Googleサイトで社内規定や配布資料のPDFを公開したいと考えたとき、「どうやってアップロードすればいいのか」「埋め込んだのに他の人が見られない」といった悩みに直面することがあります。Googleサイト自体にはPDFを直接保存する機能がないため、Googleドライブを経由した仕組みを理解しておく必要があります。
本記事では、GoogleドライブからGoogleサイトへPDFを埋め込む具体的な手順と、最も多いトラブルである「権限がありません」エラーの解決方法を中心に解説します。共有設定を正しく行えば、プログラミング不要で誰でも簡単にPDFを公開できるようになります。
さらに、埋め込み表示とリンク表示の使い分けや、スマートフォンでの表示調整といった実務で役立つポイントもあわせて紹介します。
目次
GoogleサイトへのPDF埋め込みの基本と事前準備
GoogleサイトにPDFを表示させるには、まずGoogleドライブにファイルをアップロードし、適切な共有設定を行う必要があります。この章では、ドライブへのアップロード手順、共有設定の重要性、そして検索性に関する注意点を順に見ていきます。
【事前準備】GoogleドライブにPDFをアップロード
Googleドライブを開き、画面左上の「新規」ボタンをクリックして「ファイルのアップロード」を選択します。対象のPDFを選んでアップロードするか、ドライブの画面に直接ドラッグ＆ドロップすることでも追加できます。
複数のPDFを扱う場合は、あらかじめ用途別のフォルダを作成しておくと管理がしやすくなります。たとえば「社内規定」「配布資料」といったフォルダを用意し、関連するファイルをまとめておくことで、後から目的のPDFを探す手間を減らせます。
必要に応じて共有設定を変更する
Googleドライブにアップロードしたファイルは、デフォルトで「制限付き」の共有設定になっています。この状態では、ファイルの所有者やアクセス権を明示的に付与されたユーザーしか閲覧できません。Googleサイトに埋め込んだPDFを一般の閲覧者に表示させるには、共有設定を「リンクを知っている全員」に変更する必要があります。
変更方法は次のとおりです。ドライブ上で対象のPDFを右クリックし、「共有」メニューを開きます。「一般的なアクセス」の項目を「制限付き」から「リンクを知っている全員」に切り替え、権限は「閲覧者」のままにしておくことで、URLを知っている人なら誰でも閲覧できる状態になります。
この設定を行わないと、Googleサイトを訪れた閲覧者に「このファイルを表示する権限がありません」というエラーが表示されてしまうため、埋め込み作業の中で最も重要なステップと言えます。
埋め込みPDFの検索性について知っておくべきこと
Googleサイトの標準検索機能では、埋め込んだPDFの内部テキストは検索対象になりません。サイト内検索で重要な情報を見つけやすくするには、PDFのタイトルや概要を本文中にテキストとして記載しておくことが有効です。
たとえば、社内規定のPDFを埋め込む場合は、「第3章：勤務時間に関する規定」といった見出しや要点を本文に書き出しておくと、閲覧者がキーワード検索で目的の情報にたどり着きやすくなります。
より高度な運用として、PDFの中身まで全文検索できる環境が必要な組織では、NotePMのようなナレッジ共有ツールの導入も選択肢になります。ファイル内のテキストを自動的にインデックス化し、横断検索を可能にする機能を持つツールを活用することで、情報の属人化を防ぎ、大量の資料を扱う場合でも必要な情報を一瞬で見つけられるようになります。
GoogleドライブからGoogleサイトへPDFを埋め込む手順
ドライブへのアップロードと共有設定が完了したら、次はGoogleサイトの編集画面でPDFを選択し、ページ上に配置します。この章では、挿入操作の具体的な流れ、サイズや配置の調整方法、そしてファイルが選択できない場合の対処法を順に説明します。
1. Googleサイトの編集画面でPDFを挿入する
Googleサイトの編集画面を開き、PDFを配置したい位置にカーソルを合わせます。画面右側の「挿入」タブをクリックし、表示されるメニューから「ドライブ」を選択します。
ドライブ内のファイル一覧が表示されるので、目的のPDFをクリックして選択し、画面下部の「挿入」ボタンを押します。これだけで、ページ上にPDFのプレビューが埋め込まれます。プログラミングやコードの記述は一切不要で、直感的な操作だけで完了します。
2. 埋め込んだPDFのサイズと配置を調整する
埋め込み後、PDFの四隅に青いドット（ハンドル）が表示されます。このドットをドラッグすることで、表示サイズを自由に変更できます。ページのレイアウトに合わせて、幅や高さを調整してください。
PDFを選択した状態で、画面右側のツールバーから配置オプションを選ぶこともできます。左寄せ、中央揃え、右寄せといった配置を指定することで、テキストや画像との並びを整えられます。
よくある落とし穴：PDFが選択できない場合の対処法
「挿入」メニューからドライブを開いても、目的のPDFが一覧に表示されない場合があります。まず確認すべきは、ファイル形式が本当にPDFであるかどうかです。画像ファイルやWord文書をPDFと勘違いしているケースも少なくありません。
次に、ログイン中のGoogleアカウントがそのファイルの所有者であるか、または閲覧権限を持っているかを確認してください。他のユーザーが所有するファイルで、自分に共有されていない場合は、一覧に表示されません。
また、ドライブ内のフォルダ階層が深い場合、ファイルが見つけにくいこともあります。検索ボックスにファイル名を入力して絞り込むと、スムーズに目的のPDFを見つけられます。
「権限がありません」エラーの原因と解決方法
PDFを埋め込んだ後、自分以外の閲覧者がアクセスすると「権限がありません」と表示されるトラブルが最も多く報告されています。この章では、エラーの原因となる共有設定の変更手順、組織アカウントでの制約、そして設定変更後の確認方法を順に見ていきます。
Googleドライブで「リンクを知っている全員」に変更する手順
エラーを解消するには、Googleドライブ上で対象のPDFを右クリックし、「共有」メニューを開きます。表示される画面の「一般的なアクセス」セクションで、現在の設定を確認してください。
「制限付き」になっている場合は、これを「リンクを知っている全員」に変更します。権限のプルダウンメニューは「閲覧者」を選択し、編集や削除ができないようにしておくことで、安全に公開できます。
設定を変更したら、画面右下の「完了」ボタンをクリックして保存します。これで、Googleサイトを訪れた閲覧者がPDFを表示できるようになります。
組織アカウントでの制約と管理者への確認方法
Google Workspace（旧G Suite）を利用している組織では、管理者がドライブの共有設定を制限している場合があります。この場合、個人で「リンクを知っている全員」に変更しようとしても、選択肢がグレーアウトして選べないことがあります。
組織外への共有が禁止されている場合は、管理者に連絡して設定変更を依頼する必要があります。管理コンソールで外部共有の許可設定を変更してもらうか、特定のファイルやフォルダに対してのみ例外を設けてもらうよう相談してください。
社内ポータルサイトのように、組織内のメンバーのみが閲覧する用途であれば、「組織内のリンクを知っている全員」という設定でも問題ありません。公開範囲を明確にした上で、適切な共有設定を選択することが重要です。
共有設定変更後の確認方法とトラブルシューティング
共有設定を変更したら、実際に閲覧者の立場で表示できるかを確認することが大切です。最も確実な方法は、ログアウト状態またはブラウザのシークレットウィンドウ（プライベートブラウジングモード）でGoogleサイトにアクセスし、PDFが正しく表示されるかをチェックすることです。
もし設定変更後もエラーが表示される場合は、ブラウザのキャッシュが原因の可能性があります。キャッシュをクリアするか、別のブラウザで試してみてください。
また、複数のPDFを埋め込んでいる場合は、それぞれのファイルで共有設定が正しく行われているかを個別に確認する必要があります。一括で設定を変更したつもりでも、一部のファイルが漏れていることがあるため、注意が必要です。
埋め込んだPDFの表示調整とモバイル対応の方法
スマートフォンやタブレットでの閲覧環境を考慮した調整は、ユーザー体験を左右する重要なポイントです。この章では、デバイス別の表示サイズ調整、複数ページPDFの特定箇所を案内する方法、そして表示速度や崩れが起きた場合の対処法を順に解説します。
PCとモバイルでの表示サイズ調整方法
Googleサイトの編集画面では、画面上部のプレビューアイコンからデバイス別の表示を確認できます。スマホ表示を選択し、埋め込んだPDFがはみ出したり、逆に小さすぎたりしないかをチェックしてください。
モバイル環境では、PDFの幅がスクリーンの横幅を超えると横スクロールが発生し、操作性が悪くなります。埋め込み時のサイズ調整で、スマホ画面に収まる幅に設定しておくことが大切です。
また、PDFの高さが長すぎると、ページ全体のスクロール量が増えて閲覧者の負担になります。重要な情報を含むPDFは、ページの上部に配置するか、リンク形式での提供を検討することで、ユーザビリティを保てます。
複数ページPDFの表示方法
複数ページにわたるPDFで、特定のページを直接表示させたい場合は、URL末尾に「#page=2」といったパラメータを付与する方法があります。たとえば、5ページ目を開かせたい場合は「#page=5」を追加します。
この機能を使うと、閲覧者が目的の情報にすぐたどり着けるため、長いマニュアルや規定集を案内する際に便利です。ボタンやテキストリンクに設定することで、「第3章はこちら」といった誘導が可能になります。
ただし、この機能はブラウザやPDFビューアの仕様に依存するため、すべての環境で動作するとは限りません。重要な情報については、本文中に要点を書き出しておくことで、確実に伝えられます。
その他のトラブルシューティング（読み込み速度・表示崩れ）
PDFのファイルサイズが大きいと、ページの読み込みに時間がかかり、閲覧者が離脱する原因になります。画像を多く含むPDFの場合は、画像解像度を適切に調整してファイル容量を抑えることで、モバイル環境での表示速度低下を防げます。
表示が不安定な場合は、ブラウザのキャッシュをクリアしてから再度アクセスしてみてください。古いキャッシュが残っていると、更新した内容が反映されないことがあります。
また、PDFの内容が複雑で表示崩れが起きる場合は、元のPDFを作成したソフトウェアで再度保存し直すことで改善することがあります。特に、フォントの埋め込みや画像の圧縮設定を見直すと、表示の安定性が向上します。
GoogleサイトへのPDF埋め込み方法まとめ
GoogleサイトへPDFを埋め込むには、Googleドライブにファイルをアップロードし、共有設定を「リンクを知っている全員」に変更することが最も重要なポイントです。この設定さえ正しく行えば、プログラミング不要で誰でも簡単にPDFをページ上に表示できます。
埋め込み後は、スマートフォンでの表示確認を忘れずに行い、サイズや配置を調整してください。複数のPDFを扱う場合は、埋め込みとリンク表示を使い分けることで、ページの読み込み速度と情報の伝えやすさのバランスを取れます。
より高度な権限管理や全文検索、マニュアルのバージョン管理が必要な組織では、NotePMのような専門ツールへの移行も効果的な選択肢になります。情報の属人化を防ぎ、社内のナレッジ共有を加速させたい場合は、ぜひ検討してみてください。
