経緯報告書は、業務内で発生した事象や出来事について、経緯を報告するために作成する文書です。関係各所に素早く正確に事態の経緯と対応策を報告する役割があります。
テンプレートを活用すれば、効率よく経緯報告書を作成できるようになるでしょう。また、作成シーンにあったテンプレートを使用することで、よりスピーディーに作成・共有できるようになります。
本記事では、経緯報告書の書き方を解説します。シーン別に使用可能なテンプレート・例文6種類もあわせて紹介しますので、経緯報告書について詳しく知りたい方は、ぜひ最後までお読みください。
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目次
経緯報告書とは？顛末書との違いも解説
経緯報告書とは、業務内で発生した事象や出来事について、その経緯を関係各所に報告するための文書です。主に問題やトラブルが起きたときに作成が求められ、問題が解決するまでの状況を明確に伝える役割があります。
経緯報告書と似た役割をもつ書類に「顛末書（てんまつしょ）」があり、2つの書類の違いは作成するタイミングです。経緯報告書は問題やトラブルが解決する前に作成され、事態の進行状況や対応策を記載します。
これに対し、顛末書は事態が収集した後に作成され、問題発生から解決までの全体の流れを記録する文書です。どちらも提出先との関係性を構築するために重要な文書であり、丁寧かつスピーディーな作成が求められ、テンプレートの活用が有効といえます。
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経緯報告書の作成・提出が必要なシーン
経緯報告書は、主に以下のようなシーンで作成します。
【社内向け】
- 問題発生時
- 問題解決後
- 経営層や上司向けて定期的に提出
【社外向け】
- 顧客対応やトラブル発生時
- 法的トラブルやクレーム対応時
- 取引先に向けて定期的に提出
提出先は大きく分けて社内向け、社外向けの2つに区分されます。本記事では、それぞれに対応する経緯報告書のテンプレート・例文を解説するため、作成目的にあわせてご活用ください。
経緯報告書の項目と書き方｜基本型のテンプレート・例文解説
経緯報告書の書き方を知るには、記載するべき項目を知っておくことが大切です。ここでは、経緯報告書に記載するべき項目と書き方を知るために、基本型のテンプレート・例文を紹介します。
ここで紹介するテンプレートはあくまで基本型のため、柔軟に項目を変更し、使用しやすいテンプレートを作成してみてください。
経緯報告書テンプレート（基本型）
経緯報告書
- 報告日: [日付]
- 報告者: [氏名/部署名]
- 宛先: [宛名/部署名]（必要に応じて）
1. 件名
発生した問題や事象の内容を簡潔に記載。
2. 背景・経緯
問題が発生するに至った背景や経緯を時系列で簡潔に記載。
3. 発生した問題の概要
発生した問題の具体的な内容、影響範囲、関係者への影響などを簡潔に説明。
4. 対応策および現状
取られた対応策と現在の状況を簡潔に記載。
5. 今後の対応方針および再発防止策
今後の対応予定や再発防止策について簡潔に説明。
6. 添付資料（必要に応じて）
関連する資料やデータがある場合、ここに記載。
経緯報告書例文（基本型）
経緯報告書
- 報告日: [日付]
- 報告者: [氏名/部署名]
- 宛先: [宛名/部署名]（必要に応じて）
1. 件名
システム障害発生に関する経緯報告
2. 背景・経緯
2024年8月1日、新規システムの導入を開始しましたが、その後、アクセス障害が頻発するようになりました。
3. 発生した問題の概要
8月10日、システム全体が停止し、社内全体の業務に影響が出ました。
4. 対応策および現状
システム復旧作業を即座に開始し、8月12日には業務の70%が再開しました。
5. 今後の対応方針および再発防止策
問題の根本原因を特定し、再発防止のためのシステム監視体制を強化します。また、スタッフの再教育も実施予定です。
6. 添付資料（必要に応じて）
システム障害発生時のログデータ（別紙添付）
＞関連記事：わかりやすい「報告書」の書き方ガイド｜効果的なテクニックやビジネスでの重要性を紹介
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【シーン別】社内向け経緯報告書のテンプレート・例文3種
社内向けに経緯報告書を作成する際に使用できるテンプレート・例文を3種類紹介します。
- 問題発生時に作成する経緯報告書
- 問題解決後に作成する経緯報告書
- 経営層や上司向けて定期的に提出する経緯報告書
シーン別でテンプレートを使い分けることで、作成目的に合った経緯報告書をスピーディーに作成できます。それぞれ詳しく見ていきましょう。
＞関連記事：社内文書の書き方とは？ポイントや注意点を徹底解説（例文あり）
問題発生時に作成する経緯報告書
テンプレート
- 報告日: [日付]
- 報告者: [氏名/部署名]
1. 件名
問題発生に関する簡潔なタイトル
2. 背景・経緯
問題発生の背景および発生に至る経緯を時系列で記載
3. 発生した問題の概要
問題の具体的な内容、影響範囲、関係者への影響などを記載
4. 対応策および現状
現在までに行った対応策と、その成果や現状を説明
5. 今後の対応策
今後の対応予定や再発防止策について記載
例文
- 報告日: 2024年8月18日
- 報告者: 佐藤花子／技術部
1. 件名
システム障害発生による業務停止について
2. 背景・経緯
2024年8月17日、定期メンテナンス中にサーバー設定の誤操作があり、社内システムにアクセスできない状況が発生しました。
3. 発生した問題の概要
全社的にシステムが停止し、業務に大きな支障が生じました。
4. 対応策および現状
緊急対応として、システム復旧作業を実施し、現在は80%のシステムが復旧済みです。
5. 今後の対応策
今後、システムの完全復旧と再発防止策として設定手順の見直しを行います。
問題発生時に作成する経緯報告書は、問題やトラブルが発生した際に、その経緯や対応を整理して報告するために作成します。報告書には主に、問題の詳細と解決策、再発防止策を記載します。
問題発生時に作成する経緯報告書は、企業や組織が問題に対して適切な対応を行い、信頼を維持するために不可欠な文書です。正確かつ素早く報告書を作成するためにも、テンプレートを活用しましょう。
問題解決後に作成する経緯報告書
テンプレート
- 報告日: [日付]
- 報告者: [氏名/部署名]
1. 件名
解決済みの問題に関する簡潔なタイトル
2. 問題発生から解決までの経緯
問題が発生し、その後解決に至るまでの経緯を時系列で記載
3. 解決策の詳細
実施した解決策とその成果を具体的に記載
4. 今後の対応策
今後の再発防止策や改善点について記載
例文
- 報告日: 2024年8月20日
- 報告者: 佐藤花子／技術部
1. 件名
システム障害の解決報告
2. 問題発生から解決までの経緯
2024年8月17日に発生したシステム障害は、8月19日までに完全復旧しました。問題の原因はサーバー設定の誤操作でしたが、即座に対応を行い、業務が再開されました。
3. 解決策の詳細
システム復旧のための緊急対応を行い、その後、再発防止策としてサーバー設定手順の見直しとスタッフへの再教育を実施しました。
4. 今後の対応策
再発防止のため、今後も定期的なシステム監査を行い、問題の早期発見と対応を図ります。
問題解決後に作成する経緯報告書は、問題やトラブルが解決した後、解決に至った経緯や対応策、再発防止策を報告するために作成します。この報告書は、問題解決に関わった関係者や管理層に対して、どのように問題が解決されたかを明確に伝える役割があります。
問題解決後に作成する経緯報告書は、問題解決の過程をしっかりと記録し、再発防止に向けた組織的な取り組みを促進するための重要な文書です。
経営層や上司向けて定期的に提出する経緯報告書
テンプレート
- 報告日: [日付]
- 報告者: [氏名/部署名]
1. 件名
プロジェクトや業務進捗に関する簡潔なタイトル
2. 現状の進捗状況
現在の進捗状況や達成した成果を具体的に記載
3. 課題と対応策
現状の課題や問題点、その対応策について記載
4. 今後の予定と目標
今後の進捗予定や目標、改善策を記載
例文
- 報告日: 2024年8月25日
- 報告者: 田中一郎／プロジェクトマネージャー
1. 件名
新規プロジェクトの進捗報告
2. 現状の進捗状況
現在、プロジェクトの50%が完了しており、予定通りの進行です。とくに、新製品の開発が順調に進んでいます。
3. 課題と対応策
一部のサプライチェーンで遅延が発生しており、これに対する対応策として新たな供給ルートの確保を進めています。
4. 今後の予定と目標
次のフェーズでは、製品テストと市場投入に向けた準備を行い、年内に販売開始を目指します。
経営層や上司に向けて定期的に提出する経緯報告書は、たとえば以下のような内容を伝える際に作成します。
- プロジェクトや業務の進捗状況
- 業務内で達成した成果と達成に至った経緯
本報告書は、経営層や上司が組織全体や特定のプロジェクトの現状を把握し、適切な意思決定や指導を行うための重要な情報源です。組織の健全な運営や戦略的な意思決定に欠かせない情報を提供するための重要な文書です。
【シーン別】社外向け経緯報告書のテンプレート・例文3種
次に、社外向けに提出が求められる経緯報告書のテンプレート・例文を3種類紹介します。
- 顧客対応やトラブル発生時に作成する経緯報告書
- 法的トラブルやクレーム対応の際に作成する経緯報告書
- 取引先に向けて定期的に提出する経緯報告書
それぞれ詳しく解説します。
顧客対応やトラブル発生時に作成する経緯報告書
テンプレート
- 発行日: [日付]
- 発行者: [会社名/部署名]
1. 件名
顧客対応やトラブル発生に関する簡潔なタイトル
2. 発生したトラブルの概要
トラブルの内容、原因、影響範囲を記載
3. これまでの対応策と現状
これまでに行った対応策と現状を記載
4. 今後の対応策とお詫び
今後の対応策、再発防止策、顧客へのお詫びの言葉を記載
例文
- 発行日: 2024年8月18日
- 発行者: 株式会社XX／カスタマーサポート部
1. 件名
製品不具合に関するお詫びと対応について
2. 発生したトラブルの概要
2024年8月10日に販売開始された製品「XX-3000」において、一部の顧客から動作不良の報告がありました。原因は製造工程での不備によるものでした。
3. これまでの対応策と現状
不具合の報告を受けた後、速やかに調査を行い、該当製品の回収と無償交換を開始しました。現在、約80%の顧客に対する対応が完了しています。
4. 今後の対応策とお詫び
今後、製造工程の見直しを行い、品質管理を強化します。この度はご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
顧客対応やトラブル発生時に作成する経緯報告書は、顧客との取引やサービス提供時に発生した問題の経緯や対応策を報告するために作成します。本報告書は、顧客との信頼関係を維持・修復するために重要です。
問題の原因や周囲に与える影響、今後の対応策を伝え、顧客に誠意を示して安心感を与えることを目的としています。顧客対応やトラブル発生時に作成する経緯報告書は、顧客に対する組織の対応姿勢を示し、誠実さをアピールするための重要な文書です。
法的トラブルやクレーム対応の際に作成する経緯報告書
テンプレート
- 発行日: [日付]
- 発行者: [会社名/部署名]
1. 件名
法的トラブルやクレームに関する簡潔なタイトル
2. 発生したトラブルの概要
トラブルの内容、原因、影響範囲を記載
3. 対応策と現状
法的対応やクレーム対応の進捗状況を記載
4. 今後の対応策とお詫び
再発防止策や今後の対応、関係者へのお詫びを記載
例文
- 発行日: 2024年8月20日
- 発行者: 株式会社XX／法務部
1. 件名
契約違反に関する法的対応について
2. 発生したトラブルの概要
弊社と契約中の取引先A社から、契約内容に反する行為が確認されました。この件により、一部業務が停止し、取引に支障が生じました。
3. 対応策と現状
法務部にて詳細な調査を行い、弁護士を通じて正式な通知を行いました。現在、A社との交渉が進行中です。
4. 今後の対応策とお詫び
引き続き法的手続きを進め、契約遵守を求めてまいります。また、この件に関してご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
法的トラブルやクレーム対応の際に作成する経緯報告書は、企業や組織が法的な問題や重大なクレームに直面した際に、事態が起きた経緯や対応策を報告するために作成します。
経緯報告書を通して、関係者や顧客に対して適切な対応を行ったことを示し、問題解決や信頼回復を図る役割があります。法的トラブルやクレーム対応の際に作成する経緯報告書は、関係者との関係性修復に欠かせない文書といえるでしょう。
取引先に向けて定期的に提出する経緯報告書
テンプレート
- 発行日: [日付]
- 発行者: [会社名/部署名]
1. 件名
取引先向け定期報告に関する簡潔なタイトル
2. 現状の進捗状況
現在の進捗状況や成果を記載
3. 課題と対応策
現状の課題や対応策について記載
4. 今後の予定と目標
今後の予定や目標について記載
例文
- 発行日: 2024年8月25日
- 発行者: 株式会社XX／営業部
1. 件名
共同プロジェクトの進捗報告
2. 現状の進捗状況
現在、プロジェクトの75%が完了しており、予定通り進行中です。新しいマーケティング戦略が成果を上げています。
3. 課題と対応策
一部の販路拡大において遅延が発生していますが、これに対する対応策として、追加のリソースを投入しています。
4. 今後の予定と目標
今後のフェーズでは、さらなる市場調査と販売チャネルの拡大を図り、今年度内に目標売上を達成する予定です。
取引先に向けて定期的に提出する経緯報告書は、担当するプロジェクトや業務における、今後の計画や対応策などを定期的に報告するために作成します。経緯報告書の作成により、取引先とのコミュニケーションがより円滑になり、プロジェクトや業務の透明性を確保できます。
本経緯報告書は、先方との関係性構築に欠かせない重要なコミュニケーションツールです。適切に作成・共有することで、共同プロジェクトや業務がスムーズに進行するのを支えてくれるでしょう。
経緯報告書を送付する際のメール本文の書き方・例文
経緯報告書は、基本的に提出が求められる文書です。提出先によっては、メールでの送付が必要な場合があります。とくに、社外への共有ではメールを使用することが多いでしょう。経緯報告書は社内外の情報を記載する文書のため、情報漏洩防止の観点から送付先を誤らないよう注意する必要があります。
事前に上司にメール送信の可否を確認し、可能な限りパスワード付きの添付ファイルで送付しましょう。誤りなくスピーディーに共有するためにも、テンプレート・例文からメール本文の書き方を学んでおくことが重要です。
メール本文のテンプレート
メールタイトル【経緯報告書送付】[件名]に関するご報告
メール本文
件名: [件名]に関する経緯報告書の送付について
[お取引先様名]
[会社名]の[あなたの名前]でございます。
平素より大変お世話になっております。
この度、[件名]に関する経緯報告書を取りまとめましたので、ご報告いたします。
添付ファイルに詳細な内容を記載しておりますので、ご確認いただけますと幸いです。
何かご不明点やご質問がございましたら、どうぞご遠慮なくお問い合わせください。
今後とも、引き続きよろしくお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
メール本文の例文
メールタイトル【経緯報告書送付】製品「YY-200」に関する不具合対応のご報告
メール本文
件名: 製品「YY-200」に関する不具合対応の経緯報告書の送付について
株式会社ZZ様
株式会社XXの山田太郎でございます。
平素より大変お世話になっております。
この度、製品「YY-200」に関する不具合対応の経緯報告書を取りまとめましたので、ご報告申し上げます。
添付ファイルにて詳細をご確認いただけますと幸いです。
何かご不明点やご質問がございましたら、どうぞご遠慮なくお問い合わせください。
今後とも、引き続きご愛顧賜りますよう、お願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
山田太郎
営業部
株式会社XX
03-1234-5678
taro.yamada@xx.co.jp
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経緯報告書を作成する際のポイント
経緯報告書をわかりやすく作成するためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。とくに、以下4つのポイントを意識することで、説得力のある読みやすい経緯報告書を作成できるでしょう。
- 日時を添えて時系列順に書く
- 5W1Hを意識して詳細に書く
- 原因と対策を書く
- スピード感をもって作成・提出する
それぞれ詳しく解説します。
日時を添えて時系列順に書く
経緯報告書を書く際は、出来事や行動を時系列順に整理して記載することが重要です。「経緯を報告すること」を目的とした文書のため、記載する順序を意識することで、読み手は報告内容をスムーズに理解できます。
また、日時を添えることで、報告がより正確で信頼性の高いものになるでしょう。具体的な日付・時間の記載があると、後から状況を振り返る際にもわかりやすくなります。とくに、問題発生時に作成する経緯報告書では、日時を添えて時系列順に書くことは必須です。
5W1Hを意識して詳細に書く
経緯報告書を受け取る読み手は、基本的に現場に不在であることが想定されます。そのため、その場にいない人でも状況をイメージできるよう書くことが求められます。内容を漏れなく具体的に伝えるために、5W1H（Who、What、When、Where、Why、How）を意識して書くことが重要です。
5W1Hは「誰が」「何を」「いつ」「どこで」「なぜ」「どのように」を意味します。5W1Hを徹底して報告書に記載することで、具体的でわかりやすく、信頼性の高い報告書を作成できるようになるでしょう。
原因と対策を書く
トラブルや問題が発生した際に作成する経緯報告書には、原因とそれに対する対策を明確に記載することが重要です。問題がなぜ発生したのか、どのような要因が影響したのかを詳細に分析し、報告書に反映させることで、再発防止策や今後の改善策を立てるのに役立ちます。
原因と対策を書くことで、報告書が単なる経過報告にとどまらず、再発防止や次のステップに進む指針となるでしょう。報告書作成者の問題解決能力の高さが読み取れ、読み手に安心感を与えます。
スピード感をもって作成・提出する
経緯報告書は、正確さと同時にスピード感も求められる文書です。問題が発生した場合やプロジェクトが進行中の場合、関係者は迅速な情報共有を必要としています。そのため、報告書は可能な限り早く作成し、提出することが重要です。
迅速な対応は、問題の早期解決や関係者の不安を和らげることにつながります。スピード感をもって報告書を作成するためには、日々の進捗をしっかりと記録しておき、必要な情報をすぐにまとめられるようにしておきましょう。
経緯報告書の作成・共有に適したツール「NotePM」
経緯報告書は、素早く正確に作成・共有することが求められる文書です。いざ作成するときに使用するツールや文書形式などに迷っていては、時間を無駄にしてしまう恐れがあります。スピーディーにドキュメント作成・共有を行いたい方には、NotePMの導入がおすすめです。
NotePM（ノートピーエム）とは、ナレッジやノウハウを一元管理できるナレッジマネジメントツールです。テンプレートが豊富にあり、クラウド上で素早くドキュメント作成・共有ができます。
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経緯報告書はテンプレートを活用して効率的に作成しよう
経緯報告書は、主に問題やトラブル発生時に作成が求められる文書です。作成には正確さと素早さが求められるため、テンプレートの活用が有効といえます。
いざ作成が求められたタイミングでゼロから文章を作成するのは、効率的とはいえません。万が一の際に備えるためにも、本記事で紹介したテンプレート・例文を保存し、経緯報告書をすぐに作成できるよう準備しておきましょう。
報告書作成・共有をスムーズに行いたい方には、ツールの導入をおすすめします。NotePMでは、30日間無料でお試しできる期間を設けています。ツール導入を検討中の方は、使用のイメージを掴むためにも、ぜひ一度お試しください。
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