クラウドストレージがいっぱいになる原因と対策｜容量を空ける具体的な方法

スマートフォンやパソコンを使っていて、「クラウドストレージの容量がいっぱいです」という通知が表示され、写真が保存できなくなったり、ファイルの同期が止まったりした経験はありませんか。

クラウドストレージの容量不足は、写真や動画の自動バックアップ、重複ファイルの放置、デバイスバックアップの肥大化といった原因で発生します。放置すると、新しいファイルが保存できないだけでなく、メールの送受信ができなくなるなど、日常生活や業務に深刻な影響を及ぼす可能性があります。

この記事では、クラウドストレージがいっぱいになる原因と対策を、iCloud、Google Drive、OneDriveといった主要サービス別に具体的な手順とともに解説します。不要なデータの削除方法、有料プランの比較、外部ストレージへの移行方法など、今すぐ実行できる解決策を紹介しますので、容量不足の問題を根本から解決し、今後も快適にクラウドストレージを使い続けるための参考にしてください。

クラウドストレージがいっぱいになる主な原因

クラウドストレージの容量が突然いっぱいになってしまうのには、いくつかの典型的な原因があります。多くの場合、利用者が意識しないうちに容量を圧迫する仕組みが働いていることが問題です。

ここでは、容量不足を引き起こす主な3つの原因を詳しく見ていきましょう。それぞれの原因がどのように容量を圧迫するのかを理解することで、後述する対策をより効果的に実行できるようになります。

写真・動画の自動バックアップによる蓄積

スマートフォンの写真や動画が自動的にクラウドに保存される機能は便利ですが、これが容量を圧迫する最大の原因になっています。

最近のスマートフォンは、カメラの性能が大幅に向上しており、1枚の写真で3〜5MB、動画なら1分間で100〜200MBものデータ容量を消費します。4K動画を撮影すると、わずか10分で1GB以上の容量を使ってしまうこともあります。

iPhoneの「iCloud写真」やAndroidの「Googleフォト」といった自動バックアップ機能を有効にしていると、撮影したすべての写真や動画が自動的にクラウドに保存されます。日常的にスマートフォンで写真を撮る習慣がある人は、気づかないうちに数千枚の写真が蓄積し、数十GBの容量を消費していることも珍しくありません。

特に、スクリーンショットやブレた写真、似たような構図の連写写真なども自動的に保存されるため、実際には不要なデータが大量に残り続けることになります。

重複ファイルや不要なデータの放置

同じファイルを複数の場所に保存してしまうことも、容量を圧迫する大きな原因です。

たとえば、メールに添付されたファイルをダウンロードして編集し、その後また別のフォルダに保存するといった作業を繰り返すと、同じ内容のファイルが複数存在する状態になります。WordやExcelのファイルで「最終版」「最終版2」「最終版_修正」といった名前のファイルが並んでいる状況は、多くの人に心当たりがあるのではないでしょうか。

また、アプリが一時的に作成するキャッシュファイルや、ダウンロードフォルダに放置されたままのファイルも、長期間にわたって蓄積されると無視できない容量を占めるようになります。

こうした重複ファイルや不要なデータは、意識的に整理しない限り自動的に削除されることはないため、時間とともに容量を圧迫し続けることになります。

デバイスバックアップの肥大化

iPhoneやAndroidスマートフォンの自動バックアップ機能も、クラウドストレージの容量を大きく消費する要因です。

iCloudやGoogle Driveには、スマートフォン全体のデータをバックアップする機能があります。このバックアップには、アプリのデータ、設定情報、ホーム画面の配置、メッセージの履歴など、写真や動画以外の多くの情報が含まれています。

特に、ゲームアプリのセーブデータや、メッセージアプリの添付ファイルなど、普段は意識しないデータが数GBに達することもあります。また、古いスマートフォンから機種変更した後も、以前の端末のバックアップがクラウドに残り続けていることがあり、これも容量を圧迫する原因になります。

バックアップは端末の復元に必要な重要なデータですが、すべてのアプリのデータをバックアップする必要があるわけではありません。定期的にバックアップの内容を見直すことで、無駄な容量消費を防ぐことができます。

容量がいっぱいになると起こる問題

クラウドストレージの容量不足を放置すると、単にファイルが保存できなくなるだけでなく、日常生活や業務に深刻な影響を及ぼす可能性があります。

ここでは、容量不足が引き起こす具体的なトラブルを見ていきましょう。これらの問題を理解することで、容量管理の重要性を認識し、早めの対策を取る動機付けになるはずです。

新しいファイルの保存・バックアップができなくなる

容量不足の最も直接的な影響は、新しいデータを保存できなくなることです。

スマートフォンで写真を撮影しようとすると「ストレージの空き容量がありません」というメッセージが表示され、撮影自体ができなくなります。また、自動バックアップ機能が停止するため、万が一スマートフォンを紛失したり故障したりした場合、最新のデータを復元できなくなるリスクが生じます。

パソコンで作業している場合も、ファイルを保存しようとしたときに「容量が不足しています」というエラーが表示され、作業中のデータを保存できない事態に陥ることがあります。特に、締め切りが迫っている業務中にこうした問題が発生すると、大きな損失につながる可能性があります。

同期エラーやアプリの動作不良が発生する

クラウドストレージの容量不足は、連携しているアプリの動作にも悪影響を及ぼします。

OneDriveやDropboxなど、パソコンとクラウド間でファイルを自動同期するサービスでは、容量不足により同期が停止します。その結果、パソコンで編集したファイルがクラウドに反映されず、別のデバイスから最新のファイルにアクセスできなくなります。

また、クラウドストレージと連携して動作するアプリ（メモアプリ、タスク管理アプリなど）が正常に機能しなくなることもあります。データの保存や読み込みに失敗し、アプリが頻繁にエラーを表示したり、起動できなくなったりするケースも報告されています。

メールの送受信ができなくなる

意外に思われるかもしれませんが、クラウドストレージの容量不足がメール機能に影響を与えることもあります。

Google WorkspaceやMicrosoft 365では、メールボックスの容量とクラウドストレージの容量が共有されています。そのため、Google DriveやOneDriveの容量がいっぱいになると、GmailやOutlookで新しいメールを受信できなくなったり、添付ファイル付きのメールを送信できなくなったりします。

ビジネスでメールを利用している場合、重要な連絡を受け取れないことで商談や業務に支障をきたす可能性があります。また、送信したメールが相手に届かず、自分では気づかないうちに信頼を損なうリスクもあります。

まず確認！ストレージの使用状況をチェックする方法

容量を空けるための対策を始める前に、まずは何が容量を圧迫しているのかを正確に把握することが重要です。

主要なクラウドストレージサービスには、どのデータがどれだけの容量を使っているかを確認できる機能が用意されています。ここでは、iCloud、Google Drive、OneDriveそれぞれの使用状況を確認する具体的な手順を説明します。

iCloudのストレージ使用状況を確認する

iCloudの容量がどのように使われているかは、iPhoneやiPad、Macから簡単に確認できます。

iPhoneまたはiPadでの確認手順

iPhoneやiPadでiCloudの使用状況を確認するには、「設定」アプリを開き、画面上部に表示されている自分の名前をタップします。次に「iCloud」を選択すると、現在の使用容量と残り容量が表示されます。

「ストレージを管理」をタップすると、アプリごとの使用容量が一覧表示されます。ここで、写真、バックアップ、書類、メールなど、どの項目が容量を多く消費しているかを確認できます。各項目をタップすると、さらに詳細な内訳を見ることができます。

Macでの確認手順

Macでは、画面左上のアップルメニューから「システム設定」（macOS Ventura以降）または「システム環境設定」（それ以前のバージョン）を開きます。サイドバーから「Apple ID」を選択し、「iCloud」をクリックすると、使用状況が表示されます。

「管理」ボタンをクリックすると、iPhoneやiPadと同様に、アプリごとの詳細な使用容量を確認できます。

Google Driveの容量確認方法

Google Driveの容量は、Gmail、Googleフォト、Driveの3つのサービスで共有されています。それぞれの使用量を確認することで、どこを整理すべきかが明確になります。

スマートフォンアプリでの確認手順

Google Driveアプリを開き、画面左上のメニューアイコン（三本線）をタップします。「ストレージ」を選択すると、現在の使用容量と、Gmail、Googleフォト、Driveそれぞれの使用量が表示されます。

各項目をタップすると、容量を多く消費しているファイルやメールを確認できます。

Webブラウザでの確認手順

パソコンのWebブラウザでGoogle Driveにアクセスし、画面左下の「保存容量」を確認します。ここに表示されている数字をクリックすると、詳細な使用状況が表示されます。

また、「ストレージを使用している順」でファイルをソートすることで、容量を多く消費しているファイルを簡単に見つけることができます。画面右上の表示切替アイコンから「リスト」表示に変更し、「保存容量」の列をクリックすると、ファイルサイズの大きい順に並び替えられます。

OneDriveのストレージ使用状況を確認する

OneDriveの容量確認は、Windows PCとスマートフォンアプリのどちらからでも簡単に行えます。

Windows PCでの確認手順

Windows 10または11では、タスクバーの通知領域にあるOneDriveアイコンをクリックし、歯車アイコンから「設定」を選択します。「アカウント」タブを開くと、現在の使用容量が表示されます。

より詳細な情報を確認したい場合は、WebブラウザでOneDrive公式サイトにアクセスし、サインインします。画面右上の設定アイコンから「オプション」を選択し、「ストレージの管理」をクリックすると、ファイルの種類ごとの使用量を確認できます。

スマートフォンアプリでの確認手順

OneDriveアプリを開き、画面下部の「自分」タブをタップします。「ストレージ」を選択すると、現在の使用容量と残り容量が表示されます。

「ストレージを管理」をタップすると、容量を多く消費しているファイルやフォルダを確認できます。

クラウドストレージの空き容量を増やす3つの対策

クラウドストレージの容量不足を解決するには、大きく分けて3つのアプローチがあります。不要なデータを削除して空き容量を確保する方法、有料プランにアップグレードして容量を増やす方法、そして外部ストレージや別のサービスにデータを移す方法です。

それぞれの対策にはメリットとデメリットがあり、状況に応じて最適な方法を選ぶことが重要です。ここでは、各対策の具体的な手順と、どのような場合にどの方法が適しているかを詳しく解説します。

対策1：不要なデータを削除・整理して容量を空ける

最もコストをかけずに容量を確保できる方法は、不要なデータを削除することです。多くの場合、クラウドストレージには実際には使っていないファイルや、重複しているデータが大量に保存されています。

削除すべきデータには優先順位があります。まず最初に確認すべきは、写真や動画です。次に重複ファイルや古いバックアップ、そして共有ファイルの整理を行います。これらを順番に整理していくことで、効率的に空き容量を確保できます。

データの整理を効率的に進めるには、どのファイルが容量を圧迫しているかを素早く見つける必要があります。特に、業務で多数のファイルを扱っている場合、手作業での確認には限界があります。こうした場面では、ファイルの中身まで検索できるツールを活用することで、重複や不要なデータを効率的に特定できます。たとえば、NotePMのような情報管理ツールは、Word・Excel・PDF・PowerPointなどの添付ファイルの中身まで全文検索できるため、類似内容のファイルや古いバージョンを見つけやすくなります。

写真・動画を削除する際のポイント

写真や動画は、クラウドストレージの容量を最も圧迫するデータです。削除する際は、以下のような写真を優先的に確認しましょう。

まず、重複している写真や連写で撮影した似たような写真を削除します。スマートフォンで連写機能を使うと、同じ構図の写真が数十枚保存されることがあります。また、スクリーンショットも定期的に見直して、不要なものは削除しましょう。

ブレた写真や失敗した写真も、削除の対象です。撮影直後は気づかなくても、後から見返すと明らかに失敗している写真が残っていることがあります。

重要なのは、写真を削除した後、「最近削除した項目」や「ゴミ箱」からも完全に削除することです。iCloudやGoogleフォトでは、削除した写真は一定期間「最近削除した項目」に保管され、この間も容量を消費し続けます。完全に削除するまで容量は空きませんので、忘れずに実行しましょう。

不要なバックアップデータを削除する

スマートフォンのバックアップデータは、意外と大きな容量を消費しています。特に、古い端末のバックアップがそのまま残っている場合、数GB単位で容量を圧迫していることがあります。

iCloudの場合、「設定」アプリから「iCloud」→「ストレージを管理」→「バックアップ」と進むと、保存されているバックアップの一覧が表示されます。現在使っていない古い端末のバックアップは削除しましょう。

また、バックアップ対象のアプリを見直すことも有効です。すべてのアプリのデータをバックアップする必要はありません。ゲームアプリや、データをクラウドで管理しているアプリは、バックアップ対象から外しても問題ない場合が多いです。バックアップ設定画面で、各アプリのバックアップをオフにすることで、容量を節約できます。

重複ファイルや古いファイルを整理する

同じファイルを複数のフォルダに保存していたり、古いバージョンのファイルが残っていたりすることは、よくあることです。こうした重複ファイルを整理するだけでも、かなりの容量を確保できます。

ファイル名に「コピー」「最終版」「修正」といった言葉が含まれているファイルは、重複している可能性が高いです。各サービスの検索機能を使って、こうしたキーワードでファイルを検索し、不要なものを削除しましょう。

古いファイルを削除するタイミングの判断基準としては、「1年以上アクセスしていない」「プロジェクトが終了している」といった条件を設けると良いでしょう。ただし、法的に保管が必要な文書や、後で参照する可能性がある重要なファイルは、削除せずに外部ストレージに移すことを検討してください。

共有ファイルの共有解除で容量を空ける

他の人から共有されているフォルダやファイルが、自分のクラウドストレージの容量を圧迫している場合があります。特に、OneDriveやDropboxでは、共有されたファイルが自分のストレージ容量にカウントされることがあります。

不要になった共有フォルダは、共有を解除することで容量を空けることができます。OneDriveの場合、共有されているフォルダを右クリックして「共有の停止」を選択します。Dropboxでは、共有フォルダを右クリックして「共有フォルダから削除」を選択することで、自分のアカウントから削除できます。

ただし、iCloudの「共有アルバム」や「共有フォルダ」は、基本的に所有者の容量にカウントされるため、共有を受けている側の容量は消費しません。サービスによって仕様が異なるため、確認してから操作しましょう。

対策2：有料プランにアップグレードして容量を増やす

不要なデータを削除しても容量が足りない場合や、削除できない重要なデータが多い場合は、有料プランへのアップグレードを検討する価値があります。

主要なクラウドストレージサービスは、比較的手頃な料金で追加容量を提供しています。月額数百円で数十GB〜数百GBの容量を追加できるため、時間をかけてデータを整理するよりも、コストパフォーマンスが高い場合もあります。

ここでは、主要サービスの料金プランを比較し、どのような場合に有料プランが適しているかを解説します。

主要サービスの料金プラン比較

個人向けクラウドストレージの主要サービスの料金プランを比較すると、それぞれ異なる特徴があることがわかります。

サービス名	無料容量	有料プラン（最小）	有料プラン（中容量）	特徴
Google One	15GB	100GB: 月額250円	200GB: 月額380円 2TB: 月額1,300円	Gmail・Googleフォトと容量共有、最大5人の家族と共有可能
iCloud+	5GB	50GB: 月額150円	200GB: 月額400円 2TB: 月額1,300円	Appleデバイスの完全バックアップ、プライベートリレー機能
Microsoft OneDrive	5GB	100GB: 月額260円	Microsoft 365 Personal: 月額1,490円（1TB + Officeアプリ）	Windows OSとの高い統合性、Office連携
Dropbox	2GB	2TB: 月額1,500円	–	高速ファイル同期、豊富なサードパーティ連携

1GBあたりのコストパフォーマンスで比較すると、iCloud+の50GBプラン（3円/GB）、Google Oneの100GBプラン（2.5円/GB）、Microsoft OneDriveの100GBプラン（2.6円/GB）、Dropboxの2TBプラン（0.75円/GB）となり、大容量プランほど単価が下がる傾向があります。

ただし、単純な容量単価だけでなく、自分が使っているデバイスやサービスとの親和性も考慮する必要があります。たとえば、iPhoneユーザーならiCloud+、AndroidユーザーならGoogle One、Officeアプリを頻繁に使うならMicrosoft 365 Personalといった選び方が合理的です。

有料プランを選ぶべきケース

有料プランへのアップグレードが適しているのは、以下のような状況です。

まず、削除できない重要なデータが多い場合です。業務で使用する文書、家族の写真や動画など、長期保存が必要なデータが大量にある場合は、有料プランで容量を確保する方が現実的です。

次に、複数のデバイスで同期が必要な場合です。スマートフォン、タブレット、パソコンなど、複数のデバイスでファイルにアクセスする必要がある場合、クラウドストレージの容量が十分にあることで、どのデバイスからでも最新のデータにアクセスできます。

また、家族で容量を共有したい場合も、有料プランが便利です。Google Oneでは最大5人まで容量を共有できるため、家族全員で写真やファイルを保存する場合、1人あたりのコストを抑えることができます。

対策3：外部ストレージや別サービスにデータを移す

クラウドストレージの容量を増やすのではなく、データを別の場所に移すという選択肢もあります。外付けHDD・SSD、他のクラウドサービスなど、用途に応じて最適な移行先を選ぶことで、コストを抑えながら容量問題を解決できます。

ここでは、データの種類に応じた移行先の選び方と、具体的な移行方法を解説します。

外付けHDD・SSDにデータを移行する

外付けストレージは、買い切りで大容量のデータを保存できるため、長期的なコストパフォーマンスに優れています。1TB〜2TBの外付けHDDなら5,000円〜10,000円程度、SSDなら10,000円〜20,000円程度で購入できます。

外付けストレージのメリットは、月額料金が不要で、一度購入すれば追加コストがかからないことです。また、インターネット接続がなくてもデータにアクセスできるため、オフライン環境でも利用できます。

一方で、物理的な持ち運びが必要なことや、故障や紛失のリスクがあることがデメリットです。そのため、頻繁にアクセスしないアーカイブデータ（過去の写真や動画、終了したプロジェクトのファイルなど）を保存する用途に適しています。

移行する際は、クラウドストレージから外付けストレージにファイルをダウンロードし、クラウド側のファイルを削除します。重要なデータは、外付けストレージにコピーした後、正常に保存されていることを確認してから、クラウド側を削除するようにしましょう。

他のクラウドサービスを併用する

1つのクラウドサービスだけでなく、複数のサービスを用途別に使い分けることで、無料枠を最大限に活用できます。

たとえば、Googleフォトは高画質設定（圧縮あり）なら容量無制限で写真を保存できた時期がありましたが、現在は15GBの無料枠内での利用となっています。Amazon Photosは、Amazonプライム会員なら写真を容量無制限で保存できるため、写真の保存先として活用できます。

また、Dropboxは無料で2GBまで利用でき、ファイル共有に特化した使い方ができます。重要な文書はOneDrive、写真はAmazon Photos、一時的な共有ファイルはDropboxといった使い分けをすることで、それぞれの無料枠を有効活用できます。

ただし、複数のサービスを併用すると、どこに何を保存したかがわかりにくくなるデメリットもあります。フォルダ構成やファイル命名規則を統一するなど、管理方法を工夫する必要があります。

サービス別の具体的な容量削減手順

ここからは、iCloud、Google Drive/Photos、OneDriveそれぞれのサービスで、実際に容量を削減するための具体的な操作手順を解説します。

各サービスには独自の機能や設定があり、効率的に容量を空けるためのポイントが異なります。自分が使っているサービスに該当する部分を参考に、実際に操作を進めてみてください。

iCloudの容量を空ける具体的な手順

iCloudの容量を効率的に空けるには、写真、バックアップ、iCloud Driveの3つの領域を順番に整理していきます。それぞれの領域で、どのような操作を行えば容量を確保できるかを見ていきましょう。

iCloud写真を削除・最適化する

iCloud写真の容量を削減するには、「iPhoneのストレージを最適化」機能を活用する方法と、不要な写真を削除する方法があります。

「iPhoneのストレージを最適化」は、iPhoneの「設定」アプリから「写真」を選択し、「iPhoneのストレージを最適化」をオンにすることで有効になります。この機能を有効にすると、iPhone本体には低解像度の写真が保存され、オリジナルの高解像度写真はiCloudにのみ保存されます。これにより、iPhone本体のストレージは節約できますが、iCloudの容量は減りません。

iCloudの容量を空けるには、写真アプリから不要な写真を削除する必要があります。写真アプリを開き、削除したい写真を選択して「削除」をタップします。削除した写真は「最近削除した項目」に30日間保管されるため、この期間内であれば復元できます。

完全に容量を空けるには、「最近削除した項目」を開き、「すべて削除」をタップして完全削除を実行します。この操作を忘れると、削除したつもりでも容量が空かないため、必ず実行しましょう。

iCloudバックアップを整理する

iCloudバックアップは、スマートフォン全体のデータを保存するため、大きな容量を消費します。バックアップの内容を見直すことで、容量を大幅に削減できます。

iPhoneの「設定」アプリから「Apple ID」→「iCloud」→「ストレージを管理」→「バックアップ」と進むと、保存されているバックアップの一覧が表示されます。古い端末のバックアップが残っている場合は、タップして「バックアップを削除」を選択します。

また、現在使用している端末のバックアップについても、バックアップ対象のアプリを見直すことができます。バックアップの詳細画面で、各アプリのバックアップをオン・オフできます。ゲームアプリや、データをクラウドで管理しているアプリ（LINEなど）は、バックアップをオフにしても問題ない場合が多いです。

iCloud Driveのファイルを削除する

iCloud Driveに保存されている不要なファイルを削除することでも、容量を確保できます。

iPhoneやiPadでは、「ファイル」アプリを開き、「ブラウズ」タブから「iCloud Drive」を選択します。フォルダを開いて不要なファイルを長押しし、「削除」をタップします。Macでは、Finderの「iCloud Drive」フォルダから、通常のファイル削除と同じ操作で削除できます。

また、WebブラウザからiCloud.comにアクセスして削除することもできます。iCloud.comにサインインし、「iCloud Drive」を開いて、不要なファイルを選択して削除します。

削除したファイルは「最近削除した項目」に30日間保管されるため、完全に容量を空けるには、「最近削除した項目」からも削除する必要があります。

Google Drive・Googleフォトの容量を空ける手順

Googleアカウントのストレージは、Gmail、Googleフォト、Google Driveの3つのサービスで共有されています。それぞれのサービスで容量を削減する方法を見ていきましょう。

Googleフォトの保存容量を削減する

Googleフォトでは、写真の保存品質を「高画質」（圧縮あり）と「元の画質」（圧縮なし）から選択できます。以前は「高画質」で保存した写真は容量無制限でしたが、現在は15GBの無料枠にカウントされます。

不要な写真や動画を削除するには、Googleフォトアプリまたはブラウザ版を開き、削除したい写真を選択して「削除」をタップします。削除した写真は「ゴミ箱」に60日間保管され、この期間内であれば復元できます。

容量を完全に空けるには、「ゴミ箱」を開いて「ゴミ箱を空にする」を実行します。また、Googleフォトには「ストレージを管理」という機能があり、ぼやけた写真や大きなサイズの写真・動画を自動で検出してくれるため、削除候補を効率的に見つけることができます。

Gmailの添付ファイルを削除する

Gmailの容量は、メール本文よりも添付ファイルが大きく影響します。大容量の添付ファイルがあるメールを削除することで、容量を確保できます。

Gmailで大容量のメールを検索するには、検索ボックスに「has:attachment larger:10M」と入力します。これにより、10MB以上の添付ファイルがあるメールが表示されます。数字を変更することで、検索する容量の基準を調整できます。

不要なメールを選択して削除すると、「ゴミ箱」に移動します。ゴミ箱に移動したメールは30日後に自動的に完全削除されますが、すぐに容量を空けたい場合は、「ゴミ箱」を開いて「ゴミ箱を今すぐ空にする」を実行します。

Google Driveの大容量ファイルを整理する

Google Driveでは、ファイルをサイズ順に並べ替えることで、容量を多く消費しているファイルを簡単に見つけることができます。

ブラウザ版のGoogle Driveにアクセスし、画面右上の表示切替アイコンから「リスト」表示に変更します。次に、「保存容量」の列見出しをクリックすると、ファイルサイズの大きい順に並び替えられます。

不要なファイルを選択して削除すると、「ゴミ箱」に移動します。ゴミ箱に移動したファイルは30日後に自動的に完全削除されますが、すぐに容量を空けたい場合は、「ゴミ箱」を開いて「ゴミ箱を空にする」を実行します。この操作を忘れると、削除したつもりでも容量が空かないため、必ず実行しましょう。

OneDriveの容量を空ける手順

OneDriveの容量を削減するには、同期の設定を見直す方法と、不要なファイルを削除する方法があります。それぞれの手順を見ていきましょう。

OneDriveの同期を解除する

OneDriveでは、パソコン上の特定のフォルダをクラウドと同期する設定ができます。不要なフォルダの同期を解除することで、クラウド側の容量を空けることができます。

Windows PCでは、エクスプローラーでOneDriveフォルダを開き、同期を解除したいフォルダを右クリックして「空き容量を増やす」を選択します。これにより、クラウドにはファイルが残りますが、パソコン上からは削除され、必要に応じてオンラインでアクセスできる状態になります。

完全にクラウドからも削除したい場合は、OneDriveフォルダから通常のファイル削除操作を行います。削除したファイルは「ゴミ箱」に移動し、30日後に自動的に完全削除されます。

OneDriveから不要なファイルを削除する

OneDriveで容量を多く消費しているファイルを見つけるには、Web版OneDriveを利用すると便利です。

ブラウザでOneDriveにアクセスし、画面右上の設定アイコンから「オプション」→「ストレージの管理」を選択します。ここで、容量を多く消費しているファイルの種類や、大きなファイルを確認できます。

不要なファイルを選択して削除すると、「ごみ箱」に移動します。ごみ箱に移動したファイルは30日後に自動的に完全削除されますが、すぐに容量を空けたい場合は、「ごみ箱」を開いて「ごみ箱を空にする」を実行します。

もう繰り返さない！容量をいっぱいにしない予防策

一度容量を空けても、同じ使い方を続けていれば、再び容量不足に陥ってしまいます。ここでは、容量問題を再発させないための日常的な習慣と設定を紹介します。

予防策を実践することで、定期的に容量不足に悩まされることなく、快適にクラウドストレージを使い続けることができます。

自動バックアップの設定を見直す

写真や動画の自動バックアップは便利ですが、設定を見直すことで無駄な容量消費を防ぐことができます。

まず、自動バックアップをWi-Fi接続時のみに制限することをおすすめします。モバイルデータ通信でもバックアップされる設定になっていると、外出先で撮影した写真が即座にアップロードされ、容量を圧迫します。Wi-Fi接続時のみに設定することで、自宅に帰ってから必要な写真だけを選んでバックアップすることができます。

また、バックアップ対象のアプリを定期的に見直すことも重要です。インストール時にバックアップを有効にしたアプリでも、現在は使っていないものや、データをクラウドで管理しているアプリは、バックアップ対象から外しましょう。3ヶ月に1回程度、バックアップ設定を確認する習慣をつけることをおすすめします。

定期的にデータを整理する習慣をつける

クラウドストレージの容量問題を防ぐには、定期的にデータを見直して整理する習慣が不可欠です。

おすすめのタイミングは、月に1回、または3ヶ月に1回です。カレンダーやリマインダーアプリに「クラウドストレージ整理日」を設定し、その日に不要なファイルを削除する習慣をつけましょう。

削除の判断基準としては、「1年以上アクセスしていないファイル」「プロジェクトが終了したファイル」「重複しているファイル」などを設定すると良いでしょう。ただし、法的に保管が必要な文書や、思い出として残しておきたい写真などは、削除せずに外部ストレージに移すことを検討してください。

定期的な整理を効率化するには、どのファイルが長期間アクセスされていないかを把握することが重要です。NotePMのような情報管理ツールには「未読管理・閲覧履歴」機能があり、誰がいつページを見たかを確認できます。こうした機能を活用することで、長期間アクセスされていないファイルを特定し、削除や移行の判断を効率的に行えます。

ファイル保存のルールを決める

ファイルを保存する際のルールを決めておくことで、無駄なファイルの蓄積を防ぐことができます。

まず、フォルダ構成を決めましょう。「プロジェクト名/年度/月」といった階層構造を作り、すべてのファイルを適切なフォルダに保存する習慣をつけます。また、ファイル命名規則も統一しましょう。「日付_プロジェクト名_内容_バージョン」といった形式でファイル名をつけることで、後から検索しやすくなります。

保存期限のルールも設定しておくと良いでしょう。たとえば、「プロジェクト終了後1年経過したファイルは外部ストレージに移行する」「一時的な作業ファイルは3ヶ月で削除する」といったルールを決めておくことで、不要なファイルが蓄積するのを防げます。

チームで使用する場合は、こうしたルールをメンバー全員で共有することが重要です。NotePMのような情報管理ツールでは、「フォルダとタグで情報整理」機能により、Windowsのエクスプローラーのようなフォルダ階層構造とタグ付けによる分類が可能です。こうしたツールを活用することで、チーム全体で統一されたファイル管理を実現し、情報の散在を防ぐことができます。

クラウドストレージの容量管理を効率化したいならNotePMがおすすめ

クラウドストレージの容量問題は、写真・動画の自動バックアップ、重複ファイルの放置、デバイスバックアップの肥大化といった原因で発生します。対策としては、不要なデータの削除、有料プランへのアップグレード、外部ストレージへの移行という3つのアプローチがあり、状況に応じて最適な方法を選ぶことが重要です。

iCloud、Google Drive、OneDriveといった主要サービスでは、それぞれ固有の機能や設定があるため、自分が使っているサービスに合わせた対策を実行しましょう。また、一度容量を空けても、自動バックアップの見直しや定期的な整理、ファイル保存ルールの設定といった予防策を実践することで、容量不足の再発を防ぐことができます。

クラウドストレージの容量問題を根本的に解決するには、データの整理整頓と体系的な情報管理が不可欠です。ファイルの散在を防ぎ、必要な情報をすぐに見つけられる環境を構築したい場合は、NotePMのような検索性の高いナレッジ管理ツールの活用を検討してみてください。