コールセンターでの電話対応のコツを徹底解説!改善案やポイントも紹介

2022年06月11日(土) コールセンター

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

コールセンターの電話対応のコツを共有して応対品質をあげたい、と調べている企業担当者もいらっしゃるかと思います。コールセンターは会社の顔であり、オペレータの対応が直接顧客評価を左右します。本記事では、コールセンターで電話対応のコツを共有すべき理由から、改善するためのコツ、習得ポイントについて解説していきます。

コールセンターで電話対応のコツを共有すべき理由

コールセンターで電話対応のコツを共有すべき理由について、以下3点を紹介します。

  • 応対品質向上
  • 業務効率化
  • CS向上

それぞれ、1つずつ解説していきます。

応対品質向上

共有すべき理由の1つ目は、応対品質の向上です。コールセンターの担当者間で、電話対応のコツを全員に共有すれば、個々のスキルアップだけでなく組織全体の品質も向上します。例えば、喋るスピード・話し方・コミュニケーション方法・トラブル時の言い回しなど、コールセンターのオペレータに求められるスキルを共有し、全員が実施することで、顧客への対応品質も変わり、評価も高まることでしょう。

電話対応のコツを全員に共有し実践することで、応対品質が向上します。

業務効率化

共有すべき理由の2つ目は、業務効率化です。コールセンターでは、顧客からの問い合わせが日々発生しますが、日によっては膨大な数の質問があり、全て丁寧に対応しきれない可能性もあります。例えば、知識を知らない担当者が問い合わせを受けてしまったものの、詳しい担当者が多忙でなかなか聞けずに焦ってしまい、顧客に適当な返しをしてしまった。その結果回答品質が落ちてしまう、などが考えられるでしょう。

専門知識を持つ担当者が不在している場合どのようにすれば良いかなど、電話対応のコツをあらかじめ共有しておくことで、想定外のシーンにも冷静に対応できます。顧客からの問い合わせに対して、冷静効率的に対応するためにはコツを共有するべきです。

CS向上

共有すべき理由の3つ目は、CS向上です。電話応対で顧客が満足するための対応として、相手を待たせないこと・わかりやすい説明ができること・柔軟な対応・冷静な対応などがあります。そのためにも電話対応のコツをあらかじめ全員に共有して、誰もが顧客を満足できるスキルを習得する必要があります。

コールセンターの電話対応のコツ

コールセンターの電話対応のコツについて、以下7点を紹介します。

  • 明るい声
  • 聞き取りやすいスピード
  • 自信を持った喋り方
  • 言葉遣い
  • 相手を待たせない
  • 上がった口角
  • 傾聴姿勢

それぞれ、1つずつ解説していきます。

明るい声

コツの1つ目は、明るい声です。オペレーターの声のトーンで相手が受け取る印象がかわります。電話を受けた際の第一声が暗い声だと、相手が受け取るイメージも良くありません。また、問い合わせ中に急に声が暗くなると、相手は不安を感じてしまいます。普段の声よりもワントーン上を心がけ、明るく元気な声を発しましょう。相手にしっかりと伝わり、クレームを和らげる効果もあります。

聞き取りやすいスピード

コツの2つ目は、聞き取りやすいスピードです。電話時は相手の反応が見えません。そのため、相手がしっかりと聞き取れていなかったり、実はイライラしていたりなど、わからないことも多々あります。早すぎると聞き取りにくい、遅すぎると相手をイラつかせる可能性があるため、ゆっくりハキハキしたトーンで喋ることが大切です。

また、相手の喋るペースを意識して、スピードをできる限り合わせることも、相手を安心させるために重要です。喋るときは相手に聞き取りやすいスピードで話せているかどうかを意識しましょう。

自信を持った喋り方

コツの3つ目は、自信を持った喋り方であることです。喋り方に自信がなかったり、曖昧な言い方をしたりしてしまうと、相手から「喋っている内容を信じて良いのか」と不信感を抱かれます。自信が伝わる喋り方で話し、万が一わからないことが出てきても決してあせらずに「一度社内で確認します」などとはっきりお伝えすることが大切です。

言葉遣い

コツの4つ目は、言葉遣いです。相手には、オペレータの顔が見えません。そのため、直接会うことに比べて言葉遣いが気になりやすい、という特徴があります。もしもオペレータから一度でも「ですね〜」「そうなんですか〜」など語尾をのばした言葉や「タメ語」が出てくると、相手からの信頼度は急落してしまいます。また、敬語の使い方に関しても、相手の立場に合わせて「丁寧語」「尊敬語」「謙譲語」の使い分けができることが大切です。

正しい言葉遣いができるオペレータは、相手に安心感を与えます。ちょっとした言い間違いや言葉遣いにも、一つひとつ気をつけていく必要があります。

相手を待たせない

コツの5つ目は、相手を待たせないことです。オペレーターがわからない質問があった場合、電話を保留してその場で手探りで調べることは、相手から時間を長時間奪ってしまうことになります。「お調べして別途折り返します」などと伝え、その場で悩まない、相手を待たせないことが大切です。保留を繰り返さず、保留の時間も長くない、スムーズで正確な応対ができるオペレータが求められています。

上がった口角

コツの6つ目は、上がった口角です。相手から顔は見えないものの、ニコニコした表情で話せば、その感情も相手にしっかりと伝わることでしょう。声のトーンも自然とあがり、相手に安心感を与えることができます。

傾聴姿勢

コツの7つ目は、傾聴姿勢です。一方的に話さないことはもちろん、相手が何を言いたいのか、話をしっかりきくことが大切です。相手の発言に対して「こう言うことでしょうか?」と確認を入れるのも良いでしょう。相手が長く話している時は、相槌をうってしっかりと聞いている姿勢を示しましょう。相槌にも「はい」「なるほど」「そうなんですか」「へぇ〜すごいですね」「わかります」「さすがですね」「恐れ入ります」などバリエーションを持たせることも大切です。

コールセンターでの電話対応を改善するコツ

コールセンターでの電話対応を改善するコツについて、以下4点を紹介します。

  • 声のトーンを変えたい
  • 声の大きさを変えたい
  • 滑舌を改善したい
  • 口グセをなおしたい

それぞれ、1つずつ解説していきます。

声のトーンを変えたい

声のトーンを変えたい場合の改善コツについて説明します。高すぎる声は、相手に対し軽薄な印象やや頼りない印象も与えてしまいます。高い声を改善するためには、話すスピードをゆっくりすることが大切です。声のトーンを抑えて落ち着いてしゃべると良いでしょう。

低すぎる声は、元気がない、愛想も悪いなどの印象を相手に与えます。改善するためには抑揚をつけること、愛想をよく見せるために相手の話に積極的に共感すること、声そのものを変えるのではなく、人柄をみせることが大切です。

高い声も低い声もそれぞれの良さがあります。声を変えようとせずに、少し意識を変えるだけで効果が出るので、ぜひ自信を持ってください。

声の大きさを変えたい

声の大きさを変えたい場合の改善コツについて紹介します。オペレーターの声が大きすぎると、相手に威圧感を与えることになります。一方で、小さすぎる声だと、相手は聞き取りづらくなってしまいます。声の大きさに問題があるかは、自分一人では気がつきにくいものです。そのため、同僚に声が大きくないか・小さくないかを確認しましょう。電話相手と仲良くなれば、声の大きさについても問題がないか聞いてみるのも良いでしょう。

滑舌を改善したい

滑舌を改善したい場合の改善コツについて紹介します。滑舌には、発声練習や口を大きくあけて一言一言しっかりとしゃべること、ゆっくり落ち着いて喋ることが大切と言われています。しかし本人が意識しすぎると、逆に活舌が悪くなってしまうものでもあります。

滑舌は相手よりも本人が一番気にしています。相手は個性と捉えていることもあるので本来は気にしないことが一番ですが、改善したいと考えているのであれば、伝えたい言葉をゆっくりと丁寧にしゃべることです。相手には、喋り方以上に気持ちが伝わりますので自信を持って喋ってみてください。

口グセをなおしたい

口グセをなおしたいときのコツを紹介します。口グセは、本題から相手の気を逸らせてしまう場合があります。内容によっては不安にさせてしまったり、イライラさせてしまったりする場合もあります。しかし本人はそれが口グセのためだと気がつかないことも多く、最悪の場合、信頼度が低下することも否めません。そのような口グセを改善するコツは、周りの同僚からどのような口グセがあるのかを聞くこと、口グセが出てきたら意識して、なおすように心がけることです。顧客に応対する際に、あらかじめ話すことを紙に書き、そのまま話してみることも口グセを予防するコツの一つです。

コールセンターの電話対応のコツを習得するポイント

コールセンターの電話対応のコツを習得するポイントについて、以下3点を紹介します。

  • 先輩の真似をする
  • マニュアル化
  • 情報共有する

それぞれ、1つずつ解説していきます。

先輩の真似をする

習得ポイントの1つ目は、先輩の真似をすることです。コールセンターに応対がとても上手な先輩がいれば、その方を徹底的に真似しましょう。例えば先輩の喋り方やコミュニケーションの方法、スピードなどがあります。身近に真似したい方がいなければ、動画などで喋り方を聞き、真似して実践するのも良いでしょう。真似をすることは、電話対応のコツを習得できる一番の近道です。

マニュアル化

習得ポイントの2つ目は、マニュアル化です。担当者が持つコツやノウハウをマニュアルにまとめることで、オペレーターの顧客対応の品質を向上させ、応対の均一化を図れます。マニュアルは文章ではなく、社内Webサイトなどにまとめて記載するのも良いでしょう。マニュアルでコツまとめることで、オペレータが知識を習得しやすくなります。

情報共有する

習得ポイントの3つ目は、情報共有することです。個人が持つコツやノウハウを周りのメンバー、全体に共有することで、全員が同じレベルの知識を持つことができます。一度展開されたコツを、別の担当者がアップデートすれば、ますます応対品質もあがることでしょう。情報共有方法として、社内wikiなどを使ってコールセンターの電話対応のノウハウを共有すれば、簡単に検索・活用することも可能です。

まとめ

本記事では、コールセンター業務の電話対応のコツについて、共有すべき理由、改善するためのコツ、習得ポイントについて丁寧に解説しました。NotePMは、社内wikiはもちろんマニュアル作成機能も備えていますので、コールセンター業務の電話対応のコツをしっかりと共有できます。まずは無料お試しからはじめてみてはいかがでしょうか。

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