Windows 11では、これまで標準メールアプリとして使われていた「メール」のサポートが2024年12月31日に終了し、現在は「新しいOutlook for Windows」が後継として提供されています。
新しいOutlookでは、Outlook.comやMicrosoft 365に加え、GmailやYahoo!メール、iCloudなどのメールアカウントも追加できます。従来版Outlookとは別のアプリで、利用できる機能や操作方法には違いがあります。
本記事では、新しいOutlookの概要、初期設定、旧メールアプリからの移行方法、通知やフォルダー管理、自動応答、予定表・連絡先などの主な機能を解説します。
目次
Windows 11の標準メールソフトは新しいOutlook
Microsoftは、従来の「メール」「予定表」「People」の機能を新しいOutlook for Windowsにまとめています。旧「メール」アプリを利用していた場合は、メールアカウントや端末内に保存しているデータの状況を確認したうえで移行します。
新しいOutlookとは
新しいOutlookは、メールの送受信に加え、予定表や連絡先も1つのアプリ内で管理できるWindows向けのメールアプリです。
画面はWeb版Outlookに近いデザインで、メールの検索やフォルダーによる整理にも対応しています。GmailなどMicrosoft以外のメールアカウントも登録できるため、複数のサービスをまとめて利用できます。
基本機能は無料ですが、一部の高度な機能やCopilot関連機能には、対象となるMicrosoft 365プランが必要です。
新しいOutlookと従来版Outlookの違い
新しいOutlookと従来版Outlookは、同じ「Outlook」という名称が付いていますが、別のアプリです。
従来版Outlookは、Microsoft 365などで提供されてきたデスクトップアプリで、メールや予定表、連絡先、タスクなどを管理できます。新しいOutlookでも基本的なメールや予定表の機能を利用できますが、画面や操作方法には違いがあります。
たとえば、メールや予定表、連絡先などは新しいOutlookでも利用できます。一方、VBAマクロには対応しておらず、オフライン利用やPSTファイルについても、従来版Outlookと同じ機能がすべて利用できるわけではありません。
Windows 11で新しいOutlookを設定する方法
新しいOutlookを利用するには、最初にメールアカウントを追加します。ここでは、基本的な設定方法を4つのステップに分けて解説します。
【STEP 1】新しいOutlookを起動する
Windows 11のスタートメニューや検索から「Outlook」を探し、新しいOutlookを起動します。
初回起動時には、Windowsで使用しているMicrosoftアカウントなどが候補として表示される場合があります。そのアカウントを利用する場合は、画面の案内に沿って設定を進めます。別のメールアドレスを使用する場合は、新しいアカウントを追加します。
【STEP 2】メールアカウントを追加する
「設定」から「アカウント」へ進み、「アカウントの追加」を選択します。
表示された候補からアカウントを選ぶか、利用したいメールアドレスを入力して「続行」を選択します。複数のメールアドレスを利用している場合も、同じ手順で追加できます。Microsoft公式でも、Gmail、Yahoo!、iCloud、Exchangeなど複数種類のアカウント追加が案内されています。
Microsoft公式：新しい Outlook for Windows にメール アカウントを追加する
【STEP 3】メールアドレスやパスワードを入力する
追加するメールサービスに応じて、メールアドレスやパスワードなどを入力します。Microsoft以外のメールサービスでは、Outlookからアカウントへアクセスするための許可が必要になる場合があります。
主なメールサービスの設定方法は次のとおりです。
| 利用するメールサービス | 設定の概要 |
| Gmail | Gmailアカウントを選択またはメールアドレスを入力し、Googleの画面でサインインします。その後、OutlookからGoogleアカウントへアクセスするための権限を許可します。 |
| Outlook.com／Microsoft 365 | Microsoftアカウントのメールアドレスを選択または入力し、画面の案内に沿ってサインインします。 |
| Yahoo!メール／iCloudなど | メールアドレスを入力してサインインします。サービスによっては、外部アプリからのアクセスを許可する設定が必要になる場合があります。 |
Gmailの詳しい設定方法は、Microsoft公式の手順でも確認できます。
Microsoft公式：新しい Outlook for Windows に Gmail アカウントを追加する
POP・IMAPアカウントも新しいOutlookで利用できます。設定時に追加の情報が必要な場合は、利用しているメールサービスやプロバイダーが案内する設定内容を確認してください。
【STEP 4】メールの同期を確認する
設定が完了すると、登録したメールアカウントのメッセージが新しいOutlookに表示されます。
受信トレイや送信済みアイテムが読み込まれているかを見て、必要に応じてテストメールを送受信します。複数のアカウントを登録した場合は、それぞれ切り替えてメールが表示されるか試してください。
メールが読み込まれない場合は、アカウント設定やメールサービス側のアクセス許可、ネットワーク接続を見直します。
旧メールアプリから新しいOutlookへ移行する方法
旧「メール」アプリで利用していたメールがメールサーバー上に保存されている場合は、新しいOutlookに同じメールアカウントを追加することで、サーバー上のメールを表示できます。
一方、端末内にのみ保存されているメールや予定、連絡先は、そのままでは引き継がれない場合があります。Microsoftでは、Windows メール、予定表、Peopleにローカル保存されているデータをエクスポートし、新しいOutlookへインポートする方法を案内しています。
たとえば、メールは.eml形式、予定表は.ics形式で書き出して取り込めます。連絡先も、Peopleからエクスポートしたデータを新しいOutlookへインポートできます。
Microsoft公式：Windows メールや People からデータをエクスポートして新しい Outlook にインポートする
新しいOutlookを使いこなすための機能や設定
新しいOutlookでは、メールの送受信だけでなく、フォルダーによる整理、デスクトップ通知、自動応答などの機能を利用できます。旧「メール」アプリとは画面や設定方法が異なるため、基本的な操作を確認しておきましょう。
基本的な画面の見方
新しいOutlookでは、画面左側のナビゲーションバーからメール、予定表、Peopleなどを切り替えます。その右側にはメールアカウントやフォルダー、中央にはメールの一覧が表示されます。
メールを選択すると画面右側に本文が表示され、新規作成は画面上部の「新しいメール」から行います。複数のメールアカウントを登録している場合は、左側の一覧から利用するアカウントを切り替えられます。
必要なメールを探す場合は、画面上部の検索欄に送信者名や件名、キーワードなどを入力します。
デスクトップ通知の設定
新着メールなどの通知は、Windows 11のデスクトップに表示できます。
通知を設定する場合は、「設定」から「全般」→「通知」を開きます。複数のメールアカウントを登録している場合は、通知を受け取るアカウントを個別に設定することも可能です。
Outlook側で通知を有効にしていても表示されない場合は、Windows 11の「設定」→「システム」→「通知」から、Outlookの通知が有効になっているか確認してください。
フォルダーの管理方法
受信したメールは、用途に応じてフォルダーへ分けられます。作成したフォルダーは左側の一覧に表示されるため、メールを移動して整理できます。
よく利用するフォルダーは「お気に入り」に追加すると、一覧の上部からアクセスしやすくなります。並べ替えにも対応しているため、利用頻度に合わせた配置も可能です。
メールを移動するときは、対象のメールを選択し、「移動」から移動先のフォルダーを指定します。複数のメールアカウントを登録している場合は、アカウントごとにフォルダーを管理します。
自動応答機能
休暇や出張などでメールにすぐ返信できない期間には、自動応答を設定できます。
設定する場合は、「設定」から対象のアカウントを選び、自動応答を有効にします。返信するメッセージに加えて開始日時と終了日時も指定できるため、設定した期間だけ自動で返信することも可能です。
Microsoft 365やExchangeなどの対応するアカウントでは、組織内と組織外で返信内容を分けられます。たとえば、社内には休暇期間や代理担当者を伝え、社外には返信が遅れる旨を案内するといった使い分けができます。
利用できる設定は、登録しているメールアカウントによって異なります。POP・IMAPなどのアカウントでは同じ方法で自動応答を設定できない場合があるため、利用しているメールサービスの仕様も確認してください。
新しいOutlookで予定表・連絡先を管理する
メールと同じアプリ内で、予定表や連絡先も管理できます。旧「予定表」やPeopleで扱っていた情報も、新しいOutlook上でまとめて確認できます。
予定表
ナビゲーションバーから「予定表」を選択すると、予定や会議を確認・登録できます。
新しい予定を作成する場合は、日時や件名、場所などを入力して保存します。会議を設定する場合は、参加者を追加して招待を送信することも可能です。Microsoft 365などを利用している環境では、参加者の空き時間を確認しながら日程を調整できます。
旧「予定表」アプリに保存されていた予定も、新しいOutlookへ移行できます。ただし、端末内にのみ保存されている予定は自動で引き継がれない場合があります。その場合は、旧予定表から.ics形式で書き出し、新しいOutlookの「予定表」からインポートします。
連絡先
ナビゲーションバーの「People」から、名前やメールアドレスなどの連絡先を管理します。お気に入りへの追加やカテゴリ分けにも対応しています。
複数の相手へ同じメールを送る場合は、「連絡先リスト」を作成してメールアドレスをまとめておくと、宛先を1件ずつ指定する必要がありません。
旧Peopleアプリに保存されていた連絡先が表示されない場合は、データを移行します。Microsoftでは、旧Peopleアプリから連絡先をCSV形式で書き出し、新しいOutlookへインポートする方法を案内しています。
社内情報やナレッジの共有にはNotePM
Outlookは、メールの送受信や予定表、連絡先の管理に適しています。一方、業務手順や社内FAQ、ノウハウなどをメールだけで共有していると、情報が個人の受信トレイに埋もれ、必要なときに探しにくくなることがあります。
社内で継続して参照したい情報は、メールとは分けてナレッジとして蓄積しておくと管理しやすくなります。NotePMでは、マニュアルや業務ノウハウなどの社内情報を一か所にまとめ、メンバー間で共有・検索できます。
まとめ
Windows 11では、旧「メール」アプリのサポート終了後、新しいOutlook for Windowsが後継として提供されています。Outlook.comやMicrosoft 365だけでなく、GmailやYahoo!メール、iCloudなどのアカウントも追加でき、メール、予定表、連絡先を1つのアプリで管理できます。
新しいOutlookを使い始める場合は、メールアカウントを追加して同期を確認します。旧「メール」アプリから移行する場合は、端末内にのみ保存されているメールや予定表、連絡先がないか確認し、必要に応じてエクスポート・インポートを行います。
また、通知、フォルダー管理、自動応答などの機能も利用できます。従来版Outlookとは一部の機能や操作方法が異なるため、移行前に必要な機能の対応状況も確認してください。