業務一覧表の無料テンプレート10選｜エクセル版サンプルや作成方法も解説

業務一覧表とは、業務を可視化するために業務内容を表形式にまとめた表のことです。全ての業務を洗い出すことで、業務の課題を明確にし、属人化も防げます。

しかし、実際の業務で活用するにはどのような業務一覧表を用意すべきか悩む人もいるでしょう。

本記事では、業務一覧表のメリットやテンプレート例を紹介します。業務一覧表の活用方法に悩んでいる人は、ぜひ本記事を参考にテンプレートを作成してみてください。

 

Web上で簡単に業務一覧表の作成・管理を行えるツール「NotePM」

 

【Excel版】業務一覧表のサンプルと書き方

ここでは、Excelで使える業務一覧表のサンプルと、その書き方を紹介します。

＞【Excel版】業務一覧表のサンプルをダウンロードする

業務一覧表の作成を作成する際は、部門やプロジェクト単位などの大分類から始め、その下に具体的なタスクを書き出していきます。基本的な項目は以下のとおりです。

• 業務名
• 担当者
• 期限
• 進捗状況

詳細な管理が必要な場合は、優先順位や工数、関連部署などの列を追加すると、実用的な一覧表に仕上がります。作成後は必ず実務担当者にフィードバックを求め、抜け漏れや齟齬がないか確認することが重要です。

 

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【NotePM版】業務一覧表のテンプレート10選【無料】

無料で利用できる業務一覧表のテンプレートを紹介します。

• 一般的な業務一覧表
• プロジェクト管理用業務一覧表
• 営業部用業務一覧表
• 人事部用業務一覧表
• IT部門用業務一覧表
• デザイン部用業務一覧表
• 開発チーム用業務一覧表
• 製造部用業務一覧表
• マーケティング部用業務一覧表
• サポートチーム用業務一覧表

プロジェクトや業務内容に応じて、適切なテンプレートを選びましょう。

一般的な業務一覧表

一般的な業務一覧表のテンプレート

一般的な業務一覧表の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

基本的な項目として、業務名や担当者・期限・ステータスなどを設定します。必要に応じて優先度や備考欄などの列を追加することで、より実用的な一覧表になるでしょう。

プロジェクト管理用業務一覧表

プロジェクト管理用業務一覧表のテンプレート

プロジェクト管理用業務一覧表の例文

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プロジェクトの開始日や終了日・進捗状況を記載できるような一覧表を作成します。備考欄に詳細な進捗内容を記載することで、迅速にチーム内での情報共有ができるでしょう。

営業部用業務一覧表

営業部用業務一覧表のテンプレート

営業部用業務一覧表の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

顧客名や業務内容・担当者・次回アクションなどの項目を用意します。次回アクションを記載することで、ステータスだけでは判断できない進捗状況を確認することが可能です。

人事部用業務一覧表

人事部用業務一覧表

人事部用業務一覧表の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

人事に関する業務内容や進捗状況・担当者を記載できる一覧表を作成します。業務名や進捗状況だけでは十分な情報共有ができないので、補足する内容は備考欄に記載しましょう。

IT部門用業務一覧表

IT部門用業務一覧表

IT部門用業務一覧表の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

システム名や業務内容・進行状況を記載できるような一覧表を作成します。優先度や締切の項目を用意して、タスクの優先順位を明確にできるようにしましょう。

デザイン部用業務一覧表

デザイン部用業務一覧表

デザイン部用業務一覧表の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

デザインの案件名や提出日・進行状況を記載できるような一覧表を作成します。進行状況だけでは情報共有が不十分な場合は、備考欄に詳細な内容を記載できるようにするのがおすすめです。

開発チーム用業務一覧表

開発チーム用業務一覧表

開発チーム用業務一覧表の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

開発項目や納期・優先度を管理できるような一覧表を作成します。進捗状況に詳細な業務内容を記載すると、優先度を把握しにくくなってしまうので、コメント欄を設けて記載するようにしましょう。

製造部用業務一覧表

製造部用業務一覧表

製造部用業務一覧表の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

製品名や業務内容・納期を管理できるような一覧表を作成します。業務内容や進捗状況だけで情報共有が不十分な場合はコメント欄を活用しましょう。

マーケティング部用業務一覧表

マーケティング部用業務一覧表

マーケティング部用業務一覧表の例文

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キャンペーン名や業務内容・開始日・終了日を把握できるような一覧表を作成します。具体的な進捗はコメント欄に記載することで、十分な情報共有が可能です。

サポートチーム用業務一覧表

サポートチーム用業務一覧表

サポートチーム用業務一覧表の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）

顧客名や問題内容・対応開始日・完了予定日を記載できる一覧表を作成します。完了予定日を記載することで、問題内容の改善の優先度を把握しやすくなるでしょう。

業務一覧表とは

業務一覧表とは、企業やプロジェクトの業務内容を表形式で一覧化するための表のことです。Excelやスプレッドシートを使って作成されることが多く、用途や目的に応じて項目や記載内容をカスタマイズする必要があります。

たとえば、プロジェクト管理では担当者名や締切期限を記載し、DX化のような業務改善では、タスクを分野ごとに細分化して整理すると良いでしょう。

業務一覧表を作成することで、業務を可視化できるので、取りこぼしを防ぎチーム全体で進捗状況の共有が可能です。業務の引き継ぎが発生した際にも、業務の全体像を把握しやすくなります。

 

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業務一覧表を作成するメリット

業務一覧表を作成するメリットは以下の4つです。

• 業務状況を把握できる
• 業務プロセスが可視化され、属人化が防げる
• 業務の課題を明確にできる
• 人的リソースを効率良く活用できる

積極的に業務一覧表を活用するためにも、しっかりとメリットを理解しておきましょう。

業務状況を把握できる

業務一覧表を活用することで、メンバー全員で業務の詳細や進捗状況を効率良く共有できます。特に、昨今ではテレワークが普及しているため、業務の可視化が欠かせません。

業務一覧表を作成すれば、社外メンバーとのプロジェクトでも、業務の進捗状況や役割分担を明確に把握できるため、スムーズな連携が実現できます。また、業務の遅れにも気付けるため、チーム内でのサポート体制を迅速に整えることが可能です。

異なるジャンルのタスクも表形式で整理することによって、非効率な業務プロセスを発見・改善するきっかけになります。

業務プロセスが可視化され、属人化が防げる

業務を可視化することで、プロセスが標準化されるので、誰もが同じ手順で業務を実施できるようになります。誰が業務に取り組んでも品質が一定に保たれるため、ヒューマンエラーの抑制も可能です。

業務の属人化が進むと、担当者の突然の休暇や離職時に業務が停滞し、最悪の場合はオペレーション全体が崩壊する可能性があります。また、業務一覧表を作成する過程で、これまで気付かなかった属人化している業務を発見できるのもメリットです。

業務プロセスを可視化できれば、業務の引き継ぎがスムーズになるので、組織全体の業務効率と継続性を向上させられるでしょう。

＞関連記事：属人化を解消するには？業務標準化を成功に導くポイントや事例を紹介

業務の課題を明確にできる

業務を棚卸しすることで、以下のような組織の現状の課題や問題点を明確にできます。

• 重要度の低い作業への工数配分
• 従業員間の作業量の偏り
• 時間の無駄やリソースの過剰使用

各工程を詳細に把握できるため、課題の根本的な原因を特定しやすいでしょう。

課題や問題が明確になれば、業務フローの見直しやアウトソーシングの検討などの具体的な改善アクションにつなげることも可能です。また、リスクの早期発見や管理がしやすいので、結果として業務品質と生産性の向上も期待できます。

人的リソースを効率良く活用できる

業務一覧表を作成することで、タスクごとの業務内容と優先順位が明確になるので、最適な人員配置を実現できます。

また、業務の棚卸作業を通じて、社内の人的リソースの現状把握も可能です。人材が不足している部署や人員が過剰に配置されている業務が明らかになれば、効果的な人材活用につながるでしょう。

また、繁忙期と閑散期も見える化できるため、突発的な人員不足に対するリスクマネジメントも可能です。業務の割り振りがスムーズになることによって、チーム全体の生産性向上にも貢献できるでしょう。

業務一覧表の作成方法

業務一覧表の作成方法は以下のとおりです。

1. 業務の洗い出しをする
2. 業務プロセスを整理し、必要な項目を書き出す
3. 項目に合わせて業務内容を記入する
4. 業務の参考となるようなマニュアル・テンプレートを用意する
5. 業務一覧表に不備がないか確認する

手順に沿って業務一覧表の作成を進めることで、業務を漏れなく可視化できるようになります。業務効率化を進められるような業務一覧表を作成しましょう。

業務の洗い出しをする

業務一覧表を作成する際は、対象となる業務をメモやノートに箇条書きで書き出すことから始めます。部署や内容・レベルに関わらず、自由に書き出すことで、必要な項目の把握が可能です。

自分が直接関与していない業務については、実務担当者へのヒアリングを実施し、漏れがないようにしましょう。

最初から最終フォーマットに当てはめようとすると作業が複雑になってしまうので、時間がかかってしまいます。シンプルな作業から始めて、段階を踏んで整理していく方法が効率的です。

業務プロセスを整理し、必要な項目を書き出す

整理した業務内容を元に、誰もが理解しやすいように項目分けをします。異なるレベルの項目を混ぜたり、誤った場所に情報を入れたりしないよう注意しましょう。また、適切なカテゴリを設けて、効率良く業務を分割するのも重要です。

業務一覧表の縦列には業務のジャンルや部門といったタスクの種類を、横列には業務内容や担当者・発生タイミング・重要度などの情報を配置します。

たとえば、経理部門の月次決算業務であれば「経理」というジャンルの下に、具体的な作業内容や担当者・締切などを記載していきます。業務一覧表を確認すれば誰でも同じ業務イメージを共有できるようにしましょう。

項目に合わせて業務内容を記入する

業務一覧表に記入する際は、業務の概要がわかる程度の簡潔な記述を心がけるのが重要です。

業務の整理と可視化が目的なので、要点を押さえた記載を意識しましょう。実務担当者と一覧表を共有し、各自の担当業務について記入してもらうことで、正確な情報を集められます。

また、文章が長くなりそうなら、1つの項目に詰め込まず項目を適切に分割しましょう。補足説明が必要な場合は、コメント機能を活用することによって、見やすさを保ちながら必要な情報を過不足なく記録できます。

業務の参考となるようなマニュアル・テンプレートを用意する

初めて業務に取り組むメンバーでもスムーズに業務を進められるように、適切なマニュアルとテンプレートを用意します。

マニュアルを作成する際は、業務の手順や注意点を明確に示し、誰が読んでも同じように作業できるようにすることが大切です。一方で、テンプレートは、具体的な使用例を添えて記入項目の意図や目的が一目で理解できるようにしましょう。

マニュアルとテンプレートを組み合わせることで、業務の標準化と品質の均一化が実現できるので、チーム全体の生産性向上につながります。

『NotePM 』なら、マニュアルとテンプレートを効率良く作成が可能です。無料トライアル期間もあるので、ぜひ一度「NotePM」の機能を体験してみてください。

 

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業務一覧表に不備がないか確認する

業務一覧表を作成したら、実務担当者に内容を確認してもらい、業務の抜け漏れや内容の齟齬がないかを確認しましょう。

個々の担当者では把握していない業務が存在する可能性があるため、関係者全員でチェックします。修正が必要な箇所が見つかった場合は、すぐに加筆・修正をし、誰が見ても理解できる内容にまとめます。

効率良く確認作業を進めるには、スプレッドシートのような共有ツールを活用するのがおすすめです。複数人が同時に編集・閲覧できる環境があれば、スムーズに情報共有と修正ができるようになります。

業務一覧表のテンプレートを活用して業務改善に取り組もう

業務一覧表は、企業やプロジェクトの業務を可視化するためのツールです。業務内容を可視化することで、業務の属人化を防ぎ、人的リソースを効率良く活用できるようになります。業務内容に抜け漏れがあると正確に状況を把握できないので、作成した一覧表は必ずメンバー全員で確認しましょう。

『NotePM 』なら、効率良く業務一覧表の作成ができます。業務一覧表やマニュアルなどデータを共有できるので、ナレッジやノウハウの一元管理も可能です。テンプレート機能が搭載されているので、内容を変更すれば簡単に自社に合った業務一覧表を作成できるでしょう。

作成をサポートする機能も豊富で、通常のパソコンと同じ感覚で利用できる「高機能エディタ」や、矢印や吹き出しを追加できる「画像編集機能」も用意されています。NotePMの機能を確認したい人は、まず無料トライアルから始めてみてください。

 

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