社内での情報共有は大事なことです。個々人で持っている情報を共有することで、企業としての知見が溜まり、新しいビジネスへとつながります。
しかし、全ての情報をいきなり共有できるものではありません。全てを出力しろと言われても、運用コストばかり大きくなってしまいます。そこでこの記事では、まず社内情報共有を始めるにあたって、どういった情報から共有していくべきかを解説します。
目次
フローからストックへ
現在、多くの企業でSlackやTeamsなどのチャットツールが導入されています。この中では情報が矢継ぎ早にやり取りされ、あっという間に流れてしまいます。そして、多くの場合において「あの情報は何だったかな」と探すことになるのです。未知の情報を探すのに比べて、既知の情報を検索で見付けるのは非常に苦労します。これは頭の片隅に余計な情報が入っていることで、元々の検索すべき情報のキーワードが間違ってしまうためです。
そこで、フローで流れてしまう情報をストックし、後で振り返れるようにしましょう。それは業界ニュース的なページを作れば良いでしょう。また、日ごとや月ごとに分けることで、業界のトレンド変化を学べるようになります。
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日報
日報や週報など、定期的に更新される情報を共有しましょう。これは、各自が情報共有に慣れるための仕組みです。情報共有は全員で使わなければ意味がなく、さらに継続的に更新されていかないとあっという間に廃れてしまいます。
日報であれば強制的にでも全員が触れることになりますので、そこで更新の仕方や使い方を覚えられます。さらに投稿された日報について他の人たちがコメントやリアクションを付けることで、コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。
社内規定
時々しか更新されない情報も投稿しておくべきです。社内規定などは滅多に更新されませんが、投稿されていることで検索しやすくなります。Officeファイルとして保存されて、形骸化しているよりもよほどメリットがあります。
更新頻度が激しい情報は、運用担当者が十分に慣れてから追加するのが良いでしょう。まず全員が使い方に慣れて、普段から利用するようになるまでは、追加はすれど更新せずといった情報に留めるのがお勧めです。
議事録
議事録も新規追加はしても、あまり更新しない情報になります。そのため、最初の情報共有としてお勧めです。アジェンダをあらかじめ作っておけば、会議の中で出てきた意見をまとめるのも難しくありません。
司会や書記をルーティンで変更すれば、各自が書き方に慣れるようになります。議事録が残っていることで、当日参加できなかったメンバーも内容が確認でき、社内情報共有が進むでしょう。
レポート
企業活動の中では様々なレポートが作られます。売り上げ報告書や在庫台帳、DAU/MAUレポートなどです。この手のレポートでは前月比や前年比などのデータ蓄積が必要になるので、乗り換える際には過去分のデータも移動しなければなりません。そのため、若干の工数がかかるでしょう。
また、情報によっては汎用的な情報共有システムへの入力よりも、Excelファイルなどを使った方が入力がしやすい場合もあります。そのため、すべてを移行するのではなく、情報共有システムへは添付ファイルで済ませるといった対応も考えられます。
業務手順・社内マニュアル
徐々に使い方に慣れてきたら、業務手順書なども情報共有システムへ追加しても良いでしょう。その頃には情報の追加や更新に慣れ、検索して探すのも問題なくなっているはずです。
業務手順書は定期的に見直しが入ったり、更新される文書になります。そのため、きちんとメンテナンスされるくらい情報共有システムが浸透していなければなりません。ただ、これができていればオンボーディングがとてもスムーズになるはずです。
その他
他にも情報共有システムへ登録できそうな情報は多々あります。
- プロジェクト管理
- 顧客情報
こういった情報は専用のシステムを利用している場合もありますので、より良い方法と使い分ける必要があるでしょう。
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まとめ
情報共有システムを導入するにあたって、一気に過去分のデータを登録したり、すべての情報を共有しようとするのは危険です。はじめて触るツールということもありますので、なるべくやりやすいものからはじめていきましょう。徐々に使い慣れていったら、共有する情報を増やせば良いでしょう。
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