グループウェア導入に失敗する理由と成功させるポイント

かつては大企業だけが導入していたグループウェアも、今や従業員数の少ない中小企業にまで幅広く浸透しています。しかしその反面、すべての企業がグループウェアを十分に使いこなせているかといえば疑問が残るところです。そこで導入を検討している人々の参考になるよう、グループウェア導入で失敗をしてしまうケースを紹介しつつ、成功に導くにはどうすればよいかについて解説していきます。

なぜグループウェアを導入するのか

企業がグループウェアを導入する理由はさまざまですが、主なものとしては以下の3つが挙げられます。

1.情報共有速度の向上

従業員同士の情報共有をスムーズに行うことができればその分連携がとりやすくなり、会社全体としての仕事の効率は必然的に高まっていきます。しかし従来のように、口頭での伝達で速度を高めようとしても限界があります。一方グループウェアなら、伝達速度を一気に向上させることが可能です。なぜならグループウェアにはメールやチャット機能はもちろん、掲示板、回覧板といった多種多様のコミュニケーションツールが備わっているからです。それらを駆使すれば、必要に応じて必要な相手に一瞬で必要な情報を伝えられます。実際、多くの会社は伝達速度のアップを期待して、グループウェアを導入しているのです。

2.ペーパーレス化によるコスト削減

会社で仕事をしているとさまざまな書類が必要となり、結果として大量の紙が消費されることになります。年間を通してみれば、紙に要するコストもばかになりません。そのうえ紙で必要な情報を保存しているとあっという間に量が増え、必要な書類を探し出して必要な処理をするのにも時間がかかってしまいます。そのためペーパーレス化によるコスト削減や作業の効率化を目指して、グループウェアの導入を進める企業も多いのです。

3.会議にまつわる無駄の解消

日本企業の会議は無駄が多いとよくいわれますが、その無駄を解消するためにグループウェアを導入するケースもあります。たとえば会議の問題点として、全員が出席できるようスケジュール調整に手間取る、出張会議のためだけに長距離を移動しなければならないといった点が挙げられます。しかしグループウェアのweb会議機能を用いれば、場所や時間を選ばずに会議を行うことが可能です。その結果、時間の有効活用や出席者の負担軽減につながるでしょう。

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グループウェアで失敗する理由

メリットばかりが強調されがちなグループウェアですが、実際は導入に失敗した企業も多く存在します。主な失敗の理由を3つ挙げ、それぞれについて解説をしていきます。

1.コストパフォーマンスの悪さ

当然のことながら、グループウェアを利用するにはお金がかかります。まず導入費用が必要ですし、それに加えて月々の固定費や変動費が発生します。コストに見合った成果が上がればよいのですが、そうでなければ企業の財政をいたずらに圧迫し続けることにもなりかねません。その結果、システムの利用をやめてしまった企業も少なくないのです。またサポート料金はユーザーの数によって変動するため、最初は安かったのにグループウェアを利用する社員が増えたために、コストが跳ね上がってしまったなどといったケースもあります。

2.製品選びに失敗

グループウェアは21世紀に入ってから急速に普及し、製品の種類もかなりの数になっています。そのなかから自社に合った製品を探さなければならないのですが、グループウェアに詳しい人間がいない場合は誤った選択をしてしまいがちです。たとえば評判が良いという理由で選んだ製品が少人数向けのグループウェアであり、一部の社員しか利用することができなかったなどといった具合です。

3.運用ルールの不徹底

情報共有を円滑に行うために導入したはずのグループウェアも、運用ルールが明確になっていないと各々が我流で使い始め、コミュニケーションの輪が広がりにくくなってしまいます。するとグループウェアの運用自体に利点が感じられなくなり、結局、従来のコミュニケーションツールに頼ってしまうなどの事態に陥りがちです。

グループウェア導入を成功させるポイント

失敗につながりやすい要因を踏まえたうえで、グループウェアの導入を成功させるポイントについて解説していきます。

1.中長期的な推定コストを算出する

グループウェアを導入したからといって、目に見える成果がすぐに出てくるとは限りません。したがってなかなか成果が上がらない場合、グループウェアに要するコストが会社にとって大きな負担にならないかをシミュレーションすることが重要になってきます。またユーザー数が増えるにしたがってサポート料金が高くなるなどといった具合に、コストは条件によって変動する可能性があります。あらゆる条件を加味したうえで、長期的なコストを算出してみることも大切です。

2.自社にあった製品を選択する

グループウェアは自社の実情に合ったものを選ばなければなりません。そのためには現場の声を聞き、本当に必要な機能について、洗い出していく必要があります。そのうえで各製品のカタログを比較しましょう。自社が求める機能が搭載されており、同時に無用な機能がなるべく少ないものをピックアップしていきます。有力候補が一通り出そろったなら、無料トライアルを利用して試験的な導入を行い、運用上の問題がないかをチェックしましょう。さらに将来性を考え、拡張性の高い製品を選ぶことも欠かせないポイントだといえます。

3.事前に運用ルールを決めておく

グループウェアの効果を十全に発揮させるためには、事前に運用ルールを定めておく必要があります。特にスケジュールの記入や進捗状況の報告といった頻繁に使用する項目に関しては、誰でも一目でその内容が分かるように、記入方法を統一しておかなければなりません。途中でルールを変えたり新しいルールを追加したりすると混乱を招いてしまうため、導入前にどれだけしっかりとしたルールを確立できるかが成否のカギとなります。ただしあまり複雑なルールを定めると、スタッフが運用を避けるようになってしまいます。シンプルで分かりやすいルールを心掛けましょう。

まとめ

グループウェアは非常に便利なアイテムではあるものの、製品選択や運用の仕方を間違えると宝の持ち腐れになりかねません。それを防ぐには、何より導入前の準備が大切です。なるべく多くのカタログを取り寄せてあらゆる角度から比較検討を行い、可能であればグループウェアに詳しい人にも話を聞くようにしましょう。導入を急ぐよりもそうした慎重さこそが、後々の大きな成果へとつながっていくのです。