Microsoft 365（旧Office 365）でマニュアル作成するならどのツール？メリット・デメリットを紹介

社内マニュアルを整備したいと考えているものの、「ワード・エクセル・パワーポイントのどれを使えばいいのか分からない」「せっかく作っても活用されない」といった悩みを抱えている方もいるでしょう。

Microsoft 365（旧Office 365）は、多くの企業で導入されている一方で、ツールごとの特性や使い分けが明確でないままマニュアルを作成してしまい、属人化や更新の放置につながるケースも少なくありません。

本記事では、Microsoft 365（旧Office 365）に含まれる主要なツールを比較しながら、それぞれのメリット・デメリットを解説します。

さらに、マニュアル運用を成功させるための設計ポイントや、作成後の管理・共有方法まで網羅的に紹介します。

既存ツールを活かして、現場で本当に使われるマニュアルを作りたい方はぜひご覧ください。

Microsoft 365（旧Office 365）でマニュアル作成できるツール

Microsoft 365（旧Office 365）には、マニュアル作成に活用できるツールが複数含まれています。

Microsoft 365でマニュアル作成する際には、以下の3つのツールがおすすめです。

ツール	特長
ワード（Word）	文書作成に特化
エクセル（Excel）	表形式のデータ整理に最適
パワーポイント（PowerPoint）	視覚的に伝えるスライド資料の作成が可能

また、ワード・エクセル・パワーポイントなどの定番アプリに加え、OneNote・SharePoint・Teamsなどを組み合わせることで、文書作成から共有、フィードバック収集、情報蓄積までの一連の流れをクラウド上で完結させることが可能です。

これらのツールをうまく使い分けることで、業務内容やユーザーの習熟度に応じた柔軟なマニュアル運用が実現できます。

Microsoft 365（旧Office 365）でマニュアル作成できるツールの共通メリット

Microsoft 365のワード・エクセル・パワーポイントの各ツールには、共通のメリットがあり、以下の通りです。

メリット	詳細
同時編集・クラウド共有に対応	クラウドベースで複数人がリアルタイムに編集可能
導入コストが比較的低い	普及率が高く、ライセンスや学習コストも比較的少ない
修正・レビューの仕組みが整っている	コメント機能、バージョン履歴、アクセス権限の設定が可能

Microsoft 365の基本ツールは、ナレッジ共有をチームで進めるうえでの「下地」として優秀です。

スモールスタートでマニュアル整備をはじめたい企業にとっては、導入のハードルが低く、実践しやすい選択肢といえるでしょう。

Microsoft 365（旧Office 365）でマニュアル作成できるツールの共通デメリット

Microsoft 365の基本ツールを使ってマニュアルを作成・運用する際には、いくつかの課題もあり、以下の通りです。

デメリット	詳細
自由度が高くフォーマットが乱れやすい	書式や構成がユーザーに委ねられるツールでは、統一感のある文書管理が難しくなる
情報の整理・共有が属人的になりやすい	テンプレートやルールが未整備だと、情報の蓄積・更新が個人の裁量に依存しやすい
ツールによって得手不得手が分かれる	汎用性の高いツールでは、ナレッジ管理に特化していないため、使い方に工夫が必要になる

マニュアルの品質を維持・向上させるためには、見せ方と使われ方の両面からアプローチするようにしましょう。

ワード（Word）でマニュアル作成するメリット・デメリット

ワード（Word）は、文書作成ソフトの中でも最も広く使われており、業務マニュアルの作成においても多くの企業で採用されています。

見慣れた操作画面や豊富な機能により、初心者から上級者まで幅広く対応できる点が特徴です。

ここでは、ワードを使ってマニュアルを作成する際の具体的なメリットとデメリットをそれぞれ整理して紹介します。

ワード（Word）のメリット

ワードは、マニュアル作成において使いやすいツールのひとつです。

具体的には、以下のようなメリットがあります。

ワードのメリット	詳細
見出しの設定が容易	見出しスタイルや目次、セクション分けを設定可能
各種要素の挿入が自由	箇条書き、表、注釈などを挿入できる
多くの社員が使い慣れており研修不要	教育コストをあまりかけなくてよい

ワードは、マニュアル作成の初期導入や社内展開に向いています。

とくに、小規模〜中規模のチームで運用する場合や、構成がある程度決まった文書を頻繁に更新したい場合に最適です。

今すぐにマニュアルを整備したい場合、まずはワードからはじめるのもよい選択肢といえるでしょう。

ワード（Word）のデメリット

一方で、ワードをマニュアル作成に用いる際には、いくつかの注意点も存在します。

以下は、主なデメリットの具体例です。

ワードのデメリット	詳細
表や大きなグラフなどの活用が難しい	ビジュアル中心のマニュアルには不向き
表計算の過程（関数・集計処理）を表示できない	入力データの集計・フィルター、関数計算は不可
ワード独特の機能の理解が必要	改行・インデント・レイアウト設定など

ワードは基本的なマニュアルには適していますが、大規模な情報整理やビジュアル性を求める場面では使いにくさを感じることもあります。

情報量が多く、レイアウトが複雑なマニュアルでは、運用負荷が高まることがあります。

チームで運用する場合や、情報の一元管理が求められるケースでは、専用のナレッジ管理ツールの検討も視野に入れるとよいでしょう。

エクセル（Excel）でマニュアル作成するメリット・デメリット

エクセル（Excel）は、表計算ソフトとしての機能を活かし、業務マニュアル作成にも活用されています。

ここからは、エクセルのメリット・デメリットについて解説します。

エクセル（Excel）のメリット

エクセルは、情報整理・進捗管理・業務フローの可視化といった用途において高いパフォーマンスを発揮します。

業務マニュアルにおける「チェックリスト」「作業フロー」「タスクの進捗確認」などで効果的です。

主なメリットは以下の通りです。

エクセルのメリット	詳細
表形式での整理がしやすい	業務フローや操作手順などを視覚的に把握しやすいレイアウトが組める
条件付き書式・フィルター機能が使える	タスクの状態や担当別の進捗を色分け・並び替えで可視化可能
社内の既存ツールと親和性が高い	他の業務データや分析資料とシームレスに連携しやすい
複数シートを使って情報の構造化がしやすい	構造的な情報の伝達に向いている

エクセルは社内利用が進んでいることから、多くの従業員がスムーズに活用できる点もメリットです。

現場視点の情報を集約したいときには、扱いやすい選択肢となるでしょう。

エクセル（Excel）のデメリット

一方で、Excelは文書の構造化やビジュアル的な訴求には不向きな面があります。

構成の自由度が高い反面、使いこなすには一定のルールづくりが必要です。

主なデメリットは以下の通りです。

エクセルのデメリット	詳細
文章量の多い解説には不向き	構成が複雑になり読みづらくなる
画像挿入やレイアウト調整が手間	画像や図解を入れると行や列が崩れやすい
統一感のあるデザインが難しい	見た目のバラつきが出やすい

文章を構造化して伝えたいマニュアルや、複数人で編集・管理するナレッジ共有系のドキュメントには、専用のマニュアル作成ツールやワードとの併用がおすすめです。

パワーポイント（PowerPoint）でマニュアル作成するメリット・デメリット

パワーポイント（PowerPoint）は、Microsoft 365の中でも視覚的な伝達力に優れたツールです。

「文章では伝わりづらい操作手順や業務フローを、直感的に伝えたい」というニーズに対応できます。

ここからは、パワーポイントのメリット・デメリットについて見ていきましょう。

関連記事：パワーポイントでの動画マニュアルの作り方！作成時のポイントを解説

パワーポイント（PowerPoint）のメリット

パワーポイントは、スライド単位での情報提示ができるため、業務の流れを視覚的に伝えるマニュアル作成に適しています。

とくに、視覚で理解したい業務や、複雑なフローを噛み砕いて説明したいときに効果を発揮します。

パワーポイントのメリットは以下の通りです。

パワーポイントのメリット	詳細
視覚的に理解しやすいマニュアルが作れる	画像・図・矢印・アニメーションで直感的な作成が可能
スライド単位で段階的な説明が可能	1スライド＝1工程で情報を分けて提示できる
図解・アニメーションが豊富	複雑な手順や業務フローも表現可能

パワーポイントは、研修資料・操作解説・営業資料などにも利用でき、視覚訴求型マニュアルの作成には相性がよいツールといえるでしょう。

パワーポイント（PowerPoint）のデメリット

一方で、パワーポイントはテキスト量が多いマニュアルや全体像を俯瞰したい文書とは相性がよくありません。

スライド形式の特性上、どうしても細切れの情報になりやすく、構成が冗長になるリスクもあります。

以下は、パワーポイントのデメリットです。

パワーポイントのデメリット	詳細
具体的な業務の把握がしづらい	長文の掲載に不向き
構成が冗長になりやすい	スライド数が増えると把握に時間がかかる
情報の厚みを持たせづらい	文字数が少ないと内容が薄くなり詰めすぎると視認性が落ちる

パワーポイントをマニュアルに活用する際は、「どのような情報を誰に伝えるのか」を明確にし、ビジュアル表現とテキスト量のバランスを調整する必要があります。

視覚的な補助資料として使う場合は有効ですが、全社的な業務ナレッジを具体的にする目的では、他ツールとの併用をおすすめします。

Microsoft 365（旧Office 365）でマニュアルを作成する際のポイント

Microsoft 365には、ワード・エクセル・パワーポイントといった多様なツールが揃っており、目的や内容に応じてマニュアル作成に活用できます。

しかし、ただツールを使い分けるだけでは十分とはいえません。

効果的なマニュアルを作るには、「目的の明確化」と「ルールの統一」が不可欠です。

以下では、具体的な実践ポイントを解説します。

目的を明確にしてツールを選択する
テンプレート・スタイルを統一する
運用・更新体制を設計する
常に最新情報を見られるようにする

目的を明確にしてツールを選択する

まず「このマニュアルは誰のためのものか」「何を伝えるべきか」を明確にすることが大切です。

目的が曖昧なまま作りはじめると、伝えたい情報が散漫になり、活用されない文書になりがちです。

目的や読者層に応じて、最適なツールを選ぶことが成功の第一歩です。ツールごとの適性を以下にまとめました。

目的	おすすめツール
社内ルールや手順書	ワード
業務チェックリスト・表	エクセル
新入社員向けの研修資料	パワーポイント

ツールの特徴を把握したうえで、「何をどう伝えたいか」を判断することで、実用性の高いマニュアルが作成できます。

テンプレート・スタイルを統一する

マニュアルの品質と活用率を上げるには、見た目や構成を統一することも重要です。

作成者が複数に分かれる場合や、数ヶ月後に改訂されることを考えると、テンプレートの整備は必須といえるでしょう。

統一に向けたツール別の設定ポイントを以下にまとめました。

ツール	設定のポイント
ワード	見出しや本文の書式を統一
エクセル	色分け・セル幅などをルール化
パワーポイント	デザインやフォント・配色を共通化

テンプレートの統一は、誰が作っても同じ形式・誰が見ても読みやすい文書を実現でき、属人化を防ぐ効果があります。

結果として、マニュアルの維持コストを大幅に下げることにもつながります。

運用・更新体制を設計する

マニュアルは一度作って終わりではなく、継続的に改善・更新されるべき情報資産です。

そのため、作成時点から運用・メンテナンスの体制を視野に入れて設計する必要があります。

内容の陳腐化を防ぐためには、更新のルールを明文化しておかなければいけません。

設計すべき主な運用ルールは以下の通りです。

誰が更新を担当するか：部署・担当者名を明記
いつ更新するか：定期的なレビュー日を設定（月1回、四半期ごとなど）
どのように更新するか：バージョン管理・履歴の残し方・レビュー体制を定義

更新の「責任」と「手段」が明確になっていることで、マニュアルの信頼性が維持されます。

逆に、責任の所在が曖昧だと、せっかくのマニュアルもすぐに形骸化してしまいます。

常に最新情報を見られるようにする

マニュアルの内容が古くなっていると、ユーザーに誤った操作や判断をさせてしまう恐れがあります。

そのため、最新版が誰でもすぐに見られる仕組みが必要です。

Microsoft 365の環境であれば、以下のような運用を徹底しましょう。

OneDriveやSharePointに保存する
共有リンクで全体に展開する
閲覧権限と編集権限を分ける

ローカル保存やメール添付による配布は、情報の断片化を招く原因になります。

非効率な体制を回避するためにも、クラウドベースで一元管理しておくことを検討しておきましょう。

関連記事：業務効率化のためにはマニュアルが必須！作成手順や効率化する方法を解説

Microsoft 365（旧Office 365）で作成したマニュアルを簡単に管理・運用する方法

Microsoft 365（旧Office 365）で作成したマニュアルを運用する際、管理ツールの利用がおすすめです。

なぜなら、マニュアル管理ツールには、クラウド上での編集機能や、共有先にあわせた権限設定ができる機能などがあるためです。

マニュアル管理ツールの中でも、ナレッジマネジメントツール『NotePM』であれば、Microsoft 365（旧Office 365）で作成したマニュアルを簡単に編集・共有できます。

また、以下の点もNotePMの大きな特長です。

権限管理・テンプレート・コメントなど運用機能が充実している
Wiki形式で情報を階層的に整理しやすい
マニュアル・FAQ・議事録なども一元管理できる

マニュアル管理ツール「NotePM」を活用し、チーム全体でマニュアルが使われ続ける仕組みを整えていきましょう。

Microsoft 365（旧Office 365）を利用してマニュアルを作成しよう

Microsoft 365（旧Office 365）には、「ワード」「エクセル」「パワーポイント」の3種類のツールがあり、それぞれメリット・デメリットがあります。マニュアルを作成する際は、それぞれの特徴を理解した上で、適切なツールを選定しましょう。

また、Microsoft 365（旧Office 365）のツールで作成したマニュアルを運用するには、管理ツールの利用がおすすめです。「NotePM」であれば、30日間の無料トライアルがあるので、ぜひ活用してみてください。