【無料テンプレート】改善報告書の書き方ガイド｜目的別で使える例文10種

 

ビジネスシーンで作成を求められる改善報告書は、単なる結果報告にとどまらず、組織全体の改善意識を高める重要な文書です。関係各所に共有する文書のため、適切な内容で作成することが求められます。

しかし、どのように書けばよいのかわからず、効率的に作成できない方もいるでしょう。何を盛り込めばよいのかが曖昧なままでは、伝えたいメッセージが正確に伝わらないおそれがあります。

本記事では、改善報告書の基本的な書き方と目的別で使えるテンプレート・例文を合計10種類紹介します。本記事を参考に改善報告書を作成すると、短時間で効果的に作成でき、社内外に説得力をもって成果を伝えられるようになるでしょう。

 

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改善報告書とは？

改善報告書とは、改善活動の結果を整理し、関係者に報告する文書のことを指します。

ビジネスの現場において、課題を改善するために施策を打つことは基本です。施策に対してどれくらい成果が出たのかを関係各所へ報告する際に、改善報告書の作成が求められます。

ここでは、改善報告書についてより詳しく理解できるよう、改善提案書との違いや作成目的・重要性を解説します。

改善報告書と改善提案書の違い

改善報告書と似たような文書として、改善提案書があります。改善提案書とは、これから実施する改善に向けた施策を提案する文書のことです。

改善報告書と改善提案書の違いは、作成するタイミングと役割にあります。改善提案書はこれから行う施策を提案するために作成し、改善報告書は改善に向けて実施した施策の成果を報告するために作成します。

改善報告書の作成目的と重要性

改善報告書の作成目的は、改善の成果を定量的・定性的に評価し、共有することです。改善報告書の作成を通じて、組織全体が改善の効果を実感し、次のステップに進むための基盤を築く役割があります。

改善報告書は、企業が継続的な改善活動を推進するための重要な文書です。改善提案書を作成する目的に合わせて文書を作成する必要があります。

 

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改善報告書の書き方｜基本型のテンプレート・例文解説

改善報告書の書き方を知るには、記載するべき項目を知っておくことが重要です。ここでは、改善提案書の書き方を理解するため、基本型のテンプレート・例文を紹介します。

あくまで基本型のため、柔軟に項目を変更し、使用しやすいテンプレートを作成してみてください。

＞関連記事：わかりやすい「報告書」の書き方ガイド｜効果的なテクニックやビジネスでの重要性を紹介

改善報告書を作成する手順4ステップ

改善報告書を作成するためには、以下の4つのステップを踏みましょう。

• 対象の業務を分析する
• 現状の問題点を洗い出す
• 改善方法と改善後の見込みを書く
• 結論をまとめて締めくくりの文章で終える

手順に沿って作成を進めることで、読み手にとってわかりやすく、信頼性の高い改善報告書を作成できます。それぞれのステップについて詳しく見ていきましょう。

対象の業務を分析する

まずは、改善の対象となる業務を分析しましょう。ここでは、業務の流れや関連するプロセスを洗い出し、どの部分に課題があるのかを明確にする必要があります。

たとえば、業務フローを箇条書きでまとめる、各プロセスの役割を整理するなど、業務を言語化することで問題の根本となる原因にアプローチしやすくなります。

また、分析の際には業務が本来もつべき目標や、現状とのギャップを数値で示すと効果的です。このステップで得られた情報は、後の改善提案を支える重要な基盤となります。

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現状の問題点を洗い出す

業務の分析が完了したら、次に現状の問題点を洗い出します。このステップでは、業務のなかで非効率な箇所やトラブルが発生している部分、目標達成の障害となっている要因などを具体的に特定してください。

問題点は定量的なデータや、関係者からのフィードバックをもとに整理すると効果的です。

たとえば、生産性の低下や顧客満足度の低さなど、問題の具体例を挙げていきます。問題点を具体的に洗い出しておくことで、次のステップで考案する改善策と改善後の見込みを明記しやすくなり、報告書の説得力が増すでしょう。

改善方法と改善後の見込みを書く

現状の問題点が明確になったら、それに対する具体的な改善方法を提案します。このステップでは、実現可能な改善策を複数考慮し、そのなかで最適なものを選び出しましょう。改善方法は、具体的で実行可能な内容であることが求められます。

また、改善後の効果や見込みについても詳細に記述し、予想される成果を数値化できると説得力が高まります。たとえば「生産性を20％向上させる」「コストを10％削減する」といったように、具体的な目標を設定し、説得力のある達成の見通しを伝えましょう。

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結論をまとめて締めくくりの文章で終える

報告書の最後には、全体の内容を総括し、読者が理解しやすい形で結論をまとめます。結論では、改善の必要性とその効果を再確認し、提案した施策がどれだけの価値をもたらすかを強調します。

また、今後のアクションプランや、改善策の実施に向けたスケジュールについても触れましょう。締めくくりの文章では、今後の展望や期待する成果について触れ、読者に前向きな印象を残すことが大切です。

このように、報告書を適切に締めくくることで、報告書の信頼性を高められます。関係者やステークホルダーとの関係性構築にも役立つでしょう。締めくくりの文章については、「【シーン別】改善報告書の締めくくりの文章で使える例文10種」で例文を紹介します。

 

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【社内向け】改善報告書のテンプレート・例文7種

改善報告書は「社内向け・社外向け」の2つに分けられます。ここでは、社内向けに作成することが多い改善報告書のテンプレート・例文を7種類まとめました。

• 業務改善報告書のテンプレート・例文
• プロジェクト改善報告書のテンプレート・例文
• 品質改善報告書のテンプレート・例文
• コスト削減改善報告書のテンプレート・例文
• 人材育成改善報告書のテンプレート・例文
• システム改善報告書のテンプレート・例文
• リスク管理改善報告書のテンプレート・例文

テンプレートはWord・Excel・PowerPointなど、使用したいツールや媒体に落とし込んで使用可能です。改善報告書を作成する際の参考にしてみてください。

業務改善報告書のテンプレート・例文

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業務改善報告書は、業務の効率化や品質向上を目指して行った改善施策の結果やその過程を報告する際に作成します。作成するケースの例は以下の通りです。

• 書類作成や処理時間の短縮を目指した改善
• タスク管理ツール導入による業務の効率化
• 業務フローの見直しによる無駄の削減

業務改善報告書は、施策がどのような成果を生んだのかを明確にし、関係者に報告するために重要な文書です。

＞関連記事：業務改善とは？得られる効果から実行ステップや実行手段までまとめて解説

プロジェクト改善報告書のテンプレート・例文

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プロジェクト改善報告書は、プロジェクトの進行中や完了後に、特定の課題や問題点を改善するために実施された措置について、その成果やプロジェクトへの影響を報告する際に作成します。具体的には、以下のようなシーンで作成します。

• スケジュール遅延に対する調整と再スケジュールの実施
• リソース不足に対するチーム再編成や追加リソースの確保
• コミュニケーション不足による誤解や進捗ミスを解消するためのミーティング実施

プロジェクト改善報告書には、プロジェクトの成功に向けて行った改善施策とその結果を明確に記載します。改善報告書の作成には、今後プロジェクトで同様の問題が発生するのを防ぐ役割があるのです。

品質改善報告書のテンプレート・例文

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品質改善報告書は、製品やサービスの品質に問題が発生した際、改善するために行った取り組みや結果を報告する際に作成します。品質管理部門だけでなく、製造部門、顧客対応部門など、多岐にわたる部門で作成が求められるでしょう。たとえば、以下のようなシーンで作成します。

• サービス提供中に起きたミスやトラブルに対する対応策の報告
• 出荷後に発生した製品の不良に対する改善策の報告
• 顧客からのクレームにもとづく品質改善活動の結果報告

品質改善報告書は、社内外の関係者とのコミュニケーションを強化し、信頼回復や品質維持・向上に役立つ重要な文書です。品質に関わる改善を行った際は、テンプレートを使用して改善報告書を作成しましょう。

コスト削減改善報告書のテンプレート・例文

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コスト削減改善報告書は、企業や部門でのコスト削減に対する対策が行われた際に、具体的な取り組みや結果を報告する際に作成します。コスト削減は、経営の効率化や利益率の向上などに直結するため、定期的な報告が求められることもあるでしょう。

コスト削減改善報告書は、以下のようなシーンで作成します。

• 予算が超過したプロジェクトや部門で、経費削減を行った結果の報告
• 特定の製造コストや運営コストの削減活動の報告
• 予算調整の一環として行われたコストカット施策の結果報告

コスト削減改善報告書は、企業の収益性向上や経営の健全化のために行われたコスト削減活動の成果をまとめ、関係者に共有するための文書です。経営陣やほかの部門に対して施策の結果を共有することで、今後の経営戦略に活かせるでしょう。

人材育成改善報告書のテンプレート・例文

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人材育成改善報告書は、従業員のスキルアップやキャリア形成を目指して行った育成活動や教育プログラムに関する取り組み、その結果を報告する際に作成します。人事育成に対する改善活動を報告することは、企業の資産である人材の管理にもつながるものです。

人材育成改善報告書は、以下のようなシーンで作成します。

• 新入社員の研修プログラムを見直した結果、定着率が向上した際の報告
• 新入社員が短期間で業務に適応できるようにするための教育改善報告
• 新人研修の内容改善による社員満足度向上の報告

人材育成改善報告書は、企業の成長と競争力強化のために行った人材育成施策がどのような成果を上げたのかを評価し、共有するための重要な文書です。今後の育成方針や施策の改善点を明確にし、さらなる組織の発展を目指すための指針を示せるでしょう。

システム改善報告書のテンプレート・例文

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システム改善報告書は、企業や組織で使用するシステムの問題点を改善するために行った取り組みや結果を報告する際に作成します。業務の効率化や生産性の向上に直結するため、IT部門やプロジェクトチームだけでなく、経営層や各部署にとっても重要な報告です。具体的には、以下のようなシーンで作成します。

• システムダウンや不具合が発生し、それを修正し再発防止策を講じた後の報告
• サーバーダウンやネットワーク障害に対する改善策の報告
• アプリケーションのバグ修正によるシステム安定性向上の報告

システム改善報告書は、システムの安定性やセキュリティなど、企業のITインフラに関連するさまざまな改善活動の成果を示し、関係者に共有するための重要な文書です。改善報告書の作成によりシステムの信頼性を高め、企業全体の運営に貢献できるでしょう。

リスク管理改善報告書のテンプレート・例文

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リスク管理改善報告書は、業務内で発生したリスクや潜在的なリスクに対して適切な対策を講じた後に、その結果や効果を報告するために作成します。

リスク管理は、企業の持続的な活動に必要不可欠です。リスクを適切に予測・管理することは、損失の回避にも直結します。

リスク管理改善報告書の作成が求められるシーンの例は以下の通りです。

• システム障害によるデータ損失リスクへの対応策報告
• 供給停止や納品遅延に対するサプライチェーンのリスク管理報告
• 金融市場の変動に伴う財務リスクに対する対応策と改善報告

リスク管理改善報告書は、企業や組織が直面するリスクを適切に捉え、施策の結果を共有するために必要な文書です。リスクに対する対応能力を強化し、将来的なリスク発生の防止にも役立つでしょう。

【社外向け】改善報告書のテンプレート・例文3種

次に、社外向けに作成が求められる改善報告書のテンプレート・例文を3種類紹介します。

• クレーム対応改善報告書のテンプレート・例文
• 販売改善報告書のテンプレート・例文
• 顧客改善報告書のテンプレート・例文

社内向けテンプレートと同様に、Word・Excel・PowerPointなど使用したいツールや媒体に落とし込んで使用可能です。改善報告書を作成する際の参考にしてみてください。

クレーム対応改善報告書のテンプレート・例文

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クレーム対応改善報告書は、顧客からのクレームや苦情に対する対応が行われ、その後の改善策や結果を報告するために作成します。クレームが発生した原因を特定し、再発防止策や顧客満足度向上のための改善活動について示すもので、以下のようなシーンで作成します。

• 商品の不具合に対する顧客からのクレーム対応後の改善報告
• サービスの不備に対する対応策と結果の報告
• 顧客対応の遅れに対する改善措置と効果報告

クレーム対応改善報告書は、企業の信頼回復やサービス品質向上に貢献する重要な文書です。「クレーム」という顧客からの直接的な声に対して真摯に向き合い、素早く適切に対応することが求められます。テンプレートを活用し、スピーディーに作成しましょう。

販売改善報告書のテンプレート・例文

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販売改善報告書は、売上不振や販売活動における課題を解決するために実施された改善策の結果を報告する際に作成します。販売成績の向上や顧客ニーズへの対応など、売上や販売活動を改善するために行った施策とその効果を関係者に共有するためのものです。具体的には以下のようなシーンで作成します。

• 売上が減少している商品の販促キャンペーンや価格調整後の結果報告
• 販売不振の原因を調査し、新たな販売戦略を導入した結果の報告
• 特定地域や市場での売上低迷に対する対策とその効果報告

販売改善報告書の作成を通して、販売戦略や施策の有効性を確認します。そのため、販売改善報告書は、今後の販売活動やマーケティング施策にも活かせるでしょう。

顧客改善報告書のテンプレート・例文

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顧客改善報告書は、顧客対応の問題点を改善するための施策やその結果を報告する際に作成します。顧客対応プロセスの改善、顧客からのフィードバックにもとづくサービスや製品の改善活動など、顧客体験を向上させるための取り組みを示すものです。具体的には以下のようなシーンで作成します。

• 顧客アンケートにもとづいて行ったサービス改善施策の結果報告
• 顧客対応プロセスの見直しによる満足度向上の報告
• 顧客からのフィードバックを反映した商品やサービスの改良結果の報告

顧客改善報告書は、改善を通して顧客満足度やロイヤルティがどの程度向上したかを明確に示すための重要な文書です。報告書の作成を通して、顧客対応やサービス品質の向上を目指し、持続的な成長と顧客との信頼関係を強化することを目指します。

 

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【シーン別】改善報告書の締めくくりの文章で使える例文10種

改善報告書は、関係各所との関係性構築に有効な書類です。読み手が報告書に目を通した際に、ポジティブな印象を与えることが重要といえます。そこで工夫したいのが、締めくくりの文章です。

締めくくりの文章には、報告内容を読み終えた読み手に、今後の方針や行動を伝える役割があります。ここでは、社内向け・社外向けに合計10種類の例文をまとめました。

改善報告書のテンプレートとともに参考にすることで、より効果的な報告書の作成ができるようになるでしょう。

【社内向け】締めくくりの文章で使える例文5種

改善報告書のテンプレート・例文と同様、締めくくりの文章も社内向け・社外向けに区別して例文を紹介します。社内向けに使用可能な締めくくりの文章で使える例文は、以下の通りです。

• 改善の継続を促す例文
• フィードバックの促進を強調する例文
• チームワークを強調する例文
• 持続的な改善を目指す例文
• 感謝と今後の期待を込めた例文

改善報告書の作成目的と共有相手に合わせて、締めくくりの文章を記載しましょう。

改善の継続を促す例文
「今後もさらなる改善に向け、全社員で協力し、効率的な業務遂行を目指してまいります。皆様のご協力とご意見を引き続きお願い申し上げます。」

フィードバックの促進を強調する例文

チームワークを強調する例文

持続的な改善を目指す例文

感謝と今後の期待を込めた例文

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【社外向け】締めくくりの文章で使える例文5種

次に、社外向けに使用可能な締めくくりの文章で使える例文を紹介します。

• 信頼回復と感謝を強調する例文
• 顧客満足度向上に向けた取り組みを強調する例文
• 誠実さと今後の取り組みを強調する例文
• 協力関係の継続を促す例文
• 今後の対応を保証する例文

作成目的と読み手を考慮し、例文を活用してみてください。

信頼回復と感謝を強調する例文

顧客満足度向上に向けた取り組みを強調する例文

誠実さと今後の取り組みを強調する例文

協力関係の継続を促す例文

今後の対応を保証する例文

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改善報告書を作成する際の4つのポイント

ここでは、改善報告書を書く際に注意すべき4つのポイントをまとめました。

• 数値を用いて具体的に書く
• 誰でも理解できるようわかりやすく書く
• 目的・ゴールを明記する
• 作成後は社内で共有する

それぞれ順番に解説します。

数値を用いて具体的に書く

改善報告書の内容に説得力をもたせるためには、具体的な数値を用いることが重要です。改善前後のデータを明確に示すことで、改善の効果を具体的に伝えられます。たとえば「生産性が20%向上した」「コストが15%削減された」といったように数字で効果を伝えましょう。

数値で示すことで、結果のインパクトを訴求しやすくなります。また、定量的な評価が可能となり、報告書に信頼性をもたせられるでしょう。

誰でも理解できるようわかりやすく書く

改善報告書は、読者が誰でも理解できるようにわかりやすく書くことが大切です。専門用語や難解な表現は避け、一般的に使用される言葉で説明することを心がけましょう。また、箇条書きや図表を活用して視覚的に整理すると、情報が一目で理解しやすくなります。

読者が報告書をスムーズに読み進められるよう、階層化した構成を意識して作成するのも有効です。改善報告書の目的は、改善の成果を共有し、次のステップに進むところにあります。誰でも理解できるように読みやすく工夫することで、関係各所への配慮が行き届いた報告書に仕上がるでしょう。

目的・ゴールを明記する

改善報告書は、課題に対する対策を打った際の改善の程度を報告する文書です。そのため、改善の目的やゴールを明確にすることが必須といえます。なぜこの改善が必要だったのかを報告書に記載しましょう。

また、改善することで達成したいゴールを書くと、改善策によってどのような効果が得られるのかを伝えやすくなります。たとえば「顧客満足度を昨年比120％向上させることを目的とした施策」といった具体的なゴールを示してみてください。目的とゴールを記載することで、報告書全体の説得力が増します。

作成後は社内で共有する

改善報告書を作成した後は、社内に共有しましょう。報告書は単なる記録ではなく、改善活動の成果を共有し、組織全体の改善意識を高めるための文書です。共有することで、他部署やチームメンバーにも改善の重要性や結果を伝えられ、さらなる改善活動の促進につながることもあります。

共有の際は、社内の共有ドライブや文書管理ツールを活用し、関係者全員がアクセスできるようにしましょう。また、報告会やミーティングでの口頭報告も効果的です。改善報告書の共有を通して、改善報告書作成の過程で習得したナレッジを社内で伝えてみてください。

＞関連記事：【2024年版】社内情報共有ツールおすすめ12選を徹底比較！種類・メリット・選定ポイントも詳しく紹介

改善報告書の作成・共有に適したツール「NotePM」

改善報告書は、ビジネスシーンで作成を求められる文書です。効率的に作成・共有できれば、業務効率を高められます。テンプレート・例文の活用に加えて、ドキュメント作成・共有ツールの導入が有効です。

NotePM（ノートピーエム）は、改善報告書の作成・共有に適したツールです。ナレッジやノウハウを一元管理できるナレッジマネジメントツールで、報告書作成やナレッジ共有など、社内Wikiとしての機能も備えています。

改善報告書のテンプレートを保存しておけば、スピーディーに作成可能です。社内情報を一元管理できるツールなので、作成後の共有もスムーズに行えます。改善報告書の作成・共有を効率化したい方におすすめのツールです。

NotePMの特徴

• ナレッジ共有、報告書作成に最適
• PDFやExcelの中身も全文検索できる強力な検索機能
• 社内FAQ・質問箱、社内ポータルとしても活用可能
• 銀行や大学も導入している高度なセキュリティが魅力

URL: https://notepm.jp/lp1

 

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改善報告書はテンプレートを活用して効率的に作成しよう

改善報告書は、ビジネスシーンで発生する改善活動の目的・効果を関係各所に共有するための文書です。社内では上司や同僚、社外では取引先との関係性構築に欠かせない報告書のひとつであり、適切な内容で説得力をもって記載することが求められます。テンプレート・例文を活用し、改善報告書の作成効率を高めてみてください。

また、改善報告書を作成したら関係者への共有が必須です。作成・共有をスムーズに行いたい方には、マニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM」がおすすめです。ドキュメントの作成が簡単、かつ社内での情報共有をクラウド上で素早くできます。

NotePMでは、30日間無料でお試しできる期間を設けています。報告書のようなドキュメントの作成・管理に使用できるツールの導入を検討中の方は、使用後のイメージを掴むためにもぜひ一度試してみてください。

 

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おすすめのマニュアル作成ツール「NotePM」

NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

• マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
• 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
• 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
• 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/lp1

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