AIを活用して社内マニュアルを作成する手順！プロンプトも紹介

業務マニュアルや社内手順書の作成は、担当者の負担が大きく、属人化しやすい業務のひとつです。

近年では、ChatGPTなどの生成AIを活用し、マニュアル作成を効率化する動きが加速しています。

本記事では、AIを活用したマニュアル作成の流れを5つのステップに分けて解説し、AIの種類や実際に使えるプロンプト例、おすすめの管理ツールまでまとめて紹介します。

AIでのマニュアル作成は可能

業務マニュアルの作成は、AIの進化により自動化が現実的になっています。

とくに生成AIを使えば、文章マニュアルの初稿作成や構成整理が迅速に行えます。

具体的には以下のようなシーンで活用可能です。

初期ドラフト作成	ChatGPTなどの生成AIでマニュアルのたたき台を生成
既存文書の要約・再構成	複雑な手順書を簡潔にまとめ直す
表現のトーン統一	書き手ごとの文体を生成AIで整える

手作業では工数がかかっていたマニュアル整備も、生成AIを活用することで短時間で質の高いアウトプットが可能になります。

更新頻度の高い業務では、生成AIの導入を前提とした仕組み化を進めましょう。

関連記事：AIによる仕事効率化とは？注意点や活用が進む領域・事例を解説

マニュアル作成ができるAIの種類

マニュアル作成に使えるAIにはいくつかの種類があり、それぞれ得意分野が異なります。

適切なAIを選ぶことで、作業の効率化と品質向上の両立が可能です。

対話型AI
動画変換AI
音声認識AI

自社の業務環境や、マニュアルの使用目的に合わせて適切なAIを選定することが、成果につながるポイントです。

対話型AI

対話型AIは、自然言語でのやり取りを通じてマニュアルの初稿を生成できるツールです。

ChatGPTやClaudeなどを使えば、業務内容や対象読者を入力するだけで文書構成が自動化されます。

対話型AIの種類は以下の通りです。

ChatGPT
Claude
Gemini
Copilot　など

構成のたたき台が必要な初期段階では、対話型AIの活用が作業効率を大きく向上させます。

誰が使っても一定の品質を保てる点も、マニュアル作成における大きな利点といえるでしょう。

動画変換AI

動画変換AIを活用すれば、テキストやスライドから視覚的に理解しやすいマニュアル動画を自動生成できます。

とくにLumen5やSynthesiaは、ナレーションやアニメーションの追加にも対応しており、学習効率の向上が期待できます。

動画変換AIの主な種類は以下の通りです。

Lumen5
Synthesia
Sora
Runway ML　など

視覚・聴覚の両面で情報を伝えられるため、新人研修やリモートワークの業務説明にも有効です。

文書だけでは伝わりにくい操作手順などは、動画変換AIを活用して補完しましょう。

音声認識AI

音声認識AIを使えば、会話や録音データをリアルタイムでテキスト化し、マニュアル作成の下地として活用できます。

会議記録やベテラン社員の業務ノウハウをそのまま文字に起こすことで、効率的なナレッジ共有が可能です。

音声認識AIの主な種類は以下の通りです。

Google Cloud Speech-to-Text
Notta
Rimo Voice
Whisper　など

専門用語の誤認識や変換ミスが起きる可能性があるため、チェック体制は必要です。

音声からのドキュメント化をスピーディーに進めたい現場におすすめです。

AIでマニュアルを作成するメリット

AIを活用することで、マニュアル作成の効率と品質を大きく向上させられます。

ここでは、AIでマニュアルを作成するメリットについて紹介します。

作業負荷が軽減する
マニュアルの質を均一にできる
マニュアル活用を促せる

AIの導入は、マニュアル作成の負担を減らすだけでなく、活用率や業務効率の向上にもつながります。

作業負荷が軽減する

AIを活用すれば、マニュアル作成の初期工数を大幅に削減できます。

業務手順やFAQをAIが自動的に文章化・構成してくれるため、0から文書を作る際に作業時間と負荷が大きく下がります。

作業負荷を軽減するAI活用例は以下の通りです。

ChatGPTに業務の流れと出力条件を指示して初稿を作成
手順メモからAIが文書構造を整理して成文化
FAQをテンプレート形式で一括出力

AIは「対象業務」「文体」「出力形式」などを設定すれば、短時間でたたき台を生成できます。

初稿を人がブラッシュアップすることで、全体工数の効率化につながるでしょう。

マニュアルの質を均一にできる

AIを使うことで、マニュアルの品質を一定に保ちやすくなります。

AIは同一フォーマットや文体ルールを遵守して出力できるため、担当者ごとの表現の差を減らせます。

具体的なシーンは以下の通りです。

文末のトーンや語尾のブレがない
同じ構成・章立てで統一感が出せる
「誰が作っても同じ水準」になるため属人化しない

複数人でマニュアルを作成・更新する場合、AIによって全体の整合性が担保され、レビューの手間も減らせます。

読み手の混乱を防げるため、アウトプットの体裁を合わせたい場合におすすめです。

マニュアル活用を促せる

生成AIを活用することで、わかりやすく社内で活用されるマニュアルを作れます。

一般的に現場でマニュアルが形骸化してしまう原因は、「読みにくさ」「探しづらさ」「情報の古さ」にあります。

しかし、生成AIでは、手順をわかりやすく整理したり、箇条書きや図表の挿入を提案することも可能です。

さらに、変更があったときもAIに情報を投げて修正指示を出すと、最新の状態に保ちやすくなります。

そのため、情報の鮮度が落ちず、現場にフィットした内容を常に提供することにつなげられます。

「見やすい」「探しやすい」「情報が最新である」マニュアルは、自然と活用されるようになるでしょう。

AIでマニュアルを作成する5つの手順・方法

AIを活用したマニュアル作成には、事前準備から出力、確認・運用までの明確なステップを踏むことが大切です。

主な手順は以下の5つです。

業務フローを洗い出す
マニュアルの構成を作る
AIに情報を読み込ませる
構成に沿ってプロンプトを入力する
AIが出力した内容を調整してマニュアルに反映する

この5ステップを押さえることで、AIの力を効果的に活かし、実用的なマニュアルを効率よく作成できます。

業務フローを洗い出す

AIにマニュアル生成を依頼する前に、まず業務全体の流れを作成者自身が正確に把握することが欠かせません。

AIが出力する内容の正確性や網羅性は、事前に提供する情報の質に大きく依存します。

業務の開始から終了までを時系列で整理し、抜けや曖昧さをなくしましょう。

業務フローの棚卸しのポイントは以下の通りです。

業務開始から終了までを1つずつ分解する
分岐・例外処理も含めてリスト化する
必要なツール・関係部署も明記する

棚卸しを行うことで、AIが理解しやすく、正確なマニュアル生成の土台が整います。

マニュアル構成を作る

業務フローを整理した後は、内容をもとにマニュアルの構成を設計します。

マニュアルの構成が不明確だと、AIが出力する文章も読みづらくなり、実務で使いにくくなります。

読み手の理解度や立場を考慮し、見出しや粒度を調整しましょう。

構成設計で意識することは以下の通りです。

誰に向けたマニュアルか（例：新人／営業担当）
どこまで詳細に説明するか（例：初学者向けか補助資料か）
手順を論理的な順序で並べる

しっかりと構成を設計しておくことで、AIの出力精度が高まり、活用されるマニュアルに仕上がります。

AIに情報を読み込ませる

AIにマニュアルを作成させるには、まず必要な情報を正しくインプットすることが不可欠です。

AIは与えられた情報からしか出力を行えないため、誤解を防ぐには整った情報が必要になります。

フォーマットはPDF・テキスト・箇条書きなど柔軟に対応できますが、内容はAIが理解しやすい形で整理しましょう。

AIに渡す情報の一例は以下の通りです。

業務の目的・背景・手順
過去のマニュアルやFAQの抜粋
使用ツールや注意点のメモ

この準備が不十分だと精度が下がるため、読み込みやすさを意識することが大切です。

構成に沿ってプロンプトを入力する

マニュアル構成を設計した後は、それに合わせてAIにプロンプト（指示）を入力していきます。

プロンプトは、AIの出力品質を大きく左右します。曖昧な指示ではなく、「誰に向けた内容か」「どの文体で書くか」「形式はどうするか」を明確に伝えることが重要です。

プロンプトの考え方は以下の通りです。

項目	具体例
対象読者	入社1年未満の営業職
出力形式	箇条書き＋図解指示
文体	敬体、わかりやすく親しみやすく

具体的な条件を提示すれば、AIは的確で読みやすいマニュアルを作成できます。

プロンプトに情報を詰め込みすぎると、反映されなくなる場合もあるため、ツールによって使い分けるようにしましょう。

AIが出力した内容を調整してマニュアルに反映する

AIが作成したマニュアルは、そのままでは使えません。

専門用語の誤用や現場感覚にそぐわない表現が混じることがあるため、人の目によるチェックと修正は不可欠です。

とくに現場担当者からの意見を反映することで、より実用的な内容になります。

修正・改善時のポイントは以下の通りです。

表現の違和感・言い回しを確認する
誤解を招く表現をシンプルに直す
変更履歴を残し、定期的に更新する体制を作る

改善を繰り返すことで、マニュアルの質と活用度が向上していくでしょう。

関連記事：業務効率化のためにはマニュアルが必須！作成手順や効率化する方法を解説

AIでマニュアルを作成する際の注意点

AIによるマニュアル作成は便利ですが、注意すべき点もあります。

具体的には以下の通りです。

AIに丸投げできない
コストが発生する
情報漏洩する可能性がある

前提設計の不備や情報漏洩リスク、運用コストなど、実務で活用する際に見落としがちなデメリットをあらかじめ把握しておくことが重要です。

AIに丸投げできない

AIは優秀な補助ツールですが、マニュアル作成を完全に自動化できません。

与えられた情報にもとづいて出力するため、業務の構成や目的、社内用語などの前提が曖昧だと不正確な内容になります。

そのため、現場特有の業務フローや専門的な言い回しは、人間が定義・整理しておく必要があります。

人が事前に整理すべき内容は以下の通りです。

業務の目的とゴール
使用ツールと操作手順
社内固有の言葉や略語

マニュアル作成は生成AIに丸投げせず、あくまで補助的に活用しましょう。

コストが発生する

AIを業務に本格活用するには、一定のコストがかかる点も考慮すべきです。

無料版ChatGPTでは文字数制限やファイル読込不可などの制限があり、業務マニュアル作成には不向きです。

基本的にChatGPTやCopilotなどのツールを制限なく利用したい場合は、月額課金が発生します。

各ツールの無料プランを除いた最低価格は以下の通りです。

ChatGPT Plus：$20/月
Copilot：3,200円/月
Claude Pro：$20/月
Gemini Advanced：2,900円/月

※2025年7月22日時点

利用する際には、費用対効果の検討を行うようにしましょう。

情報漏洩する可能性がある

AIに業務データを入力する際には、情報漏洩リスクを必ず認識しておく必要があります。

生成AIの多くはクラウド型で動作しており、入力情報が外部サーバーに送信・保存される可能性があるためです。

注意すべき情報の一例は以下の通りです。

顧客名・取引内容・個人住所
人事評価・給与データ
社内運用ルール・トラブル履歴

とくに顧客情報や社員の個人情報、社内の機密ルールを含む場合は取り扱いに注意しなければいけません。

利用前に社内の情報管理規定を確認し、安全に運用しましょう。

AIを活用したマニュアル作成時におすすめのプロンプト集

AIにマニュアルを生成させるには、適切なプロンプト設計が不可欠です。

目的や形式に応じた指示を与えることで、実用性の高い文書が生成されます。

ここからは、用途別に使える具体的なプロンプト例を紹介します。

業務手順マニュアル作成用プロンプト
ツールの使い方マニュアル作成用プロンプト
FAQ形式のマニュアル作成プロンプト

業務手順マニュアル作成用プロンプト

業務手順は時系列で整理すると考えやすく、AIで定型業務のマニュアルを作る際は、作業ステップの明示が大切です。

たとえば「来客対応」や「備品発注」など、日常的な業務には以下のようなプロンプトが効果的です。

【プロンプト例】

あなたは業務手順マニュアル作成のプロです。
新入社員向けに『来客対応』の業務手順マニュアルを作成してください。
目的は、誰が対応しても同じクオリティの対応ができる状態を作ることです。
受付から見送りまでを時系列で整理し、各ステップに必要な準備物や注意点があれば追記してください。
出力形式は、見出し＋箇条書きで構成してください。
文体は敬体（です・ます調）で統一してください。

まずは、社内で頻出するルーチン業務からプロンプト設計をはじめましょう。

関連記事：入社マニュアルの活用が新入社員受け入れ態勢の効率化のカギ

ツールの使い方マニュアル作成用プロンプト

社内ツールの操作マニュアルは、AIでも高精度に生成可能です。

以下は、操作を説明する際に有効なプロンプト例です。

【プロンプト例】

あなたはマニュアル作成のプロです。
初心者の社員向けに『Googleドキュメントで共有リンクを作成する方法』の操作マニュアルを作成してください。
画面のどこを操作するか、設定の注意点（例：編集権限や公開範囲）も含めて丁寧に説明してください。
出力形式は『ステップ番号＋操作内容＋補足説明』の順で構成し、文体は丁寧語で統一。

チーム内でよく使うツールを選び、対象者を絞って設計することがポイントです。

FAQ形式のマニュアル作成プロンプト

検索性が高く実務に直結しやすいため、社内の問い合わせ対応には、Q&A形式のマニュアルが有効です。

人事・総務・営業部門では、以下のようなプロンプトがおすすめです。

【プロンプト例】

あなたはマニュアル作成、Q&A作成のプロです。
カスタマーサポート部門でよくある社内問い合わせとその回答を、FAQ形式で10個作成してください。
想定読者はサポート業務に携わる新人社員です。質問は実務上ありがちなもの（例：クレーム対応時の初動、返品対応フローなど）にしてください。
回答は簡潔かつ実務的な内容で、1つのQ&Aは100〜150文字を目安とします。

FAQ化することで、社員の自己解決力向上と問い合わせ削減が期待できます。