【無料テンプレート】フランチャイズマニュアルの作り方|例文と管理ポイントを紹介

2024年11月28日(木) テンプレート

フランチャイズでは、はじめて経営に携わる人や異業種から参入する人がオーナーになることがあります。そのなかで、ブランドイメージや提供サービスの品質を維持するためには、経営ノウハウや商品・サービスのコンセプトから、業務手順や注意点など細かいマニュアルが必要です。

本記事では、フランチャイズマニュアルの必要性と作り方、無料で使えるテンプレートを紹介します。マニュアルを活用して加盟店を適切に管理・コントロールし、ブランドイメージを守りながら経営拡大を目指しましょう。

 

Web上でフランチャイズマニュアルを簡単に作成できる「NotePM」

 

フランチャイズにおけるマニュアルの必要性

フランチャイズチェーンでは、ブランドや企業イメージを守るために、マニュアルを活用して加盟店が提供する商品やサービスの品質を統一します。

フランチャイズは、本部がもつ商標や販売・経営ノウハウなどを加盟店に与える代わりに、加盟店は本部にロイヤリティ(対価)を支払う仕組みです。だれもが事業をはじめられる手軽さがある一方で、事業者によってサービス品質にバラつきが生まれるリスクがあります。

加盟店がマニュアルに沿って店舗を運営すれば、店舗が提供するサービス品質のバラつきを抑制できるため、ブランドや企業イメージを守れます。もし、加盟店がマニュアルどおりに業務を遂行していないのであれば、マニュアルで示した基準に沿っていないとして指摘・指導も可能です。

また、加盟店はマニュアルにしたがって、業務を遂行し店舗を運営すればよいため、参入障壁が下がります。効率的に店舗を増やしたい場合はとくに、マニュアルで統制をとり、だれでも店舗を運営できる体制が望ましいのです。

>関連記事:FC本部に求められる役割とは?多店舗展開でサービス品質を保つコツや成功事例も紹介

 

Web上でフランチャイズマニュアルを簡単に作成できる「NotePM」

 

フランチャイズマニュアルの作り方

フランチャイズマニュアルは、大きく以下の4つのステップで作成します。

  1. マニュアルの目的や担当部署を明確化する
  2. マニュアルの運用・管理体制を構築する
  3. 店舗運営のルール・仕組みを整理する
  4. マニュアルを作成する

マニュアルの作り方を確認してから、必要な準備をはじめましょう。

1.マニュアルの目的や担当部署を明確化する

まずは、経営層を中心に、マニュアルの目的を明確化します。目的を明確化すると、自ずと内容も決まってくるためです。

たとえば「加盟店の統制」を目的として掲げた場合、業務手順だけを共有しても、サービス品質は維持できません。企業理念や求めるサービスレベルなども書き加える必要があります。

マニュアルを通じて、本部の理念や商品・サービスの価値を加盟店に理解してもらうためにも、目的の明確化が大切です。目的を明確化したら、マニュアル作成を主導する部署や担当者を決め、次のステップに移ります。

>関連記事:マニュアル作成の必要性を注意点と作成・定着のコツとともに解説

2.マニュアルの運用・管理体制を構築する

マニュアルを作成する前に、以下4つのポイントを押さえたうえで、マニュアルの運用・管理体制を構築します。

  • マニュアルのフォーマットをそろえる
  • 保管場所を統一する
  • 活用状況を把握する
  • 定期的に内容を更新する

フランチャイズの場合は、事業者が異なるためマニュアルの保管場所を統一するのは難しいケースがあります。スタッフのマニュアル活用を促進するためにも、保管場所の要件を決め、加盟店に指導するのが適切です。

効率的にマニュアルを管理する方法として、マニュアル作成ツールの利用をおすすめします。

>関連記事:マニュアル作成ツールおすすめ20選(無料あり)|選び方・種類も解説

3.店舗運営のルール・仕組みを整理する

マニュアルに記載する業務プロセスや手順を整理するために、本部が運営する店舗のルールや仕組みを見直します。

たとえば、飲食店の場合、調理方法や接客方法など、細かい時間や順序を洗い出し整理することが大切です。業務プロセスを最適化するなかで、新規参入事業者でもスムーズに業務を遂行できるよう整備していきます。

このとき、業務改善のフレームワークであるECRS(イクルス)の4原則に沿って、業務を効率化できないかを検討してみてください。

  • Eliminate(排除):排除できる作業・工程がないか
  • Combine(結合と分離):結合・分離して改善できる作業・工程がないか
  • Rearrange(入替えと代替):順序や場所、担当者を入れ替えられないか
  • Simplify(簡素化):作業や動作などをより簡素化できないか

ポイントは、上から順を追って「効率化できるかどうか」を念頭に置きながら検討することです。このプロセスでデジタル化も考慮すると、大幅な効率化を実現できる可能性が高まります。

>関連記事:【無料テンプレート】飲食店のマニュアルガイド|例文や作り方を紹介
>関連記事:【無料テンプレート】ホテル・旅館の業務マニュアル作成ガイド|手順やセリフ例文を紹介

4.マニュアルを作成する

準備が整ったら、以下の手順に沿ってマニュアルを作成します。

  • 目次(構成)を作成し、マニュアルの全体像を把握する
  • テキストや動画など、マニュアルの表現方法を決定する
  • コンテンツを作成し、チェックする

マニュアルは、業態や業務によって適切な表現方法が異なります。テキストだけにこだわらず、動画や音声など柔軟に表現方法を変えたり、併用したりしながら、活用しやすいマニュアルにしましょう。

マニュアルが完成したら、実際に本部で活用してみると、改善点が見つかるはずです。改善を重ねたら加盟店に共有し、加盟店の運用開始後は現場の意見を聞きながら定期的に更新しましょう。

>関連記事:マニュアルの目次・構成作成ガイド|作り方や項目例、作成時のコツを解説

【本部向け】フランチャイズマニュアルのテンプレート・例文

ここでは、本部向けのマニュアル作成に活用できるテンプレートと例文を、大きく3つのカテゴリに分けて紹介します。

  • 加盟店開発マニュアルのテンプレート・例文
  • 加盟店管理マニュアルのテンプレート・例文
  • 緊急時の危機管理マニュアルのテンプレート・例文

フランチャイズマニュアルを作成する際は、ぜひ無料テンプレートを活用してみてください。

加盟店開発マニュアルのテンプレート・例文

加盟店がオープンする前の業務に関する開発マニュアルには、大きく分けて以下の2つがあります。

  • 立地判定マニュアル
  • オープニングサポートマニュアル

加盟店開発のマニュアルを作成・活用すると、効率的に開発業務を遂行できるので、参考にしてみてください。

立地判定マニュアル

立地判定マニュアル

目的

手順

    1. ターゲットエリアの選定
      目的:
      手順:
    2. 競合調査
      目的:
      手順:
    3. 交通アクセスの確認
      目的:
      手順:
    4. 視認性・目立ち度の確認
      目的:
      手順:
    5. 立地の経済条件確認
      目的:
      手順:

立地判定マニュアルの例文

目的:新規加盟店の立地候補を適切に評価し、ビジネスの成功に必要な条件を満たしているか判断する。

手順

  1. ターゲットエリアの選定
    目的:
    加盟店のターゲット顧客層に合ったエリアを選定する。
    手順:
    1.1.人口密度や世帯収入、年齢層などのエリア特性を調査する
    1.2.ターゲット顧客層が多い地域かを判断し、候補エリアを絞り込む
  2. 競合調査
    目的:周辺にある競合店の状況を把握し、差別化戦略を立てやすくする。
    手順:
    2.1.近隣の競合店の業種や価格帯、営業スタイルを調査する
    2.2.競合状況から優位性が保てるか、または差別化の余地があるかを判断する
  3. 交通アクセスの確認
    目的:店舗へのアクセスの利便性を評価し、来客数を増加させる可能性を見極める。
    手順:
    3.1.主要道路や公共交通機関(バス、電車)のアクセス状況を確認する
    3.2.駐車場の有無、徒歩圏内の利便性も評価する
  4. 視認性・目立ち度の確認
    目的:店舗の視認性を確認し、通行者や車からの視認性が高いかを評価する。
    手順:
    4.1.店舗の周辺環境(建物、看板の配置など)を確認する
    4.2.通行者やドライバーから店舗が見やすいか、目立つ位置にあるかを判断する
  5. 立地の経済条件確認
    目的:立地条件が経済的に適切かを判断し、収支計画に無理がないかを確認する。
    手順:
    5.1.賃料、契約条件、初期投資額を確認する
    5.2.想定される売上や収益と照らし合わせて採算が取れるか判断する

このテンプレートをNotePMで使ってみる(無料)

加盟店開発における立地判定マニュアルとは、加盟店の出店立地を判定するためのマニュアルです。店舗の立地は、業績に大きく影響を与える重要な要素です。

扱う商品やサービスによって適性商圏が変わるため、自社に合わせて立地の評価項目を洗い出し、基準や評価手順をマニュアル化する必要があります。

オープニングサポートマニュアル

オープニングサポートマニュアル

オープニングサポートマニュアル

目的

手順

    1. 店舗レイアウトの設計支援
      目的:
      手順:
    2. スタッフの採用支援
      目的:
      手順:
    3. トレーニングの提供
      目的:
      手順:
    4. 開業プロモーションの計画
      目的:
      手順:
    5. 開業後のフォローアップ
      目的:
      手順:

オープニングサポートマニュアルの例文

オープニングサポートマニュアル

目的:新規加盟店の開業準備を支援し、円滑なオープンを実現するためのサポート体制を確立する。

手順

  1. 店舗レイアウトの設計支援
    目的:店舗の売上最大化に向けた効果的なレイアウトを提供する。手順:
    1.1.売り場やバックヤードのレイアウトを設計し、商品の陳列方法や動線を決定する
    1.2.レイアウトに基づき、什器や設備の配置をアドバイスする
  2. スタッフの採用支援
    目的:必要な人員を確保し、店舗運営が円滑に行えるよう支援する。手順:
    2.1.本部の採用基準に基づいて、スタッフの募集方法や面接のアドバイスを行う
    2.2.必要に応じて面接や選考のサポートを行い、適切な人材を確保する
  3. トレーニングの提供
    目的:スタッフが本部のサービス基準を理解し、顧客対応に自信を持って臨めるようにする。手順:
    3.1.店舗スタッフに対して接客、商品知識、店舗運営に関するトレーニングを実施する
    3.2.必要に応じてマニュアルや教材を提供し、トレーニング内容を浸透させる
  4. 開業プロモーションの計画
    目的:開業時に集客を図り、認知度を高めるためのプロモーション活動をサポートする。手順:
    4.1.地域特性に応じた開業キャンペーンや広告プランを提案する
    4.2.チラシやSNS広告の制作を支援し、効果的な集客を目指す
  5. 開業後のフォローアップ
    目的:オープン直後の課題や問題点に対応し、安定した店舗運営を支援する。手順:
    5.1.開業後1週間を目安に店舗を訪問し、運営状況を確認する
    5.2.初期の売上状況やオペレーションの問題点を洗い出し、改善策を提案する

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オープニングサポートマニュアルは、加盟店がオープンするときに本部が行うサポート業務のマニュアルです。オープンまでの流れや店舗内装のセッティングなど、オープン作業に携わるスタッフが知っておくとスムーズに作業できる内容をまとめます。

手順やポイントを統一しておくことで、スムーズな店舗オープンをサポートできます。

加盟店管理マニュアルのテンプレート・例文

加盟店が運営をスタートしたら、管理マニュアルに従って、加盟店の様子を定期的にチェックする必要があります。

ここでは、大きく分けて2種類の加盟店管理マニュアルを紹介します。

  • 加盟店からの報告・事務処理マニュアル
  • SV(スーパーバイザー)マニュアル

マニュアルを共有しただけでは加盟店のサービス品質を維持できないため、適切に管理し、必要であれば指導しましょう。

加盟店からの報告・事務処理マニュアル

加盟店からの報告・事務処理マニュアル

目的

手順

  1. 売上報告の受理と確認
    目的:
    手順:
  2. 在庫管理報告の確認
    目的:
    手順:
  3. 月次経費報告の確認と精算
    目的:
    手順:
  4. クレーム・トラブル報告の対応
    目的:
    手順:
  5. 研修・トレーニング報告の確認
    目的:
    手順:

加盟店からの報告・事務処理マニュアルの例文

加盟店からの報告・事務処理マニュアル

目的:加盟店からの報告内容や事務手続きを効率的に管理し、迅速かつ正確に本部での対応を行う。

手順

  1. 売上報告の受理と確認
    目的:加盟店から提出される売上報告書を受理し、データの正確性を確認する。
    手順:
    1.1.加盟店より提出された売上報告書を受け取り、内容を確認する
    1.2.各項目(売上高、経費、利益など)に誤りがないかチェックし、記録に残す
    1.3.不備があれば、加盟店に連絡し、必要な修正を依頼する
  2. 在庫管理報告の確認
    目的:加盟店からの在庫報告を確認し、在庫状況を把握して発注や補充の指示を行う。
    手順:
    2.1.加盟店から提出された在庫報告を受け取り、確認する
    2.2.必要な在庫補充や、追加発注が必要な品目を確認し、リストを作成する
    2.3.補充や発注が必要な場合は、速やかに加盟店へ指示を出す
  3. 月次経費報告の確認と精算
    目的:加盟店からの月次経費報告を受理し、正確な経費精算を行う。
    手順:
    3.1.加盟店からの月次経費報告書を受け取り、各項目を確認する
    3.2.記載された経費項目や金額を、予算に基づき精査する
    3.3.不明点があれば加盟店へ確認し、修正後に精算を実行する
  4. クレーム・トラブル報告の対応
    目的:加盟店からのクレームやトラブル報告に対応し、迅速に解決策を講じる。
    手順:
    4.1.加盟店よりクレーム・トラブル報告を受理し、内容を確認する
    4.2.対応が必要な部署や担当者に報告し、解決に向けた対応を指示する
    4.3.解決後、加盟店にフィードバックし、再発防止策を共有する
  5. 研修・トレーニング報告の確認
    目的:加盟店からの研修・トレーニング参加状況を把握し、必要なフォローアップを行う。
    手順:
    5.1.加盟店より提出された研修・トレーニング参加報告を確認する
    5.2.未参加や追加研修が必要な場合、フォローアップの計画を立てる
    5.3.必要に応じて、加盟店に追加トレーニングの指導や支援を行う

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加盟店を適切に管理したい場合は、毎月・毎年、定期的な報告書の提出を義務づけるのが効果的です。報告書には、売上高や原材料などの数値や、クレーム記録や競合他社の状況など、必要項目を盛り込んで作成します。

報告書の様式は、テンプレートで統一すると、本部の事務処理の効率化が可能です。

SV(スーパーバイザー)マニュアル

SV(スーパーバイザー)マニュアル

目的

手順

  1. 訪問準備
    目的:
    手順:
  2. 売上・在庫管理の確認
    目的:
    手順:
  3. スタッフの指導と教育
    目的:
    手順:
  4. 店舗オペレーションの点検
    目的:
    手順:
  5. 売上向上施策の提案
    目的:
    手順:
  6. 報告書の作成と提出
    目的:
    手順:

SVマニュアルの例文

目的:SVが加盟店を定期的にサポートし、店舗運営の質向上とフランチャイズ全体の成功を促進する。

手順

  1. 訪問準備
    目的:SV訪問前に必要な情報を確認し、効率的なサポートができるよう準備する。
    手順:
    1.1.過去の訪問記録や報告書を確認し、前回の指摘事項が解決しているか確認する
    1.2.直近の売上や在庫状況、経費などのデータを確認し、問題点があれば把握する
    1.3.訪問時に確認すべき課題や改善事項をリストアップする
  2. 売上・在庫管理の確認
    目的:売上や在庫の状況を把握し、適切なアドバイスを行う。
    手順:
    2.1.売上データと在庫報告を確認し、目標達成度を分析する
    2.2.在庫が適切に管理されているかを確認し、不足品や過剰在庫がないか確認する
    2.3.必要に応じて、売上向上や在庫管理の改善案を加盟店に提案する
  3. スタッフの指導と教育
    目的:店舗スタッフが本部の基準に基づいたサービスを提供できるように教育を行う。
    手順:
    3.1.接客態度や店舗の清掃状態など、スタッフのサービス品質を評価する
    3.2.改善が必要な点を指摘し、具体的な改善方法を指導する
    3.3.必要に応じて、本部の研修プログラムを活用し、スタッフのスキル向上を図る
  4. 店舗オペレーションの点検
    目的:店舗のオペレーションが本部の基準を満たしているか確認し、効率的な運営をサポートする。
    手順:
    4.1.店舗レイアウトや商品陳列の状況を確認し、改善点があれば指導する
    4.2.レジ対応や清掃頻度など、日常業務が正しく実施されているかを確認する
    4.3.オペレーション改善が必要な場合、具体的な手順を加盟店に提案する
  5. 売上向上施策の提案
    目的:売上向上のために、効果的な施策やプロモーションの提案を行う。
    手順:
    5.1.店舗の売上データや顧客の購買傾向を分析し、売上向上の可能性を探る
    5.2.イベントやプロモーションの企画を提案し、実施に向けたサポートを行う
    5.3.売上向上策の進捗状況を定期的に確認し、必要な調整を行う
  6. 報告書の作成と提出
    目的:訪問後に実施内容と改善提案を記録し、本部に報告する。
    手順:
    6.1.訪問の結果、確認事項、指導内容、改善提案を報告書にまとめる
    6.2.報告書を本部に提出し、次回の訪問に向けた課題を共有する
    6.3.必要に応じて、加盟店へのフィードバックを行い、改善状況を確認する

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SVマニュアルは、本部から加盟店に派遣される指導者向けのガイドラインです。適切に経営指導ができるよう、フランチャイズの基本的な知識やSVの役割、指導の仕方などをまとめます。

加盟店からよくある質問と回答も含めて内容を構成すると、経験が浅いSVでも適切な指導を行えます。

緊急時の危機管理マニュアルのテンプレート・例文

緊急時の危機管理マニュアル

目的

手順

  1. 自然災害対応(地震・台風など)
    目的:
    手順:
  2. 火災発生時の対応
    目的:
    手順:
  3. 停電時の対応
    目的:
    手順:
  4. 店舗での怪我・急病対応
    目的:
    手順:
  5. 不審者対応
    目的:
    手順:
  6. 加盟店への緊急連絡・支援指示
    目的:
    手順:
  7. 広報対応
    目的:
    手順:
  8. 危機管理体制の見直し・改善
    目的:
    手順:

緊急時の危機管理マニュアルの例文

目的:緊急時に本部が迅速かつ適切な対応を行い、加盟店や顧客の安全を守る。

手順

  1. 自然災害対応(地震・台風など)
    目的:自然災害発生時に加盟店とその周辺の安全を確保する。
    手順:
    1.1.地震発生時、本部は各加盟店に連絡し、従業員や顧客の安全確保を最優先に指示する
    1.2.台風などの気象災害が予測される場合、前日までに営業時間短縮や臨時休業の指示を検討し、加盟店へ通達する
    1.3.災害後、被害状況の報告を加盟店から受け取り、必要に応じて支援策を実施する
  2. 火災発生時の対応
    目的:火災発生時に加盟店の被害を最小限に抑え、迅速な復旧を支援する。
    手順:
    2.1.加盟店から火災発生の連絡を受けたら、速やかに消防への連絡を確認し、従業員と顧客の避難を指示する
    2.2.近隣店舗への火災影響を確認し、影響がある場合は対応指示を行う
    2.3.火災が収束した後、復旧作業や保険の申請について加盟店をサポートする
  3. 停電時の対応
    目的:停電が発生した際、店舗運営に与える影響を最小限に抑える。
    手順:
    3.1.加盟店から停電の報告を受けたら、電力会社に復旧予定を確認し、加盟店へ情報提供する
    3.2.停電が長引く場合、冷蔵設備の安全管理や在庫への影響について指示を行う
    3.3.停電終了後に影響範囲の確認を行い、必要に応じて本部からフォローアップを実施する
  4. 店舗での怪我・急病対応
    目的:従業員や顧客の安全を確保し、迅速に対応する。
    手順:
    4.1.加盟店から怪我や急病の報告があった場合、必要に応じて救急対応を指示する
    4.2.救急車手配や応急処置が可能かどうかを確認し、対応を支援する
    4.3.事後報告を受け、安全対策の見直しやフォローアップを行う
  5. 不審者対応
    目的:不審者によるトラブルから店舗の安全を守る
    手順:
    5.1.加盟店から不審者の報告を受けたら、状況に応じて警察への通報を指示する
    5.2.顧客や従業員の安全確保を最優先に対応し、他の加盟店にも注意喚起を行う
    5.3.事態が収束した後、再発防止策について加盟店に指導を行う
  6. 加盟店への緊急連絡・支援指示
    目的:緊急時に適切な情報を迅速に加盟店へ伝え、サポートを提供する。
    手順:
    6.1.緊急事態が発生した際は、専用の連絡ツールを用いて迅速に各加盟店へ一斉通知を行う
    6.2.状況に応じて必要なサポートや指示を提供し、加盟店の営業判断を支援する
    6.3.緊急事態の影響が続く場合、定期的に状況を確認し、追加の指示を出す
  7. 広報対応
    目的:緊急事態に関する広報対応を適切に行い、ブランドの信頼を守る。
    手順:
    7.1.緊急事態発生時、本部広報部は早急に事実確認を行い、必要に応じて公式声明を準備する
    7.2.メディア対応が必要な場合、専任者が対応し、適切な情報提供を行う
    7.3.影響が広範囲にわたる場合、SNSや公式サイトを通じて顧客に状況を周知する
  8. 危機管理体制の見直し・改善
    目的:緊急対応の有効性を評価し、危機管理体制を改善する。
    手順:
    8.1.緊急対応が完了した後、対応内容や課題を振り返り、改善点を抽出する
    8.2.定期的に危機管理マニュアルの見直しを行い、必要に応じて更新を行う
    8.3.加盟店向けに危機対応訓練や勉強会を開催し、対策の周知徹底を図る

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緊急時の危機管理マニュアルは、災害や未曾有の感染症による危機が発生したときの初動対応や、加盟店への指示出しなどの手順を示したマニュアルです。

初動対応や情報収集、その後の対応・判断、そして情報発信のプロセスをマニュアルで明確化することで、いざというときに迅速に対応でき、フランチャイズチェーン全体の混乱を防げます。

【加盟店向け】フランチャイズマニュアルのテンプレート・例文

ここでは、加盟店向けのフランチャイズマニュアルを、大きく3つのカテゴリに分けて紹介します。

  • 店舗の基本マニュアルのテンプレート・例文
  • 店舗運営マニュアルのテンプレート・例文
  • 店舗管理のマニュアルのテンプレート・例文

事業経験が浅い経営者でもスムーズに店舗運営ができるよう、丁寧に内容を精査してマニュアルを作成しましょう。

店舗の基本マニュアルのテンプレート・例文

店舗の基本マニュアル

目的

  1. 本部の理念
    目的:
    内容:
  2. サービス基準
    目的:
    内容:
  3. 従業員の行動規範
    目的:
    内容:
  4. 店舗のハウスルール
    目的:
    内容:
  5. ブランドイメージの維持
    目的:
    内容:

店舗の基本マニュアル例文

目的:本部の理念やハウスルールを加盟店に共有し、店舗運営の指針として一貫したサービス品質とブランド価値を確立する。

  1. 本部の理念
    目的:本部の理念を理解し、日々の業務に反映することでブランドの価値と信頼を守る。
    内容:
    「お客様第一主義」の理念をもとに、お客様の期待を超えるサービスを提供することを目指します。全スタッフが常にお客様の立場に立って考え、親しみやすく信頼される店舗づくりを推進します。
  2. サービス基準
    目的:本部のサービス基準に基づいた接客と対応を提供し、顧客満足度を高める。
    内容:
    全スタッフは、お客様が来店されたら笑顔で挨拶し、迅速かつ丁寧な接客を心がけます。問い合わせにはすべて対応し、必要に応じて他スタッフや本部に確認するなど、最後まで責任を持って対応します。
  3. 従業員の行動規範
    目的:従業員が本部の理念に沿った行動を取ることで、ブランドの一貫性と信頼性を保つ。
    内容:
    従業員は常に清潔な服装で勤務し、勤務中の私語や携帯電話の使用を控えます。業務において誠実さと責任感を持ち、協力し合いながら業務を進めます。違反が発覚した場合は、適切な指導を行います。
  4. 店舗のハウスルール
    目的:日常業務のハウスルールを明確にし、効率的かつスムーズな店舗運営を実現する。
    内容:
    店舗は営業時間の30分前までに開店準備を完了させ、閉店後は店内を整理整頓し清掃を行います。すべての従業員はスケジュールに基づいて出勤し、遅刻や早退を避けるよう努めます。
  5. ブランドイメージの維持
    目的:本部のブランドイメージを守り、顧客に安心感と信頼感を提供する。
    内容:
    店舗は常に清潔で明るい雰囲気を保ち、定期的に清掃やメンテナンスを実施します。ディスプレイやポスターは本部の指定に従って配置し、ブランドの統一感を維持します。

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店舗の経営・ノウハウのマニュアルには、本部の理念や商品・サービスのコンセプト、ハウスルールなど、オーナーをはじめスタッフ全員が知っておくべき内容を盛り込みます。

本部がオーナーに対して基本マニュアルを使った研修を実施するのはもちろんのこと、スタッフに基本マニュアルを理解してもらうための店舗側の研修・指導も大切です。

店舗運営マニュアルのテンプレート・例文

ここでは、店舗運営マニュアルを大きく3つに分けて紹介します。

  • オペレーションマニュアル
  • 店舗の清掃マニュアル
  • クレーム・顧客対応マニュアル

サービス品質を維持するためにも、統一したプロセスで店舗を運営できるよう、マニュアルを作成しましょう。

オペレーションマニュアル

オペレーションマニュアル

目的

手順

  1. 開店準備
    目的:
    手順:
  2. 接客プロセス
    目的:
    手順:
  3. 商品管理と在庫補充
    目的:
    手順:
  4. 設備管理
    目的:
    手順:
  5. 閉店作業
    目的:
    手順:

オペレーションマニュアルの例文

目的:店舗運営における業務手順を標準化し、一貫したサービス品質と効率的な業務遂行を実現する。

手順

  1. 開店準備
    目的:開店前に店舗が営業準備を整え、スムーズにお客様を迎えられる状態にする。
    手順:
    1.1.開店1時間前に出勤し、電気や空調、照明を入れる
    1.2.清掃道具を使い、フロアやカウンターの清掃を行う。
    1.3.レジの残高を確認し、釣銭の準備を行う
    1.4.商品が適切に陳列されているかを確認し、必要であれば補充する
  2. 接客プロセス
    目的:お客様に快適な接客を提供し、満足度を向上させる。
    手順:
    2.1.お客様が来店されたら笑顔で挨拶し、「いらっしゃいませ」とお声がけする
    2.2.お客様の要望を伺い、商品についての質問や提案を行う
    2.3.お会計時には、購入商品を丁寧に確認し、正確にレジ入力する
    2.4.退店時には、「ありがとうございました」と感謝の言葉をお伝えする
  3. 商品管理と在庫補充
    目的:商品が常に適切な在庫数を保ち、顧客に必要な商品を提供できるようにする。
    手順:
    3.1.毎日、在庫数を確認し、売れ筋商品の在庫が十分かチェックする
    3.2.必要に応じて、在庫補充リストを作成し、発注手続きを行う
    3.3.新しい商品が入荷した際は、検品を行い、破損や欠品がないかを確認する
    3.4.在庫棚やバックヤードに適切に商品を整理し、見つけやすいように管理する
  4. 設備管理
    目的:店舗設備が常に正常に稼働し、安全で快適な店舗環境を提供する。
    手順:
    4.1.毎朝、空調、照明、電気設備などの稼働状況を確認する
    4.2.定期的に清掃やメンテナンスを行い、異常があれば管理者に報告する
    4.3.必要に応じて、専門業者に修理や点検を依頼し、安全基準に従う
    4.4.設備に関する報告書を作成し、メンテナンス履歴を記録する
  5. 閉店作業
    目的:閉店後に店舗の清掃と整理を行い、翌営業日の準備を整える。
    手順:
    5.1.商品の在庫を確認し、翌日に備えて必要な補充リストを作成する
    5.2.フロア、カウンター、レジ周辺を清掃し、整頓する
    5.3.レジの締め作業を行い、売上を確認して金額が合っているかを確認する
    5.4.電気や空調を消し、施錠してから退店する

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オペレーションマニュアルは、店舗の業務プロセスや接客のマナーなど、店舗運営に必要な内容をまとめたマニュアルです。飲食店であれば調理方法、ホテルであればベッドメイキングの流れなど、細かい業務手順を明らかにします。

業務の流れは、商品仕様やサービスの提供方法の変更で変わるため、定期的に更新する必要があります。

店舗の清掃マニュアル

店舗の清掃マニュアル

目的

手順

  1. 開店前清掃
    目的:
    手順:
  2. 営業中の清掃
    目的:
    手順:
  3. トイレ清掃
    目的:
    手順:
  4. カウンター・レジ周りの清掃
    目的:
    手順:
  5. 商品陳列棚およびディスプレイの清掃
    目的:
    手順:
  6. 閉店後清掃
    目的:
    手順:
  7. 定期清掃
    目的:
    手順:

店舗の清掃マニュアルの例文

目的:店舗内の清潔さと衛生環境を維持し、顧客に快適な利用環境を提供する。

手順

  1. 開店前清掃
    目的:営業開始前に清掃を完了させ、店舗を清潔な状態でお客様を迎える。
    手順:
    1.1.フロア全体を掃除機で清掃し、ホコリやゴミを取り除く
    1.2.テーブルやカウンターを拭き、手指や物の痕跡を消す
    1.3.窓ガラスを拭き、指紋や汚れがないようにする
    1.4.ゴミ箱のゴミを取り替え、消臭剤を使用する
  2. 営業中の清掃
    目的:営業中に発生する汚れやゴミを適時に処理し、清潔な店舗環境を保つ。
    手順:
    2.1.テーブルや椅子が汚れた場合、即座に拭き掃除を行う
    2.2.ゴミが落ちている場合、速やかに拾い、処分する
    2.3.トイレを1時間ごとに巡回し、異常があれば清掃する
    2.4.カウンターやレジ周りを定期的に確認し、必要に応じて清掃する
  3. トイレ清掃
    目的:トイレの衛生を維持し、顧客に快適に利用していただく。
    手順:
    3.1.トイレの床をモップで拭き、清潔な状態を保つ
    3.2.便器、洗面台、鏡を清掃し、汚れや水滴を取り除く
    3.3.手拭きペーパーや石鹸などの消耗品を補充する
    3.4.ゴミ箱を空にし、必要に応じて消臭剤を使用する
  4. カウンター・レジ周りの清掃
    目的:カウンターやレジ周りを清潔に保ち、顧客に安心感を提供する。
    手順:
    4.1.レジ周りのカウンターを拭き、ホコリや指紋を取り除く
    4.2.支払い端末やレジ画面を清掃し、清潔に保つ
    4.3.カウンターにある備品や小物も整頓し、見た目が乱れていないか確認する
    4.4.ゴミや不要なレシートを定期的に処分する
  5. 商品陳列棚およびディスプレイの清掃
    目的:商品棚やディスプレイを清掃し、商品が常に見やすく清潔に陳列されている状態を維持する。
    手順:
    5.1.商品棚を拭き、ホコリや汚れがないようにする
    5.2.商品が乱れていないか確認し、整頓する
    5.3.ディスプレイ周辺も拭き、清潔さを保つ
    5.4.商品ラベルが汚れている場合、交換または清掃する
  6. 閉店後清掃
    目的:閉店後に店舗全体の清掃を行い、翌営業日に備える。
    手順:
    6.1.フロア全体をモップ掛けし、汚れを取り除く
    6.2.ゴミ箱のゴミを取り替え、店内全体の清掃状況を確認する
    6.3.トイレや手洗い場を清掃し、消耗品の補充も行う
    6.4.照明や空調をオフにし、最終チェックを行って退店する
  7. 定期清掃
    目的:通常の清掃では行き届かない部分を重点的に清掃し、衛生的な環境を維持する。
    手順:
    7.1.天井や換気扇の清掃を行い、ホコリを除去する
    7.2.窓枠やドアノブなど、手が届きにくい部分の清掃を実施する
    7.3.床材のワックスがけなど、専門的な清掃が必要な場合は業者を手配する
    7.4.定期清掃のチェックリストを完了させ、記録に残す

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店舗の清掃マニュアルは、清掃手順や注意点、実施頻度などを記載したマニュアルです。清掃は、店舗の衛生状態を左右する重要な業務であり、お客さまの印象にも影響を与えます。

清潔の意義を含めて理解してもらえるよう、清潔かつ気持ちのよい店舗づくりにおけるポイントを盛り込みましょう。

クレーム・顧客対応マニュアル

クレーム・顧客対応マニュアル

クレーム・顧客対応マニュアル

目的

手順

  1. クレーム受付
    目的:
    手順:
  2. 事実確認と記録
    目的:
    手順:
  3. 初期対応
    目的:
    手順:
  4. 解決策の提示
    目的:
    手順:
  5. 本部への報告
    目的:
    手順:
  6. フォローアップ
    目的:
    手順:

クレーム・顧客対応マニュアルの例文

目的:顧客からのクレームに対して迅速かつ適切に対応し、顧客満足度を高める。

手順

  1. クレーム受付
    目的:顧客からのクレームを丁寧に受け取り、信頼関係を築く。
    手順:
    1.1.顧客からクレームを受けた際には、真摯な態度で傾聴し、感謝の意を伝える
    1.2.話を遮らず、顧客の意見を十分に聞いた上で、「お話を聞かせていただき、ありがとうございます」と伝える
    1.3.必要であれば、簡単なメモを取り、クレーム内容を明確に把握する
  2. 事実確認と記録
    目的:クレームの内容を正確に把握し、記録することで、解決策の基礎とする。
    手順:
    2.1.クレームの内容について、事実を確認し、不明点があれば顧客に質問する
    2.2.クレーム内容や発生日時、関係する従業員の氏名などを記録し、後の対応に役立てる
    2.3.すべての記録は、クレーム管理システムに正確に入力する
  3. 初期対応
    目的:速やかに初期対応を行い、顧客に安心感を与える。
    手順:
    3.1.顧客に「早急に対応いたしますので、少々お時間をください」と説明する
    3.2.店舗内で対応が難しい場合には、管理者や担当者に引き継ぐ
    3.3.初期対応が完了したら、顧客に進捗を報告し、不安を和らげる
  4. 解決策の提示
    目的:顧客に納得いただける解決策を迅速に提示し、信頼を回復する。
    手順:
    4.1.解決策が決まったら、顧客に「このような対応をさせていただきます」と具体的に説明する
    4.2.顧客の要望に応じて、可能な範囲で代替サービスや補償を提案する
    4.3.解決策に同意を得たら、「ご理解いただきありがとうございます」と感謝の言葉を添える
  5. 本部への報告
    目的:重要なクレームは本部に報告し、適切な対応を受ける。
    手順:
    5.1.解決が困難なクレームについては、速やかに本部へ報告する
    5.2.クレームの詳細を含む報告書を作成し、本部の担当者に共有する
    5.3.本部からの指示を待ち、必要に応じて追加対応を行う
  6. フォローアップ
    目的:クレーム解決後のフォローアップを行い、顧客満足度を向上させる。
    手順:
    6.1.クレーム解決後、顧客に「その後の状況はいかがでしょうか」と連絡し、満足度を確認する
    6.2.顧客からポジティブなフィードバックを得た場合、感謝を伝える
    6.3.再発防止策を社内で共有し、同様のクレームが発生しないよう改善する

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クレーム・顧客対応のマニュアルでは、お客さまからご意見やご要望をいただいた際の対応方法やマナー、注意点を記載したマニュアルです。店舗の運営・管理マニュアルのなかに組み込まれることもあります。

お客さまからいただいたご意見内容を例示し、気持ちよく利用してもらえるようご意見を踏まえてマニュアルを改善することも大切です。

店舗管理のマニュアルのテンプレート・例文

ここでは、店舗管理のマニュアルを大きく2つに分けて紹介します。

  • 本部報告・事務処理マニュアル
  • 緊急時の危機管理マニュアル

店舗の管理体制を整えるためにも、マニュアルを作成して一連のプロセスを統一しましょう。

本部報告・事務処理マニュアル

本部報告・事務処理マニュアル

本部報告・事務処理マニュアル

目的

手順

  1. 売上報告の受理と確認
    目的:
    手順:
  2. 在庫管理報告の確認
    目的:
    手順:
  3. 経費報告の確認と精算
    目的:
    手順:
  4. 本部への定期報告
    目的:
    手順:
  5. クレーム報告
    目的:
    手順:
  6. 店舗運営に関する問い合わせ
    目的:
    手順:

本部報告・事務処理マニュアルの例文

目的:加盟店からの報告内容や事務手続きを効率的に管理し、迅速かつ正確に本部での対応を行う。

手順

  1. 売上報告の受理と確認
    目的:加盟店から提出される売上報告書を受理し、データの正確性を確認する。
    手順:
    1.1.加盟店から提出された売上報告書を受け取り、内容を確認する
    1.2.各項目(売上高、経費、利益など)に誤りがないかチェックし、記録に残す
    1.3.不備があれば、加盟店に連絡し、必要な修正を依頼する
  2. 在庫管理報告の確認
    目的:加盟店からの在庫報告を確認し、在庫状況を把握して発注や補充の指示を行う。
    手順:
    2.1.加盟店から提出された在庫報告を受け取り、確認する
    2.2.必要な在庫補充や、追加発注が必要な品目を確認し、リストを作成する
    2.3.補充や発注が必要な場合は、速やかに加盟店へ指示を出す
  3. 経費報告の確認と精算
    目的:加盟店からの月次経費報告を受理し、正確な経費精算を行う。
    手順:
    3.1.加盟店からの経費報告書を受け取り、各項目を確認する
    3.2.記載された経費項目や金額を、予算に基づき精査する
    3.3.不明点があれば加盟店へ確認し、修正後に精算を実行する
  4. 本部への定期報告
    目的:本部に定期的な運営状況を報告し、支援体制を確保する。
    手順:
    4.1.毎月1日に、売上・在庫・経費の報告を本部に提出する
    4.2.本部のフォーマットに従って、必要事項を正確に記入する
    4.3.提出後は、本部からの確認連絡があるまで記録を保持する
  5. クレーム報告
    目的:重要なクレームを本部に報告し、適切な対応を受ける。
    手順:
    5.1.顧客から重大なクレームがあった場合、内容を詳細に記録する
    5.2.その日のうちに本部へ連絡し、指示を仰ぐ
    5.3.指示に従い、顧客対応を行い、完了後に再度本部に報告する
  6. 店舗運営に関する問い合わせ
    目的:店舗運営に関する疑問や問題点について、本部からサポートを受ける。
    手順:
    6.1.運営に関する疑問が発生した場合、まず本部のサポート窓口に問い合わせる
    6.2.サポートからの回答内容を記録し、指示に基づいて対応する。
    6.3.必要に応じて、解決後の結果を本部に報告する

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本部報告・事務処理マニュアルは、本部への報告方法や報告書のテンプレート、各事務処理の流れを記載したマニュアルです。様式や事務処理の手順をそろえることで、店舗側の業務負担と本部の事務処理工数を抑えられます。

加盟店を管理・コントロールするためには、加盟店からの報告を義務づけ、問題があれば適宜指導することが大切です。

緊急時の危機管理マニュアル

【加盟店向け】緊急時の危機管理マニュアル

目的

手順

  1. 自然災害対応(地震・台風など)
    目的:
    手順:
  2. 火災発生時の対応
    目的:
    手順:
  3. 停電時の対応
    目的:
    手順:
  4. 怪我や病気の発生時の対応
    目的:
    手順:
  5. 不審者対応
    目的:
    手順:
  6. 本部への緊急報告
    目的:
    手順:

【加盟店向け】緊急時の危機管理マニュアルの例文

目的:加盟店からの報告内容や事務手続きを効率的に管理し、迅速かつ正確に本部での対応を行う。

手順

  1. 売上報告の受理と確認
    目的:加盟店から提出される売上報告書を受理し、データの正確性を確認する。
    手順:
    1.1.加盟店から提出された売上報告書を受け取り、内容を確認する
    1.2.各項目(売上高、経費、利益など)に誤りがないかチェックし、記録に残す
    1.3.不備があれば、加盟店に連絡し、必要な修正を依頼する
  2. 在庫管理報告の確認
    目的:加盟店からの在庫報告を確認し、在庫状況を把握して発注や補充の指示を行う。
    手順:
    2.1.加盟店から提出された在庫報告を受け取り、確認する
    2.2.必要な在庫補充や、追加発注が必要な品目を確認し、リストを作成する
    2.3.補充や発注が必要な場合は、速やかに加盟店へ指示を出す
  3. 経費報告の確認と精算
    目的:加盟店からの月次経費報告を受理し、正確な経費精算を行う。
    手順:
    3.1.加盟店からの経費報告書を受け取り、各項目を確認する
    3.2.記載された経費項目や金額を、予算に基づき精査する
    3.3.不明点があれば加盟店へ確認し、修正後に精算を実行する
  4. 本部への定期報告
    目的:本部に定期的な運営状況を報告し、支援体制を確保する。
    手順:
    4.1.毎月1日に、売上・在庫・経費の報告を本部に提出する
    4.2.本部のフォーマットに従って、必要事項を正確に記入する
    4.3.提出後は、本部からの確認連絡があるまで記録を保持する
  5. クレーム報告
    目的:重要なクレームを本部に報告し、適切な対応を受ける。
    手順:
    5.1.顧客から重大なクレームがあった場合、内容を詳細に記録する
    5.2.その日のうちに本部へ連絡し、指示を仰ぐ
    5.3.指示に従い、顧客対応を行い、完了後に再度本部に報告する
  6. 店舗運営に関する問い合わせ
    目的:店舗運営に関する疑問や問題点について、本部からサポートを受ける。
    手順:
    6.1.運営に関する疑問が発生した場合、まず本部のサポート窓口に問い合わせる
    6.2.サポートからの回答内容を記録し、指示に基づいて対応する。
    6.3.必要に応じて、解決後の結果を本部に報告する

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緊急時の危機管理マニュアルには、店舗のスタッフやお客さまに対する指示出しや対応の流れを記載します。本部からの指示を受けて迅速に動くのは大切ですが、災害時は現場での初動対応も重要です。

いざというときでも落ち着いて対応できるよう、初動対応や安全確保の方法をわかりやすく記載します。定期的にマニュアル内容を確認したり、避難訓練を実施したりすることで、マニュアルを踏まえた行動が身につくでしょう。

フランチャイズにおけるマニュアル管理のポイント

フランチャイズのマニュアルには、商品・サービスの機密情報や経営ノウハウが含まれているため、社外流出や許可のない改ざんに注意しなければなりません。そのため、大きく2つのポイントを押さえたうえで、マニュアル管理を徹底する必要があります。

  • 本部でのみマニュアルを更新できるようにする
  • マニュアルを外へ持ち出せない仕組みを作る

安全にフランチャイズで経営拡大を目指すためにも、管理体制を整えましょう。

本部でのみマニュアルを更新できるようにする

マニュアルの編集・更新権限を限定することで、共有先での不正な改ざんを防げます。ワードやドキュメント、マニュアル作成ツールなど、いずれの方法でも原本へのアクセス権限を管理者のみに限定し、内部でも自由に編集や更新ができないようにします。

加盟店には編集できるデータを提供せず、閲覧のみに留めることが重要です。ただし、加盟店の意見を聞いてマニュアルを更新することも必要であるため、加盟店の意見を聞いたりマニュアルに反映したりする仕組みも構築しておきましょう。

アクセス権限をID・パスワードで管理するのであれば、定期的な更新と適切な管理も求められます。

>関連記事:マニュアルの改訂が重要な理由とおすすめのITツールをご紹介

マニュアルを外へ持ち出せない仕組みを作る

マニュアルを外部へ持ち出せないような仕組みを作ることで、流出を防ぐことが可能です。

紙のマニュアルは、容易に持ち出せるため、シリアルナンバーを印字しておくことで、情報の流出元を特定できます。契約終了後はマニュアルを回収し、中身がすべてそろっているかどうかを確認することも重要です。

持ち出しさせないためにマニュアルをデジタル化しても、簡単にコピーできる状態であれば流出を防げません。完全に持ち出せないようにするためには、ツール内でのみマニュアルを閲覧できるマニュアル作成ツールの活用がおすすめです。

ただし、対策を徹底してもカメラやスマートフォンで画面を撮影すれば、内容を持ち出せるおそれがあります。契約時に、マニュアルの取り扱いと情報流出の責任追及などを明確に示し、加盟店の事業者に責任を意識させることも大切です。

 

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ランチャイズマニュアルの作成・共有を効率化する『NotePM』

NotePM

フランチャイズでは、複数の店舗にマニュアルを配布する手間やコストがかかるうえ、厳重な管理が必要であるため、紙よりもデジタル化されたマニュアルをオンラインで共有する方法が効率的です。

紙のマニュアルは一度渡してしまうと更新が難しく、マニュアルの内容が古くて使えなくなるおそれがあります。デジタル化されたマニュアルであれば適宜更新できるとともに、キーワードを入れれば検索できるため、紙よりも高い活用効率を見込めます。

マニュアル作成ツールを活用すれば、定期的な内容の更新はもちろん、リアルタイムの共有ができるため、常に最新のマニュアルに沿ったオペレーションが可能です。

NotePM』は、豊富なテンプレートを活用して効率的にマニュアルを作成できるツールです。ツール内で作成したマニュアルだけではなく、既存のワードやPDFファイルを保管することで、全文検索できるメリットもあります。

アクセス制限はもちろん、変更履歴を自動記録できる機能は、情報改ざんの抑止力になるはずです。相互にファイルを共有できるため『NotePM』で定期報告もでき、本部と加盟店のシームレスなコミュニケーションにも寄与します。

『NotePM』は30日間無料でお使いいただけますので、ぜひ使用感をお試しください。

 

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フランチャイズマニュアルを活用してサービス品質を維持しよう

フランチャイズで経営拡大を目指す際は、マニュアルを通じて本部の理念やブランドコンセプトを浸透させるとともに、業務プロセスを統一して提供商品・サービスの品質を維持する必要があります。常に、最新のマニュアルに沿って加盟店の統制をとることを考えると、紙よりもデジタル化されたマニュアルのほうが、効率的に更新・管理が可能です。

マニュアル作成ツールを活用すれば、マニュアルの作成から共有、更新を効率化し、厳重なセキュリティのもと安全に管理できます。

NotePM』は、ツール上のマニュアル作成はもちろん、既存のファイルも共有できるツールです。チャット連携やファイル共有機能もあり、本部と加盟店の間で発生するさまざまな文書の作成・共有、コミュニケーションをスムーズにします。

また、アクセス制限機能と高いセキュリティによって、安全なマニュアル管理をサポートします。幅広い機能とメリットを実感いただけますので、30日の無料トライアルからぜひお試しください。

 

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