Teamsのファイル共有方法と権限設定｜共同編集のやり方も解説

Microsoft Teamsを使い始めたばかりの方や、ファイル共有の方法を改めて確認したい方にとって、「チャットとチャネルのどちらで共有すべきか」「どこに保存されているのか」「権限設定はどうすればいいのか」といった疑問は尽きないものです。

Teamsのファイル共有は、チャネルで共有すればSharePointに、チャットで共有すればOneDrive for Businessに自動的に保存される仕組みになっています。この違いを理解することで、適切な共有範囲と権限管理が可能になります。

この記事では、Teamsのファイル共有の基本的な仕組みから、チャネル・チャット・リンクの3つの共有方法、共同編集の手順、セキュリティを保つための権限設定、よくあるトラブルの対処法まで、実務で必要な知識を網羅的に解説します。

さらに、SharePointやOneDrive以外のクラウドストレージとの連携方法や、ナレッジ管理に特化したツールの活用方法についても紹介します。この記事を読めば、Teamsのファイル共有を安全かつ効率的に使いこなせるようになります。

Teamsのファイル共有とは？

Microsoft Teamsのファイル共有機能は、チーム内での情報共有を円滑にするための中心的な仕組みです。ファイルをアップロードするだけで、メンバー全員がアクセスでき、リアルタイムで共同編集できる環境が整います。

Teamsのファイル共有には、保存場所によって大きく2つのパターンがあります。チャネルで共有したファイルはSharePoint Onlineに、チャットで共有したファイルはOneDrive for Businessに保存されます。この違いを理解することで、適切な共有範囲と権限管理が可能になります。

ファイル共有を活用することで、複数人でのリアルタイム共同編集、自動バージョン管理による履歴の追跡、チーム内での情報集約による検索性の向上といったメリットが得られます。これにより、メールでのファイル添付のやり取りや、どのバージョンが最新かわからなくなる問題から解放されます。

ファイル共有機能の仕組みと保存場所

Teamsのファイル共有機能を理解するには、まず保存場所の違いを把握することが重要です。共有する場所によって、ファイルが保存される先が異なり、それが共有範囲や権限設定に直接影響します。

チャネルで共有したファイルはSharePointに保存される

Teamsのチャネルで共有されたファイルは、バックエンドでSharePoint Onlineに自動的に保存されます。チャネルの「ファイル」タブからアップロードした場合も、投稿メッセージに添付した場合も、すべて同じSharePointのドキュメントライブラリに格納される仕組みです。

SharePointは、チームサイトごとにファイル管理と情報集約が可能な設計になっており、チームメンバー全体での共有に適しています。複数人でのリアルタイム共同編集が可能で、ファイルのバージョンも自動で管理されるため、誰がいつ編集したかを後から確認できます。

この仕組みにより、チーム全体で扱う議事録やプロジェクト資料、マニュアルなどを一箇所に集約でき、メンバー全員が最新の情報にアクセスできる環境が実現します。

チャットで共有したファイルはOneDrive for Businessに保存される

一方、個人チャットやグループチャットで共有されたファイルは、OneDrive for Businessに保存されます。OneDrive for Businessは、個人利用に特化した大容量ストレージであり、チャット参加者に限定した共有に使用されます。

OneDrive for Businessは、PC・スマートフォンなどマルチデバイス対応により、どこからでもファイルにアクセスできる点が特徴です。Microsoft製品とシームレスに連携するため、WordやExcelなどのOfficeアプリから直接ファイルを開いて編集できます。

チャットでのファイル共有は、特定の相手だけに見せたい資料や、少人数でのやり取りに適しています。チーム全体に公開する必要がない情報は、チャットを通じてOneDriveに保存することで、適切な共有範囲を保てます。

ファイル共有を利用するメリット

Teamsのファイル共有機能を活用することで、従来のメール添付やファイルサーバーでは実現できなかった、効率的な情報共有が可能になります。ここでは、特に実務で役立つ3つのメリットを紹介します。

複数人でのリアルタイム共同編集が可能

Teamsで共有されたファイルは、複数のメンバーが同時に編集できます。WordやExcel、PowerPointなどのOfficeファイルであれば、誰かが編集中でも他のメンバーが同じファイルを開いて作業を進められます。

編集中のメンバーのカーソル位置がリアルタイムで表示されるため、誰がどこを編集しているかが一目でわかります。これにより、編集の衝突を避けながら、効率的に作業を分担できます。

自動バージョン管理で履歴を遡れる

SharePointとOneDrive for Businessは、ファイルのバージョンを自動で管理します。誰かがファイルを編集するたびに、新しいバージョンとして保存されるため、過去の状態に戻したいときも簡単です。

バージョン履歴からは、誰がいつどのような変更を加えたかを確認できます。誤って重要な内容を削除してしまった場合でも、以前のバージョンを復元すれば元に戻せるため、安心して編集作業を進められます。

チーム内で情報が集約され、検索性が向上

Teamsのチャネルにファイルを集約することで、チームメンバー全員が同じ場所から必要な情報にアクセスできます。ファイルがメールやチャットに散らばることがなくなり、「あのファイルはどこにあったか」と探し回る時間が減ります。

SharePointの検索機能を使えば、ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索できます。議事録の中の特定のキーワードを検索して、過去の議論内容を素早く見つけることも可能です。

Teamsでファイルを共有する3つの方法

Teamsには、共有する相手や目的に応じて使い分けられる3つのファイル共有方法があります。チーム全体に公開したい場合はチャネル、特定のメンバーだけに見せたい場合はチャット、組織外のユーザーとも共有したい場合は共有リンクを使います。

それぞれの方法で保存場所や共有範囲が異なるため、状況に応じて適切な方法を選ぶことが重要です。ここでは、各方法の具体的な手順と使い分けのポイントを解説します。

チャネルでファイルを共有する

チャネルでのファイル共有は、チームメンバー全員がアクセスできる公開された場所にファイルを置く方法です。プロジェクトの資料や議事録、チーム全体で参照するマニュアルなど、メンバー全員に見てもらいたいファイルに適しています。

「ファイル」タブからアップロードする手順

チャネルの上部にある「ファイル」タブをクリックすると、そのチャネルに保存されているファイルの一覧が表示されます。ここから「アップロード」ボタンをクリックし、共有したいファイルを選択すれば、チームメンバー全員がアクセスできる状態になります。

アップロードしたファイルは、SharePointのドキュメントライブラリに自動的に保存されます。フォルダを作成して整理することもできるため、プロジェクトごとや資料の種類ごとに分類しておくと、後から探しやすくなります。

投稿メッセージに添付して共有する手順

チャネルの投稿欄にある「ファイルを添付」アイコンをクリックすると、ファイルを選択して投稿に添付できます。この方法で共有したファイルも、自動的にチャネルの「ファイル」タブに保存されます。

投稿メッセージと一緒にファイルを共有することで、「このファイルは何のために共有したのか」という文脈を残せます。議事録を共有する際に「本日の会議の議事録です」とコメントを添えることで、メンバーがファイルの目的を理解しやすくなります。

チャットでファイルを共有する

チャットでのファイル共有は、特定のメンバーだけに見せたいファイルを送る方法です。1対1のチャットでも、複数人のグループチャットでも利用でき、チャット参加者以外はファイルにアクセスできません。

チャットメッセージにファイルを添付する方法

チャット画面の下部にある「ファイルを添付」アイコンをクリックし、共有したいファイルを選択します。選択したファイルは、メッセージと一緒に送信され、チャット参加者全員が閲覧・ダウンロードできるようになります。

チャットで共有したファイルは、送信者のOneDrive for Businessに保存されます。受信者は、チャット画面からファイルを開くことができ、編集権限があれば共同編集も可能です。

共有範囲がチャット参加者に限定される点

チャットで共有したファイルは、チャネルと異なり、チャット参加者以外はアクセスできません。チームの全員に見せる必要がない情報や、上司との1対1のやり取りで使う資料など、限定的な共有に適しています。

ただし、後から新しいメンバーがチャットに追加された場合、過去に共有されたファイルにもアクセスできるようになります。機密性の高い情報を扱う場合は、この点に注意して共有範囲を管理してください。

共有リンクを発行して共有する

共有リンクを使うと、Teamsのチャネルやチャット以外の方法でもファイルを共有できます。リンクをメールで送ったり、他のツールに貼り付けたりすることで、柔軟な共有が可能になります。

OneDrive/SharePointからリンクを取得する手順

SharePointまたはOneDriveでファイルを右クリックし、「リンクのコピー」または「共有」を選択します。表示されるダイアログで、リンクの権限設定（閲覧のみ、編集可能など）を選択し、「リンクのコピー」をクリックすれば、URLがクリップボードにコピーされます。

このリンクをメールやチャットツール、社内ポータルなどに貼り付けることで、Teamsを使っていない相手ともファイルを共有できます。

リンクの権限設定（閲覧のみ・編集可能）

共有リンクを発行する際には、受け取った人がファイルを閲覧だけできるのか、編集もできるのかを設定できます。「閲覧のみ」に設定すれば、ファイルの内容を見ることはできても、変更を加えることはできません。

「編集可能」に設定すると、リンクを受け取った人がファイルを編集できるようになります。共同作業が必要な場合は編集可能に、参考資料として配布する場合は閲覧のみに設定するなど、目的に応じて使い分けてください。

組織外ユーザーへの共有も可能

共有リンクの設定で「特定のユーザー」または「リンクを知っている全員」を選択すると、組織外のユーザーにもファイルを共有できます。取引先や外部パートナーとの資料共有に便利です。

ただし、組織外への共有は情報漏洩のリスクも伴います。管理者によって外部共有が制限されている場合もあるため、機密情報を扱う際は、事前に社内のセキュリティポリシーを確認してください。

共有したファイルを共同編集する方法

Teamsで共有したファイルは、複数のメンバーが同時に編集できます。ブラウザ版のOffice Onlineを使えば、アプリをインストールしなくてもすぐに編集を始められますし、デスクトップ版のOfficeアプリを使えば、より高度な機能を利用できます。

共同編集を円滑に進めるには、編集の競合を避ける方法や、バージョン履歴の確認方法を知っておくことが重要です。ここでは、共同編集の具体的な手順と注意点を解説します。

ブラウザ版Office Onlineで共同編集

Teamsのチャネルやチャットからファイルをクリックすると、デフォルトではブラウザ版のOffice Onlineでファイルが開きます。Word Online、Excel Online、PowerPoint Onlineといったブラウザ版アプリは、インストール不要で、どのデバイスからでもアクセスできる点が便利です。

Teamsから直接ファイルを開いて編集する手順

チャネルの「ファイル」タブまたはチャットメッセージから、編集したいファイルをクリックします。ファイルがブラウザで開いたら、そのまま編集を開始できます。変更内容は自動的に保存されるため、保存ボタンを押す必要はありません。

複数人が同時に編集している場合、他のメンバーのカーソル位置や編集箇所がリアルタイムで表示されます。誰がどこを編集しているかが視覚的にわかるため、編集の衝突を避けながら作業を進められます。

自動保存されるため保存忘れの心配がない

Office Onlineでは、編集内容が数秒ごとに自動的に保存されます。従来のデスクトップアプリのように、編集後に保存ボタンを押し忘れて作業内容が失われる心配はありません。

自動保存により、複数人が同時に編集していても、それぞれの変更が即座に反映されます。これにより、常に最新の状態を全員が共有できる環境が実現します。

デスクトップアプリで共同編集

ブラウザ版よりも高度な編集機能が必要な場合は、デスクトップ版のWord、Excel、PowerPointを使って共同編集できます。デスクトップ版でも、Office 2016以降であれば、リアルタイムでの共同編集が可能です。

「デスクトップアプリで開く」からWord/Excel/PowerPointを起動

Teamsでファイルを開いた後、画面上部の「デスクトップアプリで開く」をクリックすると、インストール済みのWord、Excel、PowerPointでファイルが開きます。デスクトップアプリでの編集内容も、SharePointまたはOneDriveに自動的に同期されます。

デスクトップアプリでは、マクロや高度な数式、複雑なレイアウトなど、ブラウザ版では利用できない機能を使えます。専門的な作業が必要な場合は、デスクトップアプリでの編集が適しています。

ブラウザ版より高度な機能が使える

デスクトップ版のOfficeアプリは、ブラウザ版よりも多くの機能を提供しています。Excelのピボットテーブルや高度なグラフ作成、Wordのスタイル管理や差し込み印刷、PowerPointのアニメーション設定など、専門的な作業に必要な機能が揃っています。

ただし、デスクトップアプリで編集する場合も、ファイルはSharePointまたはOneDriveに保存されているため、他のメンバーがブラウザ版で同時に編集することも可能です。編集環境が異なっていても、共同編集は問題なく機能します。

共同編集時の注意点

共同編集は便利な機能ですが、いくつかの制約や注意すべきポイントがあります。これらを理解しておくことで、トラブルを未然に防ぎ、スムーズな共同作業を実現できます。

ファイルがチェックアウトされていると編集できない

SharePointには「チェックアウト」という機能があり、特定のユーザーがファイルをチェックアウトすると、他のユーザーは編集できなくなります。チェックアウト中のファイルは、チェックアウトしたユーザーがチェックインするまで、他のメンバーは閲覧のみ可能です。

もし編集しようとしてエラーが出た場合は、ファイルがチェックアウトされていないか確認してください。チェックアウトした本人に連絡して、チェックインしてもらうか、管理者に依頼してチェックアウトを解除してもらう必要があります。

対応していないファイル形式では共同編集不可

共同編集が可能なのは、Office形式（.docx、.xlsx、.pptx）のファイルに限られます。古いOffice形式（.doc、.xls、.ppt）や、PDFなどの他の形式では、共同編集はできません。

古い形式のファイルを共同編集したい場合は、まず新しい形式に変換する必要があります。ファイルを開いて「名前を付けて保存」から、新しい形式で保存し直してください。

バージョン履歴から過去の状態に戻せる

共同編集中に誤って重要な内容を削除してしまった場合でも、バージョン履歴から以前の状態に戻せます。ファイルを右クリックして「バージョン履歴」を選択すると、過去のバージョンが一覧表示されます。

復元したいバージョンを選択し、「復元」をクリックすれば、そのバージョンの内容が現在のファイルに反映されます。誰がいつ編集したかも確認できるため、問題が発生した際の原因特定にも役立ちます。

ただし、編集履歴や誰が閲覧したかまで詳細に追跡したい場合は、NotePMのようなナレッジ管理ツールの活用も検討できます。NotePMでは、未読管理や閲覧履歴機能により、誰がいつページを見たかを確認でき、重要な情報の浸透度を把握できます。

安全に共有するための権限設定と注意点

ファイルを共有する際には、誰がどこまでアクセスできるかを適切に管理することが重要です。閲覧のみの権限を設定すれば、誤って編集されるリスクを防げますし、ダウンロード禁止にすることで、ファイルの外部流出を抑制できます。

特に、組織外のユーザーとファイルを共有する場合は、セキュリティリスクを理解した上で、適切な権限設定を行う必要があります。ここでは、安全にファイルを共有するための具体的な方法と注意点を解説します。

閲覧のみ権限でファイルを共有

ファイルを参考資料として配布したい場合や、誤って編集されるのを防ぎたい場合は、閲覧のみの権限を設定します。閲覧のみ権限を付与されたユーザーは、ファイルの内容を見ることはできますが、編集や削除はできません。

SharePointでの権限設定手順

SharePointでファイルを右クリックし、「共有」を選択します。表示されるダイアログで、共有したい相手のメールアドレスを入力し、権限のドロップダウンメニューから「表示可能」を選択します。これで、相手は閲覧のみの権限でファイルにアクセスできるようになります。

既に共有済みのファイルの権限を変更したい場合は、「アクセス許可の管理」から、対象ユーザーの権限を「表示可能」に変更してください。

「編集を許可しない」にチェックを入れる方法

共有リンクを発行する際に、「編集を許可しない」にチェックを入れることでも、閲覧のみの権限を設定できます。リンクを受け取った人は、ファイルを開いて内容を確認できますが、編集はできません。

この方法は、不特定多数にリンクを配布する場合に便利です。社内ポータルにリンクを掲載する場合や、メールで一斉配信する場合など、受け取る人が多い場合は、この方法で権限を制限しておくと安全です。

ダウンロード禁止設定の方法

閲覧のみ権限に加えて、ファイルのダウンロードを禁止することで、さらにセキュリティを強化できます。ダウンロード禁止設定を有効にすると、ユーザーはブラウザでファイルを閲覧できますが、ローカルにダウンロードすることはできません。

SharePoint管理センターでの設定手順

ダウンロード禁止設定は、SharePoint管理センターから行います。管理者権限を持つユーザーがSharePoint管理センターにアクセスし、「ポリシー」→「アクセス制御」から、「ダウンロードを無効にする」オプションを有効にします。

この設定は、サイト全体またはライブラリ単位で適用できます。機密性の高い資料を保管するライブラリにのみ適用することで、柔軟なセキュリティ管理が可能です。

機密情報の流出防止に有効

ダウンロード禁止設定は、機密情報の流出を防ぐための有効な手段です。ユーザーがファイルをローカルに保存できないため、USBメモリへのコピーや、個人のクラウドストレージへのアップロードを防げます。

ただし、完全に流出を防げるわけではありません。画面キャプチャや写真撮影による情報の持ち出しは防げないため、機密性の極めて高い情報を扱う場合は、ダウンロード禁止に加えて、アクセスログの監視や情報漏洩対策ツールの導入も検討してください。

組織外ユーザーとの共有時の注意点

取引先や外部パートナーなど、組織外のユーザーとファイルを共有する場合は、セキュリティリスクを十分に理解した上で、適切な設定を行う必要があります。外部共有を許可すると、情報漏洩のリスクが高まるため、慎重な運用が求められます。

ゲストユーザー招待の仕組みと設定方法

Teamsでは、組織外のユーザーを「ゲスト」として招待できます。ゲストユーザーは、招待されたチームやチャネルにのみアクセスでき、組織内の他のリソースにはアクセスできません。

ゲストを招待するには、チームの「メンバーの追加」から、外部ユーザーのメールアドレスを入力します。招待を受けたユーザーは、Microsoftアカウントでサインインすることで、チームに参加できます。

共有チャネルを活用した外部共有

Teamsの「共有チャネル」機能を使うと、特定のチャネルだけを外部ユーザーと共有できます。共有チャネルに招待された外部ユーザーは、そのチャネル内のファイルやメッセージにのみアクセスでき、チーム全体の情報にはアクセスできません。

共有チャネルは、プロジェクト単位で外部パートナーと協業する場合に便利です。プロジェクトが終了したら、共有を解除することで、アクセス権を簡単に取り消せます。

セキュリティリスクと対策

組織外ユーザーとの共有には、情報漏洩やアクセス権の管理不備といったリスクが伴います。ゲストユーザーが退職や契約終了後もアクセス権を持ち続けていると、意図しない情報流出につながる可能性があります。

対策として、定期的にゲストユーザーのアクセス権を見直し、不要になったアクセス権は速やかに削除してください。また、共有するファイルには機密情報を含めない、または閲覧のみの権限に制限するなど、最小限の権限で運用することが重要です。

より柔軟なアクセス制限を実現したい場合は、NotePMのようなナレッジ管理ツールも選択肢となります。NotePMでは、プロジェクト単位、組織単位などでノートごとに共有範囲を柔軟に設定でき、社外メンバー向けのゲスト権限も用意されています。閲覧ユーザー（ゲスト）を実質無料で招待できるため、コストを抑えながら外部との情報共有が可能です。

ファイル共有のよくある質問とトラブルシューティング

Teamsのファイル共有を使い始めると、「ファイルが共有できない」「削除したファイルを復元したい」といったトラブルに遭遇することがあります。ここでは、よくある質問とその対処法を紹介します。

トラブルの原因を理解し、適切な対処法を知っておくことで、業務の停滞を最小限に抑え、スムーズにファイル共有を活用できるようになります。

ファイルが共有できない場合の対処法

ファイルを共有しようとしてもエラーが出る、またはアップロードが完了しない場合、いくつかの原因が考えられます。ここでは、主な原因とその対処法を紹介します。

アクセス権限がない

「アクセスが拒否されました」というエラーが表示される場合、あなたがそのチャネルやフォルダに対する適切な権限を持っていない可能性があります。チームの所有者またはメンバー権限を持つユーザーに連絡し、権限を付与してもらってください。

SharePointサイトの権限設定を確認する必要がある場合は、SharePointで該当のドキュメントライブラリを開き、「設定」→「ライブラリの設定」→「このドキュメントライブラリの権限」から、自分の権限レベルを確認できます。

ファイルサイズが大きすぎる

TeamsおよびSharePointのアップロード上限は、1ファイルあたり最大250GBです。この上限を超えるファイルはアップロードできません。大容量のファイルを共有する必要がある場合は、ファイルを圧縮するか、複数のファイルに分割してアップロードしてください。

また、ネットワーク環境によっては、大容量ファイルのアップロードに時間がかかることがあります。アップロードが途中で止まってしまう場合は、安定したネットワーク環境で再度試してみてください。

ネットワークやブラウザの問題

ファイルのアップロードや共有がうまくいかない場合、ブラウザのキャッシュが原因となっていることがあります。ブラウザのキャッシュをクリアしてから、再度試してみてください。

それでも解決しない場合は、別のブラウザで試してみるか、ネットワーク接続を確認してください。社内ネットワークのファイアウォールやプロキシ設定が原因で、アップロードがブロックされている可能性もあります。

削除したファイルを復元する

誤ってファイルを削除してしまった場合でも、一定期間内であればファイルを復元できます。SharePointのごみ箱機能を使えば、削除したファイルを簡単に元に戻せます。

SharePointのごみ箱から復元する手順

Teamsのチャネルで削除したファイルは、SharePointのごみ箱に移動します。チャネルの「ファイル」タブから「SharePointで開く」をクリックし、SharePointサイトに移動します。左側のメニューから「ごみ箱」を選択すると、削除されたファイルの一覧が表示されます。

復元したいファイルにチェックを入れ、「復元」ボタンをクリックすれば、元の場所にファイルが戻ります。削除から93日以内であれば、この方法でファイルを復元できます。

共有したファイルの履歴を確認する

ファイルのバージョン履歴を確認することで、誰がいつどのような変更を加えたかを追跡できます。問題が発生した際の原因特定や、過去の状態への復元に役立ちます。

バージョン履歴の表示方法

SharePointまたはTeamsでファイルを右クリックし、「バージョン履歴」を選択します。表示されるダイアログには、過去のバージョンが日時順に一覧表示され、各バージョンを編集したユーザー名も確認できます。

特定のバージョンをクリックすると、その時点でのファイル内容をプレビューできます。必要に応じて、そのバージョンを復元したり、ローカルにダウンロードして比較したりできます。

複数ファイルを一度にアップロードする

大量のファイルをTeamsに共有する場合、1つずつアップロードするのは非効率です。ドラッグ&ドロップやフォルダごとのアップロード機能を使えば、効率的に複数ファイルを共有できます。

ドラッグ&ドロップで複数ファイルを選択

Teamsのチャネルの「ファイル」タブを開き、エクスプローラーまたはFinderから複数のファイルを選択して、ドラッグ&ドロップします。選択したファイルが一度にアップロードされ、チームメンバー全員がアクセスできるようになります。

この方法は、議事録や資料など、関連するファイルをまとめてアップロードする際に便利です。ファイル数が多い場合でも、一括でアップロードできるため、作業時間を大幅に短縮できます。

フォルダごとアップロードする方法

SharePointでは、フォルダごとアップロードすることも可能です。チャネルの「ファイル」タブから「SharePointで開く」をクリックし、SharePointサイトに移動します。「アップロード」→「フォルダー」を選択し、アップロードしたいフォルダを選択すれば、フォルダ構造を保ったままアップロードできます。

この方法は、プロジェクトの資料フォルダをそのままTeamsに移行する場合に便利です。フォルダ構造を維持できるため、メンバーが資料を探しやすくなります。

Teamsと連携できるクラウドストレージ比較

Teamsは、標準でSharePoint OnlineとOneDrive for Businessを使いますが、他のクラウドストレージサービスとも連携できます。既に他のクラウドストレージを利用している企業や、特定の機能を求める場合は、サードパーティ製のサービスを検討する価値があります。

ここでは、Teamsと連携可能な主要クラウドストレージサービスの特徴を比較し、それぞれの強みと選定ポイントを解説します。自社の業務環境や既存ツールとの連携を考慮して、最適なサービスを選びましょう。

主要サービスの比較表

以下の表は、Teamsと連携できる主要クラウドストレージサービスの特徴を比較したものです。料金、容量、セキュリティ機能、Teams連携の深さを一覧で確認できます。

サービス名	提供会社	料金体系	主な特徴	Teams連携
SharePoint Online	Microsoft	Microsoft 365に含まれる	Teamsの基盤として自動連携、高度なドキュメント管理	ネイティブ連携
OneDrive for Business	Microsoft	Microsoft 365に含まれる	個人用ストレージ、マルチデバイス対応	ネイティブ連携
Google Drive	Google	月額制（ユーザーあたり）	Googleドキュメントとの連携、強力な検索機能	Teamsアプリ経由
Dropbox Business	Dropbox	月額制（ユーザーあたり）	シンプルなUI、高速同期、大容量ファイル転送	Teamsアプリ経由
Box	Box, Inc.	月額制（ユーザーあたり）	高度なセキュリティ、詳細な権限管理	Box for Teamsアプリ
NotePM	自社サービス	月額制（ユーザーあたり）	ナレッジ管理特化、全文検索、AI機能	更新通知連携

各サービスの特徴

ここでは、各クラウドストレージサービスの詳細な特徴と、どのような企業に適しているかを個別に紹介します。自社の業務環境や既存ツールとの連携を考慮して、最適なサービスを選んでください。

SharePoint Online

SharePoint Onlineは、Teamsのチームサイトにおける標準ファイルストレージであり、チーム全体のファイル共同編集やポータルサイト機能など、Teamsとの親和性が最も高いコラボレーション基盤です。

Microsoft 365の法人向けプランに含まれているため、追加料金なしで利用できます。チームサイトごとにファイル管理と情報集約が可能で、複数人でのリアルタイム共同編集やファイルのバージョン自動管理といった機能が標準で備わっています。

既にMicrosoft 365を導入している企業であれば、追加コストなしでTeamsと完全に統合された環境を利用できるため、最も自然な選択肢となります。

OneDrive for Business

OneDrive for Businessは、Teamsの個人チャットで共有されるファイルの標準保存先であり、個人のファイル管理と共有に特化しています。PC・スマートフォンなどマルチデバイス対応により、どこからでもファイルにアクセスできる点が特徴です。

Microsoft 365の法人向けプランに含まれており、Microsoft製品とシームレスに連携します。個人利用に特化した大容量ストレージとして、各ユーザーが自分のファイルを管理しながら、必要に応じて他のメンバーと共有できます。

SharePointがチーム全体での情報共有に適しているのに対し、OneDrive for Businessは個人のファイル管理と限定的な共有に適しています。両者を使い分けることで、効率的なファイル管理が実現します。

Google Drive

Google Driveは、Googleドキュメントやスプレッドシートとのシームレスな連携が特徴で、共有ドライブによるチームでのファイル管理が可能です。強力な検索機能とAIを活用したセキュリティを提供し、世界的に高いシェアを誇ります。

既にGoogle Workspaceを導入している企業にとっては、Teamsと連携させることで、両方のツールの強みを活かせます。Teamsアプリを通じてGoogle Driveのファイルにアクセスでき、Teams内からGoogleドキュメントを開いて編集することも可能です。

Googleのエコシステムに慣れている企業や、Googleドキュメントでの共同編集を重視する企業に適しています。

Dropbox Business

Dropbox Businessは、高速で信頼性の高い同期と、直感的でシンプルなユーザーインターフェースを特徴としています。大容量ファイルの転送機能に強みを持ち、クリエイティブ業界などで根強い人気があります。

Teamsアプリを通じてDropboxのファイルにアクセスでき、Teams内からDropboxに保存されたファイルを開いて編集できます。特に、動画や画像などの大容量ファイルを頻繁に扱う企業に適しています。

シンプルな操作性を重視する企業や、既にDropboxを利用していてTeamsとの連携を強化したい企業におすすめです。

Box

Boxは、エンタープライズレベルの高度なセキュリティと、7段階のアクセス権限設定など詳細な権限管理を提供しています。ストレージ容量無制限（プランによる）で、金融や医療など規制の厳しい業界での導入実績が豊富です。

Box for Teamsアプリを使うことで、Teams内からBoxのファイルに直接アクセスし、共同編集できます。コンプライアンスを重視する企業や、高度なセキュリティ要件がある企業に最適です。

機密性の高い情報を扱う大企業や、厳格なアクセス制御が必要な業界では、Boxの詳細な権限管理機能が大きな強みとなります。

NotePM

NotePMは、ファイル管理だけでなくナレッジ管理に特化したツールです。ファイルの中身まで全文検索できるため、過去の議事録やマニュアルから必要な情報を素早く見つけられます。

AI機能（要約・翻訳・校正）により、情報の活用を促進し、Teams連携により更新通知を自動送信できます。柔軟なアクセス制限機能により、プロジェクト単位・組織単位で共有範囲を設定でき、閲覧ユーザー（ゲスト）を実質無料で招待できる点も特徴です。

クラウドストレージはファイルの保存・共有に優れていますが、NotePMはファイルの中身まで検索し、ナレッジとして組織全体で活用することに特化しています。ファイル共有とナレッジ管理の両面をカバーしたい企業に適しています。

Teamsのファイル共有を活用し、ナレッジを蓄積するならNotePMがおすすめ

Teamsのファイル共有は、チャネルで共有すればSharePointに、チャットで共有すればOneDrive for Businessに保存される仕組みです。この違いを理解し、適切な共有方法を選ぶことで、安全かつ効率的な情報共有が実現します。

共同編集機能を活用すれば、複数人でリアルタイムに作業を進められ、バージョン履歴により過去の状態に戻すことも可能です。権限設定を適切に行うことで、閲覧のみやダウンロード禁止といったセキュリティ対策も実現できます。

Teamsでのファイル共有を効率的に活用しつつ、さらにナレッジを組織全体で蓄積・検索しやすくしたい場合は、NotePMの導入がおすすめです。NotePMは、ファイルの中まで全文検索でき、AI機能により情報の活用を促進します。Teams連携により更新通知を自動送信できるため、ファイル共有とナレッジ管理の両面をカバーできます。