Slackでファイル共有する方法｜検索・外部連携・セキュリティ設定まで

ビジネスシーンでSlackを使っていると、「この資料、Slackで共有しておいて」と頼まれることは日常茶飯事です。しかし、いざ共有しようとすると「どうやってファイルをアップロードするの？」「共有先はどう選ぶの？」「後から探すにはどうすればいい？」といった疑問が次々と浮かんでくるかもしれません。

Slackでのファイル共有は、基本的な操作を覚えてしまえば非常にシンプルです。PC版ではドラッグ&ドロップで瞬時に共有でき、スマホ版でもカメラロールから数タップで送信できます。さらに、Google DriveやOneDriveといった外部ストレージサービスと連携すれば、大容量ファイルの管理もスムーズになります。

この記事では、Slackでファイルを共有する基本手順から、共有されたファイルの受け取り・検索方法、外部メンバーとの安全な共有方法、主要な外部ストレージサービスとの連携まで、実務で必要な知識を網羅的に解説します。ファイルが増えてきた際の検索や整理の課題には、ナレッジ管理ツールの活用も効果的であることを、あわせてご紹介します。

Slackでファイルを共有する基本手順

Slackでファイルを共有する方法は、PC版とスマホ版で操作手順が少し異なります。どちらも慣れてしまえば数秒で完了する簡単な操作ですが、初めて使う場合は戸惑うこともあるでしょう。ここでは、デバイスごとの具体的な手順を詳しく解説していきます。

ファイル共有の基本的な流れは、「ファイルを選ぶ→共有先を選ぶ→メッセージを添えて送信」という3ステップです。共有先はチャンネル（複数人が参加する場所）とダイレクトメッセージ（特定の個人とのやり取り）から選べます。

PC版Slackでファイルを共有する方法

PC版Slackでは、デスクトップアプリとブラウザ版のどちらでも同じ操作でファイルを共有できます。最も速い方法は、共有したいファイルをエクスプローラー（Windowsの場合）やFinder（Macの場合）からSlackのメッセージ入力欄に直接ドラッグ&ドロップすることです。

ドラッグ&ドロップ以外の方法として、メッセージ入力欄の左下にある「+」ボタンをクリックする方法もあります。「+」ボタンを押すと、「ファイルをアップロード」という選択肢が表示されるので、これをクリックしてPCに保存されているファイルを選択します。

ファイルを選択すると、送信前にプレビュー画面が表示されます。ここでファイル名を編集したり、メッセージを添えたりできます。メッセージを添えることで、「このファイルは何のためのものか」「どこを見てほしいのか」といった文脈を相手に伝えられるため、積極的に活用しましょう。

スマホ版Slackでファイルを共有する方法

スマホ版Slackアプリ（iOS・Android）でも、ファイル共有は簡単です。メッセージ入力欄の左側にある「+」アイコンをタップすると、メニューが表示されます。ここから「ファイルをアップロード」を選ぶと、スマホ内のファイルにアクセスできます。

iPhoneの場合は「ファイル」アプリ、Androidの場合は端末のファイル管理アプリが開き、カメラロールに保存された写真や、クラウドストレージに保存されたドキュメントなどを選択できます。また、「カメラで撮影」を選べば、その場で写真を撮って即座に共有することも可能です。

外出先で撮影したホワイトボードの写真や、現場の状況を伝える画像などをすぐに共有したい場合、この機能は非常に便利です。撮影後、そのままメッセージを添えて送信できるため、情報共有のスピードが格段に上がります。

共有先の選択とメッセージ添付のコツ

ファイルを共有する際、最も重要なのは「誰に」「どこに」共有するかを正しく選ぶことです。Slackでは、チャンネル（複数人が参加する場所）、ダイレクトメッセージ（特定の個人とのやり取り）、複数のチャンネルへの同時共有という3つの選択肢があります。

1. チャンネルへの共有

チャンネルにファイルを共有すると、そのチャンネルに参加しているメンバー全員がファイルを閲覧・ダウンロードできます。プロジェクトの進捗報告資料や、チーム全体で確認すべき議事録などは、関連するチャンネルに共有するのが適切です。

2. ダイレクトメッセージへの共有

特定の個人だけに見せたいファイルや、機密性の高い情報はダイレクトメッセージで共有しましょう。人事評価シートや個人的な相談内容など、他のメンバーに見られたくない情報は、必ずダイレクトメッセージを使うことが重要です。

3. 複数チャンネルへの同時共有

ファイルアップロード時に、複数のチャンネルを選択することもできます。全社向けのお知らせ資料や、複数のプロジェクトに関連する情報を一度に共有したい場合に便利です。ただし、共有先が多すぎると情報が拡散しすぎるため、本当に必要なチャンネルだけを選ぶよう注意しましょう。

4. メッセージを添えて文脈を伝える

ファイルを共有する際は、必ずメッセージを添えることをおすすめします。「何のファイルか」「どこを見てほしいのか」「いつまでに確認してほしいのか」といった情報を添えることで、受け取った側がすぐに内容を理解でき、対応がスムーズになります。

例えば、「来週の会議資料です。3ページ目の予算案について事前にご意見をいただけると助かります」のように具体的に伝えると、相手は何をすべきかが明確になります。ファイルだけをポンと送りつけるのではなく、一言添えるだけでコミュニケーションの質が大きく向上します。

5. ファイルサイズ上限の注意点

Slackには、アップロードできるファイルサイズに上限があります。無料プランでは1ファイルあたり1GBまで、有料プラン（Pro、Business+、Enterprise Grid）では制限が緩和されますが、それでも大容量のファイルを頻繁に共有する場合は、後述する外部ストレージサービスとの連携を検討するとよいでしょう。

共有されたファイルの受け取りと管理

ファイルを共有するだけでなく、共有されたファイルを効率的に受け取り、管理することも重要です。Slackでは、ファイルのダウンロード、プレビュー、検索、整理といった機能が用意されており、これらを活用することでチーム全体の生産性を高められます。

特に、プロジェクトが進むにつれてファイルの数が増えてくると、「あのファイルどこだっけ？」と探す時間が無駄になりがちです。ここでは、受け取ったファイルをスムーズに扱うための方法と、ファイルが増えた際の課題への対処法を解説します。

共有ファイルのダウンロードと閲覧方法

Slackで共有されたファイルは、メッセージ内に表示されたサムネイルやファイル名をクリックすることで、プレビュー画面が開きます。画像やPDFなどはSlack上でそのまま閲覧でき、わざわざダウンロードしなくても内容を確認できます。

1. 単一ファイルのダウンロード

ファイルをダウンロードする場合は、プレビュー画面右上の「ダウンロード」ボタンをクリックします。ファイルはPCのダウンロードフォルダに保存され、ローカルで編集や保管ができるようになります。

2. 複数ファイルのダウンロード

複数のファイルを一度にダウンロードしたい場合は、Slack上で個別にダウンロードするしかありません。ただし、後述する外部ストレージサービスと連携していれば、フォルダごとまとめてダウンロードすることも可能になります。

3. Slack上でのプレビュー機能

Slackは、画像、PDF、Microsoft Office文書（Word、Excel、PowerPoint）などを、アプリ内で直接プレビューできます。この機能により、ファイルをいちいちダウンロードして開く手間が省け、素早く内容を確認できます。

特に画像ファイルは、クリックするだけで拡大表示され、複数の画像がある場合は左右の矢印で次々と切り替えられます。デザインの確認や写真の共有など、視覚的な情報をやり取りする際に非常に便利です。

4. モバイルでのファイル保存とアプリ連携

スマホ版Slackでも、ファイルのダウンロードとプレビューが可能です。ダウンロードしたファイルは、iPhoneの場合は「ファイル」アプリ、Androidの場合はダウンロードフォルダに保存されます。

また、PDFや画像を他のアプリで開きたい場合は、プレビュー画面の共有ボタンから、他のアプリに直接送ることもできます。例えば、PDFをメモアプリに保存したり、画像を写真編集アプリで加工したりといった使い方ができます。

共有ファイルを探す・検索する方法

Slackには強力な検索機能があり、過去に共有されたファイルを素早く見つけられます。ただし、ファイルの数が増えてくると、Slackの標準検索機能だけでは限界を感じることもあります。ここでは、Slack内での検索方法と、その限界、そして解決策を紹介します。

1. Slackのファイル検索機能の使い方

Slackの画面上部にある検索ボックスに、ファイル名やファイルに関連するキーワードを入力すると、該当するファイルが一覧表示されます。検索結果は、メッセージ、ファイル、チャンネルなどのカテゴリで絞り込めるため、「ファイル」タブを選択すれば、ファイルだけを効率的に探せます。

2. チャンネル別・期間別・ファイル形式別の絞り込み

検索結果をさらに絞り込むには、検索ボックスの右側にあるフィルタ機能を活用します。特定のチャンネル内だけを検索したり、「過去1週間」「過去1か月」といった期間で絞り込んだり、「PDF」「画像」「ドキュメント」といったファイル形式で絞り込んだりできます。

例えば、「先月の会議で共有されたPDF資料を探したい」という場合、検索ボックスに「会議」と入力し、フィルタで「過去1か月」「PDF」を選択すれば、候補を大幅に絞り込めます。

3. 「すべてのファイル」ページでの一覧確認

Slackの左サイドバーにある「その他」メニューから「すべてのファイル」を選択すると、自分がアクセスできるすべてのファイルが時系列で一覧表示されます。ここからファイルを探したり、不要なファイルを削除したりできます。

4. ファイル検索の限界：ファイルの中身は検索できない

Slackの標準検索機能は非常に便利ですが、一つ大きな制約があります。それは、「ファイル名やファイルに添えられたメッセージ内容は検索できるが、ファイルの中身（Word・Excel・PDF内のテキスト）は検索対象外」という点です。

例えば、PDFの中に「予算案」という単語が書かれていても、ファイル名やメッセージに「予算案」という言葉がなければ、検索で見つけることはできません。プロジェクトが進み、ファイルの数が数百、数千と増えてくると、この制約が大きなボトルネックになります。

5. 全文検索可能なツールの活用

大量のファイルを扱う場合、ファイルの中身まで検索できるナレッジ管理ツールの活用が効果的です。例えば、NotePMのようなツールは、添付ファイル（Word・Excel・PDF・PowerPoint）の中身のテキストも全文検索の対象となるため、「あのファイルに書いてあった内容を探したい」という場面で威力を発揮します。

NotePMはフォルダとタグで情報を整理でき、Slack、Microsoft Teams、Chatworkなどの主要なチャットツールと連携して、更新情報を自動通知する機能も備えています。Slackでのファイル共有と並行して、重要なドキュメントやマニュアルをNotePMで一元管理することで、情報の検索性と整理性を大幅に向上できます。

ファイルの整理と削除の方法

ファイルが増えてくると、不要なファイルを削除したり、整理したりする作業も必要になります。Slackでは、ファイルの削除は可能ですが、フォルダ分けのような整理機能はありません。そのため、ファイル名やメッセージでの説明を工夫することが、後から探しやすくするための重要なポイントになります。

1. 不要なファイルの削除手順と注意点

ファイルを削除するには、削除したいファイルのプレビュー画面を開き、右上のメニューから「削除」を選択します。ただし、削除したファイルは復元できないため、本当に不要かどうかを慎重に確認してから削除しましょう。

また、ファイルを削除できるのは、そのファイルをアップロードした本人か、ワークスペースの管理者のみです。他のメンバーがアップロードしたファイルを削除したい場合は、管理者に依頼する必要があります。

2. チャンネル単位でのファイル整理のベストプラクティス

Slackにはフォルダ機能がないため、ファイルを整理する最も効果的な方法は、「チャンネルを目的別に分ける」ことです。例えば、プロジェクトごとにチャンネルを作り、そのチャンネル内でファイルを共有すれば、自然と関連ファイルがまとまります。

また、定期的に古いファイルを見直し、不要なものは削除するルールをチーム内で決めておくと、ストレージ容量の節約にもつながります。

3. ファイル名・メッセージでの説明を工夫して検索しやすくするコツ

ファイルをアップロードする際、ファイル名を分かりやすくすることが非常に重要です。例えば、「資料.pdf」ではなく「2024年度予算案_最終版.pdf」のように、日付や内容、バージョンを含めた名前にすると、後から検索する際に見つけやすくなります。

また、ファイルを共有する際のメッセージにも、キーワードを含めるよう意識しましょう。「予算案の最終版です。3ページ目の人件費について確認をお願いします」のように具体的に書くことで、検索時にヒットしやすくなり、チーム全体の情報共有がスムーズになります。

外部メンバーとファイルを共有する方法

Slackでは、社内メンバーだけでなく、社外のクライアントやパートナー企業とも安全にファイルを共有できます。ただし、外部メンバーとの共有には、セキュリティや権限管理の面で注意すべきポイントがいくつかあります。ここでは、外部共有の具体的な方法と、安全に運用するためのベストプラクティスを解説します。

外部共有リンクの生成と共有

Slackでは、ファイルごとに外部共有用のリンクを生成できます。このリンクを相手に送れば、Slackアカウントを持っていない人でもファイルを閲覧・ダウンロードできます。ただし、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできるため、機密性の高いファイルには注意が必要です。

1. ファイルの外部共有リンク作成手順

ファイルのプレビュー画面を開き、右上のメニューから「リンクを作成」を選択すると、外部共有用のURLが生成されます。このURLをメールやメッセージで相手に送れば、相手はブラウザでファイルを開けます。

2. リンクの有効期限設定とパスワード保護

Slackの有料プラン（Pro、Business+、Enterprise Grid）では、共有リンクに有効期限を設定したり、パスワードで保護したりできます。これにより、一定期間後にリンクを無効化したり、パスワードを知っている人だけがアクセスできるようにしたりできます。

無料プランでは、これらの機能は使えないため、機密性の高いファイルを外部共有する場合は、有料プランへのアップグレードを検討するとよいでしょう。

3. リンク共有のメリットと注意点

リンク共有のメリットは、相手がSlackアカウントを持っていなくても、すぐにファイルを見てもらえることです。一方で、リンクが第三者に漏れると、意図しない人がファイルにアクセスできてしまうリスクがあります。

そのため、リンクを共有する際は、メールやメッセージで直接送り、SNSや公開掲示板などには貼らないよう注意しましょう。また、共有が不要になったら、リンクを無効化することも忘れないでください。

Slack Connectでの外部組織との共有

Slack Connectは、異なる組織のSlackワークスペース同士を安全に接続し、チャンネルを共有できる機能です。外部のクライアントやパートナー企業と継続的にやり取りする場合、Slack Connectを使えば、メールよりも迅速で透明性の高いコミュニケーションが実現できます。

1. Slack Connectの概要と設定方法

Slack Connectを利用するには、有料プラン（Pro以上）が必要です。設定は、チャンネルの設定メニューから「外部組織を招待」を選択し、相手のメールアドレスを入力します。相手が招待を承認すると、両組織のメンバーが同じチャンネルでやり取りできるようになります。

2. 外部組織とのチャンネル作成とファイル共有手順

Slack Connectで作成したチャンネル内では、通常のチャンネルと同じようにファイルを共有できます。ファイルは両組織のメンバーが閲覧・ダウンロードでき、コメントやリアクションも可能です。

プロジェクトの進捗報告資料や、契約書のドラフトなど、継続的にやり取りが必要なファイルは、Slack Connectのチャンネルで共有すると、履歴が残り、後から振り返りやすくなります。

3. セキュリティポリシーの設定と管理者承認フロー

Slack Connectでは、管理者が外部組織との接続を承認するフローを設定できます。これにより、従業員が勝手に外部組織とチャンネルを作成することを防ぎ、情報漏洩のリスクを減らせます。

また、管理者は、どの外部組織とどのチャンネルで接続しているかを一元管理でき、必要に応じて接続を解除することも可能です。外部との連携が多い企業では、こうした管理機能を活用することで、セキュリティを保ちながら柔軟な協業が実現できます。

外部共有時のセキュリティ設定

外部メンバーとファイルを共有する際は、セキュリティ設定を適切に行うことが重要です。誰がいつファイルを閲覧したかを把握できる仕組みや、共有範囲を柔軟に設定できるツールを活用することで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

1. 管理者による外部共有ポリシーの設定

Slackの有料プランでは、管理者が外部共有に関するポリシーを設定できます。例えば、「外部共有リンクの作成を禁止する」「外部組織との接続には管理者の承認が必要」といったルールを設定することで、組織全体のセキュリティレベルを統一できます。

2. ゲストアカウントの権限管理

Slackでは、外部メンバーを「ゲスト」として招待し、特定のチャンネルだけにアクセスを制限できます。ゲストは、招待されたチャンネル以外のチャンネルや、組織内の他のメンバーの情報を見ることはできません。

外部のフリーランサーやコンサルタントと一時的に協業する場合、ゲストアカウントを活用することで、必要最小限の情報だけを共有し、セキュリティを保つことができます。

3. 外部共有時のベストプラクティス

外部メンバーとファイルを共有する際は、以下のポイントを意識することで、情報漏洩のリスクを減らせます。まず、共有するファイルには機密情報が含まれていないか、事前に確認しましょう。また、共有範囲を必要最小限に絞り、不要になったら速やかにアクセスを取り消すことも重要です。

さらに、共有したファイルの履歴を記録し、誰がいつアクセスしたかを把握できる仕組みを整えることで、万が一のトラブル時にも迅速に対応できます。

4. 閲覧履歴と未読管理の重要性

外部共有時には、「誰がいつファイルを見たか」を把握することが、セキュリティと情報共有の効率化の両面で重要です。Slackの標準機能では、この点が十分にカバーされていないため、閲覧履歴や未読管理機能を持つツールを併用することが有効です。

例えば、NotePMは、誰がいつページを見たかを確認できる閲覧履歴機能と、見ていないページがわかる未読管理機能を搭載しています。プロジェクト単位、組織単位などでノートごとに共有範囲を柔軟に設定でき、社外メンバー向けのゲスト権限も用意されているため、外部との安全な情報共有に適しています。

外部ストレージサービスとの連携方法

Slackは、Google Drive、OneDrive、Dropbox、Box、Notionといった主要なオンラインストレージサービスと連携できます。これらのサービスと連携することで、Slack上で直接ファイルを共有したり、更新通知を受け取ったりでき、業務効率が大幅に向上します。

ここでは、各サービスの特徴と、Slackとの連携方法、そして自社に最適なサービスの選び方を詳しく解説します。また、マニュアルやドキュメント管理に特化したナレッジ管理ツールも選択肢の一つとして紹介します。

主要サービスの比較表

まず、Slackと連携可能な主要サービスを比較表で確認しましょう。各サービスには、それぞれ異なる強みがあります。Google DriveはGoogle Workspaceとの親和性が高く、OneDriveはMicrosoft 365との統合が強みです。DropboxはシンプルでUI操作が直感的、Boxはセキュリティ機能が充実しており、Notionはドキュメント作成とタスク管理を統合したオールインワンツールとして人気です。

さらに、ナレッジ管理に特化したツールとして、NotePMも選択肢に加えました。NotePMは、ファイルの中身まで全文検索でき、AI機能（要約・翻訳・校正）を標準搭載しているため、マニュアルやドキュメント管理が課題の企業に適しています。

サービス名	提供会社	料金プラン	無料容量	主な強み
Google Drive	Google	無料〜	15GB	Google Workspaceとの連携、リアルタイム共同編集
OneDrive	Microsoft	無料〜	5GB	Office製品との連携、Windows環境に最適
Dropbox	Dropbox, Inc.	無料〜	2GB	高速同期、直感的なUI
Box	Box, Inc.	無料〜	10GB（個人向け）	高度なセキュリティ、7段階のアクセス権限
Notion	Notion Labs, Inc.	無料〜	無制限（ブロック数制限あり）	ドキュメント・タスク・データベースの統合
NotePM	株式会社プロジェクト・モード	有料プランのみ	–	ファイル全文検索、AI機能、チャット連携

各サービスの特徴と連携方法

ここからは、各サービスの詳細な特徴と、Slackとの連携手順を個別に解説します。自社の業務環境や既存ツールとの相性を考慮しながら、最適なサービスを選びましょう。

Google Drive

Google Driveは、Google Workspaceとのシームレスな連携が最大の強みです。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドなどをリアルタイムで共同編集でき、GmailやGoogleカレンダーとも自動的に連携します。個人利用から大企業まで幅広い層で利用されており、市場シェアはトップクラスです。

Slackとの連携設定は、Slackアプリディレクトリから「Google Drive」アプリをインストールし、Googleアカウントで認証するだけです。連携後は、Slack上で直接Google Driveのファイルを検索・共有でき、ファイルが更新されるとSlackに通知が届きます。

特に、Googleドキュメントやスプレッドシートを頻繁に使うチームにとっては、Slackとの連携により、ファイルを開かずとも変更内容をすぐに確認でき、コミュニケーションの速度が上がります。

Microsoft OneDrive

OneDriveは、Microsoft 365（旧Office 365）との統合が強みで、特にWindows環境のビジネスシーンで圧倒的な導入実績を誇ります。Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションと強力に連携しており、ファイルの編集履歴やバージョン管理も自動的に行われます。

Slackとの連携は、Google Driveと同様に、Slackアプリディレクトリから「OneDrive」アプリをインストールし、Microsoftアカウントで認証します。連携後は、Slack上でOneDrive内のファイルを直接共有でき、Outlookカレンダーとも連携してステータスを自動更新できます。

法人利用を想定した高度なセキュリティと管理機能を搭載しており、情報漏洩対策やコンプライアンス対応が必要な企業に適しています。

Dropbox

Dropboxは、オンラインストレージの草分け的存在であり、高速で信頼性の高い同期機能とシンプルな操作性で、特にクリエイティブ業界や個人事業主に根強い人気があります。ファイルの共有インターフェースが直感的で分かりやすく、ITツールに不慣れな人でもすぐに使いこなせます。

Slackとの連携は、「Dropbox」アプリをインストールし、Dropboxアカウントで認証します。連携後は、Slack上でDropbox内のファイルを追加・共有でき、詳細な共有設定とアクセス管理が可能です。

豊富なサードパーティ製アプリとの連携も可能で、デザインツールやプロジェクト管理ツールと組み合わせることで、さらに業務効率を高められます。

Box

Boxは、セキュリティとコンプライアンス対応を最重要視する大企業や政府機関での採用実績が豊富です。7段階の詳細なアクセス権限設定が可能で、誰がどのファイルにどこまでアクセスできるかを細かく制御できます。

Slackとの連携は、「Box」アプリをインストールし、Boxアカウントで認証します。連携後は、Slack上でBoxのファイルを共有でき、電子署名やワークフローの自動化といったビジネス向け機能も活用できます。

業界標準の各種コンプライアンスに対応しており、金融機関や医療機関など、高度なセキュリティが求められる業界での導入に適しています。

Notion

Notionは、単なるファイル置き場ではなく、ドキュメント作成、タスク管理、データベース機能を統合した「オールインワンワークスペース」として独自の地位を確立しています。ページ単位で情報を整理でき、柔軟な共有と共同編集が可能です。

Slackとの連携は、「Notion」アプリをインストールし、Notionアカウントで認証します。連携後は、Notion内のページが更新されるとSlackに通知が届き、チーム全体で最新情報をすぐに共有できます。

豊富なテンプレートが用意されており、プロジェクト管理、議事録、ナレッジベースなど、さまざまな用途に迅速に対応できます。ドキュメント、データベース、タスクリストを自由に組み合わせられる高いカスタマイズ性が魅力です。

NotePM

NotePMは、ナレッジ管理・社内wikiに特化したツールです。最大の特徴は、添付ファイル（Word・Excel・PDF・PowerPoint）の中身のテキストも全文検索の対象となる点です。Slackの標準検索ではファイルの中身まで検索できないため、大量のファイルを扱う企業にとって、この機能は大きなメリットになります。

高機能エディタと画像編集機能を内蔵しており、ITツールに不慣れな人でも扱いやすいシンプルな仕様です。AI機能（要約・翻訳・校正）を標準搭載しており、ワンクリックで文章の要約、多言語翻訳、誤字脱字の校正が可能です。

Slack、Microsoft Teams、Chatworkなど主要なチャットツールと連携し、更新情報を自動通知できます。マニュアル作成やドキュメント管理が課題の企業にとって、NotePMは強力な選択肢となるでしょう。

連携サービスの選び方

外部ストレージサービスを選ぶ際は、自社の業務環境、既存ツールとの相性、セキュリティ要件、そして用途を総合的に考慮することが重要です。ここでは、選定のポイントをいくつか紹介します。

1. 既存の業務環境に合わせた選定

すでにGoogle Workspaceを使っている企業なら、Google Driveが最も自然な選択肢です。同様に、Microsoft 365を使っている企業ならOneDrive、クリエイティブ系のツールを多用する企業ならDropboxが適しています。既存のツールとの連携がスムーズであれば、導入後の定着率も高まります。

2. セキュリティ要件・コンプライアンス要件による選定

金融機関や医療機関など、高度なセキュリティが求められる業界では、Boxが適しています。また、NotePMも柔軟なアクセス制限と閲覧履歴機能を搭載しており、外部共有時のセキュリティ強化に有効です。

3. 用途別の選び方

単純なファイル保管が目的なら、Google DriveやOneDrive、Dropboxが適しています。一方、プロジェクト管理やタスク管理も含めて統合的に管理したい場合は、Notionが有力な選択肢です。

マニュアルやドキュメント管理が課題の場合は、NotePMのようなナレッジ管理特化ツールが有効です。ファイルの中身まで全文検索できるため、「あのファイルに書いてあった内容を探したい」という場面で威力を発揮します。

4. ファイル全文検索が必要な場合

ファイルの中身まで検索したい場合、Google DriveやNotePMが適しています。Google Driveは、Googleドキュメントやスプレッドシートの中身を検索できますが、アップロードしたPDFやWord文書の中身までは検索対象外です。

一方、NotePMは、Word・Excel・PDF・PowerPointといった一般的なファイル形式の中身まで全文検索できるため、大量のドキュメントを扱う企業にとっては非常に便利です。

ファイル共有時の注意点とトラブル対処法

Slackでのファイル共有は便利ですが、ファイルサイズの上限や、共有エラー、セキュリティリスクといった注意点もあります。ここでは、よくあるトラブルとその対処法を解説します。

ファイルサイズとストレージ容量の制限

Slackには、ファイルサイズとストレージ容量に制限があります。無料プランでは1ファイルあたり1GBまで、ワークスペース全体のストレージ容量は制限されています。有料プランでは、1ファイルあたりの上限が緩和され、ストレージ容量も大幅に増えます。

1. 無料プラン・有料プランごとの制限内容

無料プランでは、1ファイルあたり1GB、ワークスペース全体で最新10,000件のメッセージまでしか保存されません。有料プラン（Pro、Business+、Enterprise Grid）では、1ファイルあたりの上限が緩和され、ストレージ容量も大幅に増えます。

2. 容量不足時の対処法

ストレージ容量が不足した場合、古いファイルを削除するか、外部ストレージサービスを活用することで対処できます。Google DriveやOneDriveにファイルを移動し、Slackにはリンクだけを共有する方法が効率的です。

3. 大容量ファイルを共有する際の代替手段

動画ファイルや大量の画像ファイルなど、1GBを超える大容量ファイルを共有したい場合は、Google DriveやDropboxにアップロードし、共有リンクをSlackに貼り付ける方法が最も確実です。

よくあるエラーと解決方法

ファイルのアップロードや共有時に、エラーが発生することがあります。ここでは、よくあるエラーとその解決方法を紹介します。

1. アップロード失敗時のチェックポイント

ファイルのアップロードに失敗する場合、まずネットワーク接続を確認しましょう。次に、ファイル形式が対応しているか、ファイルサイズが上限を超えていないかをチェックします。また、Slackアプリやブラウザを再起動することで解決することもあります。

2. ファイルが表示されない・開けない場合の対処

共有されたファイルが表示されない場合、ブラウザのキャッシュをクリアするか、別のブラウザで試してみましょう。また、ファイルの共有権限が正しく設定されているかも確認が必要です。

3. 共有リンクが機能しない場合のトラブルシューティング

外部共有リンクが機能しない場合、リンクの有効期限が切れていないか、パスワード保護が設定されていないかを確認しましょう。また、管理者が外部共有を禁止している可能性もあるため、管理者に確認することも必要です。

セキュリティとコンプライアンスの注意点

ファイル共有時には、セキュリティとコンプライアンスに注意することが重要です。機密情報を含むファイルの取り扱いや、誤送信を防ぐためのチェックリストを用意しましょう。

1. 機密情報を含むファイルの取り扱い方

機密情報を含むファイルは、必ずダイレクトメッセージか、アクセス制限のかかったチャンネルで共有しましょう。また、外部共有リンクは使わず、Slack内で完結させることが安全です。

2. 誤送信・誤共有を防ぐためのチェックリスト

ファイルを共有する前に、共有先が正しいか、ファイルの内容に間違いがないかを必ず確認しましょう。特に、全社チャンネルに共有する場合は、慎重にチェックすることが重要です。

3. GDPR・個人情報保護法への対応

個人情報を含むファイルを共有する場合、GDPRや個人情報保護法に準拠した取り扱いが必要です。管理者と相談し、適切なセキュリティポリシーを設定しましょう。

ファイル共有を効率化したいならNotePMがおすすめ

Slackでのファイル共有は、基本操作を覚えてしまえば非常にシンプルです。PC版ではドラッグ&ドロップ、スマホ版では数タップで瞬時に共有でき、チームのコミュニケーションをスムーズにします。

しかし、ファイルが増えてくると、検索や整理が課題になります。Slackの標準検索ではファイルの中身まで検索できないため、大量のドキュメントを扱う企業では、ナレッジ管理ツールの併用が効果的です。

NotePMは、添付ファイルの中身まで全文検索でき、AI機能（要約・翻訳・校正）を標準搭載しています。Slack、Microsoft Teams、Chatworkなど主要なチャットツールと連携し、更新情報を自動通知できるため、Slackでのファイル共有と並行して活用することで、情報の検索性と整理性を大幅に向上できます。

まずは無料トライアルで実際の使い勝手を確認し、自社の業務に合うかを試してみてください。