こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
データの入力作業は、膨大な労力と時間がかかることがあります。社内のリソースが限られておりデータ入力まで社内で遂行できないときには、データ入力代行サービスを使うと便利です。
そこで今回は、データ入力代行サービスのおすすめ10選、選び方のポイント、メリット・デメリットを詳しく解説します。データ入力代行サービスを活用して、社内の業務効率化を考えている人はぜひご覧ください。
目次
データ入力代行とは？
データ入力代行とは、文字や数値の入力などを委託するサービスのことを指します。例えば、紙のアンケート結果や顧客データベースをWordやExcelなどのソフトウェアに入力する事務作業を依頼できます。データ入力代行では、プロが入力業務を行うため、迅速かつ精度の高いデータが期待できます。また、日常業務の1つであるデータ入力の作業を外注することで社内リソースを使わずにすむため、業務の効率化と生産性の向上が見込めるでしょう。
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データ入力代行に依頼できる作業
データ入力代行に依頼できる作業には、主に以下の4つがあります。
- 各種書類・名簿のデータ入力
- アンケートのデータ入力
- 書籍・冊子のデータ入力
- 名刺のデータ入力
それぞれについて、詳しく解説していきます。
各種書類・名簿のデータ入力
データ入力代行には、さまざまな書類や名簿の情報をデジタル形式に変換する作業を依頼できます。手書きの文書や申請書のデジタル化、顧客名簿のデジタル入力など、外注できるデータ変換作業は多岐にわたります。また、イベントや展示会で集めた顧客情報など、必要ではあるものの入力が面倒で時間のかかる作業も依頼可能です。
アンケートのデータ入力
データ入力代行には、アンケートのデータ入力も依頼できます。ビジネスでは、顧客からのフィードバックを製品やサービスの改良・改善に取り入れていく作業は欠かせません。この過程で重要になるのが、アンケート調査です。しかし、アンケート用紙に記載された多様な意見の整理は、決して容易な作業ではありません。データ入力代行は、アンケートのデータ入力だけでなく、結果をグラフなどで表したマーケティング用の資料作成も可能です。
書籍・冊子のデータ入力
データ入力代行は、書籍やパンフレットのデータ入力も行います。取扱説明書・作業手順書・製品カタログ・社内報などをデジタルフォーマットに変換する作業です。資料を持ち込んだり郵送したりするだけで、全ページまたは特定のページをスキャン・入力処理してもらえます。
名刺のデータ入力
データ入力代行は、名刺のデータ入力も依頼できます。名刺に記載されたデータを入力し、リストにまとめることも可能です。名前・会社名・住所・電話番号などの重要な情報を、指定したフォーマットでデジタル化します。単に情報を入力するだけでなく、オプションで名刺のスキャンを行うサービスもあります。
データ入力代行の導入メリット
データ入力代行を導入するメリットには、以下の3つがあります。
- 業務効率化が図れる
- 人件費を削減できる
- 高品質のデータで保存できる
それぞれについて、詳しく解説していきます。
業務効率化が図れる
データ入力代行の導入メリットの1つ目は、業務効率化が図れることです。データ入力は、単純ではあるものの時間のかかる作業です。例えば、アンケートの分析作業に多くの時間を費やすと、他の業務に影響が出ることも少なくありません。すでに社員の業務が手一杯になっている状況では、アンケートの分析作業がストレスになることも考えられます。そこで、データ入力代行を活用すれば、社員の作業負荷を減らせるでしょう。
人件費を削減できる
データ入力代行の導入メリットの2つ目は、人件費を削減できることです。データ入力を行う専属スタッフを社内に配置するよりも、多くの場合、外注した方がコストを低く抑えられます。例えば、アンケート結果やリサーチデータを整理するためにパートや派遣社員を雇用する場合、データ入力の専門知識がないため作業に時間がかかることも少なくありません。社員が指導や指示をする必要もあり、作業効率が落ちてしまいます。また、人員の採用にも手間と時間がかかります。一方で、データ入力代行サービスを使用すればスタッフの管理は不要となるため、人件費の削減につながるでしょう。
高品質のデータで保存できる
データ入力代行の導入メリットの3つ目は、高品質のデータで保存できることです。データ入力代行は、トレーニングを受けたプロによって作業が行われるため、データの入力ミスが減少し、データ精度の向上が期待できます。誤字脱字、入力方法の間違いなどが少なくなり、データの一貫性を保つことが可能です。
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データ入力代行の導入デメリット
データ入力代行の導入デメリットには、以下の3つがあります。
- セキュリティ面を考慮する必要がある
- 単純作業しか依頼できない
- 品質の低いサービスもある
それぞれについて、詳しく解説していきます。
セキュリティ面を考慮する必要がある
データ入力代行の導入デメリットの1つ目は、セキュリティ面を考慮する必要があることです。多くの場合、データ入力代行業者に依頼する書類には、名刺や顧客情報などの個人情報や会社の機密情報が含まれます。重要な情報が記載された書類が外注先の手に渡ることで、情報漏えいのリスクが完全にないとは言い切れません。プライバシー保護の認証を取得している業者もあるため、信頼できる依頼先を選ぶことが大切です。
単純作業しか依頼できない
データ入力代行の導入デメリットの2つ目は、単純作業しか依頼できないことです。データ入力代行サービスの多くは、単純な入力といったタスクのみを行い、思考が必要となるデータ入力作業には向かない場合があります。例えば、アンケートの回答内容をカテゴリ別に分けるような業務は難しいと言えます。依頼する業者や契約条件にもよりますが、代行業者がさまざまな要望に柔軟に対応するわけではないため、理解しておく必要があります。
品質の低いサービスもある
データ入力代行の導入デメリットの3つ目は、品質の低いサービスもあることです。現在、100社を超えるデータ入力代行業者が存在し、中には質の低いサービスも少なくありません。例えば、以下のような問題が起こる可能性があります。
- 頻繁にタイピングエラー（誤字・脱字）が発生する
- 担当者とコミュニケーションが取りづらく、返信も遅い
- 納品期限の遵守ができていない
データ入力作業を外注する目的が効率化であっても、サービスの品質が低いと修正作業に時間やコストがかかります。トラブルを避けるためにも、品質管理を行っている業者かどうかを事前に確認しておきましょう。
データ入力代行の選び方
データ入力代行を選ぶときには、以下の4つの点を考慮することが大切です。
- 費用・料金
- セキュリティ性
- 実績
- アフターサービス
それぞれについて、詳しく解説していきます。
費用・料金
データ入力代行の選び方の1つ目は、費用・料金です。入力作業にかかる手間や経費を減らすことが、代行業者を利用する目的の1つです。コストを抑える意識を持つことは大切ですが、極端に安価な業者を選ぶと品質が保たれない可能性があります。そのため、価格だけでなく複数の提供者から見積もりを取り、業務範囲や品質を比較検討しましょう。
セキュリティ性
データ入力代行の選び方の2つ目は、セキュリティ性です。情報漏えいのリスクを軽減するためには、データ入力代行業者がどのような対策を講じているかを事前に確認する必要があります。プライバシーマークの取得に加えて、機密情報や個人情報の保管方法はどのようにしているのかなど、セキュリティ方針を公式サイトで公開している業者もあるので、調べておくことをおすすめします。
実績
データ入力代行の選び方の3つ目は、実績です。データ入力代行は、業者によって品質に差が出るため、可能な限り信頼性の高いサービスを選びたいものです。また、データ入力の内容は業種によって異なり、専門用語の使用など特定の分野に特化していることがあります。公式サイトで、自社と同業の企業の業務実績や他の企業の使用事例があるかを確認しましょう。
アフターサービス
データ入力代行の選び方の4つ目は、アフターサービスです。依頼したデータの正確性を確認する責任は、依頼する側にあります。万が一、何かしらの問題が発生した場合に、再入力を行ってくれるかどうかは、重要な要素です。再処理に追加料金がかかることもある一方で、無料で再入力を行う業者も存在します。問題発生時のアフターサポートが充実している業者を選ぶことで、より安心してサービスを利用できるでしょう。
データ入力代行のおすすめ10選を比較
ここでは、データ入力代行におすすめの企業を以下の10選を紹介します。
- クラリテ
- うるるBPO
- ナレッジデータサービス
- シスプロデータプロ
- リードコンピュータサービス
- データセレクト
- ユニメディアBPO
- スマートゲート
- シ・ブリュ
- リスモン・マッスル・データ
クラリテ
クラリテ株式会社は、アンケート・名刺・名簿・はがき・原稿用紙・冊子など、幅広い媒体に対応しているデータ入力代行サービスです。電子媒体のデータ処理から入力データの集計・分析・レポート作成も提供しており、Webデータの収集やインターネット環境での入力も行います。医療・不動産・建設など、幅広い業種との取引経験があるのも魅力です。
クラリテの特徴
- 幅広い媒体への対応力
- 高度な分析・レポート作成
- 業種を問わず対応可能
うるるBPO
うるるBPOは、データ入力だけでなく、スキャン・DM発送・システム開発など、さまざまなサービスを代行している企業です。2023年1月時点で5,396社、29,827案件という多数の取引実績があるため、業務ノウハウが蓄積されていることが期待できます。また、ICカードによる入退室管理や監視ソフトの導入、VPN接続なども行っており、セキュリティ対策を講じているのも特筆すべき点です。
うるるBPOの特徴
- 豊富な実績と経験
- 多様なサービスの提供
- フレキシブルなソリューション対応
URL: https://www.uluru-bpo.jp/
ナレッジデータサービス
ナレッジデータサービスは、データ入力から分析までの幅広いサービスを提供している企業です。紙媒体のデジタル化・名簿情報入力・テープや音声の文字化・Webデータの収集・整理、アンケート入力と分析など、多様なニーズに対応しています。特に、アンケート関連サービスに強みがあり、データの収集から分析まで一貫して依頼可能です。法人から個人まで、幅広く対応しています。
ナレッジデータサービスの特徴
- 幅広いサービス範囲
- アンケート処理の専門性
- 小口案件にも柔軟対応
URL: https://kdsv.jp/
シスプロデータプロ
シスプロデータプロは、低価格でありながら高精度・高セキュリティを謳うデータ入力代行サービスです。日本と武漢に作業拠点を持ち、コストの低減を実現しています。また、オペレーターが2人で同じものを入力し、データの精度を高めているのも特徴です。短納期での特急対応など、多様なニーズに柔軟に対応しているため、迅速にデータ化を求める案件も依頼可能です。
シスプロデータプロの特徴
- 低価格でコスト削減
- オペレーター2名体制で入力
- 強固なセキュリティ対策
URL: https://www.datapro-syspro.com/
リードコンピュータサービス
リードコンピュータサービスは、日本国内でデータ入力業務を39年以上担っている実績のある企業です。伝票・名簿・アンケート・統計資料・名刺・応募はがき・文書などのデータ入力に対応しています。入力は、専用機を使用し、プログラムによるチェックを行います。さらに、1回目の入力と検査入力を別々のオペレーターが担当し、データの精度を高めています。自社スタッフによる国内処理が特徴です。
リードコンピュータサービスの特徴
- 39年以上の豊富な実績
- 正確性を重視した入力体制
- 安心の国内処理サービス
URL: https://www.readcomputer.co.jp/
データセレクト
データセレクトは、データ入力以外にも、コールセンター運営・アンケート調査集計など、多様なビジネス業務代行を行っている会社です。ISO27001とプライバシーマークを取得し、徹底した情報保護を実施しています。また、正確さ・迅速な対応・低コストを実現するために、細かな打ち合わせから作業計画を立てて業務を行っているのも特筆すべき点です。随時70名以上の入力スタッフが在籍し、機械ではできない細かな作業や特殊な作業にも対応しています。
データセレクトの特徴
- 徹底した情報セキュリティ
- 正確・迅速・低コスト実現
- 細かなニーズに柔軟対応
URL: https://www.d-select.co.jp/
ユニメディアBPO
ユニメディアBPOは、幅広い業務領域に対応するBPOサービスを提供している企業です。内職市場と連携し、データ入力以外にも、スキャニング・宛名印刷・宛名貼り・DM発送などのサービスを提供しています。プライバシーマークの取得など、セキュリティ体制も整備しています。小ロットから複雑な業務まで、対応の幅が広いのも魅力です。
ユニメディアBPOの特徴
- プライバシーマーク取得
- 適切な納期・品質管理
- 幅広いサービス提供
スマートゲート
スマートゲートは、800社以上の取引先と50,000冊以上の出版物データ化実績を誇るデータ入力代行会社です。電子書籍の制作業務も行っているため校正ノウハウがあり、文字データの入力では高精度が期待できます。また、プライバシーマークの取得や社内教育の徹底化など、セキュリティ体制も整えています。書籍や名刺・アンケート集計だけでなく、テープ起こしなども依頼可能です。
スマートゲートの特徴
- 豊富な実績と信頼性
- 高品質なテキストデータ提供
- 幅広いデータ入力ニーズに対応
URL: https://data-entry.tokyo/
シ・ブリュ
シ・ブリュは、全ての作業を日本国内で行っているデータ入力代行サービスです。高いクオリティを実現するために、各案件に合わせた入力フォーマットの作成や検収方法を提案しています。プライバシーマーク取得によるセキュリティ管理を徹底し、情報保護にもこだわっています。また、取引先に応じて、データ入力・アンケート集計など多様な作業にも対応しています。
シ・ブリュの特徴
- 日本国内限定での高品質
- プライバシーマーク取得
- アンケート集計も依頼可能
リスモン・マッスル・データ
リスモン・マッスル・データは、重要書類の電子化やデータ入力まで幅広く手がけている企業です。日本国内及び海外の7ヶ所にセンターを持ち、コスト削減と大量処理を実現しています。画像分析技術を用いて入力精度を高めているのも特筆すべき点です。
リスモン・マッスル・データの特徴
- 個人情報の保護
- 低コストでのサービス提供
- 納期短縮と高品質の実現
URL: https://www.outsource.co.jp/out_p/
マニュアル作成・ナレッジ管理が浸透するサービス ⇒「NotePM」
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まとめ
本記事では、データ入力代行サービスのおすすめ10選、選び方のポイント、メリット・デメリットを詳しく解説しました。データ入力代行サービスの導入は、業務効率の向上やデータ品質の維持など、さまざまなメリットがあります。業者によってセキュリティ体制や提供するサービス内容が異なるため、自社のニーズにあったサービスを選ぶことが大切です。本記事を参考に、あなたのビジネスにあったデータ入力代行サービスを選んでみてください。
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NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
