こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内の情報共有をスムーズに行うために、ビジネス向けのGoogleサービス「Google workspace」を検討している企業も多いでしょう。Google workspace はGoogleアカウントと同じ感覚で使える便利なグループウェアです。しかし、合う企業と合わない企業があるため、メリットやデメリットをしっかり理解して慎重に検討することが重要です。
この記事では、Google workspaceの概要やメリット・デメリットについて紹介します。Google workspaceで業務効率アップを図りやすい企業と、合わない可能性が高い企業の特徴も事例を交えて紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
Google Workspace（旧G Suite）とは
Google Workspace は、Googleが提供するクラウド型のグループウェアです。もともとはG Suiteという名称でしたが、2020年からGoogle Workspaceに変更になっています。ここでは、Google Workspaceの概要について簡単に紹介します。
無料アカウントとの違い
Google Workspaceと一般のGoogleアカウントとの主な違いは3つあります。
- 独自ドメインのGmail****アドレスを作成できる
無料アカウントのドメインは「@gmail.com」で統一されていますが、Google Workspaceでは自由に設定できます。ドメイン数は最大600個設定できるため、部署ごとや子会社ごとのドメインも取得可能です。
- 大容量のストレージを利用できる
無料アカウントにも15GBのストレージ容量がありますが、Google Workspaceはプランによって1ユーザーあたり30GB・2TB・5TBのストレージが付与されます。ストレージはGmailやGoogleドライブなどのサービスで利用でき、2TB以上のプランであれば容量制限をほとんど気にせず利用可能です。
- 管理者機能が追加される
Google Workspace では、Google 管理コンソールを利用して社内のすべてのアカウントを管理できます。アカウントの追加・削除、セキュリティ設定、アプリの設定などを一括で行えるので、管理の手間を削減できます。
Google Workspaceの代表的な機能
Google Workspaceでは、Gmail、Googleドライブ（Googleドキュメント、Googleスプレッドシート）、Googleカレンダー、Google Meet、Google フォーム、Googleサイトなどのアプリを利用できます。各アプリでのファイルや情報の共有も簡単に行えるため、社内での連携もスムーズです。
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Google Workspaceのメリット
国内外のさまざまな企業で導入されているGoogle Workspaceの、代表的なメリットを3つ紹介します。
低コストで運用可能
Google Workspaceはもっとも低価格なプランで、1ユーザーあたり月額680円（1年契約の場合）です。もっとも高価なプランも月額2,000円ほどですので、低コストで運用できます。
・ Business Starter：680円（30GB）
・ Business Standard：1,360円（2TB）
・ Business Plus：2,040円（5TB）
出典：Google Workspace の料金設定 | Google Workspace (旧 G Suite)
※2023年9月時点の情報です。
マルチデバイスに対応
Google Workspaceは、無料のGoogleアカウントと同様に、Google chromeをはじめとするブラウザから利用できます。そのため、1つのアカウントでPC・タブレット・スマホなどさまざまなデバイスで場所を問わず閲覧可能です。リモートワーク時や外出中の社員とのやり取りにも便利に使えます。
高度なセキュリティ
Google Workspaceでは、Google社の高度なセキュリティを駆使してデータを暗号化して保管します。そのため、データの損失や流出、迷惑メールなども防げるでしょう。アメリカ本国でも、軍や州政府など機密情報を数多く扱う組織でも使われているほど信頼性が高いセキュリティを実装しています。
Google Workspaceのデメリット
Google Workspaceは使い方や環境によっては使いづらいと感じるかもしれません。ここでは、Google Workspaceのデメリットを3つ紹介します。
使いこなせるツールはごく一部
Google Workspaceには60を超えるツールが備わっていますが、よく使われるツールは5〜10種類程度です。全部を使いこなすのは不可能に近いでしょう。ほとんどのツールは触らないままなので、もったいないと感じる可能性があります。
初期設定やルールづくりが必要
社内の情報共有用にGoogle Workspaceを導入するには、アカウントを管理するための初期設定や、ルール作りが必要です。また、管理コンソールを使って制限をかけないかぎり、メールアドレスとパスワードさえ分かればどの端末でもログインできてしまいます。セキュリティを確保するためにも、社用PC・スマホ以外で使用しないよう義務づけるなどの啓蒙活動も大切です。
カスタマイズ性が乏しい
Google Workspaceのアプリは手軽に使える一方で、カスタマイズ性が乏しいことが特徴です。たとえばGoogleサイトでポータルサイトを作ろうとしても、実現できるデザインには限りがあります。また、Googleドライブにはさまざまなデータが集約される一方で、フォルダの整理整頓をこまめに行わないと、探したいデータを見つけづらくなります。そうした使いづらさが原因となって、社内で浸透しない可能性があるでしょう。
Google Workspaceが合う企業・合わない企業の特徴
Google Workspaceは自社に向いている情報共有手段なのでしょうか。Google Workspaceに向いている企業と向いていない企業の特徴を、事例を交えて紹介します。
全員が高度なITリテラシーを持つ企業には合う
社員全員にGoogleドライブや Googleカレンダーなどの基本ツールを使いこなせるほどのITリテラシーがあれば、Google Workspaceは非常に便利です。導入コストは低いうえ、自社でサーバーを持つ必要もないため、運用にあたっての費用・手間の負担も抑えられます。最大利用人数が300名までですので、300名以下の中小規模の企業にも適しています。
Google Workspaceの導入に成功したのが、日本・米国・香港でオンライン証券を取り扱う「マネックスグループ」です。オンプレミス型のシステムからGoogle Workspaceに移行したことで、60％のコスト削減と、運用管理負担軽減を実現できました。
出典：マネックスグループ株式会社: 導入事例 – Google Workspace
ITリテラシーに差がある企業には合わない
Google Workspaceは機能が豊富だからこそ、すべて使いこなせなかったり、似た機能を持つ別のツールへと情報が分散してしまったりする可能性があります。ツールを使って情報共有の習慣づくりするのであれば、社内wikiのように必要な機能のみに絞った製品がおすすめです。
Google Workspaceから社内wikiツールへの移行したのが、従業員約70名のECサイト運営企業「株式会社クラダシ」です。Google Workspaceでナレッジ共有を行っていた頃は、情報があちこちに分散してしまって欲しい情報が見つからないことが課題でした。シンプルで検索性の高い社内wikiツール「NotePM」に移行したことで、「あれはどこにあるんだっけ？」と探す時間のロスが減ったそうです。
関連記事：【導入事例】成長企業のナレッジを手軽に一元管理！ – 株式会社クラダシ
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まとめ
Google workspaceは高度なセキュリティで60以上のGoogleサービスが利用できる便利なグループウェアですが、社内で十分活用するためには入念な下準備が必要です。管理には一定のITリテラシーが必要になる一方で、カスタマイズ性が乏しいため、使い方によっては不便さ感じる可能性があります。そうした理由から、せっかく導入しても思ったように社内で浸透しない可能性もあります。導入目的やユーザー数、社員のITリテラシーなどを整理して、 Google workspaceが自社に合ったグループウェアかどうか検討してください。
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NotePMの特徴
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- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
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