールおすすめ比較20選（無料あり）｜選び方・種類も解説
マニュアル作成ツールには『NotePM』がおすすめな理由
マニュアル作成には、ナレッジマネジメントツール『NotePM』がおすすめな理由は以下のとおりです。
- テンプレートが豊富に揃っている
- 高い検索性により必要な情報を探しやすい
テンプレートが豊富に揃っている
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また、テンプレートを活用することで、マニュアル作成の時間短縮にもつながります。テンプレートは分かりやすくシンプルな構成なので、誰でも使いやすく、現場への導入も容易です。
テンプレートの豊富さから、効率的にマニュアルを整備できるのが、NotePMの特徴です。
高い検索性により必要な情報を探しやすい
NotePMは検索性が高く、必要な情報をすぐに見つけられるのが特徴です。キーワード検索やタグ、カテゴリーを活用することで、大量のマニュアルやナレッジの中から必要な情報をすぐに見つけることが可能です。
WordやPDFなどの添付ファイル内の本文も検索対象になるため、資料が多くても欲しい情報にすぐたどり着けます。検索結果はリスト形式で表示され、目的のマニュアルに素早くアクセスすることが可能です。
検索性の高さは、新人や異動したスタッフが業務に必要な情報を自力で探せる環境作りにも役立ち、教育の負担軽減にもつながります。
マニュアル作成ツール『NotePM』導入の成功事例
株式会社ベクトルは、人事領域の総合コンサルティングやコールセンター業務など、幅広いサービスを展開している企業です。
従来は紙に印刷したマニュアルを各担当者へ回覧し運用していましたが、量が増えるにつれて、管理や検索の手間が課題となっていました。必要な資料を探す時間がかかり、業務効率が低下する場面も多く発生していたそうです。
こうした状況を改善するため、同社は『NotePM』を導入しました。クライアントごとにフォルダを作成し、各業務マニュアルを整理・掲載することで、情報の一元管理を実現しました。導入後は、キーワード検索によって必要な情報を迅速に見つけられるようになり、資料探しの時間を大幅に短縮。電話応対のスピードも向上し、業務全体の効率化につながっています。
『NotePM』の活用により、現場スタッフの負担も軽減され、情報共有がよりスムーズになりました。
関連記事：【導入事例】電話対応時間を40%削減！マニュアルの電子化で、オペレーターの負担を軽減 – 株式会社ベクトル
目的と活用法を明確にして効果的なマニュアルを作ろう
マニュアルは、業務の属人化を防ぎ、品質を標準化し、新人教育や引き継ぎのコスト削減に効果を発揮します。そのためには、目的や対象者を明確にする必要があります。また、業務の流れに沿った構成や図表を活用して、分かりやすい内容に仕上げることが重要です。
作成後も定期的な見直しや現場の声を反映し、常に実態に合ったマニュアルに改善していくことで、組織の安定運営と生産性向上につながります。目的と活用法を意識し、現場で役立つマニュアル作成を目指しましょう。
