社内の情報が分散し、必要な書類や連絡事項を探すのに時間がかかるという課題は、多くの企業が抱えています。社内ポータルは、社内の情報を一元化し、共有をスムーズにするための有効な解決策です。
しかし、導入にはコストがかかることから、最初は無料で始めてみたいと考えている担当者も少なくありません。
本記事では、無料で利用できるおすすめの社内ポータルツール7選と、導入時の比較ポイントや注意点を詳しく解説します。
自社に最適なツールを見極め、コストを抑えながら効果的な社内ポータルを構築しましょう。
目次
社内ポータルにおすすめの無料ツール5選
ここでは、無料で利用できる社内ポータル作成ツール5選について解説します。
- Googleサイト
- Concrete CMS
- Microsoft 365 SharePoint Online
- WordPress
- Notion
Googleサイト
引用：Google サイト: ウェブサイト作成とホスティング | Google Workspace
Googleサイトは、Googleが提供しているWebサイト作成ツールです。
Googleサイトは直感的なドラッグ＆ドロップ操作でページを作成でき、デザインの専門知識がなくても見栄えの良いサイトを立ち上げられます。
また、GoogleカレンダーやGoogleドライブといった他のGoogleアプリとの連携に優れているため、社内でのスケジュール共有やデータの連携などが容易に行えるのも特徴です。
Googleアカウントを持っている方であれば利用できるため、Googleアプリとの連携を重視している企業におすすめです。
Concrete CMS
引用：Concrete CMS – 最高のウェブサイト運営を実現するCMS 【日本語公式サイト】
Concrete CMSは、Webサイトの見たままの画面で直接編集できる、直感的な操作性が魅力のオープンソースのCMSです。
ブロックを積み上げるような感覚でページを作成できるため、専門的な知識がなくても社内ポータルの構築が可能です。
ソフトウェア自体は無料で利用でき、自社のサーバーにインストールすることで社内ポータルとして活用できます。
ただし、オープンソースであるため、サーバーの準備やセキュリティ管理、万が一のトラブル対応は自社で行う必要があります。
Microsoft 365 SharePoint Online
引用：コンテンツの共同作業と共有を安全に | Microsoft SharePoint
Microsoft 365 SharePoint Onlineは、Microsoftが提供している情報共有プラットフォームです。
また、TeamsやOutlookといった他のMicrosoft製品との連携もスムーズで、文書管理やワークフローの自動化など、業務効率化につながる豊富な機能が揃っています。
すでにMicrosoft 365のビジネスプランを導入している企業であれば、追加の費用を支払うことなく社内ポータルの構築が可能です。しかし、Microsoft 365を利用していない企業はSharePoint Online単体で有料契約する必要があるため、導入を検討する際は注意が必要です。
WordPress
引用：ブログから大規模サイトまで作れる CMS – WordPress.org 日本語
WordPressは、世界中のWebサイトで広く利用されているオープンソースのCMSです。
WordPressには高品質のデザインや機能がまとめられている「テーマ」や拡張機能である「プラグイン」が豊富に揃っており、自社にあわせて自由にカスタマイズできます。
Webサイト構築に関する知識があれば、企業のブランドイメージに合わせた独自性の高い社内ポータルを構築できます。
一方、ソフトウェア自体は無料ですが、社内ポータルを公開するためのサーバーレンタル費用や独自ドメインの取得費用が別途発生するため注意が必要です。
Notion
引用：あなたのニーズを叶えるAIワークスペース。| Notion (ノーション)
Notionは、ドキュメント作成やタスク管理、データベースなどを自由に組み合わせ、自社に最適なワークスペースを構築できる多機能なツールです。
ツールの柔軟性の高さから、シンプルな社内ポータルから複雑なプロジェクト管理まで、幅広い用途に対応できます。
無料プランでは、最大10人まで期間の制限なく利用できるため、小規模なチームでの試用や、特定の部署での導入に適しています。
最初は無料で使い始め、将来的に全社展開を検討する際に有料プランへ移行するという段階的な導入も可能です。
【無料トライアルあり】社内ポータルにおすすめのツール2選
ここでは、無料トライアルが用意されている社内ポータル作成ツール2選を解説します。
- NotePM
- kintone
NotePM
NotePMは、社内の情報共有と業務効率化に特化したナレッジマネジメントツールです。
NotePMの特徴として、強力な検索機能が挙げられます。情報を検索する際、タイトルやタグだけでなく本文やWord、Excel、PDFといった添付ファイルの中身まで検索可能です。
これにより、従業員は曖昧なキーワード検索でも必要な情報がすぐに見つかり、探す手間が削減されます。
また、NotePMには豊富なテンプレートが用意されており、高品質なマニュアルや議事録などの作成を効率化できます。
NotePMでは、30日間無料ですべての機能をお試し利用が可能です。
kintone
参考：kintone（キントーン） | みんな、つくれる。業務アプリがつくれるサイボウズのノーコード・ローコードツール
kintoneは、業務に必要なアプリケーションをプログラミングの知識がなくてもAIとノーコードを活用して作成できるツールです。
社内ポータルとしての機能も充実しており、社内のファイル管理やお知らせ配信、FAQといったさまざまな業務システムをkintone上に集約できます。
また、部署やプロジェクトにあわせてスペースを作成でき、アクセス権限も設定できるため必要な情報の効率的な共有が可能です。
30日間の無料トライアルや実際のアプリ作成画面の体験サイトが用意されているため、安心して活用できます。
無料の社内ポータルツールを比較する際のポイント
ここでは、無料の社内ポータルツールを比較する際のポイントについて解説します。
- 無料で使用できる範囲
- 導入や運用の手軽さ
- 対応言語の多さ
無料で使用できる範囲
ツールを比較する際は、無料で使用できる範囲を把握しておきましょう。
無料のツールやプランには多くの場合、以下のような制限が設けられています。
- 利用できるユーザー数
- 保存できるデータのストレージ容量
- 使用できる期間
例えば、「10ユーザーまで無料」といった制限がある場合、それを超える規模の部署や全社で導入することはできません。
また、便利な機能の一部が有料プランでしか利用できないケースも少なくありません。
自社が社内ポータルに求める機能が、無料の範囲内で満たされるかどうかを、導入前に必ず確認しましょう。
導入や運用の手軽さ
無料ツールを検討する際は、導入コストや運用の手軽さも比較しましょう。
もし、導入や運用のハードルが高い場合は、社内ポータルの展開や更新がしにくくなり、効果を発揮しなくなるためです。
まずは、ITに詳しくない従業員でも直感的に操作できるか確認することをおすすめします。
また、トラブルが発生した際に参照できるマニュアルが充実しているか、日本語でのサポートを受けられるかも重要な判断基準となります。
導入や運用の手軽なツールを選ぶことで、社内展開や改善がしやすくなり、質の高い社内ポータルが構築可能です。
対応言語の多さ
社内や関連会社などに外国籍の従業員が在籍している企業は、対応言語の多さもあわせて確認しましょう。
もし、日本語にしか対応していないツールを導入してしまうと、一部の従業員が必要な情報にアクセスできず、情報格差が生まれてしまう可能性があるためです。
また、将来的な海外展開や外国人材の採用を視野に入れている場合も、多言語対応ができるかも確認しましょう。
全従業員がストレスなく情報にアクセスできる環境を整えることで、組織全体のコミュニケーションが円滑になります。
社内ポータルを無料ツールで始めるメリット
ここでは、社内ポータルを無料ツールで始めるメリットを紹介します。
- コストを抑えられる
- 小規模から始めてテストができる
コストを抑えられる
通常、新しいシステムを導入する際には、ライセンス費用や初期設定費用など、ある程度の投資が必要になります。
一方、無料ツールを活用する場合、初期費用が不要になるためコストを抑えて始められます。予算が限られている企業や、まずは試験的に効果を確かめたいと考えている部署にとって、コスト面でメリットを感じやすいでしょう。
また、複数の無料トライアルを並行して試すことで、費用をかけずに各ツールの特徴や使い勝手を比較検討できます。
実際に使ってみないと分からない操作性や機能をリスクなく評価できるため、有料ツールを導入する際に検討しやすくなるでしょう。
小規模から始めてテストができる
無料ツールを利用することで、本格的な導入の前に小規模な範囲でテスト運用を実施できます。
もし、いきなり全社的に新しいシステムを導入すると、トラブルが発生した際の範囲や効果が出ない時の損失が大きくなります。
まずは、特定の部署やチーム単位で無料ツールを試験的に導入して、使い勝手や効果を検証することで、段階的な検証ができるためリスクを最小限に抑えられるでしょう。
テスト期間で得られたフィードバックを基に、改善することでスムーズに導入や運用が可能になります。
無料ツールで社内ポータルを構築する際の注意点
ここでは、無料ツールで社内ポータルを構築する際の注意点を解説します。
- 一つの社内ポータルに情報を集約させる
- 利用者が使いやすいデザインを意識する
- セキュリティ対策を十分に行う
一つの社内ポータルに情報を集約させる
社内ポータルを導入する本来の目的は、社内情報を従業員が活用することによる業務効率化や生産性の向上です。
もし、複数の無料ツールを併用したり、既存のツールと役割分担が曖昧だったりする場合、従業員は必要な情報がどこにあるのか分からなくなり、業務効率の低下につながります。
社内の公式情報は一つの社内ポータルを見れば分かるという状態を目指し、情報を一箇所に集約させるというルールを徹底しましょう。
従業員が情報にアクセスしやすく、利用しやすい社内ポータルにすることで業務効率化につながります。
利用者が使いやすいデザインを意識する
社内ポータルを設計する際は、利用者が使いやすいデザインを意識しましょう。もし、高機能な社内ポータルを設計しても、従業員が利用しにくいデザインでは活用されなくなるためです。
例えば、利用者が使いやすいデザインにするために以下のような方法が挙げられます。
- トップページに必要な情報をまとめる
- 色や文字の大きさなどで視認性を高める
- 必要に応じて写真やアイコンなどを活用する
- 情報の種類ごとにカテゴリー分けしてまとめる
設計の段階だけでなく、運用後も定期的に利用者からフィードバックをもらいながら改善することで、より使いやすいデザインを構築できます。
セキュリティ対策を十分に行う
社内ポータルのセキュリティ対策を十分に行いましょう。社内ポータルは、企業の機密情報や従業員の個人情報などを多く取り扱っているためです。
もし、情報が漏えいすると、会社の社会的な信用問題につながるだけでなく、損害賠償などのトラブルにもつながります。
具体的なセキュリティ対策の例は、以下の通りです。
- アクセス権限の設定
- パスワード強度のルール設定
- 二段階認証
無料ツールの場合、有料版と比べてセキュリティ機能が制限されている場合があるため、提供されるセキュリティ機能の内容を事前に確認する必要があります。
実際にNotePMを導入して社内ポータルを構築した企業の事例
アウトソーシングやファシリティマネジメントなどを中心に事業を展開している株式会社パソナ日本総務部。同社は以前、自社開発の社内ポータルを利用していましたが、検索機能がなく、スマートフォンからのアクセスもできないという課題を抱えていました。
この課題を解決するため、NotePMを導入。まず、ポータル全体の構成が一覧できる「サイトマップ」を作成し、必要な情報にすぐにたどり着けるようにしました。
さらに、部署ごとのノートを作成し、ルールを設けることで、関連情報へのアクセス性を高める工夫も行っています。
現在では、情報更新の手間が1/10に削減されたことや検索機能が向上したことなどにより、業務効率化を達成しました。
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社内ポータルで業務を効率化させるならNotePM
本記事では、無料で社内ポータルが構築できるツールについて解説しました。
無料ツールはコストをかけずに手軽に始められるというメリットがありますが、機能やサポート、セキュリティ面での制限も考慮する必要があります。
もし、高品質な社内ポータルを手軽に導入して、業務効率化したい場合はNotePMがおすすめです。NotePMは、添付ファイルの中身まで検索できる強力な検索機能と、誰でも簡単に使える直感的な操作性で、社内のあらゆる情報を一元管理します。
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