こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
企業の入社手続きでは、数多くの書類を準備する必要があります。紙媒体で用意した場合、人事担当にとっても新入社員にとっても手間がかかるでしょう。そのため近年は、入社手続きを電子化（ペーパーレス化）を進める企業も増えています。
今回は、入社手続きに関する課題や、電子化するメリット・デメリットを解説します。入社手続きの電子化に使えるツールや注意点、実際に入社手続きの電子化に成功した企業の事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
紙媒体中心の入社手続きでよくある課題
入社手続きを紙媒体中心で進めると、ミスやトラブルが発生しやすくなります。今回は紙で入社手続きを実施する際によくある課題を紹介します。
書類が多くて把握しにくい
入社時に総務が作成する主な書類は、次の6点です。
- 雇用契約書
- 労働条件通知書
- 扶養控除等申告書
- 健康保険被扶養者異動届
- 国民年金第3号被保険者届
- 入社誓約書
さらに中途採用の場合は、内定者に源泉徴収票を用意してもらわなければなりません。くわえて、入社手続き書類に書くための基礎年金番号、雇用保険被保険者証番号、給与振込口座の情報、マイナンバーなどの個人情報がすぐ分かるよう準備してもらう必要もあります。書類の数も扱う情報の種類も多いため、提出・確認漏れが発生しやすくなるでしょう。
手戻りが発生しやすい
書類に誤字脱字などの不備があった場合は、1から書き直しすることになります。とくに人の出入りが少ない企業では、入社手続きに慣れていないため、不備を見逃したまま役所などに提出してしまうかもしれません。窓口で不備を指摘され、再度修正を依頼することになるため、受理されるまでに時間がかかってしまいます。とくに健康保険は新入社員の生活に影響しやすいため、すぐ切り替えるためにもスムーズに提出することが大切です。
リモートワークに対応しにくい
紙媒体で入社手続きを行う場合、書類の受け渡しのために出社する必要があります。入社手続きの書類は個人情報を多く含むため、新入社員本人だけでなく、書類を受け取る人事担当者も出社が必要です。さらに、紙で受け取った書類を持ち帰ってしまうと紛失や悪用などのリスクが考えられるため、個人情報保護の観点から見てもリモートワーク時に撮り扱うのは難しいでしょう。
書類管理の手間がかかる
入社手続きの書類のなかには、雇用契約書のように法律で保管期限が定められているものがあります。紙媒体で受け取った場合は、個人情報保護のために鍵付きのキャビネットなどで保管することになります。さらに適切なタイミングで更新・処分する必要があるため、データよりも管理に手間がかかるでしょう。
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入社手続きを電子化するメリット
入社手続きを電子化することで、紙の場合に起きがちなミスやトラブルを防げるだけでなく、さまざまなメリットを得られます。
人事・労務情報を一元化できる
入社手続きの電子化ツールでは、雇用契約書に入力した個人情報を、経理業務や人事管理などとも連携可能です。その都度入力する必要がなくなるうえ、ミスがあってもPCやスマホですぐに修正してもらえるため、手戻りの回数や手間も抑えやすいことが魅力です。さらに、書類の変更にも出社せずに対応できるため、人事・総務がテレワークを導入しやすくなります。
手続き漏れや遅延を防ぎやすい
電子化により、入社手続きに関するタスクを一覧としてまとめやすくなります。社内ポータルの書類ダウンロードURLをリスト化したり、手続きの進捗状況管理を自動化したりといった対応も可能です。入社手続きをチェックリストとして可視化することで、新入社員の提出し忘れはもちろん、決済者の承認業務の遅れも簡単に把握できることが魅力です。
印刷コストを削減できる
ペーパーレス化するぶん、印刷費や紙代、収入印紙、郵送代などのコストカットを見込めます。また、保管のためにファイリングするためにかかる人件費や、保管場所を用意するための備品代なども削減可能です。
セキュリティを強化できる
電子化に使うツールは、高度なセキュリティ対策が行われているのが特徴です。厳格なサーバー監視や2段階認証によるログインなど、サイバー攻撃からデータを守りやすい環境が実装されています。そのため、紙よりも安全に保管しやすくなるでしょう。
入社手続きを電子化するデメリット
入社手続きを電子化するには、専用ツールを導入するコストや手間が必要です。ただし、導入することで生産性向上を図れるため、使いつづけるうちにプラスの費用対効果を得られる可能性もあります。そのため、初期費用や導入に必要な手間だけで考えず、長い目で見て判断することが大切です。
入社手続きの電子化に使えるツール
入社手続きを電子化するためのツールは、3種類あります。それぞれの機能やメリットを簡単に紹介します。
労務管理システム
労務管理システムとは、従業員の勤怠管理や給与計算、社会保険料や税金の支払いなどに必要な情報を電子化したツールです。個人情報や勤怠などは従業員が直接入力するため、人事担当の業務負担軽減につながります。
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電子契約サービス
雇用契約書のように上司の承認が必要な書類の効率化に便利なのが、電子契約サービスです。稟議を自動で行えるため、抜け漏れを防ぎやすくなります。労務管理システムと連携できるツールもあるため、手続きが簡単になることも魅力です。
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社内wikiツール
社内wikiツールは、Wikipediaのように従業員が社内のノウハウやお知らせなどを書き込んで共有できるツールです。入社手続きの流れをチェックリストにして社内wikiツールで共有することで、進捗を可視化できます。さらに入社手続き書類だけでなく、就業規則や内線表など、さまざまなお役立ち情報を集約できることも魅力です。分からないことがあったときも社内wikiを確認すれば解決するため、新入社員にとっても人事担当にとっても便利でしょう。
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入社手続きを電子化する際の注意点
入社手続きの電子化も、進め方によってはミスやトラブルの原因にもなるため注意が必要です。ここでは、電子化を成功させるために、事前に押さえておきたいポイントを紹介します。
PCやスマホが苦手な人には負担になる
従業員のITリテラシーにバラつきがある会社や、PCが全員に貸与されていない会社では、複雑なツールを選ぶとかえって混乱させてしまうリスクがあります。そうした事態を防ぐためには、スマホでも使えて、直感的に操作できるツールを選ぶことが重要です。
小規模な企業ではかえって手間が増えるリスクも
中規模以上の企業では、電子化することで大きな効果を見込めます。しかし、従業員数名〜十数名程度の企業では、もともと入社手続き業務の負担が軽いため、そこまで変化を感じられないかもしれません。電子化する目的を明確にしたうえで、自社にあった方法で取り入れましょう。
電子手続きに対応していない書類もある
書類によっては、紙での提出が必要なケースもあります。労働保険や健康保険など、役所や関係機関に提出する書類が代表例です。そのため、ペーパーレスとはいっても紙での出力も必要になることは念頭に置いておきましょう。
入社手続き電子化ツールの導入事例
税理士法人末松会計事務所では、3年間でスタッフが急増し、入所手続きが負担になっていました。そこで負担軽減のために導入したのが、社内wikiツールの「NotePM」です。導入後は新人が分からないことがあっても、「ここに載っているよ」と伝えるだけですべて共有できるようになりました。そのうえ進捗管理も簡単になったため、入社手続きの工数を半分程度に削減することに成功しています。
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まとめ
煩雑な入社手続きは電子化することで、入社時の手間だけでなく、在職中の各種手続きも効率化できます。電子化ツールを導入する手間はかかるものの、コスト削減やセキュリティ強化にも役立つため、費用対効果は大きいでしょう。電子化ツールは従業員に自分で操作してもらうことになるため、使いやすいものを選ぶことが大切です。電子化する範囲を決めたうえで、無料トライアルを活用しながら、自社にピッタリのツールを選んでみてください。
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