AIでマニュアルを作成するには、ChatGPTなどの生成AIにプロンプトを入力する方法と、PC操作を自動記録する専用ツールを使う方法の2つがあります。東京商工リサーチの調査（2025年）によれば、生成AIを業務に活用する企業の93.9%が目的として「業務効率化」を挙げており、マニュアル作成はその代表的な用途です。ただし、AI出力をそのまま使うと事実誤認や現場の手順との乖離が生じるリスクがあります。
検証体制と更新ルールを組み込まなければ、従来の「作っただけで使われない」問題を繰り返すことになります。
本記事では、2つのアプローチの特徴と使い分け、ChatGPTを使った具体的な4ステップ、目的別のツール6選、失敗しないための注意点まで順に解説します。読み終わるころには、自社の課題に合ったアプローチとツールを自分で選んで着手できる状態になることを目標にしています。
AIで作成したマニュアルを実際に活用するには、検索・共有の仕組みも欠かせません。NotePMは、AI要約・校正・チャットボット機能を搭載した社内wikiツールで、マニュアルの作成から管理・活用までを一元化できます。
目次
AIを使ったマニュアル作成とは？ 生成AIと専用ツール2つのアプローチ
マニュアル作成について何らかの悩みを抱えている企業は約9割にのぼり、作成時間の不足が主要な課題として挙がっています（出典：サイトエンジン株式会社「マニュアル制作の悩みに関するアンケート調査」2023年）。この状況を変える手段として注目されているのが生成AIと専用ツールの活用ですが、一口に「AIでマニュアルを作る」といっても、アプローチは大きく2種類あります。
1つは、ChatGPTやGeminiなどの汎用生成AIにプロンプトを入力して文章をゼロから生成する方法です。もう1つは、PC画面の操作を自動で記録・キャプチャしてマニュアルを生成する専用ツールを使う方法です。どちらが自社に合うかは、作りたいマニュアルの種類・社内のITスキル・かけられるコストの3点で変わります。
ツールが多くて選びにくいと感じる場合も、この2軸を起点に絞り込むと判断しやすくなります。
生成AIの具体的な手順はこの次の章で、各ツールの機能比較はツール紹介の章でそれぞれ詳しく扱います。まずここでは、2つのアプローチの特徴と向き不向きを整理します。
1. 生成AI（ChatGPT・Gemini等）でゼロから作る方法
ChatGPTやGeminiなどの汎用生成AIを使う場合、基本的な流れはシンプルです。「この業務の手順書を作って」「FAQを10項目生成して」のように指示を入力すると、AIが文章の骨格を出力します。無料プランでも十分に使えるため、追加コストなしで今日から試せます。
対応できる用途は広く、業務手順書・操作マニュアル・FAQ・接客マニュアル・業務フロー全体の文書化など、テキスト中心のマニュアルであれば幅広く対応できます。特に、既存の業務メモや箇条書きのメモ書きを渡して「マニュアル形式に整えて」と指示すると、構成の整った下書きをすぐに得られます。
一方で、出力品質はプロンプトの設計に大きく依存します。業務固有の情報や社内特有の表現はAIが知らないため、担当者が補完する必要があり、スクリーンショットの挿入も手作業になります。生成AIで作るマニュアルは「下書きの自動生成」として位置づけ、人によるレビューと加筆を前提とした使い方が適切です。
2. マニュアル自動作成ツールで操作を記録する方法
テキスト生成型に対して、専用ツールはPC画面の操作を録画・自動キャプチャし、AIが各ステップの説明文を生成するという仕組みです。実際にシステムを操作しながらツールを起動するだけで、スクリーンショット付きの手順書が自動的に完成します。スクリーンショットを1枚ずつ撮って貼り付ける作業や、操作の流れを文章に書き起こす手間が省けるため、PC操作の手順書作成に特化した大幅な効率化が可能です。
向いているのは、社内システムの操作手順書やツール導入時の利用マニュアルなど、PC操作の記録が主体になるケースです。ただし、対象はPC上の操作が中心に限られるため、接客マニュアルや業務フロー全体の文書化には生成AIの方が適しています。また、月額費用が発生するサービスが大半なので、作成するマニュアルの量や頻度を踏まえてコストを見合わせる必要があります。
ManualForceやDojoなど各ツールの具体的な機能・価格・向き不向きは、ツール紹介の章で詳しく比較しています。まず生成AIでマニュアルを作ってみたい場合は、次章のChatGPTを使った4ステップを参照してください。
AIでマニュアルを作るには？ ChatGPTを使った4ステップ
まず生成AIで試したい場合に向けて、ここからはChatGPTでのマニュアル作成を具体的に見ていきます。手順は大きく4つのステップで進みます。まず業務情報を整理してAIに渡し、次に目的を明確にしたプロンプトを入力して初稿を生成します。
その後、人の目で確認・修正を加え、最後に社内で共有して運用を開始するという流れです。
このうちステップ1の情報整理が、AI出力の品質を最も大きく左右します。
以下では、無料版のChatGPTでも実行できる手順として、各ステップを具体的なプロンプト例・確認観点とともに解説します。
1. 業務情報・既存資料をAIに渡す
AIにマニュアルを書かせる前に、素材を用意することが先決です。プロンプトだけを入力しても、AIは一般的な手順しか生成できません。自社固有の業務内容や注意事項を反映したマニュアルにするには、AIが参照できる情報を事前に渡す必要があります。
渡す素材として使えるのは、主に次のようなものです。
- 担当者が書いた業務手順のメモ・箇条書き
- 現在使っている既存マニュアル（PDF・Wordなどはそのまま添付可能）
- 業務の流れを記録したスクリーンショット
- 手順を説明した動画のトランスクリプト（文字起こし）
- 業務で使うシステム名・用語集・社内ルールを整理したメモ
ChatGPTのファイル添付機能（無料版でも利用可能）を使えば、PDF・Word・Excelをそのままアップロードできます。これらの素材を渡した上でプロンプトを入力することで、AIは社内固有の内容を踏まえた初稿を生成します。何も渡さずにプロンプトだけを入力するのは、AIに白紙から想像で書かせることと同じです。
2. プロンプトを入力してマニュアルを生成する
素材が揃ったら、次はプロンプトの設計です。精度の高いマニュアルを得るには、AIへの指示に4つの要素を含めることをおすすめします。
- 対象者：誰が読むか（例：入社1ヶ月以内の新入社員、非IT職種のスタッフ）
- 目的・テーマ：何の業務手順を書くか（例：受注から請求書発行までの流れ）
- 出力形式：どんな構成で出力するか（例：ステップ形式・番号付きリスト・見出し付き）
- 制約条件：守ってほしいルール（例：専門用語を避ける、1ステップを3行以内にまとめる）
たとえば、次のようなプロンプトが使えます。
「以下の業務メモをもとに、入社1ヶ月以内の新入社員が一人で操作できる請求書発行マニュアルを作成してください。出力形式はステップ形式（番号付き）で、各ステップに操作の目的を1文で添えてください。専門用語は使わず、〇〇システムという表記で統一してください。
【業務メモ：（ここにメモを貼り付ける）】」
一度のプロンプトで完成を目指すより、まず全体の目次・構成を生成させ、その後にセクションごとの詳細を指示する二段階方式のほうが精度は上がります。「このうち『手順3』の部分をもっと詳しく書いてください」「注意事項を追記してください」といった追加指示を重ねることで、初稿を段階的に仕上げていきます。
3. 生成結果を確認・修正する
AIが出力した文章は、そのまま社内に展開できる状態ではない場合があります。流暢に読めるテキストでも、実際の手順と食い違っていたり、社内で使わない言葉が含まれていたりすることがあるため、必ず人の目を通してください。
確認すべき観点は3つです。第一に事実の正確性、つまりシステム名・操作手順・数値などに誤りがないかどうか。第二に現場の実際の手順との整合、つまりAIが生成した流れが実務と一致しているかどうか。
第三に社内の文体・用語との一致、つまり呼び名や表記揺れが自社の標準に沿っているかどうかです。
この確認は、AIと業務に詳しい担当者が連携して行うのが確実です。ライターや総務担当者がAI出力を調え、実際にその業務をこなす人がレビューする体制にすると、事実の誤りと読みやすさの両方を同時にチェックできます。
4. 社内に共有して運用を始める
修正を終えたマニュアルは、必要な人が検索・閲覧できる場所に置くことで初めて機能します。保存先の選択肢としては、社内wiki（Notionや社内ポータル等）、共有ドライブ（Google Drive・SharePoint等）、マニュアル専用のツールなどがあります。どれを選ぶにせよ、全員がアクセス権を持ち、URLやパスを共有すれば誰でも開ける状態にしておくことが前提です。
共有と同時に、更新頻度と更新担当者のルールをこの段階で決めてください。業務内容が変わったときに誰がマニュアルを直すかを曖昧にしたまま運用を始めると、内容が陳腐化しても誰も手を付けない状態になりがちです。「四半期に一度、業務担当者が確認・更新する」のような最低限のルールを初期に設定しておくことが、長期的な運用定着につながります。
マニュアル作成を効率化するAIツール・サービス6選
生成AIで作る方法に加えて、専用ツールを使えばさらに効率化できます。AIを活用したマニュアル作成ツールは、大きく3つのカテゴリに分類できます。ナレッジ管理型はマニュアルの作成から共有・検索までを一元管理し、属人化の解消を主目的とします。
動画マニュアル型はスマートフォンや動画からAIが自動編集・字幕生成を行い、現場教育を効率化します。
操作記録型は画面操作を自動キャプチャしてAIがテキストを生成するため、システム操作手順書の作成に特化しています。
自社の課題が「属人化の解消と情報の一元管理」なのか、「現場スタッフへの技術継承」なのか、「社内システムの操作手順書化」なのかによって、選ぶべきカテゴリが変わります。以下では各カテゴリから代表的なサービスを6つ紹介します。上長への費用対効果の説明材料としても活用してください。
1. NotePM
| 項目 | 内容 |
| 運営会社 | 株式会社プロジェクト・モード |
| サービス種別 | 社内wiki・ナレッジ管理ツール（ナレッジ管理型） |
| 主な利用者層 | 中小〜大企業の総務・人事・業務改善部門 |
| 主な機能 | AI要約・翻訳・校正・チャットボット、全文検索、テンプレート |
| 料金 | プラン8：月額4,800円〜、初期費用0円 |
NotePMは、マニュアルの作成・共有・検索を一つのプラットフォームで完結できる社内wikiツールです。AI機能として要約・翻訳・校正・チャットボットを搭載しており、既存のマニュアルをAIがリアルタイムで要約したり、外国語スタッフ向けに翻訳したりすることができます。特筆すべきは全文検索の精度で、Word・Excel・PDFなどの添付ファイルの中身まで検索対象となるため、「どこに書いてあるかわからない」という状況を解消できます。
導入実績として、アイリスオーヤマでは情報検索工数が約70%削減され、メンバーからの質問を受ける頻度が半減したと報告されています（出典：株式会社プロジェクト・モード「NotePM導入事例：アイリスオーヤマ株式会社」）。マニュアルを作成するだけでなく、作成後に確実に活用される仕組みが整っている点が、他のツールとの大きな差別化になっています。12,000社以上が導入しており、初期費用不要で試せるのも検討しやすいポイントです。
2. Teachme Biz
| 項目 | 内容 |
| 運営会社 | 株式会社スタディスト |
| サービス種別 | マニュアル作成・共有ツール（動画マニュアル型） |
| 主な利用者層 | 製造・小売・飲食等の現場教育部門 |
| 主な機能 | 動画マニュアル自動作成（Teachme AI）、AI翻訳、スライド自動生成 |
| 料金 | エントリープラン：月額89,800円（50アカウント）（出典：株式会社スタディスト「Teachme Biz 料金プランページ」） |
Teachme Bizは、動画からAIが自動でマニュアルを作成する「Teachme AI」機能が特徴の動画マニュアル型ツールです。撮影した動画をアップロードするだけで、AIがシーンを解析してスライド形式のマニュアルを自動生成します。100言語以上の自動翻訳にも対応しているため、外国人スタッフが多い製造・物流・飲食業の現場教育に特に適しています。
料金はエントリープランで月額89,800円（50アカウント）と、ナレッジ管理型や操作記録型と比べて高めの設定です（出典：株式会社スタディスト「Teachme Biz 料金プランページ」）。その分、現場での動画撮影から教育管理までを一元化できる点が強みで、多拠点展開している企業やOJTのばらつきを標準化したい組織に向いています。
3. ManualForce
| 項目 | 内容 |
| 運営会社 | Orange moon株式会社 |
| サービス種別 | マニュアル自動作成ツール（操作記録型） |
| 主な利用者層 | 個人・フリーランス〜法人の情報システム部門 |
| 主な機能 | 操作記録、AIテキスト自動生成、ブラウザ・デスクトップ記録 |
| 料金 | PROプラン：月額3,500円/1ユーザー〜（年払いで20%OFF）（出典：Orange moon株式会社「ManualForce 公式サイト」） |
ManualForceは、ブラウザやデスクトップ上の操作を自動で記録し、AIがその操作に対応するテキスト説明を生成する操作記録型ツールです（出典：Orange moon株式会社「ManualForce 公式サイト」）。実際にシステムを操作するだけでスクリーンショットとステップ説明が自動で揃うため、「手順を考えながらスクリーンショットを撮り、文章を書く」という従来の作業を大幅に短縮できます。
個人・フリーランス向けのPROプランは月額3,500円からと、6つのツールの中で最も低コストで導入できます。社内システムの操作マニュアルを日常的に作成する情報システム部門や、業務手順書を頻繁に更新する担当者に向いているツールです。
4. Dojo
| 項目 | 内容 |
| 運営会社 | 株式会社テンダ |
| サービス種別 | マニュアル自動作成ソフト（操作記録型） |
| 主な利用者層 | 情報システム部門・社内研修担当 |
| 主な機能 | 操作自動キャプチャ、自動音声合成、Word・PowerPoint・HTML等の多形式出力 |
| 料金 | 要問い合わせ（買い切りライセンス） |
Dojoは、対象ソフトウェアを操作するだけで画面キャプチャとマニュアルが自動生成される操作記録型のデスクトップソフトです。操作に連動した自動音声合成機能も備えており、動画形式のマニュアルも作成できる場合があります。Word・PowerPoint・HTMLなど複数形式での出力に対応しているため、既存の研修資料のフォーマットに合わせた出力が可能です。
サブスクリプションではなく買い切りライセンス形式のため、長期的に使い続ける場合のコスト計算がしやすい点も特徴です。月次コストが発生しない分、費用対効果を上長に説明しやすいツールの一つといえます。詳細な料金は問い合わせが必要です。
5. Tebiki現場教育
| 項目 | 内容 |
| 運営会社 | Tebiki株式会社 |
| サービス種別 | 動画マニュアル・教育管理ツール（動画マニュアル型） |
| 主な利用者層 | 製造・物流・食品業の現場管理者 |
| 主な機能 | 動画撮影→字幕自動生成、AI翻訳、習熟度管理 |
| 料金 | 要問い合わせ |
tebiki現場教育は、スマートフォンで撮影した動画からAIが自動で字幕を生成し、多言語翻訳にも対応する動画マニュアル型ツールです。製造・物流・食品業のように、文字で伝えにくい「手の動かし方」や「機械の操作感」を動画で記録したい現場に向いているツールといえます。習熟度管理機能も備えており、誰がどのマニュアルをどこまで学習したかを追跡できます。
外国人スタッフの多い現場では、字幕の自動翻訳機能が特に有効に機能する場合があります。料金は非公開のため、自社の規模や利用アカウント数に応じて問い合わせが必要です。
6. COCOMITE（ココミテ）
| 項目 | 内容 |
| 運営会社 | コニカミノルタジャパン株式会社 |
| サービス種別 | オンラインマニュアル作成・管理ツール（ナレッジ管理型） |
| 主な利用者層 | 社内マニュアルの作成・管理担当者 |
| 主な機能 | AIマニュアル作成アシスト、AIとの対話で作成、外部共有 |
| 料金 | エントリープラン：月額29,600円（税抜）〜、初期費用150,000円（出典：コニカミノルタジャパン株式会社「COCOMITE 料金プランページ」） |
COCOMITEは、マニュアルのタイトルを入力するだけでAIが目次と下書きを自動提案するオンラインマニュアル型ツールです（出典：コニカミノルタジャパン株式会社「COCOMITE 料金プランページ」）。「何から書き始めればいいかわからない」という状態でも、AIとの対話を通じてマニュアルの構成を組み立てられるため、作成経験が少ない担当者でも取り組みやすいのが特徴です。コニカミノルタジャパンが運営しており、外部共有機能も備えています。
エントリープランは月額29,600円（税抜）からで、初期費用が150,000円かかります。中堅〜大企業で社内マニュアルの整備を本格的に進めたい組織に向いているツールといえます。
AIでマニュアルを作成するときに気をつけることは？ 失敗しない3つのポイント
ツールを選んだら、運用面の落とし穴も押さえておく必要があります。AIでマニュアルを作成する際の失敗は、「事実と異なる内容を見逃す」「機密情報を誤ってAIに渡してしまう」「作成後に更新されず陳腐化する」の3パターンに集約されます。いずれも制作後に発覚すると手戻りが大きいため、体制と運用ルールを事前に設計しておくことで防げます。
1. ハルシネーション対策と人によるレビュー体制
AIは学習データをもとに文章を生成するため、自社固有の業務手順や直近の業務変更を正確に知りません。もっともらしい内容でも、実際の手順と食い違う記述を平然と出力することがあります。特に、法規制の要件や安全作業の手順を含むマニュアルでは、このような誤りが重大な事故や法的リスクにつながりかねません。
回避策として有効なのは、「業務担当者によるレビュー→テスト運用→フィードバックの反映」というサイクルを設けることです。AI生成物を最終版として扱わず、実際に業務を担当する人が内容を確認してから運用を開始してください。
レビューの際は、以下の観点を確認します。
- 数値の正確性（金額・期日・閾値などが現行の規定と一致しているか）
- 手順の実態との整合（記述された操作手順が実際の画面・フローと合っているか）
- 用語の統一（社内で使う呼称とAIが使った表現が一致しているか）
AIはあくまでドラフト生成を担い、正確性の最終責任は人が持つという分担を明確にしておくことが前提です。
2. 機密情報の取り扱いとセキュリティ対策
ChatGPTやGeminiなどの汎用AIサービスは、デフォルト設定のままでは入力内容がモデルの学習データに再利用される可能性があります。業務利用の前に、チャット履歴をオフにするオプトアウト設定を必ず有効にしてください。ChatGPTであれば設定メニューの「データ管理」から、Geminiはアクティビティの保存設定から変更できます。
それでも、AIに入力してよい情報と避けるべき情報の判断基準は持っておく必要があります。
- 入力してよい情報: 業務手順の一般的な記述、社外に公開している製品・サービスの情報、匿名化済みの業務フロー
- 入力を避けるべき情報: 顧客名・個人情報、取引金額・契約条件、社内の人事・評価情報、未公表のプロジェクト情報
個人情報や顧客名が含まれる場合は匿名化や記号への置き換えを徹底したうえで入力します。また、こうした判断を個人の裁量に委ねると運用がばらつくため、「AIに渡してよい情報の範囲」を社内ガイドラインとして明文化し、チーム全体で共有することを推奨します。
3. 「作って終わり」にしない更新・運用の仕組みづくり
マニュアルが陳腐化するときの典型的な経緯があります。業務フローや使用システムが変更されたにもかかわらずマニュアルが放置され、古い記述が誤情報として残り続け、「マニュアルどおりにやったら間違いだった」という経験が積み重なることで、現場からの信頼を失います。最終的には誰も参照しなくなり、マニュアルは形式的な存在になります。
これを防ぐには、作成フェーズではなく運用フェーズの設計を先に決めておくことが必要です。具体的には、更新が発生するトリガーと担当者をあらかじめ定めます。
- 更新トリガーの例: 業務フロー・システムの変更時、法改正・規制更新時、四半期ごとの定期レビュー
- 担当者の明確化: マニュアルごとにオーナーを1名指定し、更新責任を個人に紐付ける
更新のたびにゼロから書き直す必要はありません。変更点を既存のドラフトに貼り付けてAIに差分更新を依頼する方法であれば、更新コストを大幅に抑えられます。また、社内wikiやナレッジ管理ツールを利用すれば更新履歴や閲覧状況が可視化されるため、更新漏れの発見と責任の所在の確認がしやすくなります。
マニュアルを「完成物」ではなく「継続的に手を入れる生きた文書」と位置づけることが、長期的な活用につながります。
AIでマニュアルを作成するには何から始めればいい？
AIを使ったマニュアル作成は、ChatGPTのような無料ツールで今日から始められます。ただし、生成AIが出力する文章はあくまでドラフトであり、業務担当者によるレビューと事実確認を前提とした使い方が必要です。アプローチはテキスト生成型と操作記録型の2種類あり、自社の課題が「文書の整備」か「PC操作の手順書化」かによって適切な選択肢が変わります。
属人化の解消や暗黙知の継承を本当の目的とするなら、マニュアルを「作ること」で終わらせないことが肝心です。更新担当者・更新トリガー・共有場所の3点を初期に決めておくかどうかが、現場で使われ続けるマニュアルになるかどうかを左右します。まずChatGPTで1本試作し、品質確認と運用ルールの設計を同時に進めることをおすすめします。
マニュアルを作成した後に待つのは、「どこに置けば全員が探せるか」「更新したことを全員に伝える手間をどう減らすか」という共有・管理の課題です。
ナレッジ管理ツールNotePMは、Word・Excel・PDFの添付ファイルを含む全文検索と、AI要約・校正・チャットボット機能を一つのプラットフォームに統合しています。前述のNotePM導入事例が示すように、マニュアルの共有・管理ツールを整えることで現場の情報活用は大きく改善します。作成したマニュアルが「使われる場所」に確実に届く仕組みを整えたい場合は、まず無料トライアルで試してみてください。