企業活動をよりよいものにするには、生産性向上は避けて通れません。近年では、生産性向上ツールが様々なベンダーからリリースされており、多くの企業で生産性向上に貢献しています。
ただ、ツールの種類が多いため、どう選べばよいかわからない方もいるでしょう。また、ツールの導入目的が明確になっていないと、思うようなツールを選べないかもしれません。
本記事では、生産性向上ツールのメリットに加え、おすすめツール12選を紹介します。ツールの比較ポイントも解説するので、自社で生産性を向上させたい方は参考にしてみてください。
生産性向上におすすめの社内Wikiツール「NotePM」
目次
生産性向上ツールを用いるメリット
ここでは、生産性向上ツールを用いるメリットを3つ解説します。
- 労力削減
- ミス軽減
- 業務の属人化防止
自社でも当てはまる課題があれば、生産性向上ツールの活用を検討しましょう。
＞関連記事：企業の生産性向上について徹底解説！定義やメリット・実現のための方法まで解説
労力削減
生産性向上ツールを導入することで、これまで人が行っていた業務を自動化し、業務効率を大幅に改善できます。これにより、従業員の負担を大きく減らせるでしょう。
ミス軽減
単純作業を自動化することで、作業スピードが向上するだけでなく人的ミスも大幅に減らせます。特に、ミスが許されない定型的業務においては、ツールによる自動化が効果的です。人的ミスが減れば業務の質が向上し、顧客満足度も向上するでしょう。
＞関連記事：仕事で避けたいミスを減らすためのチェックリストを解説
業務の属人化防止
一部のメンバーしか業務に必要な知識がなく業務を遂行できない状態（属人化）だと、万が一そのメンバーが不在の場合、業務の品質に大きな影響が出かねません。しかし、業務に関する情報を手軽に共有できる仕組みを作れば、誰でも一定以上の業務ができるようになります。その結果、業務の属人化を防止して、業務品質を確保できるため生産性向上につながるのです。
＞関連記事：属人化を解消するには？業務標準化を成功に導くポイントや事例を紹介
生産性向上ツールの比較ポイント
ここでは、生産性向上ツールの比較ポイントを7つ解説します。
- ツールの導入目的
- 既存システムへの影響
- 使いやすさ
- サポート体制
- セキュリティ体制
- 使える機能
- 無料トライアル・プランの有無
1つずつ解説していきましょう。
ツールの導入目的
ITツールによる業務効率化や生産性向上を検討する際、まず自社の課題を明確化しましょう。あくまでもITツールは目的を達成するための手段です。目的が明確になっていない状態でツールを導入しても、コスト増加や効率低下を招く可能性があるため、本当に必要なツールか慎重に検討しなければなりません。
既存システムへの影響
新しく導入するシステムが、既存システムにどのような影響を与えるか事前に確認しましょう。複数システムを併用することで、かえって入力作業や工数が増加しては意味がないため、あくまでもトータルで見て生産性向上を実現できなければなりません。
使いやすさ
基本的には、誰でも簡単に使えてシンプルな操作性が特徴のツールを選びましょう。従業員がスムーズにツールを使いこなせれば、導入時のストレスが少なく生産性向上につなげられます。直感的に操作できるツールであれば、操作方法に関する教育コストも削減できるでしょう。
サポート体制
導入後の障害対応や使用方法の問い合わせなど、様々なトラブルに対応できる体制が整っているか確認しましょう。手厚いサポート内容や充実したサポート体制があれば、運用時にも安心です。
セキュリティ体制
IT化に伴って情報流出リスクは避けられない部分があるため、セキュリティ体制も十分チェックしましょう。顧客情報や機密情報の流出は企業の信頼性に直接影響を与えるため、そのような情報を取り扱う場合は特にセキュリティ体制を重視しなければなりません。
使える機能
使える機能については、事前に必要な機能を洗い出して、導入予定のツールがそれらを過不足なく使えるか確認しましょう。もちろん機能不足ではいけませんが、過剰な機能があっても現場では使いこなせずツールの活用を阻害する恐れがあるため、必要十分な機能があるツールを選択することが賢明です。
無料トライアル・プランの有無
無料トライアル・プランがあれば、実際の使用感を事前に確認できるため積極的に活用しましょう。初期費用や月額費用がなくとも、自社に合っているか検証できるため、無駄なコストを抑えられます。
生産性向上ツールおすすめ12選
最後に、生産性向上に役立つツールを12個紹介します。
- NotePM
- Backlog
- Trello
- Stock
- Slack
- Chatwork
- Outlook
- Google Workspace
- Webex
- Zoom
- クラウドサイン
- WinActor
他にも生産性向上に役立つツールは多数ありますが、まずはこれら12個を比較するとよいでしょう。
NotePM
NotePMは、マニュアル・FAQ・社内ポータルの作成にも使える社内Wikiツールです。
テンプレートが豊富なので、わかりやすい社内Wikiなどを簡単に作れます。これにより、業務属人化の防止に役立つでしょう。
また、ファイルの中身を含めた強力な検索機能があるため、必要な情報をすぐに見つけ出せることもメリットです。
NotePMの特徴
- 登録企業12,000社突破
- 無料オンラインデモ・相談会開催
- 30日間無料トライアル
Backlog
Backlogは、国産のプロジェクト・タスク管理ツールです。
使いやすいユーザーインターフェースで、プロジェクト・タスクに関するあらゆる情報を一元管理できます。
スペース課金であるため、チームメンバーの増減があっても料金が変わりません。
Backlogの特徴
- 有料利用ユーザー数140万人以上
- サービス継続率98.8%
- フリープランあり
Trello
Trelloは使いやすい生産性向上ツールで、ボード・リスト・カードなどで便利にタスク管理や情報共有を行えます。
現状や自分の考えを容易に見える化できるので、ブレーンストーミングなどの用途にもおすすめです。マーケティングやエンジニアリングなど、特定の用途に向けたガイドもホームページに掲載されているので、参考にしてみましょう。
Trelloの特徴
- 世界中200万以上のチームで利用実績
- コード不要の自動化機能あり
- フリープランあり
Stock
Stockは、シンプルに情報管理が可能なツールです。
ストック情報の保存に強みがあり、他にもタスク管理やメッセージのやり取りもできます。
削除したデータも30日間保存される上、バックアップデータの保持も可能なので、大切なデータを紛失するリスクは大幅に軽減されるでしょう。
Stockの特徴
- iOS・Androidアプリあり
- 国際セキュリティ資格（ISO27001, ISO27017）取得
- フリープランあり
公式：https://www.stock-app.info/
Slack
Slackは、ビジネス利用に適したチャットツールです。社内外の関係者を交えて、テキストでのやり取りやファイル共有などで手軽にコミュニケーションを取れます。
フロー情報を主に取り扱うものの履歴の検索も容易なので、情報の蓄積にも便利です。コードの投稿機能もあるため、IT業界では特に重宝されるでしょう。
Slackの特徴
- 音声やビデオでの通話も可能
- iOS・Androidアプリあり
- 無料プランあり
公式：https://slack.com/intl/ja-jp/
Chatwork
Chatworkは、非IT企業にとっても使いやすく便利なビジネスチャットツールです。
チャット機能だけでなくファイル管理やタスク管理、さらにはビデオ通話など様々な形でビジネスコミュニケーションツールとして使えます。連携できるサービスも豊富なので、既存ツールと連携できるか確認してみましょう。
また、セキュリティ対策も万全で、官公庁や金融機関にも採用実績が多い事実がその証です。
Chatworkの特徴
- ホワイトペーパーやコラムなどお役立ち資料が充実
- デスクトップ版・モバイル版アプリあり
- 無料プランあり
公式：https://go.chatwork.com/ja/
Outlook
Outlookは、スケジュール管理や連絡先保存にも対応しているメールソフトです。
メールでは、基本的なメールを相手方に送れます。また、スケジュール管理にも便利で、カレンダー上に予定を書き込めば、自分だけでなく関係者のカレンダーにも予定の反映が可能です。
タスク管理にも使え、タスク名や締め切りなどの基本的情報に加え、備考欄には画像も添付できます。
Outlookの特徴
- 各種SNSアカウントあり
- iOS・Androidアプリあり
- 無料プランあり
公式：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook
Google Workspace
Google Workspaceは、GmailやGoogle MeetなどGoogle社のサービスをまとめて使えるクラウドグループウェアです。
マルチデバイスに対応しているため、インターネット上であれば場所や時間にとらわれずアクセスできます。そのため、リモートワークなど柔軟な働き方を取り入れたい企業にもおすすめです。
また、Google社のサービスは多くの従業員が利用しているため、従業員にとっても使うハードルが低いでしょう。
Google Workspaceの特徴
- 利用目的や規模に応じて選べる4プラン
- ホームページよりニュースレターに登録可能
- 14日間無料トライアルあり
公式：https://workspace.google.com/intl/ja/
Webex
Webexは、ビジネスシーンで多くの採用事例を有するWeb会議ツールです。
音声・映像クオリティに定評があり、ノイズ除去機能やジェスチャー機能があるため、参加者の伝えたい内容を把握しやすいでしょう。
また、自動文字起こし機能や録画機能も有するため、会議の議事録作成も早く確実に実施できます。
Webexの特徴
- カスタムレイアウトで自由にビューを変更
- 100種類以上の外部ツールと連携可能
- 無料プランあり
公式：https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html
Zoom
Zoomは、日本でも数多くの導入実績があるWeb会議ツールです。
ホワイトボードや画面共有などを使えば、音声だけでなく視覚的にも情報共有できるため、打合せや研修に便利です。ブレイクアウトルームを使えば、大人数の参加者を複数グループに分けられます。
また、背景画面を変えることも可能です。部屋の中などを見せたくない場合に活用しましょう。
Zoomの特徴
- URLをクリックするだけで参加可能
- Google・Apple・Facebookアカウントでもログイン可能
- 無料プランあり
公式：https://www.zoom.com/ja/products/virtual-meetings/
クラウドサイン
クラウドサインは、電子契約DXを実現する契約管理プラットフォームです。契約書のやり取り・押印をクラウド上で行うことで、コスト削減や業務効率化を実現できます。
電子署名法に準拠しており、各種認証を取得するなどセキュリティ面も万全です。連携できるツールも豊富なので、便利に使いこなしましょう。
クラウドサインの特徴
- 導入社数250万社以上
- ホームページ上でお役立ち資料を配布
- 無料プランあり
WinActor
WinActorは、日本では代表的なRPAツールです。みやすいUIと直感的な操作ができるシナリオエディタで、さまざまな業務を自動化できます。サンプルシナリオやライブラリも豊富なので、自社の業務を自動化する際に活用しましょう。
また、完全日本語対応でFAQやチュートリアルも用意されているため、ITリテラシーに自信がない場合でも使いやすくなっています。
WinActorの特徴
- 導入企業8,000社以上
- 各種イベントを開催
- 30日間無料トライアル
まとめ
生産性向上ツールを用いることで、労力削減やミス軽減などの効果が期待できます。生産性向上ツールを比較する際には、まずツールの導入目的を明確化し、それに沿って必要な機能を洗い出しましょう。
また、実際の利用シーンを想定して、サポート体制やセキュリティ体制、さらには既存システムへの影響もチェックしたいポイントです。できれば無料トライアル・プランで使いやすさを試すとよいでしょう。
生産性向上ツールの導入をお考えの方は、使いやすい社内Wikiツールである『NotePM』がおすすめです。まずは無料トライアルで試してみましょう。
生産性向上におすすめの社内Wikiツール「NotePM」
