こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
企業にとって、リモートワークにおける生産性の管理は大きな課題です。どうしても、一人ひとりの社員の自己管理に頼らざるをえない生産管理を容易に行えるようにしたのが、バーチャルオフィスツールです。バーチャルオフィスツールを活用することは生産性を向させるほか、チームワークの向上も期待できます。本記事ではバーチャルオフィスツールの概要とおすすめのツールを比較しながら具体的に解説します。
目次
バーチャルオフィスツールとは？企業におすすめのツールを解説
バーチャルオフィスツールとは、テレワークをしながら擬似的に同一のオフィスで仕事しているように感じさせるツールのことです。仮想のオフィスにメンバーをアバターとして表示させ、同じ仮想空間内で仕事ができます。リモートワークでも常に職場の仲間との一体感が抱け、コミュニケーションが円滑に進むことを目的としています。「作業中」「休憩中」などのステータスの入力もできるため、誰が作業をしているのかも一目瞭然です。
バーチャルオフィスツールの導入がおすすめの理由・メリット
テレワークが進み、バーチャルオフィスツールの導入が進みました。
ここからはバーチャルオフィスツールを利用するメリットについて解説します。
コミュニケーションの頻度が上がる
バーチャルオフィスツールを導入することで、業務時間は常に仕事仲間と繋がることができます。そのため、業務におけるコミュニケーションはもちろんのこと、雑談などのカジュアルなコミュニケーションも促されます。また、ステータスを表示することで、まるで現実世界のように誰が何をしているのかが把握可能です。従来のWeb会議ツールやチャットツールには実装されなかった、リアルに近い機能を備えているのが特徴です。
社員に適度な緊張感を与える
多くの社印はテレワークを自宅で行うため、ついつい気が緩んでしまうこともあります。仕事とプライベートの境目が分からなくなってしまうことも珍しくありません。しかし、バーチャルオフィスツールを導入することで、社員同士が常に繋がっているため、適度な緊張感を保って仕事ができます。テレワークをしながらも、出社時に近い生産性を維持できる点で非常に有効だといえます。
仕事の状況が確認しやすい
チャットベースのテレワークだと、どうしても進捗確認などが円滑に進みません。気づかぬ内に生産性が落ちてしまい、作業に遅れが出てしまうことも起きやすいです。バーチャルオフィスツールでは前述の通り、コミュニケーションが非常にしやすくなります。気軽に進捗確認をしながら業務を進められるため、仕事状況の把握が容易になります。また、ツールによっては業務進行度を入力できるものもあるので、用途に応じて利用すると良いでしょう。
リモートワークによるストレスを軽減できる
リモートワークでは、出社する場合とは異なるストレスを感じます。特に、誰とも接触せずに黙々と家で作業することに孤独感を抱いた経験がある方は多いのではないでしょうか。ストレスは生産性を低下させる原因の1つです。孤独感によるストレスをバーチャルオフィスツールでコミュニケーションを促すことによって解消できます。
バーチャルオフィスツールのデメリット
バーチャルオフィスツールは業務の生産性を高めるのに非常に有効的です。
一方で、デメリットもあります。ここからはバーチャルオフィスツールを導入する際のデメリットについて解説します。
操作が難しい場合がある
バーチャルオフィスツールは、近年新たに生まれたツールです。そのため操作に不慣れな期間がどうしても発生します。操作に不慣れなあいだは、一時的に生産性が下がってしまう可能性があります。社内やチーム内でツールの操作レベルに差が出てしまった際には、関係性の悪化などの原因になりえるでしょう。
人によっては強いストレスを感じる
バーチャルオフィスツールを導入することで、強いストレスを感じる方もいます。バーチャルオフィスツールでは、社員一人ひとりのステータスや進捗をリアルタイムで確認可能です。場合によっては現実のオフィスで働いているときよりも、状況が把握できます。そのため、まるで監視されているように感じる方がいるのも事実です。業務時間中でもオフラインにしてよい時間を作るなど、バランスを取りながら導入することが大切です。
バーチャルオフィスツールを選ぶ際のおすすめチェックポイント
バーチャルオフィスツールのメリットやデメリットを踏まえて、導入を検討している方もいるのではないでしょうか。ここからは、数あるバーチャルオフィスツールから適切なものを選ぶ際のポイントについてわかりやすく解説します。
他ツールなどの連携機能が備えられているか
社内で利用している他ツールとの連携機能が備えられているものを選びましょう。バーチャルオフィスツールと他ツールを連携せずに使うと、情報共有が二度手間となり逆に効率が低下します。特にSFAツールなどの、業務効率化ツールを導入している企業は注意が必要です。
バーチャルオフィスツールは他のツールと連携することによって、より作業効率を高め、業務の進捗や状況把握が容易になります。必ずどのツールと連携が可能なのかを確認してから導入しましょう。
PCへの負荷について
企業によっては会社からPCを与えず、各個人のPCを用いて業務を進めていることもあるでしょう。この場合、バーチャルオフィスツールがPCに与える負荷を考慮しなければなりません。個人PCを利用するので、それぞれスペックが異なるということです。個人PCを利用している場合は、なるべくPCへの負荷が少ないバーチャルオフィスツールを選びましょう。
目的に合った機能が備えられているか
バーチャルオフィスツールを選ぶ前に、導入の目的を明確にしておきましょう。そのうえで、目的を果たすために必要な機能が備えられているか確認するべきです。たとえば、開発を行うような会社では、ガントチャート機能がある方が便利です。実際のオフィスでホワイトボードを用いて会議を行っていた場合は、バーチャルオフィスでもホワイトボード機能が役に立ちます。このように、必要な機能が備えられているのかを確認してからバーチャルオフィスツールを導入しましょう。
おすすめのバーチャルオフィスツール8選を徹底比較
ここまで、バーチャルオフィスツールの概要について解説しました。
ここからは、おすすめのバーチャルオフィスツールを比較しながらご紹介します。バーチャルオフィスツールの導入を検討している方は、参考にしてみてください。
oVice
oViceはまるで同じ空間にいるような感覚を感じやすいバーチャルオフィスツールです。実際にアバターを動かし、相手に近づくことで会話ができるようになります。逆にアバターを遠ざけると会話からフェードアウトができ、リアルに近い環境でコミュニケーションが可能です。会話が難しい状況の場合は、それを示すアイコンを表示できるため集中力を削がれる心配はありません。
oViceの特徴
- 同じ空間にいる感覚を持てる
- アイコンを近づけることで会話ができる
- 会話が難しい状況でもアイコンで伝えられる
URL: https://ovice.in/ja/
SpatialChat
SpatialChatは、1つのルームに複数のスペースを作れ、用途別でスペースを増やすことができます。また、アイコン同士を遠ざければ声が遠ざかり、近づけば声も近づくため、現実と同じ体験ができます。機能は充実していますが、UIは実にシンプルです。画面共有機能や画像や動画を貼り付けることもできるため、会議などもスムーズに行えるでしょう。メンバーの人数に応じて、3つのプランから選べます。フ無料で利用できるフリープランも用意されているため、バーチャルオフィスツールの導入を検討している方は試しに使ってみると良いでしょう。
SpatialChatの特徴
- 現実に近い会話ができる
- シンプルなUIで使いやすい
- 試しに無料で利用できる
RISA
RISAは3Dの仮想空間で、コミュニケーションが取れるバーチャルオフィスツールです。ジェスチャーや動きなどによって感情を表現できることが強みです。もちろんステータスの表示機能や目的別に部屋分けを行う機能も備えられています。Microsoft Officeを始めとした様々な外部ツールとの連携が可能になっており、すでに社内で利用しているツールと連携することでより業務効率を高められるでしょう。
RISAの特徴
- 3D空間のバーチャルオフィス
- ジェスチャーなどで感情を表現できる
- Microsoft Officeなどの他ツールと連携が可能
NeWork
NeWorkはNTTコミュニケーションズが開発した、国産のバーチャルオフィスツールです。インストールが不要で、クラウド上で動くため導入が簡単です。また、直観的に分かるデザインなので誰でも簡単に利用できます。発言しないものの、会話の内容は把握しておきたい場合の「聞き耳」機能など、かゆいところに手が届く仕様になっています。20人までなら、無料ですべての機能を使えるので、メンバーが少ない企業におすすめです。
NeWorkの特徴
- 国産のバーチャルオフィスツールで使いやすい
- 多機能で利便性が高い
- 20人までなら無料で利用できる
Remorks
Remorksは2021年12月現在、β版が公開されている、新しいバーチャルオフィスツールです。従来のバーチャルオフィスツールの機能に加え、勤怠管理機能や勤怠通知機能が搭載されています。これらによって、社員はより自己管理に気を遣うようになり、より適正な評価を行えるでしょう。独自の機能として、仕事をしている現実の場所を共有する機能もあります。これによって、雑談などのカジュアルなコミュニケーションが促進されることが期待できます。
remorksの特徴
- 比較的新しいバーチャルオフィスツール
- 勤怠管理機能がある
- 現実の位置情報を共有する機能がある
URL: https://remorks.com/
mycrew
mycrewは、ログインするだけで仲間と簡単に繋がれるバーチャルオフィスツールです。部署やプロジェクトに応じて、部屋分けが可能です。その部屋の中でも複数のデスクがあるため、非常に使い勝手が良くなっています。ステータスをワンクリックで変えられるほか、すべてワンクリックで会議に参加したりチャットを開始したりできます。シンプルで、直感的に機能を活用できるUIで設計されているところが特徴です。
mycrewの特徴
- シンプルなUIで使いやすい
- 部屋分けとデスク分けができる
- タイムライン、ステータス機能で同僚の状況がわかる
URL: https://mycrew.jp/
せきなび
せきなびは「誰がどこで何をしているのか」を把握するのに特化したバーチャルオフィスツールです。企業によってはテレワークと通勤の両方を取り入れ、どちらか自由に選べることもあります。そのため、誰が会社にいて、誰がテレワークなのかが分からず、不便に感じることもあるのではないでしょうか。せきなびでは、誰がどこで何をしているのかを明確に表示させられるうえに、メール機能を搭載しています。会社以外にも、サテライトオフィスでの勤務や社内でフリーアドレスで働いているなど多様な勤務体系を導入している企業におすすめです。
せきなびの特徴
- 誰がどこにいるのかがすぐに分かる
- メール機能があり、せきなび内でコミュニケーションが可能
- Googleカレンダーとの連携が可能
URL: https://humap.asmarq.co.jp/sekinavi/
まとめ
本記事ではバーチャルオフィスツールの概要と、おすすめのツールを比較しながらその内容を解説しました。リモートワークでは、現状の共有や業務上の相談をスムーズに行うことが難しいこともあります。バーチャルオフィスツールを導入することで、会話や会議が活性化され生産性が向上します。リモートワークにおける生産性に悩んでいる方は、バーチャルオフィスツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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