ナレッジマネジメントとは、企業や組織が持つ知識やノウハウを体系的に整理・共有し、業務効率や生産性を高める手法です。情報の属人化を防ぎ、社員育成や組織全体の連携を強化することも可能です。
一方で、ナレッジの維持や共有には時間や手間がかかるほか、社員が知識を活用しないリスクもあります。
そこで本記事では、ナレッジマネジメントのメリット・デメリットや、ツール導入の効果、成功事例までわかりやすく解説します。これからナレッジマネジメントを整備していきたい企業の担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
ナレッジマネジメントとは？わかりやすく解説
ナレッジマネジメントとは、社員が持つ知識や経験を組織全体で共有・活用する取り組みです。個人の頭の中にある暗黙知を、マニュアルやデータなどの形式知に変えて誰でも使える状態にします。
知識が特定の人に偏ると、必要な情報を探すのに時間がかかり、業務効率が下がります。ナレッジマネジメントを導入することで情報がスムーズに流れ、仕事の標準化や効率化を推進できるでしょう。
結果として、生産性の向上や新しい価値の創出、企業全体の競争力アップにつながる有効な取り組みです。
ナレッジマネジメントについては、以下の記事で詳しく解説しています。どのようなものかさらに理解したい方は、あわせてご覧ください。
＞関連記事：チーム力を向上するナレッジマネジメントとは？ありがちな失敗例と、成功に導く方法を紹介
ナレッジマネジメントのメリット
ナレッジマネジメントには、以下の5つのようなメリットがあります。
- 業務効率・生産性を高める
- 属人化を解消する
- 人材育成を促進する
- 組織内の連携を深める
- 新しい知識を創出する
業務効率・生産性を高める
ナレッジマネジメントを導入すると、必要な情報を探す時間を大幅に短縮することが可能です。業務マニュアルや事例集などを一元管理することで、誰でもすぐに知識にアクセスできる環境が整います。
これにより「どこに情報があるかわからない」「担当者に確認しないと進められない」といった手間が減り、作業スピードが向上します。さらに、優れたノウハウや成功事例を共有することで、社員全員が高いパフォーマンスを発揮できるようになり、組織全体の生産性向上にもつながるでしょう。
属人化を解消する
属人化とは、業務が特定の人に依存してしまう状態のことです。ナレッジマネジメントを活用すれば、重要な知識やノウハウを文書化・データ化して共有できるため、誰でも同じ業務を遂行できるようになります。
その結果、担当者が休職や退職をしても、業務が滞るリスクを減らせるのがメリットです。また、特定の社員に負担が集中しなくなり、組織全体のバランスも改善されます。引き継ぎもスムーズに行えるため、異動や配置転換の際にも混乱を防ぎ、安定した業務運営が可能になるでしょう。
人材育成を促進する
蓄積されたナレッジは、新人教育やスキル向上に活用できます。過去の事例や業務のコツ、よくある質問と回答をナレッジとして整理することで、指導担当者の負担を減らしながら効率的な育成が可能になります。
新人は、必要な情報を自ら学べる環境に置かれ、先輩社員の知識も体系的に受け継がれるのです。また、業務でつまずいた際にも、ナレッジを参照することで解決の糸口をつかみやすくなり、学びの機会が増えます。
このように、組織全体のスキルアップと成長を後押しする仕組みも構築可能です。
組織内の連携を深める
ナレッジを部署や拠点を越えて共有すると、部門間の連携がスムーズになります。たとえば、開発部が蓄積した製品知識を営業やカスタマーサポートにも展開すれば、営業活動や顧客対応の質が向上するでしょう。
店舗間で顧客対応の事例やトラブル対策を共有すれば、どこでも同じレベルのサービスを提供できます。こうした情報共有は、部門間の壁を低くし、組織全体の一体感を高める効果もあります。
結果的に、顧客満足度や社内の信頼関係が向上し、事業の成長にも寄与するでしょう。
新しい知識を創出する
ナレッジマネジメントは、単に知識を蓄積するだけでなく、新たな知識や価値を生み出す基盤にもなります。成功事例や失敗事例を分析することで、改善策や新しいアイデアが生まれます。
また、異なる部門や社員の知識が組み合わさることで、今までになかったサービスや製品の開発にもつながるでしょう。さらに、共有の過程で、業務プロセスの見直しや効率化案が生まれることも多く、企業独自の強みを強化することが可能です。
このように、ナレッジマネジメントは継続的なイノベーションを促す重要な仕組みと言えます。
ナレッジマネジメントのデメリット
ナレッジマネジメントのデメリットは、以下の2つです。デメリットも理解したうえで、導入を検討してみましょう。
- ナレッジの維持管理に時間と労力がかかる
- 社員が知識を活用・共有しないリスクがある
ナレッジの維持管理に時間と労力がかかる
ナレッジマネジメントは、知識やノウハウを集めるだけで終わりではありません。集めた情報を整理・分類し、重複や矛盾がないか確認し、さらに内容が古くなっていないか定期的に更新する必要があります。
情報量が増えるほど管理作業は複雑化し、検索性を保つためのフォーマット整備やタグ付け、分類ルールの見直しなども必要になります。これらは日常業務とは別に行うため、担当者や関係部署に負担がかかるでしょう。
社員が知識を活用・共有しないリスクがある
ナレッジを蓄積しても、社員がうまく活用・共有できない可能性があります。活用されない理由には、以下3つのような要因が考えられます。
- 必要な情報を探しにくい
- 求める内容がそもそも登録されていない
- 情報が古くて信頼できない
また、日常業務の忙しさからナレッジ提供に時間を割けなかったり「自分の知識は特別なものではない」と思い込み、共有を避けたりするケースもあるでしょう。こうした状況が続くと、ナレッジマネジメントが形骸化し、属人化の問題が再発する恐れがあります。
ナレッジマネジメントツールを導入する3つのメリット
ナレッジマネジメントを行う際には、ナレッジマネジメントツールを活用するのがおすすめです。ツール導入の3つのメリットについて、解説します。
- ナレッジの収集・共有を効率化できる
- 他システムとの連携で情報の一元管理ができる
- ナレッジの活用が定着しやすくなる
ナレッジの収集・共有を効率化できる
ナレッジマネジメントツールを導入すると、社員間での情報共有がスムーズになります。たとえば「自分の知識は他の社員に役立たない」と感じ、ノウハウや経験が個人に留まることもあるでしょう。
ツール上で質問・回答を行う仕組みを整えることで、社員が抱える業務上の困りごとや成功事例を自然に集められます。質問に対する回答がナレッジとして蓄積されるため、過去の対応例やノウハウを検索して参照することが容易になり、情報の活用スピードも向上します。
他システムとの連携で情報の一元管理ができる
多くのナレッジマネジメントツールは、プロジェクト管理ツールやチャットツールなどと連携可能です。これにより、顧客情報や業務進捗とナレッジを一元管理でき、必要な情報を複数の場所で探す手間を省けます。
たとえば、営業やカスタマーサポートが顧客情報とナレッジを同時に参照できれば、対応のばらつきや誤解を防ぐことが可能です。さらに、部署間での情報共有が容易になり、顧客対応や業務処理のスピード・正確性が向上します。
統合的な情報管理によって、組織全体の生産性も高まるでしょう。
ナレッジの活用が定着しやすくなる
ツールを利用することで、蓄積されたナレッジが特定の人に依存せず、組織全体で活用できる環境が整います。社員は必要な情報をいつでも参照できるため、業務の属人化を防ぎ、急な休職や退職が発生しても業務を滞らせません。
また、日常的にツールを使う習慣が定着することで、知識の共有や活用が自然に行われる組織文化が育まれます。これにより、ナレッジを活かした意思決定や改善活動が促進され、組織全体のスキルアップにも貢献するでしょう。
ナレッジマネジメントツールを導入するデメリット・注意点
ナレッジマネジメントツールは便利なものですが、デメリット・注意点もあります。
- 導入や運用にコストがかかる
- 社員がツールを使いこなせない場合がある
導入や運用にコストがかかる
ナレッジマネジメントの導入には、自社に適したシステムやツールの選定・環境構築・初期データの収集と整理など、多くの準備工程が必要です。ツールの選定には比較検討やデモ利用などの時間がかかり、構築段階ではIT部門や外部ベンダーとの調整も発生します。
さらに、制度として定着させるためには、社員の参加を促す仕組みや評価制度の設計、継続的な運用体制の構築が不可欠です。これらの対応には金銭的なコストだけでなく、人材の確保や時間的リソースも必要です。
そのため、短期間で効果を得るのは難しく、中長期的な投資として考える必要があります。
社員がツールを使いこなせない場合がある
ナレッジマネジメントツールを導入しても、社員が十分に使いこなせない場合があります。主な原因は、ツール自体の操作が複雑であったり、必要な機能や検索方法が理解されていなかったりすることです。
情報登録や更新の手間が面倒だと感じると、ナレッジの蓄積や活用が滞り、せっかく導入したツールの効果が十分に発揮されません。さらに、ツールの利用が習慣化していない場合、必要な情報を探すのに時間がかかり、かえって業務効率を下げてしまうこともあります。
ナレッジマネジメントツールは『NotePM』が一番おすすめな理由
ナレッジマネジメントツールを選ぶなら『NotePM』が一番おすすめです。その理由は、以下の3つです。
- ナレッジ共有・蓄積を効率化できる
- 高精度な検索で情報をすぐに見つけられる
- ユーザートレーニングが不要で導入しやすい
NotePMは、ナレッジの共有や蓄積を効率的に行える社内向けツールです。マニュアル・議事録・日報など、あらゆるドキュメントを一元管理できます。そのため、情報が特定の社員に偏る属人化を防ぎ、誰でも必要な知識へ迅速にアクセスできるようになります。
作成したドキュメントだけでなく、Word・Excel・PDFなどのファイル内容も全文検索できるため、探す手間を大幅に削減し、業務効率の向上にもつながるでしょう。
操作は直感的で簡単なので、社員向けのトレーニングがほとんど不要です。加えて、公式の活用ガイドや資料も充実しており、無料お試し期間で使用感を確認できます。NotePMであれば、導入後すぐに社内ナレッジの活用を定着させやすいでしょう。
NotePMの評判については、以下の記事でまとめています。メリット・デメリットを詳しく確認したい場合は、ぜひあわせてご覧ください。
＞関連記事：NotePMの評判まとめ｜メリット・デメリットや料金など網羅的に解説
ナレッジマネジメントツール『NotePM』を使って成功した事例
『NotePM』を導入し、ナレッジマネジメントに成功した事例を2つ紹介します。
- 株式会社もしも
- 株式会社相鉄ホテルマネジメント
株式会社もしも
株式会社もしもは、アフィリエイト事業を展開する企業で、個人メディアの収益化を支援する「もしもアフィリエイト」を運営しています。全社的なナレッジ共有が進まず、情報が属人化していたため、簡単に使えて社内に浸透しやすいNotePMを導入しました。
Slack連携ができる点と、検索性の高さも導入の後押しになりました。NotePM導入後は、社員が積極的にナレッジを投稿し、チーム内での情報共有やアウトプットの習慣が定着しています。業務効率の向上と、知識の可視化に成功した事例です。
株式会社もしもの導入事例をさらに詳しく見たい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
＞関連記事：【導入事例】 チャット連携の柔軟性が魅力。社内のナレッジ共有がスムーズに！ – 株式会社もしも
株式会社相鉄ホテルマネジメント
株式会社相鉄ホテルマネジメントは、直営ホテルとパートナーホテル事業を展開する企業です。従来はスーパーバイザーと呼ばれるスタッフがサポート業務を担当していましたが、知識の差や業務効率の課題があり、NotePMを導入しました。
誰でも簡単に使えて、閲覧制限や情報整理も柔軟に設定できる点が魅力でした。NotePM導入後は、専門部署から直接情報を発信できるようになり、効率化とナレッジ共有文化の定着が進んでいます。
株式会社相鉄ホテルマネジメントの導入事例は、以下の記事で詳しく紹介しています。ぜひあわせてチェックしてみてください。
＞関連記事：【導入事例】 ナレッジ共有で新たなサポート体制を構築 – 株式会社相鉄ホテルマネジメント
ナレッジマネジメントはツールを活用してメリットを最大限に発揮しよう
ナレッジマネジメントを効果的に進めるには、ツールの活用が欠かせません。知識やノウハウを共有・蓄積する仕組みを整えることで、属人化を防ぎ、業務効率や生産性の向上、人材育成の促進につながります。
しかし、維持管理の負担や社員が活用しないリスクといった課題もあるため、使いやすさや定着性に優れたツールを選ぶことが重要です。
『NotePM』であれば、検索性の高さや直感的な操作性に定評があり、導入後すぐに成果を出しやすいでしょう。ナレッジマネジメントの効果を最大限に発揮するには、こうしたツールを上手に活用し、知識が循環する仕組みを組織に根付かせることが成功のカギとなります。
