案内文書は、社内外向けに情報を共有する際の重要なビジネス文書です。受け取り手に不快感を与えず、マナーを守った作成が求められます。
一方「正しい作成方法がわからない」「表現に迷ってしまう」など、案内文書の作成に課題を抱える方も多いのではないでしょうか。シーンに合った案内文書を効率よく作成するなら、テンプレートの活用がおすすめです。
本記事では、無料で使えるWord版案内文書のテンプレートを10種紹介します。書き方や書き出し例も解説するので、正しい手順で案内文書を作成したい方は、ぜひ最後までお読みください。
Web上で簡単に案内文書の作成・管理を行えるツール「NotePM」
目次
【社内外】案内文書のテンプレート・例文10種
案内文書は大きく分けて、社内向け・社外向けの2種類あります。ここでは、社内外向けに送付する案内文書を各5種、合計10種まとめました。
Wordですぐに使えるテンプレートと書き方がわかる例文もあわせて紹介するので、用途に合わせてご使用ください。
【社外】案内文書のテンプレート・例文5選
社外向けの案内文書は、顧客や取引先とのコミュニケーションの一環として送付します。相手にとってわかりやすい表現や適切なフォーマットを使用することで、信頼性の向上にもつながるでしょう。ここでは、社外向けに作成することが多い案内文書を5種ピックアップしました。
- 資料・カタログ送付に関する案内文書
- 休業のお知らせに関する案内文書
- 新商品・サービス発表に関する案内文書
- 展示会・イベントに関する案内文書
- 株主総会の案内文書
それぞれ詳しく見ていきましょう。
資料・カタログ送付に関する案内文書
第12345号
令和 6年 11月 4日
各位
株式会社ABC
営業部 部長 田中 太郎 様 印
資料・カタログ送付のご案内
拝啓 〇〇の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、この度はお問い合わせいただきました資料およびカタログを、下記の通りお送りいたしましたのでご確認くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
1. 送付物
- 2024年版商品カタログ
- 製品仕様書
- サンプル品のご案内
2. 発送日 令和6年11月4日
3. 送付方法 宅配便（追跡番号：123456789）
万が一、内容に不備がございましたら、下記の担当者までご連絡いただけますと幸いです。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
【担当者情報】
株式会社サンプル 営業部 佐藤 花子
（TEL：03-1234-5678）
資料・カタログ送付に関する案内文書には、カタログの簡単な説明や送付方法などを記載します。たとえば、郵送で資料・カタログを送付する場合、「宅配便での送付」に加えて追跡番号を記載しておくと親切です。
いつ頃どのように届くのか明確になるので、受け取り漏れを防げたり、万が一届かなかったときに対処できたりします。
＞＞資料・カタログ送付に関する案内文書の無料テンプレートをダウンロードする
休業のお知らせに関する案内文書
第12345号
令和 6年 11月 4日
各位
株式会社ABC
営業部 部長 田中 太郎 様 印
休業のお知らせ
拝啓 〇〇の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、誠に勝手ながら、弊社では以下の期間を休業とさせていただきます。
皆様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
敬具
記
1. 休業期間 令和6年12月29日（金）～令和7年1月3日（水）
2. 営業開始日 令和7年1月4日（木）
3. 緊急連絡先 担当者：田中 花子（TEL：03-1234-5678）
なお、休業期間中にいただきましたお問い合わせにつきましては、営業開始日以降、順次対応させていただきますので、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
敬具
【会社情報】
株式会社サンプル
住所：〒123-4567 東京都千代田区丸の内1-1-1
電話番号：03-1234-5678
担当部署：総務部 山田 太郎
休業のお知らせは、顧客や取引先に対して事前に休業日を共有する役割を果たします。業務上の不便を避けるために欠かせない文書です。休業の期間や理由、休業中の連絡方法が明記されていると親切です。
＞＞休業お知らせに関する案内文書の無料テンプレートをダウンロードする
新商品・サービス発表に関する案内文書
第12345号
令和 6年 11月 4日
各位
株式会社ABC
営業部 部長 田中 太郎 様 印
新商品・サービス発表のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度、弊社では新たに「SmartSolution Pro」というサービスの提供を開始いたしました。
本サービスは、業務効率化を実現するための最新の技術を活用しており、お客様のニーズにお応えする画期的な内容となっております。ぜひご検討いただけますと幸いです。
敬具
記
1. 新商品・サービス名 SmartSolution Pro
2. 提供開始日 令和6年11月10日
3. 特長
- 特長1：AIによる自動データ分析機能
- 特長2：クラウド上でのデータ共有とセキュリティ対策
- 特長3：簡単操作で導入可能なユーザーフレンドリー設計
何かご不明な点や詳細についてのご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
以上
【会社情報】
株式会社サンプル
住所：〒123-4567 東京都千代田区丸の内1-1-1
電話番号：03-1234-5678
担当者：営業部 山田 太郎
新商品・新サービスの発表時には、製品の特長やメリットを端的に伝えるとともに、詳細情報の確認方法を記載するとよいでしょう。初回キャンペーンや割引情報がある場合は、その旨も追記すると効果的です。
＞＞新商品・サービスに関する案内文書の無料テンプレートをダウンロードする
展示会・イベントに関する案内文書
第12345号
令和 6年 11月 4日
各位
株式会社ABC
営業部 部長 田中 太郎 様 印
展示会・イベントのご案内
拝啓 〇〇の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、この度、弊社では下記の通り展示会を開催する運びとなりました。
最新製品のご紹介や、体験コーナーもご用意しておりますので、ぜひご来場いただき、弊社の製品・サービスをご覧いただければ幸いです。
敬具
記
1. 日時 令和6年12月1日（金） 午前10時～午後5時
2. 場所 東京ビッグサイト（東京都江東区有明3-11-1）
3. 展示内容
- 最新製品「SmartWidget」の展示
- AI技術を活用した新サービス「DataPro」の体験コーナー
- 特別講演会（テーマ：「未来のビジネスとAI技術」）
4. 参加費 無料（事前登録が必要です）
ご不明な点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。
以上
【会社情報】
株式会社サンプル
住所：〒123-4567 東京都千代田区丸の内1-1-1
電話番号：03-1234-5678
担当者：営業部 山田 太郎
展示会・イベントに関する案内文書には、日時や会場、イベント内容などの基本情報を正確に記載します。加えて、参加方法や事前予約の有無についても書いておくと、受け取り手が迷わず行動できるでしょう。イベントの見どころや特典があれば、参加意欲を引きやすくなります。
＞＞展示会・イベントに関する案内文書の無料テンプレートをダウンロードする
株主総会の案内文書
第12345号
令和 6年 11月 4日
各位
株式会社ABC
営業部 部長 田中 太郎 様 印
定時株主総会のご案内
拝啓 〇〇の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、弊社では下記の通り定時株主総会を開催いたしますので、ご案内申し上げます。
ご多用中とは存じますが、何卒ご出席賜りますようお願い申し上げます。
敬具
記
1. 日時 令和6年12月15日（金） 午前10時
2. 場所 東京ビッグサイト 会議棟1階 ホールB （東京都江東区有明3-11-1）
3. 目的事項
（1）報告事項
- 令和6年度事業報告の件
- 令和6年度決算報告の件
（2）決議事項
- 第1号議案：取締役選任の件
- 第2号議案：定款の一部変更の件
4. 持参物
- 株主総会招集通知（同封しております）
- ご本人確認書類
5. お問い合わせ先 株式事務担当：山田 花子（TEL：03-1234-5678）
ご不明な点がございましたら、お気軽に上記の担当者までお問い合わせください。
皆様のご出席を心よりお待ち申し上げております。
敬具
【会社情報】
株式会社サンプル
住所：〒123-4567 東京都千代田区丸の内1-1-1
電話番号：03-1234-5678
担当者：総務部 株式事務担当 山田 花子
株主総会の案内文書には、開催日時と場所、議題の概要を明記し、株主が必要な手続きを理解できるようにすることがポイントです。また、出席できない場合の対応方法（委任状など）も記載すると、株主が安心して準備できます。議案に関する資料がある場合は同封を伝えると丁寧です。
【社内】案内文書のテンプレート・例文5選
社内向けの案内文書は、従業員全体や各部署に対して重要な情報を共有するために作成されます。ここでは、社内向けに作成することが多い案内文書のテンプレート・例文を5種紹介します。
- 人事異動に関する案内文書
- 休暇・休日をお知らせする案内文書
- 社内ルール改定に関する案内文書
- 社内研修に関する案内文書
- システムメンテナンスに関する案内文書
使用するシーンに合わせて各種テンプレートをご使用ください。
＞関連記事：社内文書の書き方とは？ポイントや注意点を徹底解説（例文あり）
人事異動に関する案内文書
第12345号
令和 6年 11月 4日
各位
株式会社サンプル
営業部 部長 田中 太郎 様 印
人事異動に関するご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、この度、下記の通り人事異動が行われることとなりましたので、ご案内申し上げます。
敬具
記
1. 異動日 令和6年11月10日
2. 異動内容
- 氏名：山田 太郎
- 新役職：営業部 部長
- 異動前：営業部 次長
3. その他
- 新役職への着任後、担当業務に関する詳細は後日改めて通知いたします。
- ご不明な点がございましたら、総務部人事担当までご連絡ください。
今後とも変わらぬご支援を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
以上
【問い合わせ先】
株式会社サンプル 総務部 人事担当
電話番号：03-1234-5678
人事異動に関する案内文書は、異動する社員の新しい役職や配置場所を全社に知らせ、組織内の人員配置変更に伴う情報を共有するために作成します。新しい役職や担当業務、異動日を明記しましょう。異動の背景や目的について簡単に触れると、より理解を得やすくなります。
休暇・休日をお知らせする案内文書
第12345号
令和 6年 11月 4日
各位
株式会社サンプル
営業部 部長 田中 太郎 様 印
年末年始休暇のお知らせ
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記の通り年末年始休暇をお知らせいたしますので、業務調整にご配慮いただきますようお願い申し上げます。
敬具
記
1. 休暇・休日日程 令和6年12月29日（金）～令和7年1月3日（水）
2. 対象者 全社員
3. 業務連絡先
休暇中の緊急連絡が必要な場合は、総務部 総務担当 山田 太郎（TEL：03-1234-5678）までご連絡ください。
休暇期間中における各種お問い合わせにつきましては、休暇明けの令和7年1月4日（木）より順次対応させていただきますので、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
敬具
【問い合わせ先】
株式会社サンプル 総務部 総務担当
電話番号：03-1234-5678
休暇・休日をお知らせする案内文書は、特定の休暇期間や年末年始の休業日を社内に周知するために作成します。従業員が個別にスケジュールを立てやすいよう期間を記載するほか、何かあったときの緊急連絡先もあると親切です。
＞＞休暇・休日に関する案内文書の無料テンプレートをダウンロードする
社内ルール改定に関する案内文書
第12345号
令和 6年 11月 4日
各位
株式会社サンプル
営業部 部長 田中 太郎 様 印
社内ルール改定に関するご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素より格別のご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、業務の効率化およびコンプライアンス強化を目的として、下記の通り社内ルールを改定いたします。
皆様には本改定内容をご確認のうえ、遵守いただきますようお願い申し上げます。
敬具
記
1. 改定内容
- 改定項目：勤怠管理ルール
- 改定内容：勤務時間の記録方法を、紙ベースからデジタルシステム（〇〇システム）に変更
- 適用開始日：令和6年12月1日
2. 改定目的
- 勤怠管理の効率化と正確性の向上
- デジタル化による管理体制の強化
3. 対象者 全社員
社員一同が円滑に業務を進められるよう、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
以上
【問い合わせ先】
株式会社サンプル 総務部 総務担当
電話番号：03-1234-5678
社内ルールの改定に関する案内文書は、既存ルールの改訂内容を従業員に理解してもらうために作成します。改定の背景や目的を簡潔に説明し、具体的な変更内容と実施日を記載することで、従業員が混乱せずに対応できるように促す役割があります。ルールの詳細が別途資料にある場合は、参照方法も案内文書に明記しておきましょう。
＞＞社内ルール改定に関する案内文書の無料テンプレートをダウンロードする
社内研修に関する案内文書
第12345号
令和 6年 11月 4日
各位
株式会社サンプル
営業部 部長 田中 太郎 様 印
社内研修に関するご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
日頃より、業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
さて、社員のスキル向上および知識強化を目的として、下記の通り社内研修を実施いたしますのでご案内申し上げます。
ご多忙の折とは存じますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
1. 研修名 業務効率化研修
2. 日時 令和6年11月15日（水） 午前10時～午後5時
3. 場所 本社第1会議室
4. 研修内容
- 業務効率化の基本知識
- 実践的な時間管理スキル
- グループディスカッションとケーススタディ
5. 対象者 全社員
6. 持ち物 筆記用具、業務用PC
7. 申込方法
総務部 研修担当（メールアドレス：training@sample.co.jp）まで、11月10日までにお申し込みください。
8. お問い合わせ先
本研修に関するご質問は、総務部 研修担当 山田 花子（TEL：03-1234-5678）までご連絡ください。
社員の皆様がさらなる成長を遂げられるよう、今回の研修を有意義なものにしたいと考えております。
積極的なご参加をお待ち申し上げております。
以上
【問い合わせ先】
株式会社サンプル 総務部 研修担当
電話番号：03-1234-5678
社内研修の案内文書は、従業員のスキル向上やキャリア開発を目的とした研修の実施日や内容を知らせるために作成します。参加者が事前に必要な準備ができるよう、研修の目的、対象者、開催日時、場所、準備事項などを記載するとよいでしょう。
＞＞社内研修に関する案内文書の無料テンプレートをダウンロードする
システムメンテナンスに関する案内文書
第12345号
令和 6年 11月 4日
各位
株式会社サンプル
営業部 部長 田中 太郎 様 印
システムメンテナンスに関するご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
日頃より弊社システムをご利用いただき、誠にありがとうございます。
さて、以下の日時にてシステムメンテナンスを実施いたします。
メンテナンス期間中は一部機能の利用が制限されますので、業務調整にご協力くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
1. メンテナンス日時 令和6年11月10日（金） 午前0時～午前6時
2. 影響範囲
- 社内ポータルシステム
- 勤怠管理システム
- 経費精算システム
3. ご注意事項
- メンテナンス中は上記のシステムが利用できませんので、必要な業務は事前にお済ませください。
- メンテナンス終了後にシステムに不具合が見られる場合は、下記の問い合わせ先までご連絡ください。
4. お問い合わせ先
ITサポート部 メンテナンス担当 佐藤 太郎（TEL：03-1234-5678）皆様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
【問い合わせ先】
株式会社サンプル ITサポート部 メンテナンス担当
電話番号：03-1234-5678
システムメンテナンスに関する案内文書は、システムの一時停止期間や影響範囲を社内に周知するために作成します。たとえば、メンテナンスの日時、影響を受けるシステム、作業終了後の復旧予定時間などを明確に記載することで、従業員がメンテナンスに備えて事前に準備ができるようになるでしょう。メンテナンス後の対応についても触れておくと丁寧です。
＞＞システムメンテナンスに関する案内文書の無料テンプレートをダウンロードする
Web上で簡単に案内文書の作成・管理を行えるツール「NotePM」
案内文書の書き方ガイド｜6つの構成要素と役割
案内文書は送付するシーンによって文言を柔軟に変更する必要がある一方で、一定の型があります。基本型を押さえておくことで、自社に合った書類の作成がしやすくなるでしょう。案内文書を構成する要素は、主に以下の6つです。
- 前付け
- 表題
- 前文（書き出し）
- 主文
- 末文
- 記書き
それぞれの構成要素の役割と書き方のポイントについて押さえておくことで、状況に応じて案内文書の作成ができるようになるでしょう。
＞関連記事：【例文付き】ビジネス文書のルールやテンプレートを紹介！社内文書・社外文書それぞれの書き方とは？
表題
表題は、案内文書の内容を一目で理解できるように示す重要な要素です。たとえば「夏季休業のお知らせ」「新商品発表会のご案内」など、内容が具体的にわかる表題にするとよいでしょう。
また、表題はシンプルでわかりやすい表現かつ太文字や大文字などメリハリをつけることで、見やすさがアップします。
前文（書き出し）
前文（書き出し）は、時候の挨拶で始めることが一般的です。丁寧な書き出しは、案内文書全体の印象をよくし、文書の受け手に対する配慮を示す役割も果たします。たとえば「拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」といった表現がよく使われます。
前文（書き出し）は、以下の4項目で構成されています。
- 頭語
- 時候の挨拶
- 安否を尋ねる挨拶
- 感謝やお礼を述べる挨拶
「時候の挨拶」は日本ならではの文化です。季節により表現が異なるので、案内文書を作成する時期を考慮して適切な表現を選ぶことが重要です。
主文
主文は、案内文書の結論を書くパートです。表題の内容を相手に丁寧に伝える役割があります。主文は起語で始めるのが一般的です。たとえば、「ところで」や「さて」といった起語を用いて、主文を書き始めましょう。
起語に続く文章では、案内文書で伝えたい結論をわかりやすく書きます。以下のポイントを押さえて文章を書くと、伝わりやすくなるので確認しておきましょう。
- 敬語の使い方に誤りはないか？
- 一文一義になっているか？
- 誤字脱字はないか？
- 文章が長すぎないか？
- 適宜改行を入れているか？
末文
末文では、案内の締めくくりとして丁寧な言葉で結ぶのが一般的です。感謝や協力のお願いを述べたり、参加や返答を期待する旨を伝えたりすると、相手に丁寧な印象を与えられます。たとえば、以下の表現がよく使われます。
「ご多用のところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
「ご参加を心よりお待ちしております。」
挨拶文のあとは、結語で締めてください。たとえば「敬具」や「拝具」、「敬白」などを使用します。
記書き
記書きは、特記事項や補足情報を記載する部分です。主文で伝えきれなかった情報を付け加える際に用いられます。基本的に「記」で始め、そのあとに情報を記載します。情報をわかりやすくまとめるためにも、箇条書きで書くのがおすすめです。
記書きは、以下の2項目で構成されています。
- 要件の詳細
- 結び
【四季別】案内文書で記載するべき時候の挨拶・結び
四季を大切にする日本ならではの文化に「時候の挨拶」があります。案内文書のような関係各所に送付する格式のある文書には、季節に合わせて時候の挨拶・結びの表現を記載することが重要です。
ここでは、案内文書で記載するべき時候の挨拶・結びを四季別でまとめました。案内文書を作成する際は、テンプレートとあわせて以下の表現を取り入れましょう。
| 四季 | 時候の挨拶 | 結び |
|---|---|---|
| 春 | ・春暖の候、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
・新緑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 ・若葉の候、いよいよご清栄のこととお喜び申し上げます。 |
・今後ともお引き立て賜りますようお願い申し上げます。
・引き続きご厚誼のほどお願い申し上げます。 ・今後とも変わらぬご指導を賜りますようお願い申し上げます。 |
| 夏 | ・盛夏の候、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
・梅雨明けの暑さ厳しき折、お変わりなくお過ごしでしょうか。 ・夏空の下、ますますのご活躍とご発展をお祈り申し上げます。 |
・暑さ厳しき折、くれぐれもご自愛ください。
・猛暑が続きますが、どうぞご自愛ください。 ・暑さ厳しき中、お体にご留意のうえお過ごしください。 |
| 秋 | ・秋涼の候、貴社のますますのご隆盛をお喜び申し上げます。
・実りの秋を迎え、貴社のますますのご繁栄をお祈り申し上げます。 ・秋晴れの空のもと、貴社ますますご清栄のことと存じます。 |
・紅葉の美しい季節、ますますのご発展をお祈り申し上げます。
・引き続きお付き合い賜りますようお願い申し上げます。 ・今後とも変わらぬご愛顧のほどお願い申し上げます。 |
| 冬 | ・寒風が身にしみる季節となりましたが、お元気でお過ごしでしょうか。
・厳寒の折、ますますのご隆盛のこととお喜び申し上げます。 ・師走を迎え、ご多忙のことと存じますが、お元気でお過ごしでしょうか。 |
・本年もご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
・寒さ厳しき折、どうぞご自愛ください。 ・どうぞ健やかに年の瀬をお迎えください。 |
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案内文書を効率よく作成するならテンプレートを活用しよう
案内文書はシーンに合わせて作成が必要な文書です。用途に合ったドキュメントを効率よく作成するためにも、テンプレートの活用をおすすめします。本記事で紹介した10種のテンプレート・例文を参考にしてみてください。
自社で頻繁に作成する種類の案内文書をテンプレートで保管しておけば、業務効率がアップするほか、作成ミスを防げるメリットもあります。複数のテンプレートを作成・管理するなら、マニュアル作成・ナレッジ管理ツール『NotePM』がおすすめです。ドキュメントの作成が簡単なため、テンプレートをカスタマイズする際に役立ちます。
NotePMでは、30日間無料でお試しできる期間を設けています。案内文書を含むドキュメントの作成・管理を効率化したい方は、選択肢のひとつとしてツールの導入を検討してみてください。
Web上で簡単に案内文書の作成・管理を行えるツール「NotePM」
