システム開発を外注する際に注意したいこと

2024年03月16日(土) 情シス

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

企業の情シス担当者は社内システムの整備に加えて、ライセンスや資産管理、システムに関するオンボーディング、セキュリティ対策など業務内容が多岐に渡ります。ちょっとした不具合によって企業の業務全体に影響を及ぼす可能性があり、その責任も重大です。

そんな情シス担当者ならぜひ押さえておきたい技術キーワードを解説するのが本記事になります。今回は「システム開発の外注」を取り上げます。システム開発を外注するケースは多いですが、少なからず開発が失敗するケースがあります。どうしたら開発を成功裏に終わらせられるか、そのチェックポイントを紹介します。

 
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• 社内FAQの定着や運用に課題感がある方


要件定義書を作成しましょう

システム開発で大事なのは、何をどうシステム開発するかを決めることです。際限なくシステム化すると、予算も納期も膨らんでしまいます。ビジネスとしてメリットがある部分に対して適切な規模感のシステムを開発しなければなりません。

そのためには、自分たちの希望するシステムが何なのか明確にする必要があります。これはRFP(要件定義書)と呼ばれます。要件定義書を作成することで、システムによって改善されるワークフローやメリットが明確になり、開発する価値が確認できます。

また、要件定義書があることで発注先ベンダーも求められる要件が明確になり、より精度の高い提案が可能になります。複数ベンダーによる提案でも、その違いが明確になることで、選定基準ができあがるでしょう。

関連記事:要件定義の進め方とは?必要なプロセスと効率良く進めるポイントを解説

適切な発注先ベンダーを選定する

システム開発は決して安価ではありません。しかし、実態として目に見えづらいものであったり、他社との比較もしづらいので明確な値付けが行われているか確認するのは困難です。そうなると、同じような提案に対してなるべく安価なベンダーを選定しがちです。

場合によっては実績を作りたいために価格を下げるベンダーもあるでしょう。決して悪いことではありませんが、実績がない企業に依頼するのは注意が必要です。少なくとも、業種であったり、当該業務における知見は十分にある企業に依頼しないと、適切なワークフローをシステム化できない可能性があります。

ベンダー側の体制も確認が必要です。システム開発は半年〜1年に及ぶことも少なくありません。そうしたプロジェクトの間には従業員の退職も起こりえます。特にベンダー側のプロジェクトマネージャーに万一のことがあると、プロジェクト全体の進行が止まってしまう可能性があります。そうした際のバックアップ体制であったり、開発体制が維持できる企業であるかは確認した方が良いでしょう。

複数社の見積もりを依頼しましょう

馴染みの企業があると、ついその企業に開発を依頼したくなるものです。気心が知れていますし、コミュニケーションもスムーズでしょう。しかし、そのシステム開発において、その企業が最もベストな選択肢であるかは考えなければなりません。業務システムが得意な企業もあれば、Webアプリ、スマートフォンアプリなど開発するものは千差万別で、最適なベンダーもまた異なるでしょう。

システム開発会社は自社が得意とする手法を用います。それが一番開発会社にとっては最適なのですが、ユーザー企業にとっての最適とは異なるでしょう。開発するものに合わせて最適な技術があるように、開発企業も最適なところを選ばなければなりません。

そのためには複数企業への見積もり依頼は行うべきでしょう。おそらく金額や提案内容もまちまちで、どこがベストか選ぶのは難しいかも知れません。見るべきポイントとしては要件定義書の理解度、似たシステムの開発経験、体制などになってくるはずです。

開発はお任せではない

一般的なシステム開発のフェーズは仕様の検討にはじまり、仕様確定、開発、テスト、平行本番、本番稼働などとなります。この時、仕様を確定させるまでがユーザー企業のフェーズで、開発がはじまるとプロジェクトに深く関わらなくなることがあります。このようにベンダー側に丸投げしてしまうと、プロジェクトの遅延や要求にそぐわない開発が進行してしまう可能性があります。

ユーザー企業として、プロジェクトの進行には注意を配りましょう。できあがったものを定期的にチェックし、残タスクに何があるのかを明確にしてもらいましょう。もしそれができないベンダーだとすれば、プロジェクトの進行に問題があるかも知れません。

最近ではアジャイル開発を取り入れる企業が増えていますが、これはかつての開発手法(ウォータフォール型)と比べて、開発期間を短く(2週間程度。イテレーションと呼びます)取り、イテレーションの間で動くものを作る方法になります。ウォータフォール型が悪い訳ではありませんが、完成したものが見られるのが数ヶ月後になってしまうために、時間的に取り返しの付かない事態に発展する可能性があります。アジャイル型の場合、徐々にものが作られていくので方向性の修正や確認が容易になります。

アジャイル開発については以下の記事で解説していますので、ぜひ参考にしてください。

関連記事:アジャイル開発とは|メリット・デメリットや成功事例を紹介

開発体制をチェックしましょう

システム開発費用の大部分を占めるのは人件費です。人月計算によって、人数×月数によって見積もるケースが多いです。そして、この人月単価は企業によってブレが大きい部分になります。金額が高い = 能力が高いとも言い切れないので注意が必要です。

開発業界では多重請負やフリーランスへの委託も行われており、その手数料を取る形で金額が膨らんでいるケースが多々あります。自社の人員と、派遣会社の人員を利用するのでは金額に大きな開きがでるでしょう。そのため開発体制における自社社員比率であったり、外部への再委託を禁止するといった取り決めが必要になります。

仕様書を読み込みましょう

ユーザー企業が作成する要件定義書に対して、ベンダー側が作成するのが仕様書(基本設計仕様書)になります。ここにはシステム開発において、ユーザー企業にヒアリングや合意を取った内容が盛り込まれます。いわばシステム開発の概要が記された文書であり、この仕様書をベースにベンダーはシステム開発を行います。

仕様書は契約書ではありませんが、そこに記述されている内容は強い力を持ちます。技術的な用語も並ぶので情シス担当者がすべてを理解するのは難しいかも知れませんが、分からない点はベンダーに確認するなどきちんと読み解く必要があります。思わぬ動作をした時に、仕様書に記述されているというのはよくあることです。それに対して修正を求める場合、追加発注が必要になる可能性もありますので注意してください。

保守・運用も予算の中に

ユーザー企業としては納品物をシステム上で稼働し始めてからがスタートです。そうした中で新しい要件が生まれたり、サーバーやソフトウェアのセキュリティ保守が必要になります。ユーザー企業の中には予算を低くするために、保守・運用は巻き取る企業もあります。適切な人員体制があるならば問題ありませんが、単に予算を削るために行うのであればお勧めしません。

システムにおけるセキュリティ上の問題であったり、ストレージの管理、サーバーリソースの状態を適切に監視して運用していないと、突然のトラブルに発展する可能性があります。システムが止まってしまうと、相当額の営業損失につながることも少なくありません。システムを問題なく運用し続けるためには保守・運用はとても大事です。もちろん、何もしていないのにお金を払うなんてことがないよう、ベンダー側がどう運用を行うのか確認は必要です。

機密管理にも注意

システム開発は、いわば事業内容を公開にもつながります。様々な機密データがデータベースに入り、企業や製品情報なども集まります。漏洩した場合に事業リスクの大きいデータを扱うことが多いので、その開発依頼先も信頼できる場所を選ばなければなりません。社内システムはもちろんのこと、ゲームやスマートフォンアプリなども漏洩するとビジネスが破綻するケースもあるでしょう。

こうした機密についてはNDAを結ぶのはもちろんのこと、信頼できるベンダーであるかどうかも大きな要因になります。社員教育の徹底、社員率、実績などをきちんと見定めなければなりません。こういった点からも安価だからという理由で選ぶのはお勧めできません。

まとめ

システム開発を失敗しないためには、ユーザー企業としてプロジェクトへ積極的に関わる姿勢が必要です。仕様書の読み込みや、開発期間中のミーティング、進捗の確認などユーザー企業として、適宜情報開示を求めたり、プロジェクトへの参加を行っていきましょう。

ユーザー企業としては多忙であるからシステム開発を委託しているのですが、それでも丸投げでうまくいく可能性はゼロです。システム開発は決して安価ではありませんので、失敗しないための取り組みを重視しましょう。

 
このような方におすすめです

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