議事録を作成するうえでの必要な項目とは?

2020年03月25日(水) 議事録

企業にとって会議は、業務を円滑に進行させていくうえで欠かせないプロセスのひとつで、さまざまな目的の会議が開催されます。会議の目的は異なっても会議の内容を記録した議事録の作成は、備忘録として、および会議に参加できなかった社員や関連部門へ会議の結果を知らせるために必要です。

もし、議事録に記載する情報が不足していたり、漏れていたりすると業務が円滑に進まずトラブルが発生する可能性があります。そこで、議事録に記載する必要な項目、項目ごとに書くべき内容、および書くときの注意点などについて紹介します。議事録を書く側・読む側が注意すべき点や、議事録作成のポイントはこちらの記事にまとめてありますので、ご一読してください。『今さら聞けない!議事録の書き方とポイントをおさらいしよう

 

議事録に必要な項目と内容

会議では、社内であっても異なった意見や考えによる議論が交わされます。そのため結論だけでなく議論がどのように進んで結論が出たのか、誰が、何を、いつまでに、どのように進めなければならないかなどを明確にするには議事録が必ず必要です。会議の内容を関係者に正確に伝えられる議事録を作成するために必要な項目と内容を紹介します。

基本事項

会議の名称、会議を行った日時、開催場所、出席者名が基本事項です。出席者名は、部署内なら名前のみ、複数部署から参加があった場合は、部署名と名前、社外から参加があった場合は、会社名と役職と名前を記載。記載は社外、社内の役職の高い順です。

会議概要

会議を行った目的と趣旨を書き、その後に会議全体の流れを把握できるように要点をまとめて記載します。

議論や質疑応答の内容

会議の決定事項がどのように決まったのかが明確にわかるように議論や質疑応答のポイントを記載します。特に会議に参加しなかった人に疑問や不明点が生じないように記載します。

決定事項・未決定事項

会議で決まったことと、決まらなかったことは一目でわかりやすいように区別して、その他の重要事項は、会議の目的と趣旨のすぐ後に記載します。

次回開催予定

次回開催が必要な場合、日程が決定であれば正確な日時・場所を、未定の場合は候補の日時があれば記載し、メンバーに周知を図ります。

配布先部署名・議事録作成者名

議事録を配布する部署名と作成者の所属・氏名を記載します。

なお、議事録の書き方や作成するときに便利なテンプレートについて、こちらの記事で紹介しています。『会議議事録の書き方(文例とテンプレート)

 

議事録を作成する際の注意点

議事録には、会議の目的とその会議の議論の内容と結論が、誰が読んでも明確にわかるように必要事項が漏れなく記載されていることが求められます。そのためには、上司は部下である議事録作成者に以下の注意すべきポイントがあることを教える必要があります。

主観を排除し、客観的な視点で記載すること

議事録を作成するうえで最も意識すべきことは議事録作成者の意見や推測などの主観を排除することです。

会議内の発言内容は発言者を明確にしてわかりやすく要約して記載すること

会議での発言内容は誰が発言したのかを記載します。これにより会議に参加していない人が議事録を見て、発言内容について質問や疑問があるとき、すぐに確認が取れ、業務が滞ることを防止できます。また、発言内容はできるだけ要点のみに絞り、「あれ、それ」などの指示語は具体的な内容にすべて書き換えます。書き手や会議の参加者だけがわかるのではなく、常に議事録の読み手にわかりやすく伝わるかどうかを意識して書くことが重要です。

会議の目的や結論がすぐに明確にわかるよう記載すること

会議には、結論の周知徹底が重要な場合、議論の経緯が重要な場合、およびその両方が重要な場合などいろいろあります。いずれの場合においても議事録の目的のひとつは、会議で決まったことを関係者の全員が業務としてスムーズに進められるようにすることです。そのため会議の目的である議論の結論や議論の経緯が、すぐ明確にわかるように最初に記載します。これにより、誰が、何を担当し、いつまでにするべきかがわかって、すぐに行動を起こせます。

議事録は24時間以内をめどに作成すること

どんなに正確でわかりやすく作成された議事録でも、作成に時間がかかりすぎては議事録の意味がなくなります。経営環境の変化のスピードが速い時代に業務を滞りなく進めるには、会議の目的によって異なりますが、会議終了後から24時間以内に作成して配布できることが望ましいでしょう。

正確な内容の議事録にするにはメモのとり方を工夫し録音を活用すること

会議中は、発言者の話を聞くことに集中しなければ、正確な内容の議事録作成ができません。しかし、正確を期すために発言内容の一字一句をできるだけ書こうとすると、書くことに神経が集中して重要なことを聞き漏らす可能性があります。そこで、発言のキーワードとポイントをメモに記録します。余裕があれば、発言内容を詳しく記録するようにします。議事録作成者に任命することが多い新入社員や経験の浅い若手社員には何がキーワードでポイントかは難しいかもしれませんが、重要な会議の場合は、上司は事前に議事録作成者に簡単に会議内容のポイントをレクチャーしましょう。

これは、新入社員や若手社員に対する指導・教育にもなります。その時間もない場合は、ICレコーダーやスマートフォンの録音アプリなどを活用させるとよいでしょう。また、ホワイトボードに書かれた内容やスライドで表示された資料、図などは写真に残しておくと正確な議事録作成に役立ちます。なお、議事録を作成するために役立つコツについては、『上手に議事録を作成するために押さえておきたいコツ』の記事を参照してください。

 

議事録を短時間で作成するポイントはフォーマットを利用すること

議事録は、会議内容を正確に、誰もがわかりやすく記録すること、および作成時間を早くすることが重要です。そのためには議事録に必要な項目が会議の目的に沿って記載されているフォーマットがあらかじめ用意されていると便利です。自社や会議の目的に合った議事録をフォーマット化しておくと、議事録作成者は、議事録に必要な項目を漏れなく記載でき、会議の目的に合った内容で議事録を作成できます。

また、フォーマット化しておくと短時間での作成が容易にできるという利点があります。決まったフォーマットで作成された議事録は読みやすく、内容の把握もしやすくなるというメリットもあります。議事録のフォーマットを作成するには、いくつかの方法がありますが、おすすめは議事録作成ツールの活用です。多くのツールには、会議内容に合わせて多様なフォーマットが用意されているため、効率的に議事録の作成が可能です。おすすめのツールを選ぶには、【2020年版】クラウド議事録作成ツール・サービスおすすめ11選(無料あり)の記事を参照してください。

 

議事録の作成と活用はフォーマットの利用が決め手

議事録を作成する重要な目的のひとつは、会議後の決定事項や決定の経緯を共有し、業務を遅滞なく進められるようにすることです。そのためには、会議の内容と結論が漏れなく正確に記載された議事録が、会議の関係者全員にできるだけ早く配布され、利用されなければなりません。これを実現するには効率よく議事録を作成できるようにフォーマットを用意しておくことをおすすめします。

 

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