【2024年版】メール誤送信防止システムおすすめ9選を徹底解説！主な機能・メリット・選び方も詳しく紹介！

メール誤送信防止システムでできることについて、詳しく知りたいという方もいらっしゃると思います。ビジネスメールにおいて、人為的なミスなどのセキュリティ事故を防ぐためにも、メール誤送信防止システムを導入することが必須といえます。

そこで本記事では、おすすめメール誤送信防止システムをはじめ、概要・主な機能・メリット・選び方について詳しく解説していきます。

メール誤送信防止システムとは

まずは、メール誤送信防止システムとは何かについて説明します。

メール誤送信防止システムは、メールソフトウェアに内蔵される機能の一つで、誤って送信しないようにするための機能です。

例えば、送信前に確認ダイアログを表示し、再度送信先アドレスや内容を確認する機能があります。また、送信後に取り消しが可能な機能もあります。これらの機能は、メールを誤って送信しないようにするために役立ちます。

メール誤送信とは、メールで本来送るべきではない相手に対して、誤って送ってしまうことです。誤送信する理由として、アドレスのミス・添付ファイルなどのミスなど原因はさまざまです。仮にメールで個人情報を外部に誤送信すると、個人情報漏洩となるかもしれません。メールは、複数の相手にファイルを共有することもあり、内容によっては企業へ大規模な損害を及ぼしてしまうこともあるため注意が必要です。

関連記事：ファイル共有をメールで行うには？使いやすいツールを選ぶポイントも解説

メール誤送信防止システムの主な機能

メール誤送信防止システムの主な機能について、以下5点を挙げて説明します。

ファイル添付禁止
承認機能
送信先制限
条件による送信拒否
セルフチェック

それぞれ、一つずつ解説していきます。

ファイル添付禁止

1つ目は、ファイル添付禁止機能です。

ファイル添付禁止機能とは、メールへの添付ファイルを禁止、もしくは制限する機能のことです。特定の種類のファイルや添付ファイルのサイズなどに制限を設けることで、誤って機密性の高いファイルを送信しないようにもできます。

たとえば、公開されるべきでない情報を含むファイルを送信しないようにするために、特定の拡張子（.exeなど）のファイルを添付禁止にできます。また、添付ファイルのサイズにも制限を設けることで、大きすぎるファイルを送信しないようにすることもできます。

その他、メール送信する際にファイル添付を禁止することで、ファイル共有サービスやオンラインストレージサービスなど、セキュリティの高い環境を必然的に使うように促します。これらは、企業や組織などでのデータ保護に役立ちます。

承認機能

2つ目は、承認機能です。

承認機能とは、重要なメールや機密性の高いメールを送信する前に、上司や管理者などが承認をすることで、誤って不適切なメールを送信しないようにするための機能のことです。たとえば、特定のドメインや特定のアドレス宛に送信するメールは、上司の承認を受ける必要があるなど、設定できます。これによって、重要なメールを誤って送信しないようにできます。承認機能があれば、企業や組織などでのコミュニケーションの一貫性や統制をはかるために役立ちます。

送信先制限

3つ目は、送信先制限機能です。

送信先制限機能とは、メールの送信先を制限することで、誤って不適切な送信先にメールを送信してしまうことを防ぐ機能のことです。特定のドメインやアドレス、グループなどに限定してメールを送信できます。たとえばフリーメールアドレスには送信できないように制限することも可能です。

また、送信先によっては、承認やパスワードの入力などの手順が必要なケースもあるでしょう。送信先制限機能を使えば、意図しない送信先にメールを送信することを防ぎ、セキュリティやプライバシーの保護に役立ちます。

条件による送信拒否

4つ目は、条件による送信拒否機能です。

条件による送信拒否機能とは、特定の条件を満たすメールの送信を拒否する機能のことです。これにより、送信ボタンを押してもシステム側が送信を強制拒否したり、不適切なメールを相手が受け取らないようにできます。

条件による送信拒否機能として、以下のようなものがあります。

不適切なワードやフレーズが含まれる内容のメール
特定のドメインやアドレスへの送信
大量のメール送信
特定の添付ファイル
指定容量を超えたメール

送信拒否機能は、本来送ってはならないメール送信を防ぐことができるため、情報漏洩の心配も少なくなります。相手にとっても、不要なメールを受け取らずに済みます。

セルフチェック

4つ目は、セルフチェック機能です。

セルフチェック機能とは、送信者自身がメールの内容や送信先を確認する機能のことです。誤って不適切な送信先や内容でメールを送信してしまうことを防げます。

セルフチェック機能として確認できるのは以下のような項目です。

送信先やCC, BCCのアドレス
メールの件名や本文
添付ファイル
送信先のグループ

メール送信ボタン押下時に、ポップアップを表示して、送信者に手作業で確認を促すことで、誤ったメール・添付ファイルの送信を防ぐことができます。

メール誤送信防止システムを導入するメリット

メール誤送信防止システムを導入するメリットについて、以下3点を挙げて説明します。

送信前のセキュリティ強化
セキュリティポリシーに基づいた対応が可能
導入が簡単

それぞれ、一つずつ解説していきます。

送信前のセキュリティ強化

1つ目のメリットは、送信前のセキュリティ強化です。

たとえば、上司など第三者による承認を受けた後に、メールの送信が可能な状態となり、セキュリティを強化できます。また、自動でメールそのものを暗号化してから送信するといった機能を搭載されているシステムもあります。

メール送信時に宛先を制限することで、メール送信時に送信先アドレスが正しいかそうではないかをシステム側が判定し、メールの誤送信を防ぐことも可能です。宛先が怪しいと判断した場合は、送信者にポップアップで確認を要求するセルフチェック機能もあります。

メール送信前に、宛先・内容を事前に確認することで、不適切な内容や機密情報を含んだメールの送信を防ぐことも可能です。

セキュリティポリシーに基づいた対応が可能

2つ目のメリットは、セキュリティポリシーに基づいた対応が可能なことです。

メール誤送信防止システムは、企業のセキュリティポリシーに基づいた対応が可能です。たとえば、企業のセキュリティポリシーにおいて、特定のドメインやアドレスからのメールの送信を制限することが要求されている場合、メール誤送信防止システムではそのような条件に対応する送信先制限機能を提供できます。

また、添付ファイルのタイプやサイズによって送信を制限することが要求されている場合、条件に対応する添付ファイルチェック機能を提供可能です。

ただし、システムによって対応できる機能や細かい設定が異なるため、自社の組織単位で最適な誤送信対策ルールの設定が可能か、メールチェック・対処などのカスタマイズも可能かなど、自社のセキュリティポリシーに対応可能なシステムを選ぶことが重要です。

導入が簡単

3つ目のメリットは、導入が簡単なことです。

メール誤送信防止システムには、既存のメールシステムへアドオンとして導入するものもあり、少ないステップで導入できます。利用者毎に対策の適用/非適用の把握・コントロールが可能であり、導入時の負担が少ないものもあります。

現在運用しているメーラー・メールサービスに簡単に導入できるか確認の上、導入を検討しましょう。

メール誤送信防止システムの選び方

メール誤送信防止システムの選び方について、以下4点を挙げて説明します。

目的を満たす機能搭載
対象メールの種類
メーラー・メールサービスへの対応
無料のお試しは可能か

それぞれ、一つずつ解説していきます。

目的を満たす機能搭載

1つ目の選び方は、目的を満たす機能搭載です。

メール誤送信防止システムに、自社の目的・用途を満たす機能が搭載されているか、確認が必要です。自社の現行の運用に沿っていない機能を選んでも実運用には役立ちません。

たとえば、メールのダブルチェック・添付ファイルの圧縮・暗号化などをしている場合、それを満たすチェックリスト機能や承認機能、ファイルの暗号化機能が搭載されているシステムを選ぶべきです。

また、海外の顧客を扱う場合は英語・中国語など多言語対応しているかなども必要になるでしょう。普段の業務内容に応じて必要な機能が変わりますので、注意して選びましょう。

対象メールの種類

2つ目の選び方は、対象メールの種類です。

どのようなメールの誤送信を防ぎたいのかによって、適したシステムも変わります。
たとえば、ビジネス上の個人メールなのか、添付ファイルありのメールなのか、メルマガなど一括配信の誤送信防止なのか、メールといっても、送信するメールの内容はさまざまです。

特に、メルマガの場合はシステムよりもメール配信サービス・MAツールなどが適している場合もありますので、自社のメールが何を対象としているのかによって、適したツールを選びましょう。

メーラー・メールサービスへの対応

3つ目の選び方は、メーラー・メールサービスへの対応です。

メール誤送信防止システムを導入する際は、社内で現在導入済みのメールサービスに対応しているかの確認が必要です。もしも、対応していないシステムを選んでしまうと、活用できないだけでなく、他のメーラーの切り替え自体が必要になるかもしれません。

メールサービスをこれから新しく切り替わる場合は、操作感が似ているか・違和感なく使えるかの確認も必要です。

無料のお試しは可能か

4つ目の選び方は、無料のお試しは可能かです。

メール誤送信防止システムを選ぶ際は、無料トライアルで操作感や自社にとって役に立つ機能かの確認が大切です。

メール誤送信防止システムを無料でお試しすることで、導入前にシステムの機能や使い勝手を試すことができ、自社に合わなかった場合は費用をかけずに別のシステム検討も可能です。

無料版では、機能やサポート体制など制限されている場合もあるため、導入前に確認しましょう。また、無料お試し期間が終了した後、有料版にアップグレードする必要がある場合もあるため事前確認が必要です。

メール誤送信防止システムおすすめ9選

おすすめのメール誤送信防止システムについて、以下9点を紹介します。

Mail Safe
メールホスティング
@Securemail Plus Filter
Active! gate SS
safeAttach
WISE Alert
CipherCraft/Mail
matriXgate
MailBarrier

それぞれ、一つずつ解説していきます。

Mail Safe

Mail Safeはクラウド型のメール誤送信サービスです。メール誤送信への対策に必要な機能を統合して提供しています。メール送信前の上長承認、一時保留、時間差配信機能などにより、誤送信を防ぎます。企業に合わせた柔軟な設定もでき、TLS によるメール暗号化、添付ファイルの Web ダウンロード化機能も標準で搭載しています。

Mail Safeの特徴

メール誤送信を防止するための機能をオールインワンで提供
直感的なインターフェース
30日間の無料トライアル可能

URL: https://www.softbanktech.co.jp/service/list/microsoft365/o365/mail-safe/

メールホスティング

メールホスティングはメールサーバーの運用を強力にサポートするホスティングサービスです。お客様ごとに専用の仮想サーバーを用意してメールを管理します。標準的なメール機能から、ウイルスチェック、メールフィルター、送信ドメイン認証も実装されています。誤送信対策として、添付ファイルの自動暗号化にも対応しています。

メールホスティングの特徴

宛先間違えや添付ファイルのミスにも対応する自動暗号化機能
添付ファイルのパスワード設定の手間を削減
ID数とディスク容量に応じた費用

URL: https://web.arena.ne.jp/mailhosting/

@Securemail Plus Filter

@Securemail Plus Filterはメールフィルタリングサービスです。メール送信後一時保留することで、保留期間中に取り消すこともできます。また、重要なメールの第三者チェック、ドメインを条件指定した送信ブロック、添付ファイルのWebダウンロード機能も搭載されています。フィルタリング機能が多彩で、企業のルールに合わせた設定が可能です。

@Securemail Plus Filterの特徴

メール誤送信を防止するためのソリューション
ゲートウェイ型のため現在環境の大幅な変更必要なし
自社に合わせた機能を無料でトライアル可能

URL: https://securemail-plus.com/series/filter/feature/

Active! gate SS

Active! gate SSは、企業のメールセキュリティを高めるための、7つのメール誤送信機能を搭載したクラウドシステムです。送信メールの一時保留、TLS確認機能、添付ファイル暗号化・Webダウンロード、上司承認、フィルタリング、ヘッダー変換の機能から、自社の利用シーンに合った機能を選ぶことができます。

Active! gate SSの特徴

誤送信防止のためのアプローチを7つ提供
M365・Google Workplace・LINE WORKSとの連携可能
60日間の無料トライアル可能

URL: https://activegate-ss.jp/

safeAttach

safeAttachはメールの誤送信防止ソリューションです。送信メール対策と、送信先に安全に送るための脱PPAP(PPAPとは暗号化ZIPファイルを添付送付後、別のメールでパスワード送ること)手順を備えています。一時保留・宛先確認・第三者承認・BCC化・ダウンロードURL化・ZIP暗号化・送信後ファイル削除・ダウンロード履歴確認機能が標準で搭載されており、さらにオプションでより強固なセキュリティ機能を選ぶことも可能です。

safeAttachの特徴

ゲートウェイ方式の導入で利用者の負担軽減
日・週・月度でレポート出力が可能
30日間無料でお試しが可能

URL: https://www.crosshead.co.jp/products/security/safeattach/

WISE Alert

WISE Alertはシンプルで使いやすく、初心者でもはじめやすいメール誤送信対策です。アドインして使うことができるため、専用サーバー不要で簡単に導入できます。送信前に警告画面のポップアップを出して、送信者に注意喚起を促し、誤送信を防ぎます。豊富な機能の中から、自社に必要なもののみを有効化し、便利に利用できます。

WISE Alertの特徴

お客様から寄せられた声を機能に実現
アドインタイプで手軽に導入可能
無料評価版の利用が可能

URL: https://air.co.jp/wal/

CipherCraft/Mail

CipherCraft/MailはAIの技術を使って、メール誤送信ゼロを目指すソリューションです。メールから発生する情報漏えいを、未然に防ぐことができます。メール誤送信を確実に防止できる安心感、導入の手軽さ、低いコストなどで多くの顧客から選ばれ、メール誤送信防止市場で14年連続売上No.1を達成しています。Microsoft365やGoogle Workspaceでも利用可能です。

CipherCraft/Mailの特徴

豊富な機能の中からメール送信時のルール統一が可能
年間サブスクリプションの価格帯で提供
2ヶ月間10ユーザー評価版を無料で利用可能

URL: https://www.ciphercraft.jp/mail/

matriXgate

matriXgateは統合型のゲートウェイメールセキュリティ製品です。メール送信時・受信時に加え、インターネット閲覧時のセキュリティ機能も提供しています。誤送信機能として、送信メールの一時保留、上長承認、個人情報フィルター、添付ファイル暗号化があります。パスワードの送信は手動で行う必要があります。

matriXgateの特徴

顧客のニーズに合わせた機能を選択可能
オンプレミス版のため専用サーバーが必要
ライセンス数に応じて3つのモデルを用意

URL: https://www.imatrix.co.jp/product/gate.html

MailBarrier

MailBarrierは富士通社が定期する誤送信防止機能と暗号化を実現するメールソリューションです。パッケージソフトウェアとしての提供て、クライアントへのインストールするだけで利用できます。メール送信前の宛先確認画面の強制表示により、誤送信を未然に防ぐことが可能です。現在利用しているメーラーをそのまま利用できるため、手軽に利用できます。

MailBarrierの特徴