業務でSharePointを活用しているものの、「PCのフォルダと同期する方法がわからない」「ファイルのアップロードが面倒」などの悩みを抱えていませんか？
SharePointとPCのフォルダを同期するには、OneDriveを活用すれば、エクスプローラーから直接SharePointのファイルを管理でき、オフラインでも編集が可能です。さらに、チームでのファイル共有がスムーズになり、業務の生産性も向上します。
本記事では、SharePointとPCのフォルダを同期する際に、OneDriveを活用するメリットや注意点をわかりやすく解説します。日々の業務を効率化したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
検索に強い情報共有ツール「NotePM」
目次
SharePointとは？
SharePointは、Microsoftが提供するクラウド型の情報共有プラットフォームです。企業や組織内でのファイル共有や共同編集、ワークフロー管理の効率化などに役立ちます。
Microsoft 365の一部としても提供され、OneDriveと連携してファイルの同期や管理が可能です。主な機能として、ドキュメントライブラリを使ったファイル管理やアクセス権限の設定、チーム向けのサイト作成や検索機能などがあります。
さらに、SharePointはカスタマイズ性が高く、業務に合わせたワークフローの自動化やアプリの統合などもできます。また、社内ポータルサイトを作成し、最新情報の共有やナレッジの蓄積にも役立つでしょう。
SharePointの主な機能や使い方については、以下の記事でも詳しく解説しています。
＞関連記事：SharePointの主な機能と使い方｜メリットや具体的な活用方法も解説
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OneDriveとは？
OneDriveは、Microsoftが提供するクラウドストレージサービスで、ファイルの保存や共有、同期ができるプラットフォームです。
SharePoint同様に、Microsoft 365に統合されており、パソコンやスマートフォンなど複数のデバイス間でデータを同期できるのが特徴です。
主な機能として、ファイルのオンライン保存やオフラインアクセス、共有リンクの発行やリアルタイム共同編集などが挙げられます。
「ファイルオンデマンド」機能を使えば、PCのストレージを節約しながらクラウド上のファイルにアクセス可能です。
OneDriveの使い方については、以下の記事で画像付きで紹介しているので参考にしてみてください。
＞関連記事：【画像でわかる】OneDriveの使い方を基礎からわかりやすく解説
SharePointとPCを同期する手順｜OneDriveを活用する方法を紹介
OneDriveを活用し、SharePointとPCを同期する手順は、以下のとおりです。
- 手順1：OneDriveファイルのオンデマンドを使用してファイルを同期する
- 手順2：SharePointにアクセスして同期を設定する
それぞれ具体的な内容を確認しましょう。
手順1：OneDrive ファイルのオンデマンドを使用してファイルを同期する
OneDriveファイルのオンデマンドを使用してファイルを同期する手順は、以下のとおりです。
- 「Windows 通知」領域で「OneDriveクラウド」アイコンを選択する
- 表示されたタスクバーの右上にある「設定アイコン」から「設定」を選択する
- 「Windows にサインインしたときに OneDrive を開始する」にチェックを入れる
- エクスプローラーで確認し、同期フォルダのファイルに雲のアイコンが表示されていれば、必要なときにダウンロードされる
上記の設定を有効にすることで、SharePointと同期する際もPCの容量を圧迫せずに運用可能になります。
手順2：SharePointにアクセスして同期を設定する
続いて、SharePointにアクセスし同期を設定する手順は以下のとおりです。
- ブラウザページの左上隅付近にある「Microsoft 365アプリ起動ツール」を選択する
- 開いたメニューから「SharePoint」を選択し同期するファイルを含むサイトを選択する
- 「ドキュメント」を選択するか、同期するサブフォルダーに移動する
- 「同期」を選ぶ（同期を設定すれば、後のファイルは自動的に同期する）
上記の設定により、SharePointのファイルをPCから直接操作でき、オフライン環境でも利用可能になります。
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SharePointとOneDriveの同期を解除する方法
SharePointとOneDriveの同期を解除する方法は、以下のとおりです。
- タスクバーのOneDriveアイコンをクリックし「設定」を選択する
- 左側のアイコンから「アカウント」をクリックする
- 次に出てくる画面の「フォルダの選択」を開く
- 解除したいSharePointのフォルダのチェックを外し「OK」を選ぶ
SharePointとOneDriveの同期を解除すると、PCとクラウド間の自動同期が停止し、ローカルフォルダの更新が反映されなくなるため、注意が必要です。
SharePointとOneDriveを同期させるメリット
SharePointとOneDriveを同期するメリットは、以下のとおりです。
- データをアップロードする手間が省ける
- 慣れた機能で編集を続けられる
- セキュリティ面の強化が期待できる
それぞれ具体的な内容を見ていきましょう。
データをアップロードする手間が省ける
SharePointとOneDriveを同期すると、ファイルを手動でアップロードする必要がなくなります。
通常は、ブラウザ経由でSharePointにアクセスし、ファイルのアップロード・管理をする必要がありますが、同期することでエクスプローラーから直接作業できるようになります。
ファイルをローカルフォルダに保存や編集するだけで、自動的にクラウドへ反映されるため、業務の効率化にもつながるでしょう。
頻繁にファイルを更新するチームやプロジェクトでは、リアルタイムで変更が反映されるため、手間をかけずに最新の情報を共有できるのも同期のメリットです。
慣れた機能で編集を続けられる
SharePointとOneDriveを同期することで、ExcelやWord、PowerPointなどの普段使い慣れた機能をそのまま使い、クラウド上のファイルを編集できます。
通常、SharePoint上のファイルを編集するにはブラウザ版のOfficeを利用しますが、同期を設定することでローカルのOfficeアプリでも作業可能になります。
ローカルで編集したデータは、同期したフォルダに自動的に反映されるため、手動で保存したりアップロードしたりする必要がなくなるのもメリットです。
スムーズな業務フローを維持しながら、クラウドの利便性を活用しましょう。
セキュリティ面の強化が期待できる
SharePointとOneDriveを同期すると、セキュリティ面での強化が期待できます。クラウド上にデータを保存するため、PCの紛失や故障によるデータ消失リスクの軽減につながります。
データの暗号化や多要素認証など、Microsoft 365のセキュリティ機能を活用できるため、不正アクセスや情報漏洩のリスク低減の効果も期待できるでしょう。
SharePointではアクセス権限をこまかく設定できるため、社内外のメンバーに適切なレベルでデータを共有できるのも大きな魅力と言えるでしょう。
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SharePointとOneDriveの同期を設定する際の注意点
SharePointとOneDriveの同期を設定する際の注意点は、以下のとおりです。
- 削除操作も同期される
- 複数人で編集した場合は最後の保存が同期される
それぞれ詳しい内容を解説します。
削除操作も同期される
SharePointとOneDriveを同期すると、ローカルフォルダで削除したファイルもクラウド上で削除されるため、注意が必要です。
誤って削除した場合でも「ごみ箱」から一定期間は復元可能ですが、完全に削除されると復元できなくなる可能性があります。
万が一、チームで共有しているファイルを削除してしまうと、他のメンバーもアクセスできなくなるため、削除前は慎重な判断が求められます。
重要なデータを誤って消さないためにも、バージョン履歴を活用したり、定期的なバックアップを取ったりするといいでしょう。
複数人で編集した場合は最後の保存が同期される
SharePointとOneDriveを同期している場合、同じファイルを複数人が同時に編集すると、最後に保存した内容が上書きされます。
オフライン環境で作業していた場合、後から同期されると他のメンバーの変更が失われる可能性があることは把握しておきましょう。
トラブルを防ぐためMicrosoft 365の「共同編集」機能を利用し、リアルタイムで編集することが推奨されています。
重要なファイルを編集する際は、事前に「バージョン履歴」を確認し、必要に応じて過去のデータを復元できるようにしておくと安全です。
情報共有ツールなら社内ポータルを簡単に作れる『NotePM』がおすすめ
業務の効率化を図るなら、社内の情報共有ツールとして『NotePM』の導入がおすすめです。
NotePMは、チーム内のナレッジを簡単に整理し共有できるクラウド型の文書管理システムで、使いやすいUIと強力な検索機能を備えています。
マニュアルや議事録、業務ノウハウの蓄積や共有に適しており、フォルダ構成やタグ付け機能で情報を整理しやすいのが特徴です。
GoogleドライブやSlackなどの外部ツールとも連携できるため、既存の業務フローにスムーズに組み込めるのも魅力のひとつです。
NotePMの評判やメリット、デメリットなどは以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。
＞関連記事：NotePMの評判まとめ｜メリット・デメリットや料金など網羅的に解説
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さまざまなツールと連携しやすい『NotePM』の導入事例
ここでは、「NotePM」の導入事例を3つ紹介します。
- 検索性を高めて業務の属人化を解消｜グリニッジ株式会社
- 社内ナレッジを整理し情報共有の速度と質がアップ｜株式会社エンファクトリー
- 引き継ぎ・検索の時間を大幅削減｜ウルシステムズ株式会社
それぞれの導入背景や成果などをチェックし、自社の導入を検討する際の参考にしてみてください。
検索性を高めて業務の属人化を解消｜グリニッジ株式会社
グリニッジ株式会社では、業務ノウハウが個人に依存しがちで、属人化が課題となっていました。具体的には、過去の資料を探す際に時間がかかり、業務の効率を妨げていました。
「NotePM」を導入し、業務マニュアルや手順書を一元管理することで、誰でも簡単に情報へアクセスできる環境を構築。その結果、NotePMに社内ナレッジを集約したことで情報を探す手間が格段に減少しました。
新入社員向けのマニュアルや社内規則などもNotePMに集約したおかげで、オリエンテーションの準備が楽になったのも、大きな収穫だったようです。
＞関連記事：【導入事例】NotePM×Slack連携で社内ナレッジの検索性を高めて業務の属人化を解消 – グリニッジ株式会社
社内ナレッジを整理し情報共有の速度と質がアップ｜株式会社エンファクトリー
株式会社エンファクトリーでは、社内の情報共有に課題を抱えていました。具体的には、必要な情報がさまざまなツールに分散しており、情報を探すのに手間がかかっていました。
「NotePM」を導入したところ、社内規定や業務ノウハウなどのナレッジを一元化し、フォルダ構成やタグ機能を活用した整理を実現。その結果、検索性が向上し、社員同士の情報共有のスピードが大幅にアップしました。
コメント機能を活用してリアルタイムでの情報更新が可能となり、社内コミュニケーションの質も向上しました。
＞関連記事：【導入事例】バックオフィスの評価ポイントにも取り入れた新しいNotePMの活用方法とは – 株式会社エンファクトリー
引き継ぎ・検索の時間を大幅削減｜ウルシステムズ株式会社
ウルシステムズ株式会社では、メンバーの増員やノウハウの属人化により、情報共有がスムーズにいかない課題がありました。
「NotePM」の導入により、各プロジェクトの情報を体系的に整理し、一元管理が可能になりました。検索機能が強いNotePMを活用することで、過去の資料をスムーズに探し出せるようになり、情報を探す手間が大幅に削減された事例です。
引き継ぎ作業の負担が大幅に軽減され、社員の業務効率が向上したり、プロジェクトの進行がスムーズになったりしたことで、企業全体の生産性向上につながったようです。
＞関連記事：【導入事例】引き継ぎ・検索の時間を大幅削減！組織の拡大を支える人事部の業務をNotePM導入で効率化！ – ウルシステムズ株式会社
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SharePointの同期機能を使い業務を効率化しよう
SharePointとPCのフォルダを同期することで、ファイルの管理や情報共有がスムーズになります。OneDriveを活用すれば、常に最新のデータをチームで共有でき、作業効率の向上が期待できます。
業務の効率化以外にも、アップロードの手間の削減やセキュリティ面の強化などの効果もあるため、より安全でスムーズな情報共有が可能となるでしょう。
情報共有をさらに強化したい場合は、社内ポータルを簡単に構築できる「NotePM」の導入もおすすめです。ぜひ自社に合うツールを導入し、業務効率化を実現しましょう。
