入社手続きを電子化する方法とは？メリットや導入の進め方まで紹介

企業の入社手続きでは、数多くの書類を準備する必要があります。紙媒体で用意した場合、人事担当にとっても新入社員にとっても手間がかかるでしょう。そのため、近年は入社手続きの電子化（ペーパーレス化）を進める企業も増えています。

今回は、入社手続きに関する課題や、電子化するメリット・デメリットを解説します。入社手続きの電子化に使えるツールや注意点、実際に入社手続きの電子化に成功した企業の事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

＼登録企業12,000社以上／
マニュアル作成の手間を大幅削減。社内の「知りたい！」がすぐに見つかるマニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM」
→NotePMのマニュアル作成機能を無料で試してみる
 →NotePMが5分でわかるサービス紹介資料をダウンロードする

紙媒体中心の入社手続きでよくある課題

入社手続きを紙媒体中心で進めると、ミスやトラブルが発生しやすくなります。今回は紙で入社手続きを実施する際によくある課題を紹介します。

書類が多くて把握しにくい
手戻りが発生しやすい
リモートワークに対応しにくい
書類管理の手間がかかる
オフィスでの作業が求められる
タスクが多く煩雑になりやすい
個人情報の管理が必要になる

書類が多くて把握しにくい

入社時に総務が作成する主な書類は、次の6点です。

雇用契約書
労働条件通知書
扶養控除等申告書
健康保険被扶養者異動届
国民年金第3号被保険者届
入社誓約書

さらに中途採用の場合は、内定者に源泉徴収票を用意してもらわなければなりません。

加えて、入社手続き書類に書くための基礎年金番号、雇用保険被保険者番号、給与振込口座の情報、マイナンバーなどの個人情報がすぐ分かるよう準備してもらう必要もあります。

書類の数も扱う情報の種類も多いため、提出・確認漏れが発生しやすくなるでしょう。

手戻りが発生しやすい

書類に誤字脱字などの不備があった場合は、一から書き直すことになります。とくに人の出入りが少ない企業では、入社手続きに慣れていないため、不備を見逃したまま役所などに提出してしまうかもしれません。

窓口で不備を指摘され、再度修正を依頼することになるため、受理されるまでに時間がかかってしまいます。とくに健康保険は新入社員の生活に影響しやすいため、すぐに切り替えるためにもスムーズに提出することが大切です。

リモートワークに対応しにくい

紙媒体で入社手続きを行う場合、書類の受け渡しのために出社する必要があります。入社手続きの書類は個人情報を多く含むため、新入社員本人だけでなく、書類を受け取る人事担当者も出社が必要です。

さらに、紙で受け取った書類を持ち帰ってしまうと紛失や悪用などのリスクが考えられるため、個人情報保護の観点から見てもリモートワーク時に取り扱うのは難しいでしょう。

書類管理の手間がかかる

入社手続きの書類のなかには、雇用契約書のように法律で保管期限が定められているものがあります。

紙媒体で受け取った場合は、個人情報保護のために鍵付きのキャビネットなどで保管することになります。

さらに適切なタイミングで更新・処分する必要があるため、データよりも管理に手間がかかるでしょう。

オフィスでの作業が求められる

入社手続きで使用する雇用契約書や扶養控除等申告書といった書類には、新入社員の個人情報や、企業の機密情報などが記載されています。そのため、社外に持ち出した結果、紛失や情報の流出といったトラブルを避けるためにオフィスでの作業をしなければなりません。

このため、担当者はテレワークや在宅勤務といった柔軟な働き方を選択することが難しくなります。

また、新入社員側も書類への記入や返送手続きのために時間と手間を割く必要があり、双方にとって非効率な状態になってしまいます。

タスクが多く煩雑になりやすい

入社手続きには、雇用契約書や扶養控除等申告書など多くの書類が関わってきます。

これらの書類を一つひとつ手作業で確認し、不備がないかチェックする作業は、担当者にとって負担となります。特に新卒採用シーズンなど、複数名の入社が重なる時期には、書類の管理が煩雑になりがちです。

万が一、書類に不備があった際の差し戻しや、提出遅延の催促といったコミュニケーションコストも発生します。

さらに、役所への提出や書類の控え作成、関連部署への連携なども対応するため、担当者の業務の負担が増える原因となっています。

個人情報の管理が必要になる

入社手続きで取り扱う書類には、氏名や住所、マイナンバーといった個人情報が含まれています。紙媒体でこれらの情報を管理する場合、注意しなければならないのが紛失や盗難、情報漏洩のリスクです。

もし、情報が流出してしまうと従業員に迷惑をかけるだけでなく、会社の信用低下につながります。

リスクを避けるためには、鍵付きのキャビネットに保管するといった物理的なセキュリティ対策が必須です。

また、法律で定められた期間は保管し続ける義務があるため、年数が経つにつれて書類は増え続けます。管理もそれに比例して増加していくためコストがかかってしまうリスクも考慮する必要があるでしょう。

入社手続きを電子化するメリット

入社手続きを電子化することで、紙の場合に起きがちなミスやトラブルを防げるだけでなく、さまざまなメリットを得られます。

人事・労務情報を一元化できる
手続き漏れや遅延を防ぎやすい
印刷コストを削減できる
セキュリティを強化できる
テレワークの推進につながる
作成の負担が軽減する
役所に行く負担が減る

人事・労務情報を一元化できる

入社手続きの電子化ツールでは、雇用契約書に入力した個人情報を、経理業務や人事管理などとも連携可能です。

その都度入力する必要がなくなるうえ、ミスがあってもPCやスマホですぐに修正してもらえるため、手戻りの回数や手間も抑えやすいことが魅力です。

さらに、書類の変更にも出社せずに対応できるため、人事・総務がテレワークを導入しやすくなります。

手続き漏れや遅延を防ぎやすい

電子化により、入社手続きに関するタスクを一覧としてまとめやすくなります。社内ポータルの書類ダウンロードURLをリスト化したり、手続きの進捗状況管理を自動化したりといった対応も可能です。

入社手続きをチェックリストとして可視化することで、新入社員の提出忘れはもちろん、決裁者の承認業務の遅れも簡単に把握できることが魅力です。

印刷コストを削減できる

ペーパーレス化するぶん、印刷費や紙代、収入印紙、郵送代などのコストカットが見込めます。また、保管のためにファイリングするためにかかる人件費や、保管場所を用意するための備品代なども削減可能です。

セキュリティを強化できる

電子化に使うツールは、高度なセキュリティ対策が行われているのが特徴です。厳格なサーバー監視や2段階認証によるログインなど、サイバー攻撃からデータを守りやすい環境が実装されています。そのため、紙よりも安全に保管しやすくなるでしょう。

テレワークの推進につながる

入社手続きを電子化することで、担当者も新入社員も場所を選ばずに手続きを進められます。

これまで出社が必要だった書類の作成や送付などの作業がすべてオンライン上で完結するため、担当者は場所を問わずに仕事ができます。また、新入社員も自宅のパソコンやスマートフォンから必要な情報の入力や書類の提出ができるため、入社前からスムーズなコミュニケーションが可能です。

場所を問わずに仕事ができるとテレワークの推進につながるため、従業員のライフスタイルに合った働き方を実現できます。

結果として、地理的な制約なく優秀な人材を確保することにもつながるでしょう。

作成の負担が軽減する

電子化システムの導入により、書類作成にかかる時間と手間の削減が可能です。

紙媒体で書類を作成する場合、失敗により書き直しが発生する可能性があります。一方、システム上にあらかじめ用意されたテンプレートを使用することで、常に統一されたフォーマットで書類を作成でき、手作業による入力ミスや記載漏れを防ぐことが可能です。

新入社員がシステム上で入力した情報は自動で関連書類に反映されるため、担当者の手間も減らせます。

また、電子署名やタイムスタンプの活用により、押印や郵送といった物理的な手間もなくなるため、契約締結までのプロセスが効率的になります。

役所に行く負担が減る

入社手続きに伴う社会保険や雇用保険関連の役所の手続きも、電子化により負担を減らせます。

政府が運営する電子申請システム「e-Gov」を利用すれば、これまで担当者が役所の窓口まで足を運んだり、郵送したりして進めていた申請手続きが、すべてオンラインで完了します。

オンラインを利用することで移動時間や待ち時間が削減されるだけでなく、24時間いつでも申請が可能になるため、業務の状況に合わせた柔軟な対応が可能です。

また、手続きの進捗状況もオンラインで確認できるため、管理の効率化にもつながります。

参考：トップ | e-Gov電子申請

入社手続きを電子化するデメリット

入社手続きを電子化するデメリットは以下のとおりです。

コストがかかる
従業員のITリテラシーが求められる
セキュリティ面でのリスクがある

コストがかかる

電子化システムの導入にはコストが発生するため、企業にとって負担となる可能性があります。

まず、システムを導入するには、初期費用として購入費用やライセンス料などが必要です。また、月額利用料やシステム保守費用など、継続的なランニングコストもかかります。

さらに、導入時には従業員への研修費用や、移行期間中に発生する業務効率の低下により人件費のコストも増加する可能性があります。

ただし、長期的な視点で見れば、紙の購入費用や保管スペースの削減、業務効率化による人件費削減などによりコストを回収することは可能です。

従業員のITリテラシーが求められる

電子化システムを導入した際、従業員には使用できるレベルのITリテラシーが求められます。

特に、これまでの紙媒体での作業に慣れていたり、IT機器の操作に不慣れであったりする従業員にとっては、新しいシステムの導入は負担に感じる場合があります。

そのため、システムの導入時には使用方法の研修を実施したり、誰でも理解できるようマニュアルの整備をしたりといったサポート体制が必要です。

入社手続きの電子化には、システムの導入だけでなく全従業員がスムーズに活用できる環境を整備することが求められます。

セキュリティ面でのリスクがある

入社手続きに必要な書類には、従業員の個人情報が多く含まれています。書類を電子化することで、不正アクセスや情報漏洩のリスクがあるため、適切なセキュリティ対策が必要です。

従業員の個人情報が外部に流出してしまうと、損害賠償だけでなく社会的信用の低下などあらゆるトラブルにつながります。

リスクを防ぐためにもシステムを選定する際には、通信の暗号化や2段階認証といったセキュリティ機能があるものを選ぶことが大切です。

入社手続きにおいて電子化できる書類

2005年に施行されたe-文書法により、従来は紙での保存が義務付けられていた多くの書類の電子保存が認められるようになりました。

入社手続きにおいて電子化できる書類と、原本提出が必要な場合がある書類の例は以下のとおりです。

電子化できる書類	原本提出が必要な場合がある書類
・就業規則・雇用契約書・労働条件通知書・採用内定通知書・身元保証書・入社誓約書・秘密保持契約書	・身元保証人の印鑑証明書・住民票記載事項証明書・健康診断書・卒業証明書

入社手続きで扱う書類の多くは法的要件を満たすことで電子での保存が可能であり、業務効率化がしやすくなります。ただし、一部の書類については原本の提出が必要な場合があるため、事前に確認が必要です。

入社手続きの書類を電子化する方法

入社手続きの書類を電子化する2つの方法は以下のとおりです。

電子契約サービスを導入する
書類をスキャナーで電子化する

電子契約サービスを導入する

入社手続きを電子化するための方法として、電子契約サービスや労務管理システムを導入することが挙げられます。

電子契約サービスを利用することで、雇用契約書の作成やオンラインでの署名、そして締結後の書類保管まですべてシステム上で完結できます。

紙の書類を用意しなくても、会社と社員の双方にインターネット環境があれば手続きを進められるのがメリットです。

また、電子署名やタイムスタンプ機能が備わっているため、法律を遵守しながら安全に契約手続きを進めることが可能です。

書類をスキャナーで電子化する

すでに紙で作成・受領した書類をデータとして保存したい場合には、スキャナーで読み取って電子化する方法があります。

スキャナーで読み取ることで、物理的な保管スペースを削減できるというメリットがあります。しかし、この方法は紙の書類をPDFなどの画像データとして保存するだけであり、書類の作成ややり取りといった手続きそのものを効率化する手段とは言えません。

また、一部の書類は、法律で定められた解像度やタイムスタンプなどの要件を満たす必要があり、注意が必要です。

入社手続きの電子化に使えるツール

入社手続きを電子化するためのツールは、3種類あります。

労務管理システム
電子契約サービス
社内wikiツール

それぞれの機能やメリットを簡単に紹介します。

労務管理システム

労務管理システムとは、従業員の勤怠管理や給与計算、社会保険料や税金の支払いなどに必要な情報を電子化したツールです。個人情報や勤怠などは従業員が直接入力するため、人事担当の業務負担軽減につながります。

関連記事：【2025年版】クラウド労務管理システムおすすめ11選を徹底比較

電子契約サービス

雇用契約書のように上司の承認が必要な書類の効率化に便利なのが、電子契約サービスです。稟議を自動で行えるため、抜け漏れを防ぎやすくなります。労務管理システムと連携できるツールもあるため、手続きが簡単になることも魅力です。

社内wikiツール

社内wikiツールは、Wikipediaのように従業員が社内のノウハウやお知らせなどを書き込んで共有できるツールです。入社手続きの流れをチェックリストにして社内wikiツールで共有することで、進捗を可視化できます。

さらに入社手続き書類だけでなく、就業規則や内線表など、さまざまなお役立ち情報を集約できることも魅力です。分からないことがあったときも社内wikiを確認すれば解決するため、新入社員にとっても人事担当にとっても便利でしょう。

入社手続きを電子化するための進め方

入社手続きを電子化するための進め方は以下のとおりです。

現状把握と課題の確認
自社の課題に合わせてツールを選ぶ
試用期間を設けて導入する
システムの効果を検証して改善する

1.現状把握と課題の確認

まず、現在の入社手続きにおける業務フローを詳細に洗い出し、どこに問題があるのかを正確に把握することから始めます。

もし、現状把握をしない状態で電子化を進めてしまうと課題に対して適切なアプローチができなくなるため、効果が不明瞭な施策になってしまう可能性があります。

施策を曖昧にしないためにも、業務において以下の点を洗い出して確認しましょう。

最も時間がかかっているポイント
書類の記入ミスや提出漏れはどのくらいの頻度で発生しているのか
担当者間の情報共有はスムーズか

2.自社の課題に合わせてツールを選ぶ

業務の中の現状課題が明確になった後は、解決できる機能を備えたツールを選定します。

労務管理システムや電子契約サービスには多くの種類が存在し、それぞれに特徴があります。それぞれの特徴を比較検討して、自社の課題を解決する機能を選ぶことが重要です。

特にチェックすべきポイントは以下のとおりです。

業務に対して必要な機能が揃っているか
かかるコストは予算内に収まるか
操作画面は直感的で分かりやすいか
セキュリティ対策は万全か

複数のサービスから資料を取り寄せたり、無料体験を受けたりして、自社に最適なツールを選びましょう。

試用期間を設けて導入する

ツールの選定ができたら、特定の部署や少人数のチームを対象とした試用期間を設けて導入しましょう。トライアル導入を行うことで、実際の業務フローの中で発生する想定外の問題点や改善点を洗い出せます。

また、試用期間中に現場の担当者から直接フィードバックを集めることで、マニュアルの改善や、効果的な運用方法の発見につながります。

このステップを踏むことで、本格的にツールを導入するときのトラブルを最小限に抑えてスムーズに進めることが可能です。

システムの効果を検証して改善する

システムの導入後は、実際の効果を計測し、継続的な改善を行います。

例えば、システム導入後の以下の効果を想定します。

入社手続き一人当たりにかかる時間が何時間短縮されたか
書類の不備による手戻り件数がどれだけ減少したか
紙や印刷にかかるコストがどれだけ削減できたか

また、新入社員と人事担当者の両方から実際の使用満足度を調査し、改善点がないかも確認しましょう。

収集したデータを分析し、期待した効果が得られていない部分については、原因を特定して改善策を実施することが大切です。

入社手続きを電子化する際の注意点

入社手続きの電子化も、進め方によってはミスやトラブルの原因にもなるため注意が必要です。ここでは、電子化を成功させるために、事前に押さえておきたいポイントを紹介します。

必要な機能があるシステムを導入する
PCやスマホが苦手な人には負担になる
小規模な企業ではかえって手間が増えるリスクも
電子手続きに対応していない書類もある

必要な機能があるシステムを導入する

導入したシステムに必要な機能が備わっていないと、課題に対して直接的なアプローチができずに、業務の改善ができなくなってしまいます。そのため、電子化するシステムを選ぶ際には、自社が抱える課題を解決できる機能が備わっているかを確認しましょう。

例えば、新入社員にシステム上で手続きを進めてほしい場合にはインターネット上で契約を進められる機能が備わっている必要があります。

また、将来的な法改正にシステムが対応してくれるか、サポート体制は充実しているかといった点も、長期的に安心して利用するための重要な選定基準となるでしょう。

PCやスマホが苦手な人には負担になる

従業員のITリテラシーにバラつきがある会社や、PCが全員に貸与されていない会社では、複雑なツールを選ぶとかえって混乱させてしまうリスクがあります。そうした事態を防ぐためには、スマホでも使えて、直感的に操作できるツールを選ぶことが重要です。

小規模な企業ではかえって手間が増えるリスクも

中規模以上の企業では、電子化することで大きな効果を見込めます。しかし、従業員数名〜十数名程度の企業では、もともと入社手続き業務の負担が軽いため、そこまで変化を感じられないかもしれません。電子化する目的を明確にしたうえで、自社に合った方法で取り入れましょう。

電子手続きに対応していない書類もある

書類によっては、紙での提出が必要なケースもあります。ペーパーレスとはいっても紙での出力も必要になることは念頭に置いておきましょう。

入社手続きの電子化を簡単にする方法は？

入社手続きを電子化する際、Excelを使用したり、単に書類をスキャンして保存したりする方法も考えられます。また、書類を電子化する以外に、スムーズに業務を行うためには、関連情報の共有やマニュアル管理も重要です。

従業員の負担を軽減させ、作業効率を向上させるには、入社手続きを電子化する際に発生する資料を簡単に管理・共有できる「ツールの導入」をおすすめします。

社内wikiツールである『NotePM』は、入社手続き業務を円滑にするための情報共有に強いシステムです。
入社手続きに関するマニュアルや必要な書類のチェックリスト、各種申請フォーマットなどをNotePM上に集約することで、担当者はいつでも最新かつ正しい情報にアクセスできます。

これにより、担当者間の引き継ぎがスムーズになるだけでなく、新入社員自身が参照できる公開ページを作成すれば、問い合わせの削減にもつながります。情報や書類の共有がスムーズになるため、組織全体の業務効率化に貢献するでしょう。

入社手続きを効率化できる『NotePM』の導入事例

税理士法人末松会計事務所

税理士法人末松会計事務所では、3年間でスタッフが急増し、入所手続きが負担になっていました。そこで負担軽減のために導入したのが、社内wikiツールの「NotePM」です。

導入後は新人が分からないことがあっても、「ここに載っているよ」と伝えるだけですべて共有できるようになりました。そのうえ進捗管理も簡単になったため、入社手続きの工数を半分程度に削減することに成功しています。

入社手続きの書類を電子化して手軽に運用しましょう

煩雑な入社手続きは電子化することで、入社時の手間だけでなく、在職中の各種手続きも効率化できます。電子化ツールを導入する手間はかかるものの、コスト削減やセキュリティ強化にも役立つため、費用対効果は大きいでしょう。

電子化ツールは従業員に自分で操作してもらうことになるため、使いやすいものを選ぶことが大切です。電子化する範囲を決めたうえで、無料トライアルを活用しながら、自社にピッタリのツールを選んでみてください。