依頼文書のテンプレート・例文を、社内向け・社外向け・協力依頼・業務依頼・資料提出・会議出席・見積・講演・レビュー・納期延長の10シーン分、コピーして差し替えるだけで使える形で掲載しています。Wordファイルも個人情報の入力なしで無料でダウンロードできます。依頼文書とは、社内外の相手に協力や対応を書面で頼む文書のことで（依頼書・依頼状とも呼びます）、誰が・何を・いつまでに・どうやってを一読で分かる形にします。
ただし、雛形があっても担当者ごとに文面がばらつけば、受け取る側は期日や優先度を読み取れず、差し戻しや後回しが繰り返されます。本記事のテンプレートは、依頼文書を業務手順と同じように文書化し、部署の作業標準として使い回す前提で作りました。各テンプレートの前に運用の要点を添えてあるので、用件に近い1本の記入欄を埋めれば、誰が書いても同じ品質で再現できます。
目次
依頼文書のテンプレート・例文10選
10本のWordファイルはいずれも無料・登録不要でダウンロードでき、社内・社外の10シーンを収録しています。用件が部署間の作業依頼なら社内向け、取引先へ正式な書面で出すなら社外向け、全員宛ての周知なら協力依頼文を選んでください。例文中の〇〇は自社の内容に差し替え、期日と提出方法の欄は必ず埋めます。空欄版はWordファイル側に入れてあるので、部署の作業標準として登録するときはそちらを使い、改訂したら置き場のリンクで共有してください。
＞関連記事：ビジネス依頼文書のテンプレートを作るには？すぐに使える文例やポイントを解説
社内向け依頼文書のテンプレート
他部署へ作業や確認を頼むときの雛形で、社内あてなので時候の挨拶は省き、丁寧語で足ります。部署間の依頼は担当者ごとに書き方がばらつき、受け取る側が期日や優先度を読み取れずに後回しにされます。件名・背景・対応内容・期限を記入欄として文書化し、部署の作業標準として共有してください。項目を見直したら改訂履歴を残し、検索できる場所に保管して最新版だけを使えば、口頭で教え直さなくても新任の担当者が同じ品質の依頼文書を再現できます。
件名：〇月分 月次報告書のご提出について（お願い）
〇〇部 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。
【依頼内容】〇月分の月次報告書のご提出
【背景・目的】〇月〇日（〇）の経営会議で各部の報告内容を共有するため
【対応内容】売上実績と支出内訳の記載、コメント欄への補足
【対応期限】〇月〇日（〇）17時まで
＞社内向け依頼文書のWordファイル（登録不要）／NotePMで使う
社外向け依頼文書のテンプレート
日付・宛名・発信者・標題・拝啓〜敬具・別記まで備えた文書体裁のフル版で、取引先へ印刷やPDFで正式に依頼するときに使います。この体裁は担当者が毎回思い出しながら組むため、項目の抜けと書き手による品質のムラが起きやすい部分です。並び順を手順書として文書化し、社名や役職の表記が変わったら雛形側を改訂して改訂履歴を残してください。旧版を使わせない保管にしておけば、誰が作成しても同じ体裁で再現でき、上長が直す往復も減ります。
〇年〇月〇日
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
株式会社△△ △△部 △△（TEL：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇）
〇〇のお願い
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、弊社では〇〇を進めており、貴社の〇〇が必要となっております。つきましては、下記のとおりご対応くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
・依頼内容：〇〇
・期日：〇月〇日（〇）17時まで
・提出方法：〇〇（メール添付・郵送など）
以上
＞社外向け依頼文書のWordファイル（登録不要）／NotePMで使う
協力依頼文のテンプレート
アンケート協力や社内周知など「各位」宛ての全員向け依頼に使う雛形です。書き手が注意喚起とお願いのトーンに毎回迷い、回収期日や提出先が抜けて未提出者への個別確認が発生します。回収期日・提出先・問い合わせ先を記入欄として固定し、総務・人事の作業標準書として保管してください。制度や年度が変わるたびに改訂履歴を残して共有場所の最新版だけを使えば、担当が交代しても誰が書いても同じ品質で周知でき、追いかけの手間が減ります。
社員各位 〇年〇月〇日 総務部
〇〇に関するお願い
日頃より業務にご尽力いただき、ありがとうございます。〇〇のため、下記のとおりご協力をお願いいたします。
記
・依頼内容：〇〇（例：〇〇アンケートへの回答）
・回収期日：〇月〇日（〇）17時まで
・提出先：〇〇（社内ポータルの〇〇フォーム）
・問い合わせ先：総務部 〇〇（内線〇〇〇〇）
以上
＞協力依頼文のWordファイル（登録不要）／NotePMで使う
業務依頼のテンプレート
他部署へのデータ抽出や資料作成を頼むときの雛形です。口頭やチャットで頼むと作業範囲と期限の認識がずれ、成果物の手戻りと催促の往復が起きます。依頼業務・背景・対応内容・期限・優先度を記入欄にして業務手順の一部として文書化し、よく頼む作業の記入例を添えて部署のテンプレート集に保管してください。運用で分かった抜けを項目に追加して改訂すれば、担当者の経験に頼らず、誰が依頼しても同じ精度で内容が伝わります。
件名：営業研修用資料のご確認について（お願い）
〇〇部 〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇部の〇〇です。
【依頼業務】〇〇に関する資料の内容チェック
【背景・目的】〇月実施の営業研修で使う資料に貴部署の市場データを反映するため
【対応内容】記載データと表現の確認
【対応期限】〇月〇日（〇）18時まで
【優先度】高・中・低のいずれか
＞業務依頼のWordファイル（登録不要）／NotePMで使う
資料提出依頼のテンプレート
月次・四半期の定例回収に使う雛形です。繰り返す定型業務なのに担当者が毎回ゼロから文面を書き、提出形式や期限の書き漏れで差し戻しが起きています。提出物・目的・ファイル形式・提出期限を記入欄にした手順書として文書化し、経営企画や総務が各部署から資料を集めるときに使ってください。締め日や様式が変わったら雛形を改訂し、変更点と改訂日を残して検索できる場所に保管すれば、担当が変わっても回収漏れの確認が減ります。
件名：〇月度 活動報告資料のご提出について（お願い）
〇〇部 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。
【提出物】〇月度の業務報告書、特記事項があれば別紙
【目的】〇月〇日（〇）の役員会で各部の実績を報告するため
【ファイル形式】ExcelまたはPDF
【提出期限】〇月〇日（〇）17時まで（メール添付）
＞資料提出依頼のWordファイル（登録不要）／NotePMで使う
会議出席依頼のテンプレート
定例会議や戦略会議への出席を依頼する雛形です。日時・場所・議題・出欠回答の期限のどれかが抜けると、参加者からの問い合わせや当日の欠席につながります。開催情報と出欠の締切を記入欄にした作業標準として文書化し、会議体ごとに雛形を複製して保管してください。開催形式が会議室からオンラインに変わったら雛形側を改訂して最新版だけを使えば、事務局の担当者が代わっても同じ体裁の案内を再現できます。
件名：〇月度 営業戦略会議へのご出席について（お願い）
〇〇部 〇〇様 お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。
【会議名】〇月度 営業戦略会議（上期実績の報告と下期方針の確認）
【日時】〇月〇日（〇）14:00〜15:30
【場所】本社〇階 第〇会議室（オンラインは〇〇のURL）
【議題】実績報告、進捗共有、重点顧客の選定
【出欠回答の期限】〇月〇日（〇）まで
＞会議出席依頼のWordファイル（登録不要）／NotePMで使う
見積書作成依頼のテンプレート
備品購入や外注の見積を社外に依頼する雛形です。対象・数量・希望納期・提出期限のいずれかが欠けると取引先からの確認や再見積が発生し、複数社に依頼するときはその往復が社数分に増えます。見積条件を記入欄にした作業標準書として文書化し、品目の追加や購買ルールの変更があれば項目を改訂して、改訂履歴ごと部署のテンプレート集に保管してください。担当者の経験差に関係なく、同じ条件で各社に依頼できます。
件名：見積書作成のお願い（〇〇の件）
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様 いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
【見積対象】〇〇（例：会議室用ホワイトボード 3台）
【数量・条件】〇〇（設置場所：本社〇階 会議室〇）
【希望納期】〇月上旬
【見積書のご提出期限】〇月〇日（〇）まで
＞見積書作成依頼のWordファイル（登録不要）／NotePMで使う
＞関連記事：【テンプレート無料】見積依頼書の書き方解説｜建設業含む例文10種
講演・登壇依頼のテンプレート
社外の有識者や講師個人に登壇を頼む雛形です。年に数回しか書かない文書なので、担当者は毎回過去のメールを探し、イベント概要・謝礼・所属先への配慮といった要素を思い出しながら文面を組んでいます。イベント名・日時・形式・テーマ・対象者・謝礼の欄を手順書として文書化し、事務局の共有場所に検索できる形で保管してください。開催形式や謝礼の扱いが変わったら改訂履歴を残しておけば、担当が代わっても確認の往復が増えません。
件名：〇〇（イベント名）へのご登壇のお願い
〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇と申します。下記イベントへのご登壇をお願いしたく、ご連絡いたしました。
【イベント名】〇〇
【開催日時】〇月〇日（〇）14:00〜16:00
【開催形式】オンライン（〇〇）
【テーマ（案）】〇〇
【対象者】〇〇 約〇〇名
【謝礼】お振込（金額は別途ご相談）
ご所属先の許可が必要な場合は、貴社宛ての依頼状もお送りします。
＞講演・登壇依頼のWordファイル（登録不要）／NotePMで使う
レビュー・フィードバック依頼のテンプレート
社内外の関係者に資料の確認と意見を求める雛形です。見てほしい観点と回答期限を書かずに送ると、相手はどこまで確認すればよいか分からず、返答が遅れたり的外れな指摘になったりします。対象資料・確認観点・返信期限を記入欄にした作業標準として文書化し、構成・数値・表現という定番の観点を記入例として雛形に残してください。増えた観点を改訂で反映すれば、誰が依頼しても確認の質が同じ水準で再現されます。
件名：〇〇企画書のレビューのお願い
〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇部の〇〇です。〇〇の企画書について、ご確認とご意見をお願いいたします。
【対象資料】〇〇（ファイル名：〇〇）
【確認いただきたい観点】構成／数値の妥当性／表現
【ご返信の期限】〇月〇日（〇）17時まで
＞レビュー依頼のWordファイル（登録不要）／NotePMで使う
納期延長依頼のテンプレート
納期延長のようにお詫びを伴う依頼は、この1本に集約しています。自社に非がある依頼は謝罪と依頼の順番や言い回しで担当者が悩み、文面の丁寧さに個人差が出やすい場面です。当初納期・提案納期・理由・再発防止の順に記入欄を固定した作業標準として文書化し、制作物や納品物の遅れを取引先に相談するときに使ってください。理由の書き方の良い例を記入例として残して改訂すれば、経験の浅い担当者でも同じ品質で再現できます。
件名：納期延長のお願い（〇〇の件）
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様 いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。ご依頼の〇〇につきまして、納期の延長をお願いしたく、ご連絡いたしました。
【当初納期】〇月〇日（〇）
【ご提案納期】〇月〇日（〇）
【理由】〇〇（例：掲載内容の差し替え対応で構成調整に時間を要しているため）
【再発防止】〇〇（例：確定原稿の受領日を工程表に明記します）
＞納期延長依頼のWordファイル（登録不要）／NotePMで使う
依頼文書の基本構成と記載項目
記載項目は標題・宛名・発信者・前文・主文・末文・別記の7つで、文書体裁とメール体裁に共通します。7項目を記入欄として雛形に文書化しておけば、書き手が誰でも抜け漏れなく同じ構成で書けます。
標題（件名）の付け方
標題は、依頼内容と期日が一目で分かる形にします。「〇月〇日までの資料提出のお願い」のように何を頼むのかと締切を並べれば、受け取った側は開く前に優先度を判断できるからです。「ご連絡」「お願いの件」だけの標題は他の依頼に埋もれます。標題の型を1つに決めて手順書に書いておけば、書き手が代わっても件名の粒度が揃います。
宛名から前文までの書き方
日付→宛名→発信者→前文の順に置きます。宛名は会社名・部署・役職・氏名まで書き、全員宛てなら「社員各位」とし、発信者には自部署と担当者名、社外なら連絡先も添えます。前文は社外だけ「拝啓」と時候の挨拶を1文入れ、社内は挨拶を省きます。この4項目は雛形に作り置きし、部署名や連絡先が変わったら雛形側を改訂して改訂履歴を残します。
主文（背景と依頼内容）の書き方
主文は、背景・目的を書いてから依頼内容に移ります。なぜ自分が頼まれているのかが分かると、相手は他の業務との優先順位を決められるからです。社外文書では「さて」で背景に入り、「つきましては」で依頼へ移ります。背景と依頼内容を別の記入欄に分けて文書化しておけば、誰が書いても順番を間違えません。
期日と提出方法の書き方
期日は「〇月〇日（〇）17時まで」のように日付と曜日、時刻まで書き、提出方法と優先度も添えます。曜日があると相手は自分の予定に置き換えやすく、時刻があると当日中の扱いで揉めません。期日欄には日付・曜日・時刻と、その日でなければならない理由の4つを入れる、と記入手順に決めておきます。
末文と別記（記〜以上）の書き方
条件や同封物は主文に混ぜず、「記」から「以上」までの別記に切り出します。別記に入れるのは依頼内容・期日・提出方法・同封物の4項目で、この並びを雛形に固定して案件ごとに中身だけを差し替えます。末文は「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」の一文で足ります。
文書で出すかメール本文で送るかは、記録として残す必要があるか、相手との関係、依頼の正式さで決めます。取引先への正式な依頼や全社への周知は文書、日常の業務依頼はメールで足ります。メールにするときは、日付と発信者の欄を署名に移し、頭語と結語を省き、標題を件名に移します。どちらで出すかの判断も手順書に書いておけば、担当者ごとに迷いません。
社内向けと社外向けの書き分け
変えるのは、頭語・結語と時候の挨拶の要否、敬語の濃さと書き出し、文書の体裁と別記の使い方の3点です。依頼内容の書き方（背景→依頼→期日）は共通なので、雛形は同じ骨組みのまま前後の定型だけを差し替えます。
| 項目 | 社内向け | 社外向け |
|---|---|---|
| 頭語・結語 | 不要 | 拝啓〜敬具（略式は前略〜草々） |
| 時候の挨拶 | 不要 | 「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など1文 |
| 書き出し | お疲れさまです。〇〇部の〇〇です | 平素より大変お世話になっております |
| 敬語 | 丁寧語が基本。クッション言葉は冒頭に1つ | 尊敬語・謙譲語を使い、初回は会社と担当の紹介を添える |
| 体裁 | 件名＋本文 | 日付・宛名・発信者・標題・別記まで揃える |
| 記〜以上 | 社内周知や条件の列挙で使う | 依頼内容・期日・提出方法を切り出して使う |
社内向けで削るのは前後の定型だけで、期日と提出方法は社外と同じ精度で書きます。丁寧さを足すつもりで社内文書に時候の挨拶を入れると、本題までが長くなって読み飛ばされるからです。講師や有識者など個人宛ての依頼は社外向けの体裁に合わせ、勤務先のある相手には所属先の許可が要るかを確認する一文を添えます。どちらの体裁で出すかを担当者ごとの判断にせず、社内用と社外用の雛形を分けて部署で共有しておけば、書き手が代わっても文面の丁寧さがぶれません。
差し戻し・後回しを防ぐ依頼文書の書き方
差し戻しや後回しは、書き手の丁寧さが足りないから起きるのではなく、期日・理由・範囲が抜けているから起きます。抜けを個人の注意に任せず、雛形の記入欄として固定し、部署の作業標準で防ぎます。
避けたい曖昧な期日表現
「お時間のあるときに」「なるべく早く」は使わず、期日と、その日でなければならない理由を書きます。配慮のつもりの表現ほど、相手には重要度が低い依頼として届きます。
| 避けたい書き方 | 言い換え |
|---|---|
| お時間のあるときにご確認ください | 〇月〇日（〇）17時までにご確認ください（〇日の役員会で使用するため） |
| なるべく早くご提出ください | 〇月〇日（〇）の午前中までにご提出ください |
| 資料のご確認をお願いします | 添付資料の3〜5ページについて、数値の誤りの有無をご確認ください |
命令口調も同じ理由で避けます。「〜すること」ではなく「〜いただけますと幸いです」と書けば、期日の厳しさを保ったまま角が立ちません。この言い換えは雛形の記入例として文書化しておきます。
結論先出しと依頼理由の添え方
結論を先に書き、なぜ頼むのかをそのあとに添えます。冒頭3行で何をいつまでに頼むのかを言い切り、続けて「〇日の役員会で使うため」のように相手が納得できる理由を置く順番です。理由のない依頼は、相手の中で他の業務より後ろに並びます。生成AIで下書きした場合は、依頼内容・期日・背景の3か所を自分の案件の具体に置き換え、重なったクッション言葉を1つに削ります。この直し方も作業標準に一行で書いておけば、誰が下書きしても同じ水準に揃います。
5W3Hの記入欄への落とし込み
5W3Hは心がけではなく、テンプレートの記入欄にして抜け漏れを防ぎます。
- When（いつ）：時期や期限
- Where（どこで）：場所や提出先
- Who（誰に）：対象者
- What（何を）：依頼内容
- Why（なぜ）：理由や背景
- How（どのように）：手段や方法
- How many（どのくらい）：数量や規模
- How much（いくらで）：金額や費用
掲載した雛形では、この8要素を【背景・目的】【依頼内容】【提出方法】【期限】の4欄に寄せてあります。欄が埋まっていなければ送らない、を部署のルールにすれば、確認の往復は個人の注意力に左右されなくなります。
依頼文の書き出し・締めの定型句と敬語
定型句と敬語は、雛形に添える部品として部署の言い回し表にまとめます。文面ごとに考え直させず、表から選ばせて書き手による品質のムラをなくすためです。
| 場面 | 社内向け | 社外向け |
|---|---|---|
| 書き出し | お疲れさまです。〇〇部の〇〇です | 平素より大変お世話になっております |
| クッション言葉 | お忙しいところ恐れ入りますが | ご多忙のところ恐縮ですが |
| 依頼表現 | 〜いただけますと幸いです | 〜くださいますようお願い申し上げます |
| 締め | ご確認のほど、よろしくお願いいたします | ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます |
| 使いがちな表現 | 直し方 |
|---|---|
| ご依頼させていただきます | 依頼いたします／お願い申し上げます |
| ご査収ください（添付や同封がない） | ご確認ください |
| お時間のあるときにご対応ください | 〇月〇日（〇）までにご対応ください |
「させていただく」は、相手の許可を得たうえで行い、自分が恩恵を受ける場面の言い方なので、こちらから頼む依頼文書には合いません。クッション言葉は冒頭と本文で各1回までに揃えます。この表を言い回し表として雛形と一緒に保管しておけば、新任の担当者も表から選ぶだけで文面を組めます。
依頼文書のテンプレートを作業標準として運用する方法
雛形を部署の作業標準として整備し、改訂しながら使うと、担当者が代わっても依頼文書の品質が揃います。ダウンロードした雛形が個人のPCやメールの下書きに散らばると、担当者ごとに項目が変わって受け取る側は期日や優先度を読み取れず、担当交代のたびに新任者が過去メールを探して書き方を学び直すことになるからです。依頼文書は業務手順と同じで、手順書として文書化し、改訂履歴を管理し、検索できる場所に保管するところまでが設計の範囲です。雛形と記入例、言い回し表、改訂履歴の4点が揃えば、依頼文書の作り方は個人の記憶ではなく部署の作業標準として残り、口頭やOJTだけに頼る教育をやめられます。
必須項目と記入手順の決め方
必須項目と記入手順を先に決めて、誰が書いても同じ品質で再現できる形にします。標題・背景と目的・依頼内容・期日と曜日・提出方法・優先度・連絡先の7項目を記入欄として固定し、欄ごとに1行の記入例を添えてください。記入例があると、書き手は言い回しを考えずに自分の案件の言葉へ置き換えるだけで済み、作業ミスや項目の抜けも起きにくくなります。
新任の担当者には、雛形と記入例と言い回し表の3点を渡します。作業標準書があれば口頭やOJTで書き方を教え直す手間が減り、上長が文面を直す往復も少なくなって、教育にかかる時間を抑えられます。優先度の欄は高・中・低の3段階のように選択肢を決めておくと、受け取る側が他の依頼と並べて判断でき、書き手による品質のムラも出ません。
改訂履歴と保管場所の決め方
改訂履歴と保管場所を決めて、最新版がどれかを迷わせないようにします。送ったあとに分かった抜けは個人のファイルではなく雛形側に反映し、誰が・いつ・何を変えたかを記録してください。配布済みのファイルを回覧すると旧版が残るので、共有するのはファイルそのものではなく置き場のリンクにします。
保管場所は共有フォルダかマニュアル作成ツールの一か所に集約し、過去に出した依頼文書を全文検索で探せる状態にしておきます。検索性の高い保管ができていれば、似た依頼を再利用するときに探す時間が減ります。年度替わりに様式と連絡先を見直せば、差し戻しと催促の往復が減り、担当が交代しても依頼の品質が落ちず、新任者の立ち上がりも早くなります。
依頼文書のテンプレート管理とNotePM
雛形の登録・改訂履歴・検索を同じ場所で回すなら、マニュアル作成・ナレッジ管理ツールのNotePMが使えます（出典：NotePM「AI・マニュアル作成・ナレッジ管理」）。前章の運用に対応する機能は次の5つです。
- テンプレート機能：雛形を登録し、変数で発信者名や日付を自動入力できます（出典：NotePM「テンプレート機能」）
- 更新履歴：誰がどこを直したかが差分で残り、過去の内容に戻せます（出典：NotePM「更新履歴」）
- 全文検索：Word・Excel・PDFの中身まで検索できます（出典：NotePM「機能一覧」）
- Wordの取り込み：手元の雛形をページに変換できます（出典：NotePM「インポート」）
- ページロック：雛形の勝手な書き換えを防げます（出典：NotePM「ページのロック」）
料金は初期費用0円、プラン10（編集10名＋閲覧30名）が月額5,400円（税抜）からで、30日間の無料トライアルはクレジットカード登録なしで全機能を試せます（出典：NotePM「料金プラン」2026年8月時点）。
＞関連記事：マニュアル作成ツール比較20選
依頼文書のテンプレートと運用のまとめ
依頼文書は、書き手の文面力ではなく、部署で共有する型で品質を揃えます。掲載した10本は、標題・背景・依頼内容・期日・提出方法を記入欄として固定し、誰が書いても同じ構成で再現できるように作りました。まず用件に近い1本を差し替えて使い、送ったあとに分かった抜けは雛形側に反映して改訂履歴を残してください。最新版を全員が同じ場所から取り出せるようにしておけば、担当が交代しても品質が落ちず、新任者の立ち上がりも早くなります。雛形の登録・改訂履歴・検索をひとつの場所で回すなら、NotePMの無料トライアル（30日間・クレジットカード登録不要）で試してください。
※本サイトに掲載されている情報およびテンプレートは、一般的な情報提供を目的としたものであり、法律上の助言を提供するものではありません。内容の正確性や適切性については十分配慮しておりますが、個別の事情に応じた判断が必要となる場合があります。ご利用に際しては、必ずご自身の責任において内容をご確認のうえ、必要に応じて専門家へご相談ください。
また、本サイトの情報やテンプレートをご利用いただいたことにより生じたあらゆる損害（直接的・間接的を問わず）につきましては、誠に恐れ入りますが、当サイトでは責任を負いかねますので、あらかじめご了承くださいますようお願いいたします。
