SharePointでファイルやフォルダを共有する際、「リンクをどうやって取得すればいいのか」「相手が開けない」といったトラブルに直面していませんか。
ブラウザのURLをコピーして送っても権限エラーが出る、長いURLが見栄えを損なう、フォルダ全体を共有したいのに方法がわからない。こうした課題は、正しいリンク作成手順と権限設定を理解することで解消できます。
本記事では、SharePointにおけるリンク作成の基本操作から、権限設定の選び方、ページ内へのリンク設置、作成済みリンクの編集・削除、そしてトラブルシューティングまでを網羅的に解説します。
SharePointのファイル・フォルダのリンク作成方法
SharePointでファイルやフォルダを共有する際、正しいリンク取得操作を理解することが第一歩です。
この章では、ファイル単体のリンクをコピーする手順、フォルダ単位での共有方法とその使い分け、そしてコピーしたリンクをメールやTeamsに貼り付ける際のテクニックを順に見ていきます。
ファイルのリンクをコピーする手順
SharePointのドキュメントライブラリで対象ファイルを選択し、共有用リンクを発行する操作は非常にシンプルです。ブラウザのアドレスバーではなく、必ず「リンクのコピー」機能を使うことが共有トラブルを防ぐ鉄則です。
1. ドキュメントライブラリでファイルを選択する
SharePointサイトのドキュメントライブラリを開き、共有したいファイルの行にマウスを合わせます。ファイル名の右側に表示される「…」（その他のアクション）メニューをクリックしてください。
2. 「リンクのコピー」を選択する
メニューから「リンクのコピー」を選択すると、即座に共有用URLが発行され、クリップボードにコピーされます。画面上に「リンクがコピーされました」という通知が表示されたら、メールやチャットへの貼り付け作業に移ることができます。
3. 権限設定を確認する
「リンクのコピー」を実行すると、デフォルトの共有範囲（組織内のユーザー、特定のユーザーなど）が自動的に適用されます。後から権限を変更したい場合は、「アクセスの管理」画面で調整できます。詳細は次章で解説します。
フォルダのリンクをコピーする手順と使い分け
複数ファイルを一括で共有したい場合は、フォルダリンクを作成して階層ごと権限を付与するのが効率的です。一方で、フォルダを共有すると内包する全ファイルに権限が及ぶため、機密情報の混入には細心の注意が必要となります。
1. フォルダのリンクをコピーする
ドキュメントライブラリでフォルダ名の右側にある「…」メニューをクリックし、「リンクのコピー」を選択します。操作手順はファイルの場合と同じですが、発行されるURLはフォルダ全体を指すものになります。
2. フォルダ共有のメリットとデメリット
フォルダリンクを使うと、プロジェクトメンバーが関連資料をまとめて閲覧できるため、個別にファイルを送る手間が省けます。ただし、フォルダ内に機密情報や未完成の資料が混在していると、意図しない情報漏えいのリスクが高まります。共有前に内容を精査し、必要なファイルだけを含むフォルダ構成に整理することが望ましいです。
もし、フォルダ内のファイルが増えすぎて目的の資料が見つからない、といった課題を感じている場合は、ファイルの中身まで全文検索できるNotePMの活用も検討してください。強力な検索機能により、リンクを探す手間自体を減らすことができます。
3. ファイル共有との使い分け
単一の資料を送る場合はファイルリンク、複数の関連資料をまとめて共有したい場合はフォルダリンク、という使い分けが基本です。フォルダ共有は便利ですが、権限管理が複雑になりやすいため、共有範囲を明確にしてから実行してください。
コピーしたリンクをメール・Teamsに貼り付ける方法
クリップボードにコピーしたリンクをOutlookやTeamsに貼り付ける際、長いURLをそのまま表示すると見栄えが悪くなります。任意のテキストにリンクを埋め込むことで、情報の視認性が格段に向上します。
1. Outlookでリンクを埋め込む
Outlookのメール作成画面でリンクを設定したいテキスト（例：「プロジェクト資料」）を入力し、範囲選択します。次に、Ctrl+K（Windows）またはCmd+K（Mac）のショートカットを押すと、リンク挿入ダイアログが開きます。ここにコピーしたURLを貼り付けて「OK」をクリックすれば、テキストにリンクが埋め込まれます。
2. Teamsでリンクを埋め込む
Teamsのチャットまたはチャネル投稿欄でも、同様にCtrl+K（またはCmd+K）でリンク挿入ダイアログを開き、表示テキストとURLを設定できます。TeamsではURLを貼り付けると自動でプレビューが表示されるため、リンク先の内容を視覚的に伝えやすいという利点があります。
3. 長いURLを整理するメリット
SharePointのURLは非常に長く、そのまま貼り付けるとメール本文が読みづらくなります。「こちらの資料をご確認ください」といった自然な文章にリンクを埋め込むことで、受け取る側の操作性が向上し、クリック率も高まります。
こうしたリンク共有の操作や管理が煩雑に感じる場合、ITツールに不慣れな人でも直感的に操作できるNotePMのようなツールの方が、社内の情報共有がスムーズに進む場合があります。
SharePointリンク作成時の権限設定（共有設定）の選び方
リンクを作成しても、適切な権限設定を行わなければ相手はアクセスできません。この章では、「誰が」「どのように」アクセスできるかを決める権限設定の基準を解説します。共有範囲の種類と使い分け、編集権限の選択、有効期限やパスワード設定によるセキュリティ強化の順に見ていきます。
共有範囲の種類と使い分け（組織内・特定のユーザー・既存のアクセス権）
SharePointが提供する共有範囲には、主に「組織内のユーザー」「特定のユーザー」「リンクを知っている全員」「既存のアクセス権を持つユーザー」の4つがあります。それぞれの定義と、実務における使い分けの判断基準を以下に示します。
1. 組織内のユーザー
社内の全メンバーがリンクを開ける設定です。社内限定の情報（全社通知、社内規程、共通マニュアルなど）を共有する際に適しています。社外ユーザーはアクセスできないため、機密性の高い情報でも一定の安全性が保たれます。
2. 特定のユーザー
メールアドレスを指定して、特定の個人やグループにのみアクセス権を付与する方法です。社外との限定的なやり取りや、プロジェクトメンバーのみで共有したい資料に適しています。最も細かく権限を制御できるため、機密情報の共有に推奨されます。
3. リンクを知っている全員
URLを知っている人なら誰でもアクセスできる設定です。利便性が高い反面、リンクが第三者に転送されると意図しない相手にも閲覧されるリスクがあります。情報セキュリティの重大な脅威として、クラウドの設定不備による情報漏えいが組織向け脅威の第6位に浮上しており、原則として使用を控えるべきです。
4. 既存のアクセス権を持つユーザー
すでにファイルやフォルダへのアクセス権を持っている人だけがリンクを開ける設定です。新たに権限を付与せず、既存の権限構成を維持したまま共有したい場合に使います。ただし、元々権限がない人には機能しないため、適切な共有範囲へ変更する必要があります。
SharePointの権限設定が複雑で、管理者の負担になっている場合は、NotePMの導入も検討に値します。フォルダやノート単位でシンプルに権限を設定でき、社外メンバー向けのゲスト権限（閲覧のみ）も柔軟に活用できるため、セキュリティと利便性のバランスを取りやすくなります。
編集権限の選択（閲覧のみ・編集可能）
リンクを作成する際、「閲覧のみ」と「編集可能」のどちらを選ぶかによって、受け取り側の操作範囲が大きく変わります。シーン別の推奨設定を以下に示します。
1. 閲覧のみ
配布資料やマニュアル、完成した報告書など、内容を変更されたくないファイルには「閲覧のみ」を設定します。意図しない書き換えや削除のリスクを最小限に抑え、情報の正確性を保つことができます。
2. 編集可能
共同作業が必要なプロジェクト資料（議事録、企画書のドラフト、タスク管理表など）に限り「編集可能」を付与します。複数人で同時編集できるメリットがある一方、誤操作による削除や上書きのリスクもあるため、編集権限を付与する範囲は最小限にとどめることが推奨されます。
3. 権限の使い分けの基準
基本的には「閲覧のみ」をデフォルトとし、共同編集が必要な場合にのみ「編集可能」を選択する運用が安全です。編集権限を付与した場合でも、定期的にバージョン履歴を確認し、不要な変更が加えられていないかチェックする習慣をつけると良いでしょう。
有効期限・パスワード設定によるセキュリティ強化
機密性の高い情報を共有する際には、有効期限の設定やパスワード保護による多層防御が有効です。以下に具体的な手順と活用シーンを示します。
1. 有効期限の設定
一時的な外部共有には有効期限を設定し、プロジェクト終了後に自動でアクセス権が消滅するように管理します。「リンクのコピー」実行後、「アクセスの管理」画面で期限を指定できます。期限切れ後は、相手がリンクを開いても「アクセス権がありません」というエラーが表示されます。
2. パスワード設定
パスワード設定を併用することで、万が一URLが第三者に知られた場合でも中身の閲覧を阻止できます。パスワードは別の通信手段（電話、別メールなど）で相手に伝えることで、セキュリティレベルをさらに高めることができます。
3. 設定手順
「リンクのコピー」を実行した後、「アクセスの管理」画面で対象リンクの「リンク設定の編集」を選択します。ここで有効期限の日付とパスワードを入力し、「更新」をクリックすれば設定が反映されます。既に相手に送ったURLをそのままにアクセス制限を強化できるため、後からセキュリティを高めたい場合にも有効です。
SharePointページ内でのリンク設定方法
サイト運用者向けに、ポータルページを充実させるリンク設置術を解説します。この章では、テキストや画像にハイパーリンクを埋め込む手順、クイックリンクWebパーツでリンク集を作成する方法、そしてドキュメント内の特定箇所へのリンク作成（応用）の順に見ていきます。
テキストや画像にハイパーリンクを埋め込む手順
SharePointページのテキストWebパーツや画像Webパーツを使用し、ページ上に直感的なリンク導線を配置する具体的な操作手順を以下に示します。
1. テキストにリンクを設定する
ページ編集モードで、テキストWebパーツを追加または既存のテキストを選択します。リンクを設定したい文字列を範囲選択し、ツールバーのリンクアイコン（鎖のマーク）をクリックします。表示されるダイアログにコピーしたURLを貼り付け、「開く」をクリックすれば完了です。
2. 画像にリンクを設定する
画像Webパーツを追加し、画像をアップロードまたは選択します。画像の編集メニューから「リンク」を選択し、遷移先のURLを入力します。画像自体にリンクを設定することで、視覚的に目立つ「バナー」のような役割を持たせることが可能です。
3. 外部サイトへのリンクの注意点
外部サイトへのリンクは「新しいタブで開く」設定にすることで、ポータルページからの離脱を防げます。リンク設定時に「新しいウィンドウで開く」オプションにチェックを入れてください。
クイックリンクWebパーツでリンク集を作成する方法
関連資料やよく使うシステムへのリンクを、タイルやリスト形式で美しく整理できるクイックリンク機能の活用法を解説します。
1. クイックリンクWebパーツを追加する
ページ編集モードで「+」ボタンをクリックし、Webパーツの一覧から「クイックリンク」を選択します。追加されたWebパーツの「編集」ボタンをクリックし、リンクを追加していきます。
2. レイアウトを選択する
「タイル」や「グリッド」のレイアウトを選択することで、主要なリンクをボタン形式で分かりやすく表示できます。リスト形式を選べば、テキストベースでコンパクトに並べることも可能です。各リンクにアイコンやサムネイルを設定すると、文字だけのリンクよりもクリック率の向上が期待できます。
3. リンクを追加・編集する
「リンクの追加」をクリックし、タイトルとURLを入力します。SharePoint内のファイルやページだけでなく、外部サイトのURLも設定できます。追加後、リンクの順序をドラッグ&ドロップで入れ替えることも可能です。
ドキュメント内の特定箇所へのリンク作成（応用）
Wordの見出しやExcelの特定セルへ直接遷移させる「ディープリンク」の作成方法と、その活用シーンを紹介します。
1. Word Onlineの見出しへのリンク
Word Onlineの見出し機能を活用し、長文マニュアルの特定章へユーザーを直接誘導することができます。Word Onlineでドキュメントを開き、見出しを右クリックして「リンクのコピー」を選択すると、その見出し位置へのディープリンクが取得できます。
2. Excelの特定セルへのリンク
ExcelのURLにセル番地を付与することで、大規模な台帳の特定データ行を即座に共有することが可能です。Excel OnlineでファイルのURLをコピーし、末尾に「#セル番地」（例：#A10）を追加すると、そのセルにフォーカスした状態で開きます。
3. 活用シーン
長文のマニュアルや大規模なデータ台帳を共有する際、「この部分を確認してください」と伝えるために、毎回スクロールして探す手間を省けます。特に、頻繁に参照される情報（FAQ、手順書の特定ステップなど）へのリンクを作成しておくと、利用者の利便性が大きく向上します。
作成済みSharePointリンクの編集・削除・権限変更
一度作成したリンクの運用管理について解説します。この章では、ファイル・フォルダのリンク権限を後から変更する方法、リンクを無効化（削除）する手順、そしてSharePointページ内のリンクを編集・削除する方法の順に見ていきます。
ファイル・フォルダのリンク権限を後から変更する方法
URLを変えることなく、共有範囲や編集可否などの設定だけをアップデートするための具体的な操作フローを以下に示します。
1. 「アクセスの管理」画面を開く
対象のファイルまたはフォルダの「…」メニューから「アクセスの管理」を選択します。この画面では、現在発行されている全てのリンクとその権限状況を一元的に把握できます。
2. リンク設定を編集する
変更したいリンクの右側にある「リンク設定の編集」をクリックします。ここで共有範囲（組織内、特定のユーザーなど）、編集権限（閲覧のみ、編集可能）、有効期限、パスワードを変更できます。「リンク設定の編集」から権限を更新すれば、既に相手に送ったURLをそのままにアクセス制限を強化できます。
3. 変更を保存する
設定を変更したら「更新」ボタンをクリックして保存します。変更は即座に反映され、次回アクセス時から新しい権限設定が適用されます。有効期限の延長やパスワードの追加も同じ画面から行えるため、状況に応じた柔軟な運用が可能です。
リンクを無効化（削除）する手順
特定の共有リンクを完全に廃止し、外部からのアクセスを即座に遮断するための確実なステップを説明します。
1. 削除対象のリンクを特定する
「アクセスの管理」画面で、削除したいリンクを確認します。複数のリンクが発行されている場合は、共有範囲や作成日時を確認して、削除対象を慎重に選んでください。
2. リンクを削除する
対象リンクの右側にある「削除」アイコンをクリックし、確認ダイアログで「削除」を実行します。対象リンクの「削除」を実行すると、そのURLは即座に無効化され、以降のアクセスは全て拒否されます。
3. 削除前の確認事項
誤って削除した場合は再発行が必要になるため、削除前に利用者がいないかを確認することが望ましいです。セキュリティリスク低減のため、不要になったリンクは放置せず速やかに削除する習慣をつけるべきです。
SharePointページ内のリンクを編集・削除する方法
ページ上に設置したテキストリンクやクイックリンクのURLを、最新の情報に更新・修正するための操作手順を以下に示します。
1. ページを編集モードで開く
SharePointページの右上にある「編集」ボタンをクリックし、編集モードに切り替えます。編集権限がない場合は、サイト所有者に依頼してください。
2. リンクを編集する
テキストリンクの場合、対象のテキストを選択してツールバーのリンクアイコンをクリックし、新しいURLを上書き入力します。クイックリンクWebパーツの場合、Webパーツの編集メニューから「リンクの編集」を選択し、URLやタイトルを更新します。編集モードで対象のリンクを選択し、新しいURLを上書き保存してページを再公開することで反映されます。
3. リンクを削除する
テキストリンクを削除する場合は、対象のテキストを選択してツールバーのリンクアイコンをクリックし、「リンクの削除」を選択します。クイックリンクWebパーツのリンクを削除する場合は、編集メニューから該当リンクを選択し、「削除」をクリックします。リンク先のファイルが移動・削除された場合は、ページ上の導線も合わせて整理し、リンク切れを放置しないようにしてください。
SharePointリンクが機能しない場合のトラブルシューティング
「アクセスできない」「リンクが開かない」といった頻発するトラブルの原因特定と、その具体的な解消方法をまとめました。この章では、「アクセス権がありません」エラーの原因と解決法、リンク切れ（404エラー）やページが見つからない場合の対処法、そして管理者ポリシーによる制限とその対処法の順に見ていきます。
「アクセス権がありません」エラーの原因と解決法
権限不足や有効期限切れなど、アクセス拒否が発生する主な原因と、それを解消するためのチェックポイントを解説します。
1. 共有範囲の設定ミス
「既存のアクセス権を持つユーザー」設定は、元々権限がない人には機能しないため、適切な共有範囲へ変更する必要があります。リンクを作成した人が「組織内のユーザー」や「特定のユーザー」に変更し、再度リンクを送ってもらうか、ファイルの所有者に権限付与を依頼してください。
こうしたリンクエラーが頻発し、業務が停滞するようであれば、ナレッジを一元管理するNotePMの導入も解決策の一つです。情報をストック型で管理することで「情報の迷子」を防ぎ、必要な人が確実に情報にアクセスできる環境を構築できます。
2. 有効期限切れ
有効期限が切れている場合は「アクセスの管理」から期限を延長するか、新しいリンクを再発行して対応します。リンクを送った側が「アクセスの管理」画面で有効期限を確認し、必要に応じて延長してください。
3. サインイン状態の確認
SharePointへのアクセスには、適切なMicrosoft 365アカウントでサインインしている必要があります。複数のアカウントを持っている場合、誤ったアカウントでサインインしているとアクセス権エラーが発生します。ブラウザの右上のアカウントアイコンから、正しいアカウントに切り替えてください。
リンク切れ（404エラー）やページが見つからない場合の対処法
ファイルの移動や削除、URLのコピーミスによって発生するリンク切れトラブルの防ぎ方と対処法を提示します。
1. ファイルの移動・削除
ファイルを別サイトや別ライブラリへ移動させるとURLが変わるため、移動後はリンクの再設定が必要です。ファイルを移動する前に、そのファイルへのリンクがどこで使われているかを確認し、移動後は速やかにリンクを更新してください。
2. URLのコピーミス
ブラウザのURLをそのまま共有すると他人は開けないことが多いため、必ず正規の「リンクのコピー」機能を使ってください。ブラウザのアドレスバーに表示されるURLには、個人のセッション情報が含まれている場合があり、他のユーザーがアクセスするとエラーになります。
3. リンク切れの予防策
ファイルやフォルダの名前を変更しても、SharePointが自動的にリンクを維持する場合がありますが、移動や削除には対応していません。重要なファイルは、安易に移動・削除せず、移動が必要な場合は事前に関係者へ通知し、リンクの更新を依頼する運用が推奨されます。
管理者ポリシーによる制限とその対処法
組織全体のセキュリティ設定により、特定の共有機能が制限されている場合の挙動と、エンドユーザーができる対応策を以下に示します。
1. 外部共有の禁止
外部共有が禁止されているテナントでは、社外ユーザーへのリンク送信機能自体がグレーアウトして制限されます。この場合、ユーザー側では対処できないため、システム部門や管理者に組織のポリシー変更を相談する必要があります。
2. 強制される設定項目
組織のポリシーで設定が強制されている項目（有効期限の必須化、パスワード保護の強制など）は、ユーザー側で解除することはできません。これらの設定は、組織のセキュリティポリシーに基づいて管理者が一元的に管理しています。
3. 代替手段の検討
管理者ポリシーによる制限が業務の妨げになる場合は、システム部門に例外設定を依頼するか、組織が承認している代替のファイル共有手段を利用することを検討してください。ただし、セキュリティポリシーを無視した独自の共有方法は、情報漏えいリスクを高めるため避けるべきです。
管理コストを下げつつ、効率的に情報を共有したい場合は、NotePMのAI支援機能（要約・整理）を活用するのも一手です。情報の属人化を防ぎ、システム管理者の負担を軽減する助けとなります。
SharePointのリンク作成・共有方法まとめ
本記事では、SharePointにおけるリンク作成の基本操作から、権限設定の選び方、ページ内へのリンク設置、作成済みリンクの編集・削除、そしてトラブルシューティングまでを網羅的に解説しました。
ファイルやフォルダのリンクをコピーする際は、ブラウザのURLではなく必ず「リンクのコピー」機能を使用し、共有範囲（組織内、特定のユーザーなど）と編集権限（閲覧のみ、編集可能）を適切に設定することが重要です。機密性の高い情報を共有する場合は、有効期限やパスワード設定を併用し、多層防御でセキュリティを強化してください。
正しいリンク取得操作と適切な権限設定を組み合わせることが、組織の情報共有における安全性の土台となります。本記事で紹介した手順とチェックポイントを実務に活かし、SharePointのリンク機能を安全かつ効率的に使いこなしてください。
もし、リンク共有のトラブルを根本から解消し、よりスムーズな情報共有環境を構築したいとお考えなら、NotePMの導入もぜひご検討ください。強力な検索機能とシンプルな操作性で、組織の生産性向上をサポートします。
