こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
会議は、ビジネスにおいて意思決定や情報伝達の要となる場面ですが、会議が長引いたり、話し合いが活発になりすぎて結論が出ないという問題が生じることが少なくありません。このような問題を解決するためには、会議効率化ツールの導入が有効です。会議効率化ツールは、アジェンダの作成、議事録の記録、資料の共有などの機能を提供し、会議の準備、進行、フォローアップをスムーズにします。本記事では、会議効率化ツールの種類、それぞれの特徴、活用が期待できるシーン、選定時の重要ポイントなどを解説します。
目次
会議効率化ツールとは
まずはじめに、会議効率化ツールについて、概要を解説します。
会議効率化ツールとは
会議効率化ツールとは、会議の準備・進行・後処理などの業務を効率化するためのツールです。会議では、仕事の意思決定や情報共有を行いますが、結論が出なかったり、議論が白熱して長引いたりするという課題も少なくありません。会議効率化ツールを活用することで、これらの課題を解決し、会議をより生産的に進めることができます。
会議効率化ツールの種類
会議効率化ツールには、大きく分けてWeb会議システム、会議支援ツール、議事録作成ツールがあります。Web会議システムは、インターネットを介して会議に参加できるツールです。自宅やオフィスにいながら、離れた場所にいるメンバーと会議を行うことができます。会議支援ツールは、アジェンダ作成や議事録作成、資料共有などの機能を備えたツールです。会議の準備や進行、後処理などの業務を効率化できます。議事録作成ツールは、会議の議論を自動で文字起こししてくれるツールです。議事録作成の手間を省くことができます。
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会議効率化ツールの機能
会議効率化ツールの機能は、ツールによって様々です。代表的な機能を以下に挙げます。
| 機能の種類 | 内容 |
|---|---|
| アジェンダ作成 | 会議の議題や目的、参加者などをまとめたアジェンダを作成できます。 |
| 議事録作成 | 会議の議論を文字起こしして議事録を作成できます。 |
| 資料共有 | 会議で使用する資料を共有できます。 |
| ブレインストーミング | オンライン上でブレインストーミングを行うことができます。 |
| 投票 | 会議で多数決を取るときなどに投票できる機能があります。 |
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会議効率化ツールが活用されるシーン
会議効率化ツールが活用されるシーンとして考えられるのが、以下の3つです。
- 会議の事前準備
- 会議進行の効率化
- 会議資料の共有
1つずつ見ていきましょう。
会議の事前準備
会議効率化ツールが活用されるシーンの1つ目が、会議の事前準備です。会議を行う場合、会議の目的や議題を整理したり、資料を作成したり、参加者を招集したりするなど、様々な業務が発生するため、手間と時間がかかってしまいます。これらの作業を効率よく行うことで会議の準備がスムーズになります。会議支援ツールであれば、アジェンダの作成や資料作成、参加者の招集などの機能が備わっています。また、オンラインストレージからは、会議で使用する資料を共有できます。
会議効率化ツールを活用することで、会議の事前準備にかかる手間と時間を削減し、より効率的に会議を準備できます。
会議進行の効率化
会議効率化ツールが活用されるシーンの2つ目が、会議進行の効率化です。会議進行において重要なことは、会議をスムーズに進めること、また、時間をオーバーしないことです。会議効率化ツールには、議論のタイムキープ機能が備わっているものがあります。この機能を活用することで、議論が脱線したり、長引いたりするのを防ぐことができます。また、投票の実施機能が備わっているものがあり、参加者全員の意見を集約し、迅速な意思決定を行うことができます。
会議効率化ツールにある機能を使いこなすことで、会議進行自体もスムーズにできます。
会議資料の共有
会議効率化ツールが活用されるシーンの3つ目が、会議資料の共有です。会議資料の共有は、会議効率化ツールを活用するシーンの中でも特に重要な部分です。例えば、参加者全員が必要な情報を事前に入手できれば、会議中の議論をより生産的に進めることができます。また、会議資料の共有機能があれば、関連する資料を一元的に管理も可能です。場所やデバイスに関係なく会議資料にアクセスできることもメリットでしょう。
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会議効率化ツールを選ぶときのポイント
会議効率化ツールを導入する際には、いくつかのポイントを押さえることがおすすめです。ここでは以下の3つのポイントについて解説します。
- 自社の抱えている課題を解決できるか
- 社員が使いこなせるか
- セキュリティ基準は自社以上か
1つずつ見ていきましょう。
自社の抱えている課題を解決できるか
会議効率化ツールを選ぶときのポイントの1つ目が、自社の抱えている課題を解決できるかです。会議効率化ツールには様々な種類があり、機能も違います。そのため、選ぶ際に基準を決めておくことが大切です。なぜ今回会議効率化ツールを導入するのか、という目的を明確にし課題を整理します。課題解決に対して有効な機能が備わっているツールを選定していきましょう。
社員が使いこなせるか
会議効率化ツールを選ぶときのポイントの2つ目が、社員が使いこなせるかです。会議効率化ツールを導入しても、社員が使いこなせなければ、その効果は期待できません。そのため、ツールを導入する前に、社員が使いこなせるかを確認することが大切です。ツールの操作が複雑だと、社員は使いこなすのに手間がかかり、せっかく導入しても効果が得られにくくなります。そのため、操作が簡単で、直感的に操作できるツールを選びましょう。また、デモンストレーションやトライアルが可能な場合は、実際に操作してから決めることがおすすめです。ツールの導入後、社員が使いこなせなかった場合に、サポート体制が充実していると安心です。そのため、サポート体制が充実しているツールを選びましょう。
セキュリティ基準は自社以上か
会議効率化ツールを選ぶときのポイントの3つ目が、セキュリティ基準は自社以上かです。会議で扱う情報は、機密情報や個人情報など、守秘性の高いものも少なくありません。そのため、会議効率化ツールを導入する際には、セキュリティ基準が自社以上かどうかを確認することが大切です。データへのアクセスは、必要に応じて制限することが可能なツールが多く、データへのアクセスや操作などのログを管理することも可能です。自社のセキュリティに合わせて活用しましょう。
会議効率化ツールおすすめ14選
最後に、会議効率化ツールのおすすめ14選を紹介します。
- AI GIJIROKU
- AutoMemo
- スマート書記
- michibiku
- TIMO Meeting
- ConforMeeting/e
- スマートセッション
- MetaMoJi Share
- moreNOTE
- SmartDiscussion
- VISITS forms
- miro
- Microsoft Whiteboard
- toruno
1つずつ見ていきましょう。
AI GIJIROKU
AI GIJIROKUは、株式会社オルツが提供する、会議の議論をリアルタイムで文字起こししてくれるサービスです。Web会議システム「Zoom」と連携しており、Zoomで開催される会議の音声をAIが文字起こししてくれます。音声認識度が高く、正確な議事録が期待できます。議事録の内容を閲覧するだけであれば無料で利用できます。
AI GIJIROKUの特徴
- 音声認識精度は、99.8%
- アルタイム翻訳30か国語対応
- 7,000社以上が導入
URL: https://gijiroku.ai/
AutoMemo
AutoMemoは、株式会社ソースネクストが提供する、録音した音声を自動で文字起こししてくれるAIサービスです。文字起こしした内容を自動で議事録として生成します。日本語以外で録音された音声も、30言語に対応した翻訳機能で翻訳できます。
AutoMemoの特徴
- クラウドストレージとの連携し議事録の保存が可能
- 文字起こし正解率が98.9％
- Zoom・Teams・meetとの連携が可能
スマート書記
スマート書記は、エピックベース株式会社が提供するAIでの議事録作成ツールです。音声認識技術とAIのサポートを利用して、録音された内容を自動的にテキストに変換し、要約や主要なポイントの抽出を行うことで、業務の負担を大幅に軽減します。一つのデバイスで録音と文字起こしの機能を提供し、様々なWeb会議ツールに対応しています。これにより、発言内容の記録や議事録の作成が簡単で効率的になり、スマートな議事録作成作業が可能になります。
スマート書記の特徴
- 議事録作成にかかる労力の70％が削減可能
- 2,500社以上が活用している
- 14日間の無料トライアルが可能
URL: https://www.smartshoki.com/
michibiku
michibikuは、ミチビク株式会社が提供するDXサービスです。取締役会の運営を効率化し、会議内容を正しく可視化することに重点を置いています。AIを利用した議事録作成の支援や、会議の内容を定量的に分析する機能を提供し、会議のプロセスをPDCAサイクルで管理することを可能にします。このアプローチにより、重要な経営決定を行う取締役会をデジタル変革し、会社全体のデジタルリテラシーを向上させることが目指されています。
michibikuの特徴
- ISO27001を取得しているためセキュリティが安心
- 事務局と役員の負担軽減できる
- 対応ステータス機能で進捗が可視化できる
TIMO Meeting
TIMO Meetingは、パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社が提供する国内初の経営会議のためのクラウドサービスです。AIによる文字起こし機能は会議の発言を自動的にテキスト化し、AI要約を活用することで議事録の作成をさらにスムーズにします。AIアドバイザリー機能ではアジェンダの管理をサポートし、サマリー機能で論点の見落としを防ぎます。さらに、事前決裁機能により重要なアジェンダへの集中を可能にし、報告時間を削減します。
TIMO Meetingの特徴
- 社内の取締役会から社外とのコミュニケーションまで広く活用可能
- 会議の立ち上げから会議後のフォローアップまでシーンにわけて活用可能
- 無料トライアルが可能
URL: https://www.persol-pt.co.jp/timo/
ConforMeeting/e
ConforMeeting/eは、日本電気株式会社（NEC）が提供する、ペーパーレス役員会議システムです。高いセキュリティ基準でありながら、直感的な操作でペーパーレス情報共有を実現します。ドラッグ＆ドロップで資料共有が可能なため、事務局の負担も軽減されます。
ConforMeeting/eの特徴
- 役員会議の滞りない進行のための事務局機能が充実
- 手元と画面を行き来せずに個人メモが取れる
- 役員会議の始まりから終了までスムーズな運営が可能
URL: https://jpn.nec.com/conformeeting/e/index.html
スマートセッション
スマートセッションとは、日本インフォメーション株式会社が提供する高いセキュリティを備えた直感的な操作が可能なペーパーレス会議システムです。このシステムを利用することで、デジタル変革の一環として会議のペーパーレス化を容易に実現できます。利用者の職位やITスキルに関わらず、直感的なインターフェースと使いやすい機能設計により、幅広いユーザーがスムーズに操作できるようになっています。
スマートセッションの特徴
- 国際セキュリティ基準ISO27001を取得
- テレビ局から医療法人まで様々な業種で活用
- 利用継続率が99.3％と高い水準
URL: https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/
MetaMoJi Share
MetaMoJi Shareとは、株式会社MetaMoJiが提供する双方向・リアルタイムな資料共有であらゆる会議を効率化できるペーパーレス会議アプリです。moreNOTEは、資料の準備、会議の運営、議事の振り返りといった各段階の課題を効率的に解決します。会議中、参加者がノートや資料にリアルタイムでメモや指示を記入でき、これにより共有が迅速化され、相互理解が促進されます。対面会議やオンライン会議を問わず、あらゆる種類の会議の効率を高めることが可能です。
MetaMoJi Shareの特徴
- 2,500倍まで鮮明に拡大できる
- レーザーポインターの利用が可能
- 30日間の無料トライアルが可能
URL: https://product.metamoji.com/share/
moreNOTE
moreNOTEとは、富士ソフト株式会社が提供するペーパーレスシステムです。対面でのペーパーレス会議でもオンライン会議でも会議を効率化し議論を活性化させます。moreNOTEを使用してペーパーレス会議を実施すると、会議資料の準備や配布、更新の手間が大幅に削減され、参加者の利便性が著しく向上します。iPad、iPhone、Windows、Androidタブレットなど、多様なデバイスに対応しているため、日々多くの会議に参加する忙しい社員や、デバイス操作に不慣れな社員も、簡単な操作で迅速に資料にアクセスできるようになります。
moreNOTEの特徴
- 5,000件以上の導入実績
- 金融・建設・官公庁・自治体で幅広く活用
- 利用開始から1ヵ月間の無料トライアルが可能
SmartDiscussion
SmartDiscussionとは、キッセイコムテック株式会社が提供する会議資料をペーパーレス化し、会議運営の効率化とスムーズな資料共有、資料の閲覧を実現するシステムです。SmartDiscussionは、会議中の画面同期機能に加え、会議前後の資料閲覧に役立つ多数の補助機能を備えており、ユーザーフレンドリーな「かんたんメニュー」設定により、機能の利用が快適です。端末の調達から設定、操作研修、サポートに至るまで、ペーパーレス会議に関するあらゆる面でワンストップのフルサポートを提供します。システムの使い方に不安がある場合でも、利用をサポートする体制が整っているため、安心して利用できます。
SmartDiscussionの特徴
- 企業向け・官公庁向けプランがある
- 幅広い利用料金のラインナップがある
- 30日間の無償トライアルが可能
URL: https://smartdiscussion.jp/
VISITS forms
VISITS formsは、VISITS Technologies株式会社が提供するホワイトボードより便利なコラボレーションツールです。リアルタイムに意見を収集・分析でき、分析結果を見ながら効率的な議論が可能になります。誰にでも簡単に使えて準備の手間がかかりません。独自アルゴリズムを用いて、社内外から寄せられた多くの意見の中から重要なものを効果的に可視化することが可能です。これにより、意思決定のプロセスをより高度に行うことができます。
VISITS formsの特徴
- 大手自動車メーカーから省庁まで幅広く活用
- あらゆるDX推進に活用可能
- 無料でのデモンストレーションが可能
miro
miroは、ミロ・ジャパン合同会社が提供するコラボレーションプラットホームです。マインドマップやタスク管理など、すぐに使える100種類以上の充実したテンプレートが作画を支援してくれます。また、日本語によるサポート窓口を提供し、働き方改革や、企業のDX推進を支援しています。
miroの特徴
- Fortune100企業の99%が採用
- 6,000万人が利用している
- 日本語によるサポートが充実
URL: https://miro.com/ja/
Microsoft Whiteboard
Microsoft Whiteboardは、Microsoft社が提供するオンラインホワイトボードです。Microsoft Teams 会議の中で共同作業とブレーンストーミングしたり、60 点を超える無料のテンプレートから選んで、革新的なアイデアの構造をデザインできます。Microsoft Whiteboardの利用により、リモート会議でも視覚的なコミュニケーションが可能となります。参加者全員が共通の画面を見ることで、会議に一体感を生み出すのに役立ちます。
Microsoft Whiteboardの特徴
- Windowsアプリ、Webブラウザ、iOSデバイスに対応
- 大画面デバイスを使用することで、実際のホワイトボードのような感覚での利用が可能
- Microsoftのアカウントで無料で利用可能
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-whiteboard/digital-whiteboard-app
toruno
torunoとは、株式会社リコーが提供する会議を文字起こし＋録音＋画面キャプチャで記録し、会議の振り返りや議事録作成、情報共有を効率化するツールです。議事録を執るだけではなく画面がキャプチャされるため、会議に参加していない人でも視覚的な理解が可能です。
torunoの特徴
- 議事録はURLで簡単に共有可能
- Teams会議、Zoom、Google Meetに対応
- 会社用語・業界用語も登録可能
URL: https://toruno.biz/
まとめ
本記事では、会議効率化ツールの種類、それぞれの特徴、活用が期待できるシーン、選定時の重要ポイントなどを解説しました。会議効率化ツールを導入することで、会議の準備から終了後の資料共有までがスピーディーになることが期待できます。様々なツールがあるため、自社の課題を明確にし解決が可能なツールであり、操作が簡単なものがおすすめです。自社のセキュリティ基準に合わせて導入を進めていきましょう。
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NotePMの特徴
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