SharePointは、社内ポータルサイトの作成やファイル共有・ワークフロー改善などさまざまな機能を搭載しているツールです。
SharePointを活用すれば情報共有がスムーズになるので、業務効率化にもつながるでしょう。しかし、豊富な機能をどのように活用したら良いかわからないという担当者もいるのではないでしょうか。
本記事では、SharePointの主な機能や活用事例、導入のメリットなどについて解説します。
SharePointの活用方法に悩んでいる担当者は、ぜひ本記事を参考に、自社に合った使い方を見つけてみてください。
SharePointより検索が強いナレッジ共有ツール「NotePM」
目次
SharePointとは
SharePointとは、Microsoft社が提供するクラウドデータベースの情報共有ツールのことです。SharePointでは、企業向けに以下の2種類のツールを提供しています。
| 種類 | 内容 |
|---|---|
| SharePoint Server | 自社内にサーバーを構築してオンプレミス環境で利用する |
| SharePoint Online | ・クラウド上にデータが保管される ・インターネット環境のある場所でならいつでも、どこからでもアクセスできる |
WordやExcel・PowerPointなどのMicrosoft 365製品とも連携できるので、多くの企業の業務効率化・情報の一元化に活用されています。
TeamsやOneDriveとの違い
SharePointと似たツールであるTeamsやOneDriveとは、以下のような違いがあります。
| SharePoint | OneDrive | Teams | |
|---|---|---|---|
| 主な用途 | ・組織全体の文書管理 ・情報共有 |
個人用ファイル保存 | チームコミュニケーション |
| 対象ユーザー | ・組織 ・部門全体 |
個人 | ・小規模チーム ・プロジェクト |
| 保存場所 | 組織管理のクラウド | 個人用クラウド | 保存不可 ※連携すれば、SharePoint内に保存可能 |
| 主な機能 | ・ポータルサイト作成 ・文書管理 ・ワークフロー機能 |
・個人ファイル保存 ・簡単なファイル共有 ・オフライン同期 |
・チャット ・ビデオ会議 |
| 使用例 | ・部門の文書保管 ・社内ポータル |
個人作業ファイル | ・日常的な連絡 ・チーム会議 |
個人用のファイルストレージであるOneDriveに対し、Teamsは個人間やチーム内のコミュニケーションに適したツールです。SharePointとOneDriveは連携できるので、用途に応じて使い分けると良いでしょう。
SharePointより検索が強いナレッジ共有ツール「NotePM」
SharePointでできる7つのこと
SharePointでは、以下の7つのことができます。
- ファイルの共同編集
- ポータルサイトの作成
- アンケートの作成
- ワークフローの構築
- リストの作成
- Microsoft製品との連携
- ドキュメント管理
SharePointの機能を知ることで、より効果的に導入を進められるでしょう。
ファイルの共同編集
ファイルの共同編集では、複数人で同時編集が可能なので、チームでの文書作成を効率化できます。ページ単位での分担もできるため、大規模な文書作成でも効率良く進められるでしょう。
また、部署ごとに個別の権限の設定も可能です。出先や移動中でも、適切な権限を持つメンバーが安全に共同作業を進められます。
ポータルサイトの作成
SharePointでは、用途に応じて、以下の2種類のポータルサイトを作成できます。
| サイトの種類 | 詳細 |
|---|---|
| チームサイト | ・部署やプロジェクト内での情報共有用 ・限定メンバーでの利用におすすめ |
| コミュニケーションサイト | ・全社的な情報共有用 ・掲示板的な使用が可能 ・社外ユーザーへの情報発信もできる |
テンプレートを活用すれば、専門知識がなくても簡単にサイトを作成できるのも特徴です。それぞれのサイトの配下にサブサイトを作成できるため、組織の階層構造に合わせた情報管理が実現できるでしょう。
アンケートの作成
SharePointのアンケート作成機能を活用すれば、アンケートの作成から集計までを一括で行えます。多肢選択式や自由回答形式・数値入力など、目的に応じた回答形式を設定することで、回答者の負担を最小限に抑えられるのも特徴です。
また、集計データはExcel形式でエクスポートできるため、グラフ化もしやすいでしょう。Formsとの連携も可能なので、作成者・回答者・集計者のすべて関係者にとって使いやすい機能です。
ワークフローの構築
ワークフローの構築は、Power Automateと連携することで、従来の紙ベースの申請・承認作業をデジタル化できる機能です。主に、以下の5種類のワークフローを構築できます。
- 承認ワークフロー
- 署名収集
- フィードバック収集
- 3段階状況管理
- 発行承認
テンプレートの選択から条件設定まで、直感的な操作で作成できるため、簡単に設定できるのも特徴です。ワークフローを構築することで、リアルタイムでの承認作業が可能になるので、申請者と承認者双方の負担が軽減されるでしょう。
リストの作成
リスト作成機能は、Microsoft Listsと連動することで、顧客の連絡先やアンケート結果・タスクの進捗などのさまざまな情報を一元管理できます。フィルター機能や並べ替え機能を活用すれば、必要な情報を素早く見つけられるでしょう。
また、豊富なテンプレートが用意されており、Excelに近い使用感で操作できるのも魅力の一つです。カスタムリストでの自由な作成も可能なため、チームの要望に合わせた柔軟なデータ管理を実現できます。
Microsoft製品との連携
Microsoft製品と連携することで、進捗管理の効率化や確認漏れの防止を実現できます。たとえば、以下のような連携が可能です。
- WordやExcelファイルの直接編集
- Outlookスケジュールとの同期
- Teamsでのファイル管理
そのほかにも、SNSやタスク管理サービス・動画共有サービスなど、外部ツールとの連携も可能なので、柔軟で効率的な業務環境を構築できるでしょう。
ドキュメント管理
ドキュメント管理は、ポータルサイト上で文書管理を安全かつ効率的に進められる機能です。以下のような大容量のストレージにより、さまざまな形式のファイルを一元管理できます。
- 基本容量：1TB＋10GB×ユーザー数
- アップロード上限：250GB
万が一の場合も、自動バックアップ機能があるので、過去のバージョンへ簡単に復元が可能です。また、Microsoftの高度なセキュリティ領域下でファイルを管理できることから、データの損失や漏洩も防げるでしょう。
SharePointを導入する4つのメリット
SharePointを導入するメリットは、以下の4つです。
- Microsoft製品と親和性が高い
- 高いセキュリティ対策が施されている
- コミュニケーションが活性化される
- 業務効率が向上する
メリットを知ることで、積極的に導入を進められるでしょう。
Microsoft 製品と親和性が高い
Microsoft製品と親和性が高いSharePointは、WordやExcel・Teamsなど、日常的に使用するアプリケーションとシームレスに連携できます。たとえば、以下のような活用が可能です。
- Teamsと連携し、チーム全体のスケジュール管理がしやすくなる
- カレンダー機能を活用して、メンバー間の予定調整をスムーズに進める
- ビデオサービスのStreamと連携し、動画を活用した研修を実施する
Microsoft製品と連携させることで、業務効率を向上させられるでしょう。
高いセキュリティ対策が施されている
サイトごとに詳細なアクセス権限を設定できるSharePointなら、社外関係者への制限付き招待も可能です。そのほかにも、安全にファイルを送受信するために、以下のようなセキュリティ対策が施されています。
- データ転送時の暗号化
- 多要素認証機能
- マルウェア検知機能
また、Microsoftによる不正アクセス対策やデータ漏洩対策・データセンターの物理的警備体制など、高いセキュリティ体制が整っているのも特徴です。
コミュニケーションが活性化される
いいねやコメントといったカジュアルな意思表示が可能なので、従業員間でのコミュニケーションの活性化を促せます。また、公開範囲を柔軟に設定できるため、必要な相手と適切なタイミングでコミュニケーションが取れるのも特徴です。
コミュニケーションが活性化されれば、業務の円滑化だけでなく、新たなアイデアの創出にもつながるでしょう。
業務効率が向上する
情報の一元管理が可能になるので、社員の業務知見やノウハウを効果的に集約できます。スムーズな情報検索により、必要なデータにアクセスしやすくなるため、業務効率の向上にもつながるでしょう。
また、SharePointを活用すれば、リアルタイムでの進捗確認ができることから、業務の停滞リスクも低減できます。
SharePointより検索が強いナレッジ共有ツール「NotePM」
SharePointの活用事例4選
SharePointの4つの活用事例を紹介します。
- 社内ポータルサイトの作成
- 申請フローの効率化
- チームサイトを活用したファイル共有
- オンラインストレージとしての活用
事例を参考にすることによって、自社でもスムーズに活用を進められるでしょう。
社内ポータルサイトの作成
SharePointで社内ポータルサイトを作成することによって、チームやグループの垣根を超えた情報発信・共有ができます。たとえば、就業規則や勤怠入力マニュアル・社内ニュース・タスクの進捗状況など、さまざまな情報を一元的に共有できるでしょう。
また、テンプレートを活用すれば、チームやプロジェクト別の個別サイトも簡単に設置可能です。社内掲示板やSNSとしての機能もあるので、リモートワーク時のコミュニケーションも円滑に進められます。
＞関連記事：社内ポータルサイトとは？メリット・主な機能・作成ポイント・おすすめサービスを解説
申請フローの効率化
申請フローをシステム化することで、承認プロセスを改善し、業務効率を向上できます。SharePointには、豊富なテンプレートが用意されているので、専門的な知識がなくても申請フローの自動化が可能です。
また、クラウド上での一括管理により、承認待ちの解消や承認状況の可視化も実現できるでしょう。口頭確認やメール回覧漏れを防げるため、リモートワーク時でも円滑に承認対応を進められます。
＞関連記事：SharePointでワークフローを使いこなすための基礎知識と構築手順
チームサイトを活用したファイル共有
グループやプロジェクトごとに独立したサイトを立ち上げ、招待ユーザーのみがアクセスできる環境を構築することで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。また、社内外からのファイルアクセスも可能なため、場所を問わない柔軟な働き方を実現できるでしょう。
アクセス権限による厳密なセキュリティ対策が施されているため、リモートワーク時でもスムーズにファイル共有ができます。
＞関連記事：SharePointで簡単にファイル共有をするための基礎知識と手順を紹介
オンラインストレージとしての活用
基本容量1TBの大容量オンラインストレージとして活用できるので、従来のファイルサーバーやNASの代替として機能します。また、比較的安価な料金設定であるため、導入しやすいのも特徴です。
情報の一元管理ができるSharePointなら、システム管理者の作業負担を軽減できるでしょう。
＞関連記事：SharePointの容量はどれぐらい？確認方法を画像付きでわかりやすく解説
SharePointを導入する際の3つの注意点
SharePointを導入する際の注意点は、以下の3つです。
- 詳細なアクセス解析が難しい
- オリジナリティを出しにくい
- サイトが複雑化しやすい
注意点を把握しておくことで、導入の際のトラブルを未然に防げるでしょう。
詳細なアクセス解析が難しい
SharePointでは、詳細なアクセス解析が難しいので、必要に応じて外部ツールの導入を検討しなければなりません。SharePointで解析できるアクセス情報は、以下のとおりです。
- ページの閲覧者数
- サイトの訪問者数
- 閲覧数の多いファイル
- 平均滞在時間
そのため、ユーザーの具体的な行動パターンや、コンテンツごとの詳細な閲覧時間などを知りたい場合は、Googleアナリティクスを始めとする外部ツールを導入しましょう。
オリジナリティを出しにくい
テンプレートを活用すれば簡単にサイトを作成できる一方で、独自性の高いデザインの実現は難しい傾向にあります。
ただし、デザインのカスタマイズ機能は存在するため、カラーや画像の選択により、外観の印象を変更することは可能です。社内情報共有が目的である場合、基本機能の実装を優先し、デザインは段階的に改善していくと良いでしょう。
サイトが複雑化しやすい
SharePointは機能が豊富なので、サイト構造が複雑になり、使いづらいサイトになってしまうことがあります。そのため、定期的な機能の見直しと削除によるサイトの最適化が欠かせません。
また、社員のITリテラシーにもばらつきがあるため、詳細なマニュアルを用意するのも重要です。基本的な操作方法からコンテンツの追加・更新手順まで、従業員が積極的に活用できる環境を整える必要があります。
＞関連記事：【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介
NotePMはSharePointの代わりに使えます
マニュアル作成・ナレッジ共有ツール の「NotePM」なら、チームサイト（ポータルサイト）に載せた情報の一部を、社外にも簡単に共有できます。
NotePM は、ドキュメントの共同編集ができるだけでなく、アクセス制御を柔軟に変えられるので、セキュリティ対策も万全です。過去180日分のログイン履歴もチェックできるため、他部署や社外のメンバーにも安全にページやファイルを共有できるでしょう。
| 項目 | SharePoint | NotePM |
|---|---|---|
| 操作性 | ・自由度が高く操作が複雑 ・社内浸透にくい |
・パソコンに詳しくない人でも直感的に使える |
| 検索 | ・検索しにくい ・不要な情報もヒットする |
・強力な検索機能 ・全文検索も可能 |
| 速度 | ・動作やファイル表示が遅い | ・動作が速い ・サクサク動く |
| 権限管理 | ・権限管理が複雑 | ・個別に権限管理できる |
| 共有 | ・社外共有しづらい | ・社外共有用プラットフォームとしても使える |
| ファイル編集 | ・Officeファイルを直接編集できる | ・ファイルの直接編集はできない |
＞関連記事：SharePointの概要・機能・独自性・料金などを徹底解説
SharePointより検索が強いナレッジ共有ツール「NotePM」
SharePointを導入して業務効率化を進めよう
SharePointは、ポータルサイトやアンケートの作成・ドキュメント管理など、さまざまな機能を搭載したツールです。
申請フローの効率化や社内ポータルサイトでの情報共有などができるので、業務効率化を進められるでしょう。一方で、Microsoft365を導入していない企業の場合は、「NotePM」を代わりに使用することも可能です。
マニュアル作成・ナレッジ共有ツール 「NotePM」 は、社員のナレッジを集め、共有できます。検索性も高く、ほしい情報がすぐに手に入り、情報の更新も容易です。
「社内のナレッジをスムーズに共有したい」「教育コストを削減したい」とお考えの方は、NotePMの無料トライアル をお試しになってください。
