【SaaS】サブスクリプションを管理して適切な運用を実現しよう

2024年01月04日(木) 運用管理

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

現在、多くの企業で取り入れられているのがサブスクリプションです。サブスクリプションはSaaS事業の多くが提供しているサービス契約形態であり、月額の利用料(固定または従量課金)を支払うことでサービスの利用権を得ます。

今回はこのサブスクリプションについて、情シス担当者がどう管理するのが良いかを紹介します。

サブスクリプションの課題

意外と管理されていないサブスクリプション

あるサービスを全社的に導入するのであればまだしも、個々の事業部や担当者レベルで必要な場合、一元管理が面倒になる場面があります。そのため、契約を部長レベルで承認できる企業が多いようです。しかし、その場合の問題点は契約の管理が部署単位になり、全く管理されていない部署も存在してしまうことです。

これはサブスクリプションの契約金額は安価であり、部長レベルの決済でも通ってしまう点に問題があります。中長期的に契約し続けると大きな金額になるはずなのですが、月々で考えると安価であるために契約数がどんどん増えてしまいがちです。

退職、部署異動に伴う管理者不在

いざサブスクリプションの契約を把握しようと思った時に問題になるのが、担当者の不在です。請求はされているのですが、その契約アカウントが分からないといった事態に陥ることは少なくありません。

この場合はSaaS提供企業に個別で連絡し、契約しているメールアドレスやアカウント名を確認する必要があります。その上でパスワードやメールアドレスを変更しなければなりません。多要素認証が絡んでいたりすると、さらに煩雑になります。担当者が分かっている内に、契約主体を変更しなければなりません。

退職、部署異動に伴う担当者不在

同様にヘッドカウントで契約しているSaaSにおいて、利用しているはずのユーザー数に満たない状態になっていることがあります。例えば5ユーザー契約しているはずが、担当者の退職などに伴って存在しない契約になってしまっているケースです。このような退職、部署異動に伴う処理は情シス担当者にとっては当たり前ですが、個々の部署レベルでは徹底されていないことが殆どです。

SaaSでは管理者が適切にユーザー管理を行っていないと、すぐに煩雑になります。ユーザー数に応じた課金になっている場合、無駄な支払いにつながりますので注意が必要です。

サブスクリプションの管理

契約しているサービスを洗い出す

まず経理部門と連携し、契約しているサービスを洗い出しましょう。この時、SaaSは契約方法として月額や半年払い、年間払いなどがあるので注意が必要です。毎月支払いが発生しているものだけ洗い出しても、実は年額払いになっているものが抜けていることがあります。直近3年間などで洗い出す方が良いでしょう。

洗い出す際にはクレジットカード払いになっているものの中で、それと類推できるものや請求書払いから調べなければなりません。SaaSの多くはクレジットカード支払いですが、日本発の場合は請求書払いに対応しているものがあります。そのためクレジットカード払いだけをチェックしても抜け漏れが発生する可能性があります。

各サービスの担当者を洗い出す

契約しているSaaSが分かれば、そのサービスの契約を管理している担当者を洗い出します。契約している担当者、メールアドレスをSaaS毎に洗い出しましょう。この時点で利用主体が分からないものや、担当者が不在なものについては全社的にアナウンスした上で、契約破棄に進むことになります。

クレジットカードの支払いについては、名前がサービス名と全く違うものが多く、とても困難を極めるかも知れません。まず分かるものだけ洗い出して、その後1つ1つ順番に見つけ出すのが良いでしょう。部署が技能によって分かれている場合には分かりやすいですが(デザイン部門、技術部門など)、プロジェクト単位で分かれている場合には、該当する担当者を探し出すのは苦労することでしょう。

各サービスの利用状況を洗い出す

担当者が分かれば、各サービスの利用状況を確認できます。この時、情シス担当者がいつでも確認できるようにアカウント情報を譲渡してもらうのが良いでしょう。そうすれば、退職や部署異動に伴う処理として一元管理できるようになります。

一時的にしか使われていなかったため、すでに利用されていないサービスになっていたり、不要なユーザー数のまま運用されているかも知れません。そうした不要なアカウントを削ることで、月額費用を削減できます。

管理サービス

SaaSの契約、アカウント管理を行えるサービスは幾つか存在します。こうしたサービスを活用して契約情報を一元管理するのも良いでしょう。

関連記事:【2024年版】SaaS管理ツールおすすめ7選を徹底比較!それぞれの機能やメリットを解説

まとめ

今やSaaSはシャドーITの一つにもなりかねません。適切な管理・運用を行えば便利な存在ですが、不必要なアカウントを放置したりすれば、情報漏洩や不要なコスト増にもつながりかねないでしょう。情シス担当者として、IT資産を適切に運用する目的においては放置できない存在です。

皆さんの会社でもSaaS利用は進んでいるかと思います。ぜひ棚卸しをして、適切な運用への第一歩を踏み出してください。

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