近年、多くの企業が注目しているのがIT化です。IT化は、情報技術を活用して業務プロセスを最適化し、生産性向上や競争力強化を目指すためには欠かせません。また、IT化を実現するには、取り入れるべきシステムや進め方を知っておくことが重要です。
そこで本記事では、IT化の具体的な取り組みやメリット・デメリットを解説します。進め方も紹介していくため、IT化の企業内担当者は、ぜひご一読ください。
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目次
IT化とは
ここでは、IT化について以下の3点から解説していきます。
- IT化の定義
- デジタル化との違い
- DXとの違い
基本的な知識を押さえてIT化を進めるために、詳しく見ていきましょう。
IT化の定義
IT化とは、情報技術（IT）を活用して業務や生活を効率化・高度化する取り組みを指します。具体例として、社内ポータルの導入があります。社内ポータルを活用すれば、業務に必要な情報や資料を一元管理でき、社員が必要な情報に迅速にアクセスすることが可能になります。
少子高齢化やグローバル競争といった課題への対策として注目されてきたIT化は、近年ではテレワークの推進や労働時間削減など、ワークライフバランスを実現する手段としても有効です。さらに、AIやビッグデータの活用により、より高度なIT化へと進展しています。
デジタル化との違い
IT化と混同されやすいものに、デジタル化があります。デジタル化は、アナログな手法で保存していた記録や情報を電子データに変換することを指し、IT化はデジタル化した電子データを活用して業務や生活を効率化することを意味します。
例えば、紙文書をスキャンして電子データ化することはデジタル化にあたり、それを利用して電子承認システムを導入することは、IT化の一環です。このように、デジタル化によって情報を基盤化した後、活用するプロセスにIT化があります。
DXとの違い
IT化と似ているものにDX（デジタルトランスフォーメーション）がありますが、IT化とDXには目的や内容に違いがあります。
IT化とは、情報技術を活用して業務の効率化や生産性向上を図る取り組みを指します。一方、DXは、デジタル技術を活用してビジネスモデルや企業文化そのものを根本的に変革し、新しい価値を創出することを目指すものです。
DXはIT化の延長線上にあるといえますが、IT化が主に「効率化」を目的とするのに対し、DXは「革新」と「競争力向上」を目標とします。そのため、DXを成功させるためには、IT化だけでなく、企業全体の戦略や文化の変革も不可欠です。
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IT化の具体的な取り組み
IT化の具体的な取り組みには、以下の5つがあります。
- ビジネスチャットツールで情報共有をする
- 勤怠システムを利用して自動化する
- 給与計算をシステム化する
- 社内wikiで情報共有をする
- 顧客管理をシステム上で行う
IT化を実施するためにも、理解していきましょう。
ビジネスチャットツールで情報共有をする
IT化の具体的な取り組みとして、ビジネスチャットツールを活用した情報共有があります。ビジネスチャットツールは、リアルタイムでのコミュニケーションや情報の一元管理を可能にするツールです。メールよりも即時性が高く、グループチャットやスレッド機能を活用して複数名と同時にコミュニケーションを取ることもできます。
また、ファイル共有やタスク管理機能のあるチャットツールを使えば、ツール上で必要な資料を共有でき、業務全体の効率化が図れるでしょう。チャットツールは場所を問わずアクセスできるため、リモートワークに対応するときにも有効なツールです。
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勤怠システムを利用して自動化する
IT化の具体的な取り組みの1つに、勤怠システムを利用した業務の自動化があります。社員の出退勤や休暇申請を電子的に記録・管理できるため、勤怠管理の手間を大幅に削減できるでしょう。
勤怠システムを使うと、社員がICカードや専用アプリで打刻したデータがリアルタイムでクラウドに保存されます。データを基に残業時間や休暇取得状況が自動で計算されるため、手動で集計する必要はありません。給与計算ソフトと連携することで、計算ミスの防止にもなります。
また、勤怠データを分析すれば、労働時間の最適化や人員配置の改善にも役立つでしょう。
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給与計算をシステム化する
IT化の具体的な取り組みとして、給与計算のシステム化があります。給与計算システムは、社員の勤怠データや労働時間・税金・社会保険料などの情報を取り込み、給与を自動で計算できるシステムです。
手作業で給与計算をしていると、入力ミスや計算ミスが発生しやすく、多くの時間と労力がかかります。給与計算システムを使えば、経理担当者の負担を軽減できます。また、年末調整や給与明細の自動作成・配布機能も搭載されているため、付随業務の手間も削減されるでしょう。
社内wikiで情報共有をする
IT化の具体的な取り組みとして、社内wikiを活用した情報共有が挙げられます。社内wikiとは、企業内で業務に関する情報を体系的に記録・共有するためのオンラインツールです。
全社員が、誰でも簡単に情報を追加・編集できるため、ナレッジの蓄積と活用を進められます。例えば、業務マニュアルやプロジェクトの進行状況、FAQなどを社内wikiに掲載すれば、新入社員の教育や業務引き継ぎの効率化が可能です。
また、特定の部署だけでなく、全社的に情報が共有されることで、部門間の連携もスムーズに行えます。検索機能が搭載されているため、必要な情報を短時間で見つけられる点も魅力です。
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顧客管理をシステム上で行う
IT化の具体的な取り組みとして、顧客管理をシステム上で行うことが挙げられます。顧客管理システム（CRM）は、顧客情報を一元的に記録・管理し、営業活動やマーケティングを効率化するツールです。
従来の紙やエクセルで管理していると、情報の分散や検索の手間が起こりやすくなりますが、CRMを活用すれば、顧客の連絡先や購買履歴、問い合わせ内容をリアルタイムで管理できます。担当者間で情報を共有できるため、顧客対応の質の向上が期待できます。
また、CRMには分析機能が搭載されており、顧客ごとの購買傾向や満足度を把握できるのも特筆すべき点です。ターゲットに応じた効果的なマーケティング戦略を立案したいときにも、CRMは役立つでしょう。
IT化する5つのメリット
IT化のメリットには、以下の5つがあります。
- 業務の生産性の向上
- 多様な働き方への対応
- コスト削減
- ヒューマンエラーの減少
- 社内データの一元管理
自社にとってIT化は必要かを判断するためにも、順に見ていきましょう。
業務の生産性の向上
IT化のメリット1つ目は、業務の生産性向上です。ITツールやシステムを導入することで、手作業で行っていた業務を自動化でき、作業時間の短縮やエラーの削減が可能になります。
例えば、在庫管理システムを導入すれば、在庫状況をリアルタイムで把握し、適切な補充や余剰在庫の削減に役立てることが可能です。IT化は、時間やコストを削減するだけでなく、社員が本来の業務に集中できる環境を整える点でも、大きなメリットがあるでしょう。
多様な働き方への対応
IT化のメリット2つ目は、多様な働き方を可能にすることです。これまで紙の帳簿や手作業で行っていたこともオンラインで可能になれば、リモートワークやフレックスタイム制など、オフィス通勤にとらわれない柔軟な働き方に対応できます。
例えば、クラウドサービスを活用すれば、場所を問わず社内システムやデータにアクセスでき、自宅や外出先でも業務を進められます。さらに、ビジネスチャットツールやオンライン会議システムを導入すれば、離れた場所にいるチームメンバーとも円滑なコミュニケーションが図れるでしょう。
IT化は多様な働き方を支える基盤となるため、ワークライフバランスの実現や働きやすい職場づくりを目指す企業の取り組みには欠かせません。
コスト削減
IT化のメリット3つ目は、コスト削減です。システムやツールの導入は業務の効率化につながるため、人件費や運用コストの削減も期待できます。
例えば、勤怠管理や給与計算をシステム化することで、手作業にかかる時間やミスを削減でき、人員の負担を軽減します。また、紙の書類を電子データ化すれば、印刷や保管にかかるコストも減らせるでしょう。
また、導入するツールやシステムがクラウドサービスであれば、オンプレミスのサーバー運用に必要な設備投資やメンテナンス費用も抑えられます。
ヒューマンエラーの減少
IT化のメリット4つ目は、ヒューマンエラーの減少です。人が手作業で行う業務では、ミスや確認漏れが発生しやすく、手戻りや不要な作業が増えてしまうことも少なくありません。
しかし、IT化によりプロセスをシステム化すれば、ヒューマンエラーを大幅に削減できます。IT化は、業務の正確性が向上することで全体的な業務品質にもつながる、重要な手段の1つと言えるでしょう。
社内データの一元管理
IT化のメリット5つ目は、社内データを一元管理できる点です。部署ごとに異なる形式や場所でデータが管理されていると、情報が分散し、検索や共有を効率的に行えません。
しかし、IT化によりデータを統合管理するシステムを導入すれば、一元化が図れます。必要な情報を検索可能にするだけでなく、各部署間の情報共有も、円滑に行えるでしょう。
IT化するデメリット
IT化するデメリットには、以下の3つがあります。
- 導入と運用にコストがかかる
- セキュリティ対策が欠かせない
- 人材育成や教育が必要になる
デメリットも理解した上で対策を講じるために、順番に見ていきましょう。
導入と運用にコストがかかる
IT化のデメリット1つ目は、導入と運用にコストがかかる点です。新しいシステムやツールの導入時には、ソフトウェアのライセンス費用、ハードウェアの購入費用などがかかります。
また、カスタマイズやインストールに、コンサルティング費用が発生することもあるでしょう。導入後も、システムの保守・アップデート・セキュリティ対策・クラウドサービスの月額費用など、継続して運用コストがかかります。
導入と運用にかかる費用は、中小企業や予算が限られている組織にとっては、大きな負担となることも珍しくありません。コスト負担を軽減するためにも、目的に合ったツールを選定し、導入前に運用計画や効果を十分に検討しましょう。
セキュリティ対策が欠かせない
IT化のデメリット2つ目は、セキュリティ対策が欠かせない点です。データの電子化やシステムの導入によって利便性が向上する一方で、サイバー攻撃や情報漏洩のリスクが高まります。
企業が取り扱う機密情報や顧客データが、不正アクセスやウイルス感染の被害に遭うと、信用の失墜を招く恐れがあります。そのため、セキュリティ対策を講じることは重要です。
例えば、クラウドサービスを利用する場合、不正なアクセスやデータ改ざんの予防として、暗号化やアクセス権限の設定を行いましょう。また、社員が安全にITツールを利用するためにも、セキュリティ教育の実施が有効です。
人材育成や教育が必要になる
IT化のデメリット3つ目は、人材育成や教育が必要になる点です。新しいシステムやツールを導入しても、社員が適切に操作できなければ、効果を十分に発揮できません。そのため、ITスキルを身につけるための研修や教育が必要になります。
社員を教育するために、時間やコストがかかる点にも注意が必要です。ITに不慣れな社員が多い場合は、業務への影響も考慮しましょう。
IT化を進める手順
IT化を進めるには、以下の4つの手順で進めていきます。
- IT化する業務範囲を決める
- 内部体制を整備する
- システムを導入する
- 運用ののち改善していく
手順に沿って、効率的にIT化を進めていきましょう。
IT化する業務範囲を決める
IT化を進めるときには、まずIT化する業務範囲を明確に決めることが大切です。現状の業務プロセスを分析し、手作業が多い部分や効率化が期待できる業務を特定しましょう。複数の業務がある場合は、時間やコストの削減効果を比較して、優先順位をつけていきます。
例えば、勤怠管理や顧客管理など繰り返しの多い業務は、IT化の効果が高い分野です。業務範囲を絞ることで、無駄なコストや混乱を防げます。
内部体制を整備する
IT化を進めるには、内部体制の整備が欠かせません。まず、IT化を推進する専任の担当者やプロジェクトチームを設置し、全体の計画や進捗を管理できる体制を整えましょう。また、各部署間の連携を強化し、課題を共有することも重要です。内部体制を整えることで、スムーズな導入と業務効率化を実現しやすくなります。
システムを導入する
体制が整ったあとは、システムの導入を実施します。このとき業務の課題や目標に合ったシステムを選定することが大切です。導入時には、ベンダーと連携して適切な設定やカスタマイズを行い、自社の業務に最適化したシステム環境を構築します。
導入後の運営を円滑化するためにも、社員へのIT教育や研修を実施し、新しいシステムやツールに対応できるスキルの習得を図りましょう。
運用ののち改善していく
IT化を進める手順の最終段階に、運用後の改善があります。システム導入後は、実際の運用状況を定期的に確認し、課題や改善点を洗い出します。システムに使いにくい箇所や機能不足があれば、設定変更や追加機能の導入を検討しましょう。
まとめ
IT化は、情報技術を活用して業務の効率化や生産性向上を図るための重要な取り組みです。実現すると、業務効率の向上やコスト削減、ヒューマンエラーの抑制などが期待できます。しかし、導入や運用にコストがかかり、セキュリティ対策も講じる必要があるでしょう。
IT化は、企業の競争力を高めるだけでなく、社員の働きやすい環境を整えるためにも重要です。IT化の第一歩として、情報共有やナレッジを一元管理するときには、NotePMがおすすめです。まずは無料トライアルをお試しください。
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