企業内で扱う文書・画像・動画・設計データなどは年々増え続け、気づけば「どこに何があるかわからない」「最新版が見つからない」「容量がひっ迫している」といった問題が起こりがちです。
上記のような問題の発生を防ぐには、ファイルサーバーを保管場所として使うだけでなく、整理と運用ルールをセットで管理する体制が欠かせません。
本記事では、ファイルサーバー管理の基本から、整理が必要な理由、管理しやすいサーバーの特徴などを網羅的に解説します。
さらに、検索性やアクセス権管理を強化できるツールの活用方法も紹介します。
「負荷の増大」「業務効率の低下」「セキュリティ上のリスク」を防ぎ、誰でも迷わず使えるファイルサーバーに整備したい担当者はぜひ参考にしてみてください。
目次
ファイルサーバー管理とは
そもそもファイルサーバー管理とは、企業内で扱う文書・画像・動画・設計データなどを、安全かつ効率的に保管・共有するための運用全体を指します。
フォルダ構成や命名ルール、アクセス権限といった要素を整備し、迷わず必要なファイルにたどり着ける状態を作ることが目的です。
誤削除や重複データ、容量過多、退職者のアカウントの放置などを防ぐために、「運用ルール」を整えることが求められます。
ファイルサーバーを整理・管理する際の5つのコツ
ファイルサーバーを整理・管理する際には、いくつかの考え方を事前に押さえておくと適切に運用できます。ファイルサーバーを整理する際のコツは、以下の5つです。
- フォルダやファイルの名前を統一する
- フォルダの階層を深くしすぎない
- サイズが大きいファイルは圧縮する
- 古いデータはまとめて保管する
- 不要なデータは削除する
それぞれ具体的な内容を解説します。
フォルダやファイルの名前を統一する
ファイルサーバーを整理する際は、フォルダやファイルの名前を統一することが大切です。
ファイルやフォルダの名前がバラバラだと、探すのが困難になり、誤って古いバージョンを使用したり、最新ファイルを削除したりするリスクがあります。
ファイル名やフォルダ名を命名する際は、ルールを統一しましょう。
たとえば、以下のようなポイントを意識してください。
- 日付形式を統一する
- 案件名・部署名を必ず含める
- バージョン表記を統一する
- 使用禁止文字（記号）を明確にする
プロジェクト名や日付、バージョン番号などを規則的に組み合わせて命名することで、ファイルの内容が一目でわかりやすくなります。
特定の文字や記号を使わないことで、システムによる読み込みエラーを防ぐ効果も期待できます。
フォルダの階層を深くしすぎない
ファイルサーバーを整理する際は、フォルダの階層を深くしすぎないよう注意しましょう。
ファイルサーバーのフォルダが深くなると、目的のファイルを探す際に多くのクリックが必要になり、非効率になります。
フォルダ階層は必要最低限にすることで、業務の効率化につながります。
具体的には、以下の通りです。
- トップ階層は3〜4つの分類に限定する
- 階層は原則「3階層以内」に収める
- 同じ種類のフォルダを増やさない
- 用途が似ているフォルダは一本化する
- 階層が深くなりそうな場合は命名ルールで補う
階層が3階層以上になると管理が難しくなり、ユーザーが迷子になる可能性が高くなるでしょう。
階層を浅くし、関連するファイルをまとめることで、誰でも直感的にファイルにアクセスできるようになります。
サイズが大きいファイルは圧縮する
ファイルサーバーを整理する際は、サイズが大きいファイルを圧縮してから保存しましょう。
たとえば、以下のようにルールを決めましょう。
- 写真・画像はJPEG／PNGをZIPにまとめる
- 動画ファイルは圧縮形式を統一する
- 過去データは「年度ごと」に圧縮してアーカイブ化する
- 普段使わない大容量データは圧縮フォルダに退避しておく
圧縮ファイル形式のZIPに変換することで、複数のファイルをまとめて保存し、容量を小さくできます。
普段使わないファイルは、圧縮してまとめておくと管理しやすいでしょう。
大容量のファイルが多くあると、サーバーのストレージを圧迫し、システム動作が遅くなる可能性があります。
ただし、圧縮の際はデータの劣化や可逆性などに注意し、過度に圧縮しないようにしましょう。
古いデータはまとめて保管する
ファイルサーバーを整理する際は、古いデータをひとつのフォルダにまとめて保管すると、サーバー内が利用しやすくなります。
以下のようにフォルダを整理しましょう。
- 年度・期ごとに「アーカイブフォルダ」を作成する
- 案件終了後のフォルダはアーカイブへ一括移動する
- アーカイブ内は用途別に区分する
- 検索性を保つため、ファイル名のルールは現行と同じにする
ファイルサーバーには日々新しいデータが追加されますが、古いデータをそのままにしておくと、利用したいデータを検索する際に、余計な手間がかかる可能性があります。
また、保存した古いデータにアクセスしやすくするために、検索機能の活用や、フォルダ・ファイル名の統一が大切です。
定期的に古いデータを整理して、サーバー内の利便性を保ちましょう。
不要なデータは削除する
ファイルサーバーを整理する際は、定期的にサーバー内を確認し、不要なデータは削除しましょう。
不要なデータがファイルサーバーに残っていると、ストレージ容量を無駄に消費し、サーバーのパフォーマンスが低下する恐れがあります。
そのため、データは以下の基準で削除するのがおすすめです。
- 重複ファイルをチェックし、最新バージョン以外は削除する
- 使用頻度の極端に低いファイルを削除候補に分類する
- 自動バックアップがある場合は「元データ削除→保管庫へ退避」の運用にする
- 用途不明のフォルダは作成者に確認し、不要と判断したら削除する
また、データが増えすぎると管理も大変になるでしょう。
なお、不要なデータとは単に古いデータというわけではなく、使用頻度が低いデータや重複しているデータも含まれます。
古いデータをまとめて保管し、定期的に不要なものは削除する体制を意識しましょう。
ファイルサーバーが整理された状態を保つ運用・管理ルール
ファイルサーバーが整理された状態を保つためには、以下のような運用ルールを設けることが重要です。
- フォルダ名とファイル名を規則的にする
- 必要なメンバーにだけアクセス権を付与する
- 削除までの保管期間を明確にする
それぞれ具体的な内容を確認しましょう。
フォルダ名とファイル名を規則的にする
フォルダ名やファイル名を規則的にすることで、ファイルサーバーが整理された状態を保てるでしょう。
具体的には、検索性が向上し、誤ったデータの使用を防ぐ効果が期待できます。
ルール例としては以下の通りです。
- 日付形式は YYYYMMDD に統一する（例：20250401）
- バージョン表記を統一する（例：V1.0／V2.0 など数字管理、”最終”は禁止）
- プロジェクト名・部署名を必ず含める
- ステータスをフォルダ名に付ける（例：進行中／確認中／完了）
規則的な名称の例として、次のような表示がおすすめです。
▽例
【20250401（作成した日付）_NotePM（プロジェクト名）_V2.0（バージョン）】
さらに、フォルダ名に「進行中」「確認中」「完了」などのステータスを付けることで、より管理しやすくなるでしょう。
必要なメンバーにだけアクセス権を付与する
ファイルサーバーが整理された状態を保つためにも、アクセス権は必要なメンバーにだけ付与しましょう。
サーバー全体でアクセス権の範囲を決めるのではなく、フォルダごとに細かくアクセス権を設定しましょう。
具体的には以下の通りです。
- 編集が必要な人には「編集権限」、その他は「閲覧権限」だけ付与する
- 部署・プロジェクト単位で権限を分ける
- 異動・退職時にアクセス権を必ず見なおす
- 機密性の高いフォルダは少人数のみに限定する
編集が必要な人には「編集権限」、閲覧のみでよい人には「閲覧権限」を付与します。
不要なメンバーにアクセス権を付与していると、誤ってデータを編集したり削除したりするリスクが高まります。
また、メンバーの異動や退職時には、アクセス権を見直し、不要な権限はすみやかに削除することが重要です。
削除までの保管期間を明確にする
ファイルサーバーが整理された状態を保つために、データを削除するまでの保管期間を明確にすることが大切です。
一定期間更新がないデータに関しては削除し、定期的にサーバー内を整理しましょう。
たとえば以下のようなルールがよいでしょう。
- 1年以上更新されていないファイルはアーカイブへ移動する
- 2年以上経過したファイルは原則削除する
- 削除権限は管理者のみに限定する
- 削除前にバックアップの有無を確認するフローを作る
「1年以上更新がないファイルはアーカイブフォルダに移動する」という決まりを設けます。
さらに「2年以上経過したものは削除する」といった具体的なルールを設定することで、無駄なデータの蓄積を防げます。
誤った削除を防ぐためにも、データを削除できる権限を限られたメンバーに付与し、適切に管理できる体制を作りましょう。
ファイルサーバーのルールを適切に運用・管理するポイント
ファイルサーバーを適切に運用するためには、ルール策定だけでなく「社内での定着」「継続的な改善」「運用状況の把握」という3つの軸が不可欠です。
ここでは、運用を安定させるために重要となるポイントをご紹介します。
- ルールの文書化・周知を徹底する
- 違反時の罰則を設定しておく
- 運用ルールは定期的に改訂する
ルールの文書化・周知を徹底する
ルールを機能させるためには、まず正しい情報を全社員が参照できる状態を作ることが必要です。
フォルダ構成・命名規則・アクセス権設定の方法だけでなく、「なぜそのルールが必要なのか」まで記載すると、現場での納得感が高まり従いやすくなります。
また、マニュアルは社内ポータルやNotePMのような、更新履歴が追えるツールで管理すると 最新情報が散逸しません。
周知に関しても、最初の説明だけでは不十分になります。
チャットツールでの定期リマインドや新入社員研修への組み込み、質疑応答の場の設置など、複数の接点を作ると理解度が高まります。
とくに大規模組織では「どこに何があるかわからない」という声が上がりやすいため、アクセスしやすい導線の整備を意識しましょう。
違反時の罰則を設定しておく
ファイルサーバー運用は、ルール遵守が前提となってはじめて機能します。
そのため、勝手なフォルダ作成やデータの大量削除など想定される違反行為を具体的に明文化しておくことが必要です。
ルールに反した場合の「注意→指導→制限措置」などの対応ステップを段階的に示すことで、曖昧な運用を避けられます。
ただし、罰則は罰するためではなく、情報資産を保護し業務トラブルを防ぐためのリスク管理という位置付けで説明することが必要です。
現場に敵対心を抱かせないように、「なぜルールが必要なのか」という背景を丁寧に説明し、協力を得られるようにしましょう。
また、罰則を実際に発動するケースは稀であるべきで、トラブル事例を共有し未然防止につなげる運用が理想です。
運用ルールは定期的に改定する
ファイルサーバーの運用ルールは一度決めたら終わりではなく、事業環境や組織構造の変化に合わせて見なおす必要があります。
部署の増設、プロジェクトの増加、管理すべきデータ量の増加などがあると、従来のルールが現状に合わなくなり、運用上の混乱が起きがちです。
半年〜1年ごとに定期レビューを行い、フォルダ構成・権限範囲・保管期間の見直しを行うと運用の安定性が高まります。
また、現場の声を収集する仕組みを用意することも大切です。
たとえば、「検索しづらい」「似たフォルダが乱立している」「誰が権限付与しているかわからない」といった課題は運用の形骸化を示すサインです。
混乱を防ぎながら移行するために、変更後は、改定ポイントを一覧化して社内に周知し、いつから新ルールを適用するか明示するようにしましょう。
ファイルサーバーの整理が必要な3つの理由
ファイルサーバーの整理が必要な理由は、以下の3つです。
- データ量が増えファイルサーバーの負荷につながる
- 業務効率が低下する可能性がある
- セキュリティ面のリスクが高まる
ファイルサーバーは日々データが蓄積されるため、整理されていない状態が続くと業務効率やセキュリティに影響を与えます。
それぞれ詳しい内容を見ていきましょう。
＞関連記事：ファイル共有サーバーとは？基本知識からNASとの違い・活用のメリット・デメリットやクラウド化まで幅広く解説
データ量が増えファイルサーバーの負荷につながる
ファイルサーバーは容量に限りがあり、不要なデータが蓄積されるとサーバーの負荷が増大するため、定期的にサーバー内を整理することが大切です。
たとえば、大容量の画像や動画データ、古いバックアップファイルなどが溜まり続けると、負荷が増えすぎて動作が遅くなる恐れがあります。
また、容量が増えすぎると、新しいデータを保存するスペースが少なくなり、追加のストレージを購入するコストが必要になるかもしれません。
そのため、サーバーの負荷を抑えながら安定した環境を維持する意識が必要です。
容量コントロールの仕組みを運用に組み込み、定期的にファイルサーバーを整理して、作業効率の維持やコスト削減につなげましょう。
業務効率が低下する可能性がある
ファイルサーバーが整理されていないと、必要なファイルを探すのに時間がかかり、業務効率の低下につながります。
たとえば、フォルダ構成が複雑だったり、重複ファイルが多かったりすると、どれが最新のデータか判断しづらくなります。
誤った情報のまま作業を進めると、プロジェクトの進行にも支障をきたすでしょう。
また、ファイル名が統一されていないと検索が難しくなり、データを探す際に余計な時間を費やす恐れもあります。
命名ルールの統一やフォルダ構造の簡素化など、「探さずに済む環境」を整えることが大切です。
業務効率の向上のためにも、定期的にファイルサーバーを整理しましょう。
セキュリティ面のリスクが高まる
ファイルサーバーが整理されていないと、不要なデータの流出やアクセス権の管理不備など、セキュリティ面のリスクが高まります。
サーバー内の情報が適切に管理されていないと、該当データと関係のない部署のメンバーや退職したメンバーなどが、不要にアクセスする恐れもあるでしょう。
また、不要なデータを長期間入れておくことで、ウイルス感染や情報漏洩などのリスクも懸念されます。
ファイルサーバーは定期的に整理し、セキュリティ面の安全性も維持することが大切です。
権限の棚卸しを定期的に実施し、不要なデータは早めに削除または隔離するようにしましょう。
管理しやすいファイルサーバーの特徴
ファイルサーバーは「保管するだけ」の仕組みではなく、運用のしやすさによって業務効率が変わります。
ここでは、運用負荷が少なく、長期的に安定して使えるファイルサーバーの条件を解説します。
- 拡張性がある
- アクセス権を変更しやすい
- 検索性に優れている
拡張性がある
組織は常に変化するため、管理しやすいファイルサーバーには高い拡張性が求められます。
部署が増えたりプロジェクトが拡大したりしても、既存のフォルダ階層の邪魔にならず柔軟に構造を広げられることが必要です。
また、サーバー容量の増設が容易であるほど、後から無理な整理を強いられるリスクが減ります。
将来的なデータ量の増加や利用者の拡大を見据え、スケールしやすい設計を最初から整えておくと、長期的に安定した運用にもつながるでしょう。
変化に強い構造であれば、新規事業の立ち上げや組織改編にもスムーズに対応できます。
アクセス権を変更しやすい
管理しやすいファイルサーバーは、権限設定が柔軟であることが特徴です。
閲覧・編集・削除といったアクセス権限をユーザー単位・部署単位で細かく管理でき、異動や役職変更があった場合でも簡単に権限を付け替えられる状態が理想です。
また、機密性の高いデータを扱う部署やプロジェクト専用フォルダがある場合でも、スムーズに管理できる仕組みが整っていると、セキュリティリスクを最小限に抑えられます。
管理者が煩雑な操作を必要としない構造であれば、日々の運用負荷が下がり、誤権限による情報漏えいも防ぎやすくなるでしょう。
検索性に優れている
管理しやすいファイルサーバーの最大の特徴のひとつが検索性の高さです。
ファイル名だけでなく本文やプロパティ情報まで横断的に検索できる環境が整っていれば、目的の資料を探す時間を削減できます。
さらに、タグ付け・メタ情報・属性検索などを活用できるサーバーであれば、数万件のファイルを扱う大規模組織でも迷わず目的の情報にアクセスできます。
検索精度が高いほど「どこにあるかわからない」「似た資料が乱立する」といった課題が減り、業務効率向上が期待できるでしょう。
散らかったファイルサーバーを整理する手順
ファイルサーバーが散らかった状態のままだと、探す時間が増えるだけでなく、誤削除や最新版の混乱など、業務全体のパフォーマンスに悪影響となります。
整理の手順には明確なステップがあり、順番に進めると整った状態に再構築することが可能です。
ここでは、混乱したファイルサーバーを効率よく整理するための3つのステップを解説します。
1. 部署・プロジェクトごとに保存場所を明確に区分する
最初のステップは部署・プロジェクトごとに保存場所を明確にするための構造設計です。
部署別・プロジェクト別など、組織に合った分類軸でフォルダ構造を作り、利用者が迷わないよう保存場所の基準をはっきりさせます。
曖昧な保管場所があると、ファイルが散乱したり重複したりする原因になるため、ファイルの種類ごとに配置ルールを決めておくことが重要です。
さらに、異動や新規プロジェクトの発足時にも追加しやすい柔軟な構造にしておくことで、長期的に安定した運用がしやすくなります。
2. ファイルを整理する
次に行うのは、サーバー内のファイルそのものを整理する工程です。
重複ファイルの削除や古いデータのアーカイブ、容量の大きいデータの圧縮など、整理基準を明確にしたうえで作業を進めます。
また、ファイル名の命名規則を統一したり、フォルダ階層を見直したりすることで「どこに何があるか」が自然と理解できる状態になります。
定期的に棚卸しを実施し、不要ファイルを排除し続けることで、常に整った状態を維持することが可能です。
3. 運用ルールを実行する
構造とファイルが整ったら、最後は運用ルールの徹底です。
アクセス権限の付与方法や命名規則、削除ルール、保管期間など、定めた運用ルールを全社に周知し、日常的に守られる仕組みを作ります。
月次や四半期単位でフォルダ構成や利用状況を点検し、ルール逸脱や放置ファイルを早期に発見・是正することも必要です。
また、組織の変化や業務内容の変動に合わせて、ルールは随時更新していく必要があります。
定期的に改善を加えることで、運用が形骸化せず効果の維持が期待できるでしょう。
ファイル整理を効率的に行う方法
ファイルサーバーの整理を効率的に進めるには、共有ファイルを一元管理できるツールを活用する方法が有効です。
サーバー内のデータが散在している場合でも、ツールを使うことで保存場所を一か所に集約でき、探す時間の削減につながります。
NotePMであれば、フォルダ構成・検索・アクセス権限管理など、ファイル運用に必要な機能が標準搭載されており、サーバー整理とナレッジ共有を同時に実現できます。
また、マニュアル・資料・議事録・画像・PDFなど、異なる形式のファイルをひとつのワークスペースで管理できるため、社内の情報共有が一気にスムーズになります。
ファイル整理を効率的に行う場合、NotePMの活用を検討してみてはどうでしょうか。
情報共有ツール『NotePM』の成功事例
ここでは、情報共有ツール『NotePM』を活用した成功事例を2つ紹介します。
- 情報検索の工数8割削減を実現｜株式会社小田急フィナンシャルセンター
- 情報共有不足によるミスを削減｜株式会社麩金
情報検索の工数8割削減を実現｜株式会社小田急フィナンシャルセンター
株式会社小田急フィナンシャルセンターは、小田急グループ各社の経理業務および給与計算業務などを通じた経営サポートを行う会社です。
同社では、給与計算や年末調整、住民税の更新業務など多くのマニュアルを扱っているものの、欲しい情報をすぐに探せないという課題がありました。
そのため、情報検索に強いとされる『NotePM』の導入を決断。
導入以前は、5〜10分かけても欲しい情報が見つからないこともありましたが、NotePMの全文検索により、必要な情報にすぐたどり着けるようになりました。
また『NotePM』を活用して、マニュアルの更新をワンクリックで周知できる点も、メリットを感じているとのことです。
＞関連記事：【導入事例】NotePMで実現するDX時代のマニュアル管理。数秒で欲しい情報にアクセス – 株式会社小田急フィナンシャルセンター
情報共有不足によるミスを削減｜株式会社麩金
「株式会社麩金」は、生麩と加工食品の製造販売と食品卸売業を行っている、昭和44年創業の老舗企業です。
同社は、元々社内の情報共有に関して問題意識を感じており、情報環境が適切に整備されれば、業務の効率も上がると考えていました。
具体的には、口頭での情報共有に「言った・言わない」の問題が起きたり、従業員が受注書を独自の方法で管理したりする課題がありました。
誰でも使いやすいツールとして高く評価した『NotePM』を導入したところ、紙の受注書を共有する手間がなくなり、移動時間の削減に成功。
口頭での連絡が減ったことで、業務の効率化にもつながりました。
さらに、総務部と製造部での受注情報の一元管理により、これまで発生していた部署間の情報の食い違いが解消され、スムーズな共有が可能になったのも大きな効果です。
＞関連記事：【導入事例】社内の情報共有・ナレッジ共有によって業務の効率化を目指す – 株式会社麩金
ファイルサーバーの管理に関するよくある質問
ファイルサーバーの管理は、ルール作成・フォルダ構成・アクセス権限など複数の要素が絡むため、悩みや不明点が生じやすい業務です。
ここでは、企業からとくによく寄せられる質問を取り上げ、実務で役立つ具体策をまとめて解説します。
- ファイルサーバーを管理するための運用ルール例は？
- ファイルサーバーのおすすめフォルダ構成は？
- ファイルサーバーのアクセス権を管理できるツールは？
ファイルサーバーを管理するための運用ルール例は？
ファイルサーバー管理の品質は、明確な運用ルールがあるかどうかで大きく変わります。
たとえば、フォルダ名は「部署略称_案件名_YYYYMMDD」などの具体的フォーマットを定め、例外を作らないようにしましょう。
▽例
HR_採用説明会_202501
また、保管期間の基準も数値で明記しておくと、整理の判断に迷わなくなります。
たとえば「更新から1年でアーカイブ」「3年未更新で削除候補」など、誰が見ても判断できる基準を設定しておくと管理も安定します。
継続的な運用をするためにも、ルールを文書化し、全社に周知するようにしましょう。
ファイルサーバーのおすすめフォルダ構成は？
迷いをなくすには、トップ階層をシンプルにするのが効果的です。
おすすめは以下の4分類に固定する方法です。
- 01_全社共通
- 02_部署別
- 03_プロジェクト別
- 99_アーカイブ
部署フォルダ配下には以下のような用途ごとの固定フォルダを設けることで、どこに保存すべきか悩む時間を削減できます。
- 日常業務
- 申請書類
- マニュアル
- 顧客資料など
案件フォルダの場合は「案件番号_クライアント名」で統一し、その下に以下のようなサブフォルダを設置すると、履歴管理や後工程での情報共有がスムーズになります。
- 01_契約書
- 02_見積
- 03_納品物
- 04_打合せ記録
ファイルサーバーのアクセス権を管理できるツールは？
アクセス権限を効率よく管理したい場合は、権限設定を細かく制御できるツールの活用が効果的です。
たとえば、NotePMでは、フォルダごとに「オーナー／管理者／ユーザー／ゲスト／参照専用ゲストなど」を柔軟に割り当てられます。
部署やプロジェクト単位で閲覧制限を簡単に設定できるため、「営業部は閲覧可能だが開発部は不可」「プロジェクトAのメンバーだけ編集できる」というような制御も可能です。
情報漏えい対策にも効果があり、管理負荷を軽減できる点がメリットです。
ファイルサーバーを整理して業務を効率化させよう
ファイルサーバーの整理は、業務効率を向上させるだけでなく、データの安全性やセキュリティ面の強化にもつながります。
フォルダやファイル名の統一、不要なデータの削除、適切なアクセス管理などのルールを設けることで、整理された状態を維持しやすくなります。
ファイルサーバーの整理は一度きりではなく、継続的に行うことが重要です。今回紹介した整理のコツやツールを活用し、快適な業務環境を実現しましょう。
