こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
受付業務に人員が割かれて思うように作業が進まない・来客の受付や予約がスムーズに進まないなどの課題は多くの企業が抱えている悩みです。このような悩みを解決してくれるサービスに『受付システム』があります。受付システムは内線電話や人で応対していたオフィスの受付業務を効率よく無人化する仕組みです。本記事では、受付システムの機能・導入効果・選び方・おすすめの受付システムを紹介します。
目次
受付システムとは何か
受付システムとは、人が行う来客応対や電話による受付業務全般を自動化してくれるシステムです。受付業務の自動化により、来客のたびに従業員が手を止めて対応するといった手間を省くことが可能になります。また、来客の予約・管理などもおこなってくれるため作業効率も格段にアップさせることができます。
受付システムの機能を紹介
受付システムの主な機能は、以下の3点です。
- 来客の予約と受付
- 入退室の記録
- 来客データの管理
1つずつ見ていきます。
来客の予約と受付
受付システムの主な機能の1つ目は、来客の予約と受付です。受付システムには訪問時の受付以外にも事前に受付予約ができる機能があります。方法はさまざまで、音声認識入力やQRコードの発行といった予約が可能です。また、専用の機器を使用しない場合にも受付予約システムを稼働させることができます。それはiPadやAndroidタブレットなどの端末を利用する方法です。iPadの場合は受付システムの専用アプリをインストールするだけで稼働できるため、購入コストを抑えることが可能です。
入退室の記録
受付システムの主な機能の2つ目は、入退室の記録です。受付システムの仕様によっては来客の入退場記録ができます。入退場記録を導入することで、セキュリティ面の向上に繋がります。特に新型コロナウィルスの影響で入退場記録の重要性も増しており、来客の入室以外にも社員の入退室の記録を取る企業も増加傾向にあります。
来客データの管理
受付システムの主な機能の3つ目は、来客データの管理です。来客データをシステム上でまとめて管理でき、ケアレスミスの防止に繋がります。来客の勤務先や訪問日時などのデータを自動で集められるため、従来の帳簿やExcelの手入力のようなミスを防ぐこともできます。また、一度登録したデータは簡単に検索できるため、正確なデータの把握がスムーズになります。
受付システムの導入効果
受付システムの導入効果は、以下の2つです。
- 受付の無人化が可能
- 来客の情報管理の簡素化
1つずつ、見ていきます。
受付の無人化が可能
受付システムの導入効果の1つ目は、受付の無人化が可能なことです。受付システムの導入により、従来のように人が受付業務を行う必要性がなくなります。無人化によるメリットは大きく、内線電話の工事費用のカットや人件費削減などが挙げられます。しかし、無人受付に抵抗のある人がいるのも事実です。「客に対して無人で応対するのか」「無人になる前の方がスムーズだった」といった声もあるため、受付システムの導入には十分な検討が必要です。
来客の情報管理の簡素化
受付システムの導入効果の2つ目は、来客の情報管理の簡素化です。受付システムでは来訪者情報の管理の簡素化も魅力のひとつです。受付システムで収集した情報はクラウド上で管理するのが一般的で、自動での管理が可能です。帳簿やExcelシートを利用する場合の来客の管理は自動ではないため、予約ミスが起こる可能性が高くなります。受付システムを利用することで、データ管理の自動化による管理の簡素化ができ、予約ミスの低下が期待できます。
受付システム導入での選び方のポイント
受付システムの選び方のポイントは、以下の3つです。
- 求める機能と費用を事前に比較検討しておく
- セキュリティ面のチェックを欠かさない
- サポート体制の確認
それでは、1つずつ見ていきます。
求める機能と費用を事前に比較検討しておく
受付システムの選び方のポイント1つ目は、求める機能と費用を事前に比較検討しておくことです。受付システムの導入時には初期費用やランニングコストが発生するため、事前に費用対効果を確認しておく必要があります。もし、すこしでも初期費用を抑えたい場合はiPadやタブレットを利用するとコストが抑えられます。コストと機能面を比較しながらバランスのよい受付システムを導入しましょう。また、会社の大きさによっても必要な機能が変わります。例えば会社への来客・予約が少ない場合はiPadやタブレットで代用することが可能ですが、規模の大きい会社には受付システムの端末を用意する必要があります。
セキュリティ面のチェックを欠かさない
受付システムの選び方のポイント2つ目は、セキュリティ面のチェックを欠かさないことです。万が一、社内情報が漏えいしてしまうことがあれば大きな問題になります。受付システムを選ぶ際は、自社のセキュリティ基準を満たした機能が付属していることを確認した上で導入を検討する必要があります。また、情報が漏えいした際の対策を考えておくことも大切です。
サポート体制の確認
受付システムの選び方のポイント3つ目は、サポート体制の確認です。サービスサポートの対応についても知っておく必要があります。急なエラーにも迅速かつ丁寧な対応を行なってくれる業者選びが重要です。例えば誤操作によるシステムエラーの発生や急なサーバーエラーにより受付システムの復旧が求められる場合、すぐに対応できる業者であれば業務への影響を軽減できます。また、サポートセンターの問い合わせの営業時間と自社の営業時間に大きなズレがないかも見ておくとよいでしょう。
受付システムおすすめ5選を徹底比較
ここからは、おすすめしたい受付システム5選を紹介します。
RECEPTIONIST
RECEPTIONISTは、受付システムを最大限にフル活用できるクラウド受付システムです。来客受付はもちろん、日程調整・会議室の予約・管理を一本化してスムーズに行えます。
RECEPTIONISTの特徴
- チャット通知で直接担当者に届くため、電話を使用しなくていい
- 打ち合わせ前の日程調整はWeb上で行われるため工数がかからない
- 会議室利用の混雑状況をリアルタイムで確認できるため、予約をとりやすい
URL: https://receptionist.co.jp/
WorkstyleOS
WorkstyleOSは『様々なワークスペースとモノ、行動、そして人をつなげ、どこでも安心・安全・快適なはたらき方を実現』を掲げる次世代のエンタープライズオフィスを提供してくれるクラウド受付サービスです。iPadを利用した受付に対応しており、初期費用を大幅に抑えられます。また、カスタマイズ機能も豊富で、受付メニュー内容・連携サービス・画面デザインを自分好みに変更可能です。
WorkstyleOSの特徴
- 勤務時間や勤務場所をメンバー間で共有可能なコミュニケーションに特化したツール
- ACALL mobileアプリをインストールするだけでリアルタイムで空きスペースを確認できる
- 利用料0円で簡単に始めることが可能
URL: https://www.workstyleos.com/
FaceTouch
FaceTouchは検索に特化しているクラウド受付サービスになります。従来の名前からの検索ではなく写真から担当者を探すことが可能です。来客者は担当者のプロフィール情報を見ることができ、会うまでの間に担当者を認知することができます。プロフィール情報には出身地や趣味を記載しておくことで、コミュニケーションの幅が広がりビジネスがしやすくなります。
FaceTouchの特徴
- タッチパネルによる直観的な操作
- 顔写真から担当者を選択できるため、担当者のフルネームや部署名を覚えていなくても簡単に検索できる
- ブラウザから簡単にアクセスしてデータの登録・管理ができる
URL: https://www.team-lab.com/facetouch/
Smart at reception
Smart at receptionは、iPad1つで受付を無人化できるクラウド受付サービスになります。iPadを設置するだけで大掛かりな工事をすることなく導入ができるため、費用を抑え短期間での導入が可能です。システムも分かりやすく、iPadにQRコードをかざすだけで簡単に受付ができます。
Smart at receptionの特徴
- iPadを利用することで低コストを実現
- 電話・メール・チャットツールから通知方法を個人ごとに選択可能
- 事前に発行されたQRコードをかざすだけの簡単な操作で受付完了
URL: https://smartat.jp/reception/
ラクネコ
ラクネコは『受付をもっと気軽に、スマートに。』をモットーに、受付業務や取次業務の課題を解決してくれるクラウド受付システムです。Google カレンダーと連携を行うことで、来客者に受付用QRコードを発行します。来客者はQRコードを専用のiPadにかさずだけで受付登録が完了します。また、iPad1台で来客の窓口・担当者への確認・指定場所への誘導案内・来客名簿の管理が行えるため、工数を限りなく減らすことができます。
ラクネコの特徴
- スマホから簡単にアクセスでき、Slack・Chatwork・Microsoft Teamsなどのツールでやり取り可能
- カレンダーアプリと連携することで、来客予定・面接・会議の業務連絡が簡単にできる
- 来客の受付完了後、直接出迎えずに受付画面から打ち合わせ場所までの誘導ができる
まとめ
本記事では、受付システムの機能・導入効果・選び方・おすすめの受付システムを紹介しました。受付サービスによって、専用の端末を用意したりiPad1台のみ導入したりと様々です。企業規模にもよりますが、あまり初期費用をかけたくないのであればiPadのみで運用してみるのもよいかもしれません。しかし、来客の訪問者数が多い場合には専用端末の導入を検討してみるとよいでしょう。
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