保証書は、製品やサービスに対する保証内容を明確に伝えるための重要な書類です。トラブル防止や顧客との信頼関係構築のためにも、わかりやすく整理された保証書を用意しておくことが重要です。
本記事では、無料で使える保証書のテンプレート・例文8選を紹介します。あわせて、明確かつ誤解を招かない保証書を作成するための基本的な考え方や、作成時の注意点についても解説します。保証書に慣れていない方にもわかりやすい内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
保証書とは？
保証書とは、製品やサービスの購入者に対し発行される書類です。メーカーや販売業者が品質や性能を保証する目的で発行し、一定期間内に不具合や故障が発生した場合の対応内容が明示されています。
保証内容に含まれるのは、修理・交換の範囲、保証期間、免責事項などです。万が一トラブルが発生した際は、基本的に保証書に記載された内容をもとに対応します。契約後のトラブルを防ぐためにも、必要な情報を漏れなく保証書に記載しましょう。
保証書には、提供する製品やサービスの内容に応じて、さまざまな種類があります。主な種類は、製品保証書、サービス保証書、身分保証書などです。
保証書の役割・目的
保証書は、作成者が「保証する」という意思をはっきりと示し、その内容を文書として記録に残すために作成されます。
たとえば、製品やサービスに不具合が発生したとき、あらかじめ定められた条件にもとづいて責任を果たすという約束を、保証書で証明する形となります。受け取った側は、実際にトラブルが起きた際、この保証書を根拠として修理や交換などの対応を求めることが可能です。
保証書は、万が一の事態に備え、保証の内容を明確にし、その履行を裏づける重要な役割を担っています。そのため、保証の意図を正しく伝え、内容を丁寧に整理したうえで適切に作成することが大切です。
保証書の基本構成と必要項目
保証書は、保証の内容や条件を明確に伝えるための書類です。後のトラブルを防ぐためにも、必要な情報を漏れなく記載し、文書としての体裁を整えることが重要です。以下に、保証書に記載すべき基本的な項目をまとめました。
- 保証書のタイトル（「保証書」と明記）
- 保証対象者（顧客名、住所など）
- 保証債務者（会社名、住所、連絡先など）
- 保証対象（製品名、サービス内容など）
- 保証期間（開始日と終了日）
- 保証の内容（対応範囲や保証条件）
- 免責事項（保証の対象外となるケース）
- 発行日
- 発行者の署名または捺印
これらの項目を過不足なく記載することで、信頼性の高い保証書が完成するでしょう。シンプルで見やすいレイアウトを意識しながら、明確な表現を心がけてください。
保証書の作成手順
ここでは、保証書を作成する際の基本的な手順を順を追って紹介します。
- 必要情報を集める
- 保証書の構成を決める
- 必要な情報を記載する
- 記載内容を確認する
- 署名・押印する
保証書を正しく機能させるためにも、作成から発行までの流れをしっかり押さえておきましょう。
1.必要情報を集める
保証書を作成する際は、まず必要な情報を整理することからはじめます。たとえば、会社名や住所、連絡先といった基本情報に加えて、保証人の氏名、続柄、連絡先なども正確に把握しておきましょう。また、保証の対象となる製品やサービス、保証の範囲や期間も必要です。
情報が揃っていないまま作成を進めると、記載ミスや漏れが起こりやすくなります。最初の段階でしっかり準備しておきましょう。
2.保証書の構成を決める
情報を整理したら、次は保証書の構成やレイアウトを決めます。文章の順序や記載項目の配置を見直しながら、読みやすさとわかりやすさを意識して組み立てましょう。誰が見ても把握しやすい文書にすることが重要です。はじめて作成する場合は、テンプレートを活用するとスムーズです。
3.必要な情報を記載する
構成が決まったら、集めた情報を記入していきます。このとき大切なのは、記載する内容を正確に、そして明確に表現することです。
とくに、保証の内容や期間、免責事項などは、曖昧さが残らないよう記載しましょう。過度な専門用語や回りくどい表現は避け、誰が読んでも理解しやすい言葉を選ぶことが重要です。丁寧かつ的確な記述を意識することで、トラブルを防ぐ保証書に仕上がります。
4.記載内容を確認する
すべての情報を記載したら、必ず内容を見直します。氏名や日付、住所などに誤りがないか、保証の対象や期間が明確に書かれているかを一つひとつチェックしましょう。
また、表現に曖昧さがないか、誤解を招くような記述になっていないかも重要な確認ポイントです。第三者に読んでもらうのもよいでしょう。
5.署名・押印する
すべての記載内容が確認できたら、保証人による署名または押印を行い、書類としての正式な体裁を整えます。これにより、保証内容に対する責任の所在が明確になります。
【無料】保証書のテンプレート・例文8選
ここでは、保証書作成時に使えるテンプレート・例文を8個紹介します。
| 保証書の種類 | Wordファイル |
|---|---|
| 製品保証書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| サービス保証書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 身分保証書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 工事保証書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| リフォーム保証書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| メンテナンス保証書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 中古品保証書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 貿易保証書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
このテンプレート・例文を活用すれば、必要な情報を盛り込んだ保証書を簡単に作成できます。すぐに使えるWordファイルも掲載しますので、ぜひダウンロードしてご活用ください。
製品保証書のテンプレート・例文
製品保証書のテンプレート
製品保証書
発行日：［ 年 月 日］
保証書番号：［ ］
お客様名：［ ］
製品名：［ ］
製品型番：［ ］
製造番号：［ ］
購入日：［ 年 月 日］
販売店名：［ ］
上記製品について、下記の保証条件にもとづき保証いたします。
【保証期間】
購入日より［ 年／ヶ月］間
【保証内容】
保証期間中に、通常の使用状態において発生した製品の不具合について、無償で修理または交換いたします。
【免責事項】
以下の場合は保証の対象外となります。
・誤った使用方法や不適切な取り扱いによる故障
・改造や修理を自己または第三者が行った場合
・自然災害、公害、事故などの外的要因による損傷
・消耗部品の自然劣化
【保証申請方法】
保証期間内に、購入時のレシートまたは納品書と本保証書をご提示のうえ、販売店または当社窓口までご連絡ください。
発行者：［会社名・部署名］
所在地：［住所］
電話番号：［電話番号］
E-mail：［メールアドレス］
担当者名：［ ］
製品保証書の例文
製品保証書
発行日：2025年5月11日
保証書番号：GH-20250511-01
お客様名：株式会社〇〇
製品名：業務用空気清浄機
製品型番：AP-3000
製造番号：S123456789
購入日：2025年5月1日
販売店名：株式会社〇〇
上記製品について、下記の保証条件にもとづき保証いたします。
【保証期間】
購入日より1年間
【保証内容】
保証期間中に、通常の使用状態において発生した製品の不具合について、無償で修理または交換いたします。
【免責事項】
以下の場合は保証の対象外となります。
・誤った使用方法や不適切な取り扱いによる故障
・改造や修理を自己または第三者が行った場合
・自然災害、公害、事故などの外的要因による損傷
・消耗部品の自然劣化
【保証申請方法】
保証期間内に、購入時のレシートまたは納品書と本保証書をご提示のうえ、販売店または当社窓口までご連絡ください。
発行者：株式会社〇〇
所在地：東京都千代田区神田〇〇
電話番号：〇〇-〇〇-〇〇
E-mail：support@～～
担当者名：田中一郎
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
製品保証書は、購入した商品に不具合や欠陥が生じた場合に、無償修理や交換などの対応を行うことを明記した書類です。このテンプレートでは、保証の対象、期間、条件を明確に記載できるよう設計しており、製品トラブル時にも迅速な対応を可能にします。信頼できるアフターサービスを提供するうえで役立つ書式です。
サービス保証書のテンプレート・例文
サービス保証書のテンプレート
サービス保証書
発行日：［ 年 月 日］
保証書番号：［ ］
お客様名：［ ］
サービス名：［ ］
サービス内容：［ ］
契約開始日：［ 年 月 日］
契約終了日：［ 年 月 日］
提供事業者名：［ ］
上記サービスについて、下記の保証条件にもとづき保証いたします。
【保証期間】
契約期間中またはサービス提供日より［ 日／ヶ月］以内
【保証内容】
当社が提供するサービスにおいて、提供内容に不備や不具合があった場合、再提供・補修・返金等の対応を行います。
【免責事項】
以下に該当する場合は保証の対象外とします。
・お客様の過失、操作ミスによる損害
・お客様が本来の目的以外でサービスを使用した場合
・事前に当社の了承を得ず、第三者によってサービスに改変が加えられた場合
・天災、事故、その他不可抗力による損害
【保証申請方法】
保証期間内に、契約内容が確認できる書類と本保証書を添えて、提供事業者までご連絡ください。
発行者：［会社名・部署名］
所在地：［住所］
電話番号：［電話番号］
E-mail：［メールアドレス］
担当者名：［ ］
サービス保証書の例文
サービス保証書
発行日：2025年5月11日
保証書番号：SV-20250511-05
お客様名：〇〇株式会社
サービス名：エアコン定期メンテナンスサービス
サービス内容：年2回の定期点検および簡易整備
契約開始日：2025年4月1日
契約終了日：2026年3月31日
提供事業者名：株式会社〇〇
上記サービスについて、下記の保証条件にもとづき保証いたします。
【保証期間】
契約期間中
【保証内容】
当社が提供するエアコンメンテナンスにおいて、作業不備が確認された場合は、無償で再訪問のうえ再作業を実施いたします。
【免責事項】
以下に該当する場合は保証の対象外とします。
・お客様の過失、操作ミスによる損害
・お客様が本来の目的以外でサービスを使用した場合
・事前に当社の了承を得ず、第三者によってサービスに改変が加えられた場合
・天災、事故、その他不可抗力による損害
【保証申請方法】
保証期間内に、契約書または作業報告書と本保証書を添えて、当社サポート窓口までご連絡ください。
発行者：株式会社〇〇
所在地：大阪府大阪市中央区〇〇
電話番号：〇〇
E-mail：support@～
担当者名：佐藤健一
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＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
サービス保証書は、提供したサービスの品質や対応内容に問題があった場合に、再対応や返金などの保証を行うことを明文化する書類です。サービス業全般で使えるよう、柔軟に使えるフォーマットになっており、保証条件や対象範囲がひと目でわかる構成です。顧客と信頼関係を築くための書類として役立ちます。
身分保証書のテンプレート・例文
身分保証書のテンプレート
身分保証書
発行日：［ 年 月 日］
保証書番号：［ ］
被保証人氏名：［ ］
生年月日：［ 年 月 日］
現住所：［ ］
勤務先名：［ ］
勤務先住所：［ ］
私は、上記被保証人が下記の勤務先において在職中、就業規則および関係法令を遵守し、誠実に職務を遂行するよう指導・監督するとともに、被保証人の在職中および退職後において、雇用関係にもとづく債務（損害賠償など）が発生した場合は、本人と連帯してその責任を負うことを保証いたします。
保証人氏名：［ ］
生年月日：［ 年 月 日］
現住所：［ ］
電話番号：［ ］
続柄：［ ］
保証期間：［入社日より〇年間］
発行者：［会社名・部署名］
所在地：［住所］
電話番号：［電話番号］
担当者名：［ ］
身分保証書の例文
身分保証書
発行日：2025年5月11日
保証書番号：MP-20250511-03
被保証人氏名：田中 一郎
生年月日：1995年3月15日
現住所：東京都江東区〇〇町
勤務先名：株式会社〇〇
勤務先住所：東京都千代田区〇〇
私は、上記被保証人が株式会社ワークスステージにおいて在職中、就業規則および関係法令を遵守し、誠実に職務を遂行するよう指導・監督するとともに、被保証人の在職中および退職後において、雇用関係にもとづく債務（損害賠償など）が発生した場合は、本人と連帯してその責任を負うことを保証いたします。
保証人氏名：田中 五郎
生年月日：1965年6月20日
現住所：東京都江東区〇〇
電話番号：〇〇
続柄：父
保証期間：入社日より3年間
発行者：株式会社〇〇 人事部
所在地：東京都千代田区〇〇
電話番号：〇〇
担当者名：鈴木 真理
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
身分保証書は、個人の信用を第三者が保証する目的で発行される書類です。雇用契約や入学時など、公的・私的な場面で幅広く利用されます。このテンプレートは、保証人の氏名や関係性、保証内容などを正確に記載できるように構成されています。
工事保証書のテンプレート・例文
工事保証書のテンプレート
工事保証書
発行日：［ 年 月 日］
保証書番号：［ ］
お客様名：［ ］
ご住所：［ ］
施工場所：［ ］
このたび弊社が施工いたしました下記工事につきまして、保証対象の範囲および保証期間内において、万一弊社の施工不備に起因する不具合が発生した場合は、速やかに無償で修繕または改修を行うことを保証いたします。
■工事内容：［ ］
■施工完了日：［ 年 月 日］
■保証期間：［ 年 月 日］～［ 年 月 日］
■保証対象：［施工箇所の構造的な不具合・仕上げの不備 等］
■免責事項：
・天災地変（地震・風水害・火災など）
・お客様または第三者の故意または過失による破損
・通常使用における摩耗や経年劣化
・施工対象外の箇所や部材に起因する不具合
発行者：［会社名］
所在地：［住所］
電話番号：［電話番号］
担当者名：［ ］
工事保証書の例文
工事保証書
発行日：2025年5月11日
保証書番号：KG-20250511-07
お客様名：山本 達也 様
ご住所：大阪府堺市中区〇〇
施工場所：上記住所に同じ
このたび弊社が施工いたしました下記工事につきまして、保証対象の範囲および保証期間内において、万一弊社の施工不備に起因する不具合が発生した場合は、速やかに無償で修繕または改修を行うことを保証いたします。
■工事内容：住宅外壁塗装工事一式
■施工完了日：2025年4月28日
■保証期間：2025年4月28日～2028年4月27日
■保証対象：外壁塗装の剥がれ・ひび割れなど構造的施工不備に限る
■免責事項：
・地震や台風など自然災害による損傷
・お客様ご自身による改修や過失による破損
・自然な摩耗や経年変化による変色
・外壁以外の部位に起因する問題
発行者：株式会社〇〇
所在地：大阪府大阪市西区〇〇
電話番号：06-1234-5678
担当者名：井上 恵理
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
工事保証書は、建築や設備工事に関して、完成後の不具合や欠陥に対する保証を記載するものです。このテンプレートでは、保証期間や免責事項、補修の範囲などを明確にできます。施主との信頼関係を築き、建設業や施工業でのアフターサポートを円滑に進めるのに適した形式です。
リフォーム保証書のテンプレート・例文
リフォーム保証書のテンプレート
リフォーム保証書
発行日：［ 年 月 日］
保証書番号：［ ］
お客様名：［ ］
ご住所：［ ］
施工場所：［ ］
このたび弊社が施工いたしましたリフォーム工事に関し、以下の通り保証をいたします。保証期間内において、弊社の施工不良または使用材料に起因する不具合が発生した場合、無償で修繕または交換を行うことをお約束いたします。
■工事内容：［ ］
■施工完了日：［ 年 月 日］
■保証期間：［ 年 月 日］～［ 年 月 日］
■保証対象：［施工箇所の不具合、施工不良等］
■免責事項：
・お客様の過失や不適切な使用により生じた損害
・通常の使用に伴う経年劣化
・天災（地震、台風、洪水など）による損害
・外部からの衝撃など、第三者の原因による損害
発行者：［会社名］
所在地：［住所］
電話番号：［電話番号］
担当者名：［ ］
リフォーム保証書の例文
リフォーム保証書
発行日：2025年5月11日
保証書番号：RF-20250511-02
お客様名：佐藤 美恵 様
ご住所：東京都渋谷区〇〇
施工場所：上記住所に同じ
このたび弊社が施工いたしましたリフォーム工事に関して、以下の通り保証をいたします。保証期間内において、弊社の施工不良または使用材料に起因する不具合が発生した場合、無償で修繕または交換を行うことをお約束いたします。
■工事内容：キッチンリフォーム工事一式（システムキッチン設置・床材張替え）
■施工完了日：2025年4月30日
■保証期間：2025年4月30日～2028年4月29日
■保証対象：システムキッチンの不具合、床材の剥がれ等、施工に起因する不具合
■免責事項：
・お客様による不適切な使用、過失、改修による損害
・経年変化や摩耗による劣化
・天災（地震、台風、洪水等）による損害
・第三者による破損や事故
発行者：株式会社〇〇
所在地：東京都新宿区〇〇
電話番号：〇〇
担当者名：鈴木 真理
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＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
リフォーム保証書は、住宅や店舗の改修工事に関する保証内容を明文化する書類です。リフォームは施工箇所が多岐にわたるため、対応範囲や条件を明確に記載する必要があります。このテンプレートでは、保証の適用条件や免責事項まで整理されており、顧客とのトラブル回避に効果的です。
メンテナンス保証書のテンプレート・例文
メンテナンス保証書のテンプレート
メンテナンス保証書
発行日：［ 年 月 日］
保証書番号：［ ］
お客様名：［ ］
ご住所：［ ］
施工場所：［ ］
このたび弊社が実施したメンテナンスに関して、以下の通り保証をいたします。保証期間内において、メンテナンス作業に起因する不具合が発生した場合、無償で修理または再作業を行うことをお約束いたします。
■メンテナンス内容：［ ］
■メンテナンス実施日：［ 年 月 日］
■保証期間：［ 年 月 日］～［ 年 月 日］
■保証対象：［メンテナンス作業に起因する不具合、修理不良等］
■免責事項：
・使用環境の変更や不適切な使用により発生した不具合
・天災や外部の影響により生じた損害
・通常の使用による摩耗や劣化
・第三者の行為による損害
発行者：［会社名］
所在地：［住所］
電話番号：［電話番号］
担当者名：［ ］
メンテナンス保証書の例文
メンテナンス保証書
発行日：2025年5月11日
保証書番号：MT-20250511-03
お客様名：田中 翔 様
ご住所：福岡県福岡市東区〇〇
施工場所：上記住所に同じ
このたび弊社が実施したメンテナンス作業に関して、以下の通り保証をいたします。保証期間内において、メンテナンス作業に起因する不具合が発生した場合、無償で修理または再作業を行うことをお約束いたします。
■メンテナンス内容：空調設備の定期点検・フィルター清掃
■メンテナンス実施日：2025年4月20日
■保証期間：2025年4月20日～2026年4月19日
■保証対象：メンテナンス作業後に発生した不具合、点検不良等
■免責事項：
・お客様による不適切な使用や管理不良による損害
・天災や異常気象による影響
・通常使用における消耗や経年劣化
・第三者の行為や事故による損害
発行者：株式会社〇〇
所在地：福岡県福岡市博多区〇〇
電話番号：〇〇
担当者名：吉田 正樹
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
メンテナンス保証書は、保守や点検業務に関して、保証の対象や対応内容を記した書類です。定期点検後の不具合や対応ミスに備え、保証内容を明記することで、信頼できるアフターサポートを提供します。本テンプレートは、設備管理や保守業務などを行う事業者に最適な書式です。
中古品保証書のテンプレート・例文
中古品保証書のテンプレート
中古品保証書
発行日：［ 年 月 日］
保証書番号：［ ］
お客様名：［ ］
ご住所：［ ］
商品名：［ ］
商品番号（シリアル番号）：［ ］
購入日：［ 年 月 日］
販売店名：［ ］
このたびご購入いただきました中古品に関して、以下の通り保証をいたします。保証期間内において、商品の故障や不具合が発生した場合、当社の規定にもとづき、修理または交換を行います。
■保証対象：［商品に起因する故障、動作不良等］
■保証期間：［ 年 月 日］～［ 年 月 日］
■免責事項：
・通常の使用による経年劣化や消耗
・外部衝撃や不適切な使用による損傷
・消耗品（バッテリー、フィルター等）の劣化
・自然災害（地震、洪水など）による損害
発行者：［会社名］
所在地：［住所］
電話番号：［電話番号］
担当者名：［ ］
貿易保証書の例文
中古品保証書
発行日：2025年5月11日
保証書番号：MP-20250511-04
お客様名：鈴木 一郎 様
ご住所：大阪府大阪市北区〇〇
商品名：ノートパソコン
商品番号（シリアル番号）：NP123456789
購入日：2025年5月5日
販売店名：株式会社中古パソコン店
このたびご購入いただきました中古ノートパソコンに関して、以下の通り保証をいたします。保証期間内において、商品の故障や不具合が発生した場合、当社の規定にもとづき、修理または交換を行います。
■保証対象：製造不良や動作不良
■保証期間：2025年5月5日～2026年5月4日
■免責事項：
・通常の使用による経年劣化や消耗
・不適切な取り扱いや衝撃による損傷
・消耗品（バッテリー、電源アダプタなど）の劣化
・自然災害や外部要因による損害
発行者：株式会社〇〇
所在地：大阪府大阪市中央区〇〇
電話番号：〇〇
担当者名：山田 太郎
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＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
中古品保証書は、再販売される製品について、一定の保証を提供するための書類です。新品とは異なる前提条件が必要なため、保証範囲、期間、免責事項などを中古品にあわせて調整する必要があります。中古市場での信頼性を高め、安心して購入してもらうのに役立つテンプレートです。
貿易保証書のテンプレート・例文
貿易保証書のテンプレート
貿易保証書
発行日：［ 年 月 日］
保証書番号：［ ］
売主名：［ ］
主住所：［ ］
買主名：［ ］
買主住所：［ ］
取引商品：［ ］
契約番号：［ ］
本保証書は、［商品名］に関連して、以下の条件にもとづき、売主が提供する保証を明記するものです。売主は、商品が契約内容にもとづき、適切に取引され、輸送中に発生した損害を補償することをお約束します。保証の詳細は以下の通りです。
■保証対象：商品が契約内容にもとづき、品質や数量に関する問題がないこと
■保証期間：［ 年 月 日］～［ 年 月 日］
■保証内容：
・商品が契約通りの品質基準を満たすこと
・輸送中の損害に関する補償
・貨物の引き渡しに関する保証
■免責事項：
・自然災害や戦争など、予期しない事象による損害
・買主の不適切な取り扱いや使用による損害
・税関等の手続きに関する問題
発行者：［会社名］
所在地：［住所］
電話番号：［電話番号］
担当者名：［ ］
貿易保証書の例文
貿易保証書
発行日：2025年5月11日
保証書番号：BT-20250511-06
売主名：株式会社〇〇
売主住所：東京都港区〇〇
買主名：株式会社〇〇
買主住所：大阪府大阪市西区〇〇
取引商品：LEDディスプレイ
契約番号：GT-2025-0530
本保証書は、LEDディスプレイに関連して、以下の条件にもとづき、売主が提供する保証を明記するものです。売主は、商品が契約内容にもとづき、適切に取引され、輸送中に発生した損害を補償することをお約束します。保証の詳細は以下の通りです。
■保証対象：商品が契約内容にもとづき、品質や数量に関する問題がないこと
■保証期間：2025年5月11日～2026年5月10日
■保証内容：
・商品が契約通りの品質基準を満たすこと
・輸送中の損害に関する補償
・貨物の引き渡しに関する保証
■免責事項：
・自然災害や戦争など、予期しない事象による損害
・買主の不適切な取り扱いや使用による損害
・税関等の手続きに関する問題
発行者：株式会社〇〇
所在地：東京都港区〇〇
電話番号：〇〇
担当者名：佐藤 仁
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
貿易保証書は、国際取引において商品や契約内容に関する保証を提供するための書類です。品質保証、輸送時の損害補償、免責条件などを明示することで、買主との信頼関係を構築します。このテンプレートは、契約番号など国際的な商取引に必要な項目を含めて作成しています。
保証書を作成する際の注意点
保証書を作成する際には、以下のような注意点を押さえておきましょう。
- 保証内容を明確にする
- 免責事項は詳細に設定する
保証書は、万が一のトラブルに備えて準備しておく重要な書類です。意図が伝わらなかったり、誤解を招いたりすることのないよう、正しく作成しましょう。
保証内容を明確にする
保証書を作成する際は、保証の内容をできるだけ明確に、わかりやすく記載することが重要です。どのような対応が可能で、どのような場合に対応できないのかをはっきり区別しておくことで、誤解や不信感を避けられます。
具体的には、修理や交換などの具体的な対応内容と、それが行われる条件は必ず記載します。さらに、免責事項に該当する場合には保証の対象外となることも明記しておくと安心です。
保証内容の概要を顧客に正しく説明することも重要です。内容を誤って伝えてしまうと、後々のトラブルにつながるおそれがあるため、丁寧で誠実な対応を心がけましょう。
免責事項は詳細に設定する
免責事項はできるだけ具体的に、詳しく定めておくことが重要です。保証の範囲を明確にするだけでなく、対象外となるケースを示すことで、トラブルを未然に防げます。
具体的には、使用方法の誤りや顧客側の過失、勝手な改修による故障、あるいは材料の自然特性や経年劣化による変化などは、一般的に保証の対象外とされます。また、地震・台風などの自然災害、公害、異常な電圧によって生じた損傷も、通常保証には含まれません。
こうした免責事項を漏れなく記載しておくことで、信用できる保証書に仕上がります。
保証書の作成には「NotePM」がおすすめ
保証書の作成・管理なら、ITツール「NotePM」がおすすめです。
テンプレート機能を使えば、保証書のフォーマットをあらかじめ設定できます。慣れていない人でも、簡単に過不足ない保証書を作成できるでしょう。
また、強力な全文検索機能が備わっており、過去の保証書もすぐに見つけ出せます。作成から運用、管理までをすべてNotePM上で行えるため、複数のソフトを使い分ける必要がありません。
無料トライアルも用意されているので、検討の際に実際の操作感や機能を確認できます。ぜひ1度お試しください。
NotePMの特徴
- テンプレート機能でさまざまな保証書をすぐに作成
- ファイルの本文まで検索できる強力な検索機能
- 社内wikiとしても利用できる
＞関連記事：マニュアル作成ツール比較20選【2025年最新】
＞関連記事：情報共有ツールおすすめ 33選（無料あり）と会社にもたらすメリット
テンプレートを活用して明確かつ信用できる保証書を作成しよう
保証書は、製品やサービスに対する責任を明文化し、利用者との信頼関係を築くうえで欠かせない書類です。万が一のトラブルにも対応できるよう、保証内容や免責事項をわかりやすく明示し、正確に作成することが求められます。
保証書をはじめて作る人でも、必要項目や作成時のポイントを押さえればスムーズに仕上げられます。また、NotePMのようなITツールを活用すれば、作成から管理までを一元化でき、業務の効率化にもつながるでしょう。
信頼性のある保証書を作成して、顧客との信頼関係を構築しましょう。
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