こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
日本は地震や津波などの自然災害が発生しやすい国であり、今日までにも大規模の災害は何度も発生しています。災害発生時、企業は速やかに全従業員の安否を確認する必要がありますが、その際に役立つのが安否確認システムです。
本記事では、安否確認システムの機能や導入する際のメリット・デメリットと選び方、おすすめの安否確認システム10選もあわせて紹介します。安否確認システムの導入を検討している社内担当者はぜひご覧ください。
目次
安否確認システムとは？
安否確認システムは、迅速に従業員の安否確認ができるように開発されたシステムです。災害や事故が発生した際、企業は速やかに従業員の安否を確認する必要があります。システム誕生以前は、安否確認は電話やメールで行うしかなく、全員の安否を確認するのに手間取るケースも少なくありませんでした。そこで、災害時の従業員の安否確認に特化したシステムを利用し、有事の際に従業員と連絡が取りやすい緊急連絡手段を確保するようになったのです。現在では多くの企業でシステムが導入されています。
安否確認システムの機能
安否確認システムには、以下のような機能が備わっています。
- 安否確認の自動送信
- 回答の集計
- 家族の安否確認
- 対策の指示機能
それぞれ詳しく解説します。
安否確認の自動送信
安否確認システムは、安否確認の自動送信が可能です。あらかじめシステムに従業員の連絡先を登録しておくことで、安否確認のメールを送ることができます。気象庁などと連携することで、災害発生を自動で検知し、安否確認メールを送信することも可能です。また、メールだけではなく、LINEやアプリといった連絡手段で通知を送ることもできます。
回答の集計
安否確認システムは、安否確認の通知に対する回答を自動で集計する機能があります。従業員からの回答を手動で集計する必要がないため、集計作業に人員を割く必要はありません。そのため、従業員が多い企業ではより役立つことでしょう。
家族の安否確認
安否確認システムは、従業員だけでなく従業員の家族の安否確認も行えます。災害発生時は状況次第で家族の安否確認までは手が回らない場合もありますが、家族の安否を確認する機能があれば、そのような場合でも家族の安否確認ができるため、従業員も安心です。
対策の指示機能
対策の指示機能とは、災害ごとに従業員が取るべき対応をあらかじめ決めておき、災害発生時もその対応を従業員に通知する機能です。災害は突如発生するため、災害担当者であっても動揺してしまい、適切な対応を指示できない場合があります。しかし、対策の指示機能があれば、行うべき対応をシステムが管理してくれます。
安否確認システムの導入メリット
安否確認システムの導入メリットは以下の3つです。
- 緊急時の連絡手段になる
- プライバシー保護をしながら安否確認ができる
- 平常時にも活用できる
それぞれ詳しく解説します。
緊急時の連絡手段になる
安否確認システムはメール・電話・SNSなど、複数の連絡手段に対応しているため、緊急時の連絡手段として有効です。連絡先は従業員が直接入力するため、災害時に連絡がつかないという事態も起こりづらいでしょう。また、安否確認システムの連絡手段は、災害時でも連絡が取れるような仕組みがとられているため安心です。
プライバシー保護をしながら安否確認ができる
安否確認に用いる連絡先は、連絡のつきやすいものを求められるため「プライベートな連絡先を企業に教えたくない」という理由で連絡先の登録を拒む従業員も少なからず存在していました。しかし、安否確認システムの場合は、連絡先を直接従業員が入力し、システムのサーバーに保存されるため、企業に伝える必要はありません。セキュリティ対策が取られているサーバーを選ぶことで、情報漏洩のリスクも低減できるでしょう。
平常時にも活用できる
安否確認システムは掲示板やグループチャットといった機能も搭載されているため、災害時だけでなく平常時にも活用できます。通常の業務でも連絡ツールとして活用することで、別途チャットツールなどを導入する必要がなくなるため、コストの削減にもつながるでしょう。
安否確認システムの導入デメリット
安否確認システムの導入デメリットは以下の2つです。
- 導入・運用コストがかかる
- 社内研修システムや訓練が必要になる
それぞれ詳しく解説します。
導入・運用コストがかかる
安否確認システムは初期費用や月額費用が発生するため、導入・運用コストがかかります。システムによって発生する費用は異なるため、システム導入時はコスト計算が必須といえるでしょう。高コストなシステムを導入したことで、経営が厳しくなってしまっては本末転倒になってしまいます。機能とコストのバランスを考え、費用に見合った機能を備えているシステムを選ぶようにしましょう。
社内研修や訓練が必要になる
安否確認システムを導入する際は、社内研修や訓練が必要となるでしょう。基本的に災害発生時しかシステムを使う機会がないため、研修や訓練で使い方を把握しておかなければ、災害発生時にシステムを使いこなせない可能性が高いと言えます。いざというときに迅速にシステムを活用できるよう、普段から研修や訓練をしておくことが大切です。
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安否確認システムの選び方
安否確認システムを選ぶ際は、以下の4つのポイントを意識しましょう。
- 使用目的
- 自動配信の有無
- 対応デバイス
- セキュリティ対策
それぞれ詳しく解説します。
使用目的
安否確認システムを選ぶポイントの1つ目は、使用目的です。災害発生時はもちろん、チャットツールや健康管理ツールとしての機能を備えている場合は、平常時でも活用できます。そのため、システムの使用場面は災害時のみなのか、平常時でも使用するのかをあらかじめ決めておくとよいでしょう。多機能なものほど費用が高くなる傾向にあるため、災害時しか使わないのであれば安否確認に特化したシステムを導入したほうがコストを削減できる可能性は高いと言えます。
自動配信の有無
安否確認システムを選ぶポイントの2つ目は、自動配信の有無です。事前に指定した地域や地震のレベルなど、さまざまな条件に応じて安否確認を自動配信できると便利に使えます。特に従業員の多い企業の場合は、従業員の居住地も広範囲となるため、自動配信があるシステムをおすすめします。
対応デバイス
安否確認システムを選ぶポイントの3つ目は、対応デバイスです。基本的には、多くのデバイスに対応しているシステムがおすすめです。PCとスマホに対応していれば大抵の従業員はカバーできますが、年齢層によってはフィーチャーフォンを使用している従業員もいる可能性があるため、自社に適したものを選びましょう。
セキュリティ対策
安否確認システムを選ぶポイントの4つ目は、セキュリティ対策です。従業員の安否確認を行うメール配信では、メールアドレスの管理が不可欠です。さらに、情報の漏洩を避けるため、適切なセキュリティ対策が施されていることが大切です。そして、サーバに何らかの被害が発生する可能性も考慮に入れ、サーバが複数の地点に設置され、余剰分が確保されているかどうかを事前に確認しておくべきです。
一例として、ISMS認証を受け、SSL/TLSによる暗号化通信を用いているツールであれば、セキュリティ性は高いと言えます。また、関東と関西の2つのデータセンターを同時に利用でき、一方のデータセンターが停止した場合でも、もう一方が稼働しているため、予期せぬ事態にも対応可能なシステムなどを選ぶのもよいでしょう。情報漏洩のリスクをできる限り低減するために、十分なセキュリティ対策がなされているシステムを選びましょう。
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安否確認システムのおすすめ10選
安否確認システムにはさまざまな種類があるため、どのようなシステムを導入するべきか迷ってしまう場合もあるでしょう。今回は、おすすめの安否確認システムを10選紹介します。
- パスモバイルサービス
- e安否
- Safetylink24
- ANPiS
- セコム 安否確認サービス
- オクレンジャー
- ALSOK安否確認サービス
- 安否の番人
- エマージェンシーコール
- 安否コール
それぞれ詳しく解説します。
パスモバイルサービス
パスモバイルサービスは、集客・販売促進ツールとしても活用可能な安否確認システムです。大量のメールを速やかに配信できるほか、多彩な配信機能によってターゲットごとに的確なメールを配信できます。また、ASPサービスなので導入時にソフトをインストールする必要はありません。セキュリティ対策も万全なため、安心してシステムを利用することができるでしょう。
パスモバイルサービスの特徴
- 集客・販売促進ツールとしても活用可能
- 多彩なメール配信機能
- ソフトのインストール不要
URL: https://biz.passmobile.jp/
e安否
e安否は、緊急地震速報と連動可能な安否確認システムです。気象庁から発報される緊急地震速報を受信すると同時に安否確認を自動配信できます。また、安否確認の自動配信だけでなく位置情報の報告や、家族の安否確認も行うことが可能です。利用しているデータセンターは地震に強く、やり取りされる情報はすべてSSL暗号化されているため、災害時でも確実に安否確認を送信することができるでしょう。
e安否の特徴
- 緊急地震速報と連動可能
- 位置情報の報告や家族の安否確認
- 20名まで無料のライトプランあり
URL: https://e-anpi.jp/
Safetylink24
Safetylink24は、従業員だけでなく家族の安否確認もできる安否確認システムです。ユーザー1人に対し6人までの家族登録が可能となっています。地震発生時の安否確認の自動配信も可能なほか、気象特別警報・津波・記録的短時間大雨情報などの際も自動配信が可能です。また、安否確認で得られた回答から対象者を絞り込んでメッセージを作成できるため、必要な支持を迅速に行うことができます。
Safetylink24の特徴
- 家族の安否確認も可能
- 津波や大雨の際も自動で安否確認
- 対象者を絞ったメッセージ
URL: https://www.safetylink24.jp/
ANPiS
ANPiSは、関西電力株式会社が提供している安否確認システムです。安否確認から回答の集計までを自動化できるため、災害時の迅速な初動対応が可能となっています。アンケートや会議の出欠確認なども可能なため、災害時だけでなく平常時も活用できます。また、未回答者の従業員を判別し、自動で再配信する機能もあるため、従業員の状況を確実に把握することができるでしょう。
ANPiSの特徴
- 関西電力株式会社が提供
- 安否確認から回答の集計までを自動化
- 未回答者へのメール自動再配信
URL: https://sol.kepco.jp/anpis/
セコム 安否確認サービス
セコム 安否確認サービスは、安否確認の一斉送信から集計までを一元管理できる安否確認システムです。24時間365日体制のトラストオペレーションセンターがあるため、すべてをシステム任せにすることなく、専門スタッフのオペレーションでも災害発生時の対応をサポートしています。相談窓口や災害訓練機能といったサポートも提供されているため、災害発生時も即座に事業を継続・再開させることができるでしょう。
セコム 安否確認サービスの特徴
- 安否確認の一斉送信から集計までを一元管理
- 30日間の無料体験期間あり
- 相談窓口や災害訓練機能などのサポート
URL: https://www.secom.co.jp/business/saigai/anpi/anpi.html
オクレンジャー
オクレンジャーは、災害時でもメール遅延障害の影響を受けづらい安否確認システムです。メール遅延障害が起こるリスクを低減しながらメッセージを受信できるアプリを提供しているほか、サーバーを国内外3ヵ所に設置してるため、災害時に強いインフラとなっています。セキュリティ体制も万全なため、安心してシステムを利用することができるでしょう。
オクレンジャーの特徴
- メール遅延障害の影響を受けずにメッセージを受信
- サーバーを国内外3ヵ所に設置
- 万全のセキュリティ体制
ALSOK安否確認サービス
ALSOK安否確認サービスは、地震発生時、システムが自動起動する安否確認システムです。災害時にはプッシュ通知で連絡が届くため、障害の影響を受けづらくなっています。
ファイルを添付できるため、マニュアルを添付することで対応の周知を図ることも可能です。連絡網やアンケートとして利用することも可能なため、災害時だけでなく平常時も利用できます。
ALSOK安否確認サービスの特徴
- 地震発生時システム自動起動
- プッシュ通知で連絡が届く
- 45日間の無料体験期間あり
URL: https://www.alsok.co.jp/corporate/service/safety_confirm.html
安否の番人
安否の番人は、地震・大雨・台風などの災害に対応した安否確認システムです。日本国内に東西2拠点あり、拠点内の多重化によって高信頼性を確保しています。英語表示をサポートしているため外国人従業員への対応も可能なほか、家族の安否確認も可能です。組織・地域単位で安否状況を確認できるため、広範囲で迅速な安否確認が可能となるでしょう。
安否の番人の特徴
- 地震・大雨・台風などの災害に対応
- 拠点内の多重化によって高信頼性を確保
- 英語表示をサポート
URL: https://info.hitachi-ics.co.jp/product/security/safety/
エマージェンシーコール
エマージェンシーコールは、国内すべての通信キャリアが利用可能な安否確認システムです。さまざまな連絡手段の提供や回答するまで繰り返し連絡する機能により、連絡の確認率・回答率100％達成を目標としたシステムとなっています。システム本運用開始まで専任担当者による導入支援を実施しているため、システムの導入が初めてでも安心して利用できるでしょう。
エマージェンシーコールの特徴
- 国内すべての通信キャリアが利用可能
- 連絡の確認率・回答率100％達成を目標としたシステム
- 30日間の無料トライアル期間あり
URL: https://www.infocom-sb.jp/emc/
安否コール
安否コールは、IDやパスワード不要で利用可能な安否確認システムです。自動メール配信は地震・津波に対応しており、アプリによるプッシュ通知も可能となっています。GPSマップ機能があるため、災害時に住所がわからない場所にいたとしても、現在所在地を管理者と共有することが可能です。安否情報の自動集計や家族安否確認も可能なため、災害時の迅速な対応を実現できるでしょう。
安否コールの特徴
- IDやパスワード不要
- アプリによるプッシュ通知
- 30日間の無料トライアル期間あり
URL: https://www.anpi-system.net/
まとめ
本記事では、安否確認システムの機能や導入する際のメリット・デメリットを解説し、おすすめの安否確認システムも合わせて紹介しました。災害発生時は、迅速な安否確認が非常に重要な意味を持ちます。システムによって異なる機能を備えているため、使い勝手や費用に着目しながら、自社にあった最適なシステムを選びましょう。
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/