Excelファイル共有の方法と設定手順｜トラブル対処法も解説

複数人でExcelファイルを同時に編集したいのに「誰かが編集中で開けない」「上書きされて内容が消えた」といったトラブルに悩まされていませんか。

Excelファイルを複数人で共有・編集する方法には、「ブックの共有」（旧機能）と「共同編集」（新機能）の2つがあり、それぞれ設定手順や適した利用シーンが異なります。また、OneDriveやGoogle Driveなどのクラウドストレージを活用することで、リアルタイムでの共同編集が可能になります。

ただし、単にファイルを共有するだけでは、「どこに何があるか分からない」「最新版がどれか分からない」といった課題が残ります。ファイル共有とあわせて、ナレッジ管理ツールを活用することで、情報の散在や属人化を防ぎ、組織全体で効率的に情報を活用できるようになります。

この記事では、Excelファイルを複数人で共有・編集する具体的な設定手順から、クラウドストレージの比較、共有時のトラブル対処法、さらにはナレッジ管理ツールを活用した効率化まで、実務で役立つ情報を網羅的に解説します。

Excelファイル共有の2つの方法

Excelで複数人が同時にファイルを編集できるようにする方法は、大きく分けて2つあります。1つは「ブックの共有」という旧機能で、もう1つは「共同編集」という新機能です。どちらを選ぶかは、使っているExcelのバージョンや、チームの作業環境によって変わります。

「ブックの共有」は、Excel 2007から2016まで標準で搭載されていた機能です。共有ネットワークフォルダに保存したファイルを、複数の人が同時に開いて編集できます。ただし、現在のMicrosoft 365やExcel 2019以降では非推奨となっており、一部の機能が制限されることがあります。

一方、「共同編集」は、Microsoft 365やExcel 2019以降で利用できるクラウドベースの機能です。OneDriveやSharePointにファイルを保存することで、リアルタイムで複数人が編集でき、変更が即座に反映されます。自動保存機能もあるため、保存忘れや競合のリスクが大幅に減ります。

「ブックの共有」とは（旧機能）

「ブックの共有」は、複数のユーザーが同時にExcelファイルを編集できる旧機能です。共有ネットワークフォルダに保存したファイルを、複数人で同時に開いて編集できる仕組みで、Excel 2007から2016まで標準搭載されていました。

この機能を使うと、変更履歴を記録したり、競合する変更を管理したりできます。たとえば、AさんとBさんが同じセルを編集した場合、どちらの変更を採用するか選択できる仕組みが用意されています。

ただし、現在のMicrosoft 365やExcel 2019以降では、この機能は非推奨となっています。クラウドベースの「共同編集」機能が推奨されており、「ブックの共有」は段階的に廃止される方向にあります。それでも、旧バージョンのExcelを使っている環境や、クラウドストレージが利用できない場合には、今でも有効な選択肢となります。

「共同編集」とは（新機能）

「共同編集」は、クラウドストレージ（OneDriveやSharePoint）を活用したリアルタイム共同編集機能です。Microsoft 365またはExcel 2019以降で利用でき、複数のユーザーが同時に編集しても、変更が即座に反映されます。

編集中のセルには、そのユーザーの名前と色付きの枠が表示されるため、誰がどこを編集しているかがリアルタイムで分かります。また、自動保存機能が働くため、保存忘れや競合のリスクが大幅に軽減されます。

従来の「ブックの共有」と比べて、リアルタイム性が高く、ファイルの競合が起きにくい点が大きな利点です。ただし、OneDriveやSharePointにファイルを保存する必要があるため、インターネット接続が前提となります。

どちらを選ぶべきか

Microsoft 365またはExcel 2019以降を利用している場合は、「共同編集」が推奨されます。リアルタイムで変更が反映され、自動保存機能もあるため、複数人で頻繁に編集する場合に最適です。

一方、Excel 2016以前を使用していて、クラウドストレージが利用できない環境では、「ブックの共有」が選択肢となります。ただし、一部の機能（セルの結合、条件付き書式、ピボットテーブルなど）が制限されるため、事前に確認が必要です。

また、リアルタイム性を重視するか、ローカル環境で完結させたいかという観点も重要です。リアルタイムでの共同作業が必要なら「共同編集」を、ネットワークフォルダでの運用を続けたいなら「ブックの共有」を選ぶとよいでしょう。

「ブックの共有」の設定・解除手順

「ブックの共有」機能の設定方法は、Excelのバージョンによって異なります。Microsoft 365やExcel 2019以降では、この機能がデフォルトのメニューから削除されているため、クイックアクセスツールバーに手動で追加する必要があります。一方、Excel 2007から2016では、「校閲」タブから直接選択できます。

ここでは、バージョン別の具体的な設定手順と、共有を解除する際の注意点を解説します。

Microsoft 365・Excel 2019以降での設定方法

Microsoft 365やExcel 2019以降では、「ブックの共有」機能がメニューから削除されているため、まずクイックアクセスツールバーに追加する必要があります。

1. クイックアクセスツールバーに「ブックの共有」を追加する

画面左上のクイックアクセスツールバー（保存アイコンなどが並んでいる場所）の右端にある「▼」をクリックし、「その他のコマンド」を選択します。表示されるダイアログで「すべてのコマンド」を選び、一覧から「ブックの共有（レガシ）」を探して「追加」をクリックします。これで、クイックアクセスツールバーに「ブックの共有」ボタンが表示されます。

2. 共有設定を有効にする

追加した「ブックの共有」ボタンをクリックすると、「ブックの共有」ダイアログが開きます。「編集」タブで「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。

3. ファイルを共有フォルダに保存する

ファイルを共有ネットワークフォルダまたはOneDriveに保存します。他のユーザーがこのファイルにアクセスできるようにすることで、複数人での同時編集が可能になります。

Excel 2007〜2016での設定方法

Excel 2007から2016では、「ブックの共有」機能が標準メニューに含まれているため、クイックアクセスツールバーへの追加は不要です。

1. 「校閲」タブから「ブックの共有」を選択する

リボンの「校閲」タブをクリックし、「変更」グループにある「ブックの共有」をクリックします。

2. 共有設定を有効にする

「ブックの共有」ダイアログが開いたら、「編集」タブで「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」にチェックを入れます。「OK」をクリックすると、共有が有効になります。

3. 詳細設定を確認する

「詳細設定」タブでは、変更履歴の保存期間や、更新方法を設定できます。たとえば、変更履歴を30日間保存する設定や、ファイルを保存したときに自動的に他のユーザーの変更を反映する設定などが選べます。必要に応じて調整してください。

共有解除の手順と注意点

共有を解除する前に、必ず確認すべき重要なポイントがあります。他のユーザーがファイルを開いている状態で共有を解除すると、そのユーザーの変更内容が失われる可能性があるためです。

1. 他のユーザーがファイルを開いていないか確認する

「ブックの共有」ダイアログの「編集」タブを開くと、現在ファイルを開いているユーザーのリストが表示されます。自分以外のユーザーがいないことを確認してから、次の手順に進んでください。

2. 変更履歴を確認・保存する

共有を解除すると、変更履歴が削除されます。必要な履歴がある場合は、事前に「校閲」タブの「変更履歴の記録」から確認し、必要に応じて別ファイルに保存しておいてください。

3. 共有を解除する

「ブックの共有」ダイアログの「編集」タブで、「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」のチェックを外し、「OK」をクリックします。これで共有が解除され、通常のExcelファイルに戻ります。

「共同編集」の設定・共有手順

「共同編集」を利用するには、ExcelファイルをOneDriveまたはSharePointにアップロードする必要があります。クラウドストレージにファイルを保存することで、複数人がリアルタイムで同時に編集でき、変更が即座に反映されます。

ここでは、OneDriveとSharePointそれぞれでの共有設定手順と、リアルタイム編集の確認方法を解説します。

OneDriveへのアップロードと共有設定

OneDriveを使った共有は、個人アカウントでも法人アカウントでも利用可能です。ファイルをアップロードし、共有リンクを生成することで、指定した相手と共同編集が可能になります。

1. ExcelファイルをOneDriveにアップロードする

OneDriveのWebサイト（onedrive.live.com）にアクセスするか、WindowsのエクスプローラーでOneDriveフォルダを開きます。アップロードしたい場所にExcelファイルをドラッグ&ドロップするか、「アップロード」ボタンからファイルを選択します。

2. 共有リンクを生成する

アップロードしたファイルを選択し、「共有」ボタンをクリックします。共有設定のダイアログが表示されるので、共有相手のメールアドレスを入力するか、「リンクをコピー」を選択します。

3. 編集権限を設定する

共有リンクを生成する際、「編集可能」または「閲覧のみ」の権限を選択できます。「編集可能」権限を付与すると、共有相手はファイルを編集・保存できます。「閲覧のみ」権限では、ファイルの閲覧とコメントのみが可能です。

特定のユーザーのみに共有したい場合は、メールアドレスを入力して個別に招待することもできます。この場合、リンクを知っている人全員がアクセスできるわけではなく、招待された人だけがファイルを開けるようになります。

SharePointでの共有設定

SharePointは、組織内でのファイル共有やチーム作業に特化したサービスです。Microsoft Teamsと連携していることが多く、チーム単位でファイルを管理する場合に便利です。

1. SharePointライブラリにファイルをアップロードする

SharePointサイトにアクセスし、対象のドキュメントライブラリを開きます。「アップロード」ボタンからExcelファイルを選択するか、ドラッグ&ドロップでアップロードします。

2. アクセス権限を管理する

SharePointサイトのメンバーは、自動的にファイルにアクセス可能です。権限に応じて閲覧・編集が可能です。ファイルごとに詳細な権限設定も可能で、特定のユーザーやグループに対して個別にアクセス権を付与できます。

3. Microsoft Teamsと連携する

Microsoft Teamsを利用している場合、チャネルの「ファイル」タブにファイルを固定することで、チームメンバーが簡単にアクセスできるようにできます。Teamsのチャネルに投稿したファイルは、自動的にSharePointのドキュメントライブラリに保存されます。

リアルタイム共同編集の確認方法

共同編集が有効になっているファイルを開くと、リアルタイムで他のユーザーの編集状況を確認できます。

1. 現在ファイルを開いているユーザーを確認する

画面右上に、現在ファイルを開いているユーザーのアイコンが表示されます。アイコンにマウスを合わせると、ユーザー名が表示されます。

2. 編集中のセルを確認する

他のユーザーが編集しているセルには、そのユーザーの名前と色付きの枠が表示されます。たとえば、Aさんが編集中のセルには青い枠が、Bさんが編集中のセルには緑の枠が表示されるといった具合です。

3. 自動保存の動作を確認する

変更は数秒ごとに自動保存され、他のユーザーの画面にもリアルタイムで反映されます。画面上部のタイトルバーに「自動保存」のトグルスイッチが表示され、オンになっていることを確認できます。このスイッチがオフになっている場合は、クリックしてオンにしてください。

クラウドストレージを活用した共有方法の比較

OneDrive以外にも、Google DriveやDropbox、Boxなど、さまざまなクラウドストレージサービスでExcelファイルを共有できます。それぞれのサービスには異なる特徴があり、利用環境や目的に応じて最適なサービスを選ぶことが重要です。

ここでは、主要なクラウドストレージサービスの特徴を比較し、どのような場面でどのサービスが適しているかを解説します。また、単なるファイル共有を超えて、Excelファイルに関連するナレッジを蓄積・活用するためのツールとして、NotePMも紹介します。

主要クラウドストレージの比較表

主要なクラウドストレージサービスの料金、容量、Excel編集機能、共同編集対応状況を比較すると、以下のようになります。

サービス名	料金	無料容量	Excel編集	共同編集
Microsoft OneDrive	無料〜月額630円/ユーザー	5GB	◎	◎
Google Drive	無料〜月額1,020円/ユーザー	15GB	○	○
Dropbox	無料〜月額1,800円/ユーザー	2GB	○	○
Box	無料〜月額1,800円/ユーザー	10GB	○	○
NotePM	月額4,800円（8ユーザー）〜	–	△	–

Microsoft OneDriveは、Excelとの親和性が最も高く、リアルタイム共同編集に完全対応しています。Google Driveは無料容量が15GBと大きく、個人利用や小規模チームに適しています。DropboxとBoxは、法人向けの高度なセキュリティ機能や詳細な権限管理が特徴です。

NotePMは、ファイル共有に加えて、ファイルの中身まで検索できる強力な全文検索機能を持ち、ナレッジ管理に特化しています。単なるファイル置き場ではなく、情報を組織の資産として蓄積・活用したい場合に適しています。

各サービスの特徴

それぞれのクラウドストレージサービスには、異なる強みがあります。自社の業務環境や既存ツールとの連携を考慮して、最適なサービスを選びましょう。

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDriveは、Microsoft 365（Excel、Word等）との完全な連携により、Excelファイルの共有・編集においてシームレスな体験を提供します。Windows OSとの高い親和性があり、オフラインでの編集と自動同期が可能です。

Microsoft 365ユーザーなら、追加コストなしで1TBのストレージが利用できるため、すでにMicrosoft 365を契約している企業にとっては、最もコストパフォーマンスの高い選択肢となります。

Google Drive

Google Driveは、Google Workspace（ドキュメント、スプレッドシート等）とのシームレスな連携により、リアルタイムでのExcelファイルの共同編集が可能です。ExcelファイルをGoogleスプレッドシートに変換することで、ブラウザ上での高度な共同編集が可能になります。

無料プラン（15GB）があり、個人利用や小規模チームに最適です。Googleアカウントがあれば誰でもすぐに使い始められる手軽さも魅力です。

Dropbox Business

Dropboxは、高速で安定したファイル同期とシンプルなUIが特徴で、Microsoft 365と連携してリアルタイムでの共同編集が可能です。大容量ファイルの同期速度が速く、多くの外部アプリケーションと連携可能です。

ビジネスプランでは、詳細なアクセス権限設定が可能で、企業での利用に適しています。特に、デザインファイルや動画ファイルなど、大容量ファイルを頻繁に扱う企業に向いています。

Box

Boxは、法人向けの高いセキュリティとコンプライアンス対応が特徴で、容量無制限のビジネスプランがあり、大企業での導入実績が豊富です。Microsoft Officeとの連携により、リアルタイム共同編集に対応し、Excelファイルをブラウザ上で直接編集できます。

ワークフロー機能により、承認プロセスを自動化でき、企業のコンプライアンス要件に対応できます。金融機関や医療機関など、厳格なセキュリティ要件がある業界での利用に適しています。

NotePM

NotePMは、WordやExcel、PDFなどファイルの中身まで検索できる強力な全文検索機能を持ち、ナレッジ管理に特化しています。Excelファイルをアップロードすると、プレビュー機能で中身を確認でき、内容を確認しながらコメントで議論が可能です。

ファイルのバージョン管理（変更履歴の自動記録）により、常に最新のファイルがどれか明確になります。各種チャットツール（Slack、Chatwork等）との連携やAPIによる柔軟なデータ連携も可能で、既存の業務フローに組み込みやすい設計になっています。

閲覧ユーザー（ゲスト）が実質無料で利用できるため、外部パートナーとの情報共有にも適しています。単なるファイル共有を超えて、組織のナレッジを資産として蓄積・活用したい企業に向いています。

共有時の注意点とトラブル対処法

Excelファイルを共有する際、特定の機能が制限されたり、エラーが発生したりする場合があります。「ブックの共有」機能を使用すると、セルの結合、条件付き書式、ピボットテーブルなど一部の機能が使用できなくなります。また、「編集のためロックされています」「共有違反のため保存されませんでした」などのエラーに遭遇することもあります。

ここでは、共有時に制限される機能の一覧と、よくあるエラーの原因と対処法、そして変更履歴の確認方法と競合解決の手順を解説します。

ブック共有で制限される機能

「ブックの共有」機能を有効にすると、Excelの一部機能が制限され、使用できなくなります。共有を有効にする前に、これらの機能を使用していないか確認し、必要な設定を完了させておく必要があります。

制限される主な機能は以下の通りです。

• セルの結合・結合解除
• 条件付き書式の追加・変更
• データの入力規則の設定
• ピボットテーブルの作成・編集
• グラフの挿入・編集
• ハイパーリンクの挿入
• マクロの記録・実行

これらの機能が必要な場合は、共有を有効にする前に設定を完了させるか、「共同編集」機能の利用を検討してください。「共同編集」では、これらの機能制限がほとんどありません。

よくあるエラーと対処法

Excelファイルを共有する際、特定のエラーメッセージが表示されることがあります。それぞれのエラーには適切な対処法があり、正しく対応することでスムーズに共有を再開できます。

「編集のためロックされています」の対処法

「編集のためロックされています」エラーは、他のユーザーがファイルを開いているか、前回の編集セッションが正常に終了しなかった場合に発生します。

■対処法1：他のユーザーに確認する

ファイルを開いている他のユーザーに閉じてもらうか、編集が終わるまで待ちます。誰がファイルを開いているか分からない場合は、チームメンバーに確認してください。

■対処法2：一時ファイルを削除する

ファイルが保存されているフォルダ内に、~$で始まる一時ファイルがある場合、これを削除します。この一時ファイルは、前回の編集セッションが正常に終了しなかった際に残ることがあります。

■対処法3：ネットワーク接続を確認する

ネットワークドライブの接続状態を確認し、必要に応じて再接続します。接続が不安定だと、ファイルが正常にロック解除されないことがあります。

「共有違反のため保存されませんでした」の対処法

「共有違反のため保存されませんでした」エラーは、複数のユーザーが同時に保存しようとした場合に発生します。

■対処法1：時間を置いて再保存する

少し時間を置いてから、再度保存を試みます。他のユーザーの保存処理が完了すれば、正常に保存できるようになります。

■対処法2：自動保存機能を有効にする

OneDriveやSharePointの自動保存機能を有効にすると、競合を自動的に回避できます。Microsoft 365の「共同編集」機能を利用している場合、自動保存がデフォルトで有効になっています。

■対処法3：別名保存で内容を保持する

「名前を付けて保存」で別名保存し、後で内容を統合します。急ぎで作業内容を保存したい場合は、この方法が確実です。

読み取り専用で開かれる場合の確認ポイント

ファイルが読み取り専用で開かれる場合、権限設定やファイル属性に問題がある可能性があります。

■確認ポイント1：共有設定の権限を確認する

共有設定で「編集可能」権限が付与されているか確認します。OneDriveやSharePointの共有設定で、自分のアカウントに編集権限があるかをチェックしてください。

■確認ポイント2：ファイル属性を確認する

ファイルを右クリックし、プロパティから「読み取り専用」属性がチェックされていないか確認します。チェックが入っている場合は、外してから再度開いてください。

■確認ポイント3：接続状態を確認する

ネットワークドライブやクラウドストレージの接続が正常か確認します。接続が切れていると、読み取り専用で開かれることがあります。

変更履歴の確認と競合解決

Excelの「変更履歴の記録」機能を使用すると、誰がいつどこを編集したかを確認できます。「校閲」タブの「変更履歴の記録」をオンにすると、すべての変更が自動的に記録されます。

競合する変更が発生した場合、「変更履歴の確認」機能で各変更を確認し、採用する変更を選択できます。たとえば、AさんとBさんが同じセルを編集した場合、どちらの変更を残すかを選ぶダイアログが表示されます。

NotePMのバージョン管理・変更履歴機能を活用すると、Excelファイルの編集履歴を自動的に記録し、「誰がいつ編集したか」を明確に把握できるため、トラブル防止に役立ちます。ファイルを開かなくても、変更内容を確認できる点も便利です。

Excelファイル共有の効率化とナレッジ管理

単なるファイル共有では、情報散在、検索性の低さ、属人化といった課題が解決しません。ファイルサーバーやクラウドストレージにファイルを置いただけでは、「どこに何があるか分からない」「必要なファイルを探すのに時間がかかる」「担当者が異動するとファイルの場所が分からなくなる」といった問題が残ります。

ナレッジ管理ツールを活用することで、ファイルの中身まで検索でき、情報を整理して共有し、組織全体の資産として蓄積できます。ここでは、ファイル共有を超えたナレッジ管理の重要性と、NotePMを活用した具体的な効率化方法を解説します。

ファイル共有を超えたナレッジ管理の重要性

ファイルサーバーやクラウドストレージでの単純なファイル共有では、情報が散在し、必要なファイルを探すのに時間がかかります。ファイル名だけでの検索では、ファイルの中身まで検索できず、欲しい情報がどのファイルにあるか分からないことが多いです。

また、担当者が異動・退職すると、どこに何があるか分からなくなり、情報が属人化してしまいます。「あの資料はどこにあったっけ」「前任者が作ったファイルが見つからない」といった状況は、多くの企業で起きています。

ナレッジ管理ツールを活用することで、ファイルの中身まで検索でき、情報を整理して共有し、組織全体の資産として蓄積できます。単なるファイル置き場ではなく、「社内の知りたいことがすぐに見つかる」状態を実現できます。

NotePMでExcelファイルを効率管理

NotePMは、ExcelやPDFなどファイルの中身も対象にした強力な全文検索機能を持ち、ファイルを開かなくても中身を検索できます。たとえば、「売上」というキーワードで検索すると、Excelファイルの中に「売上」という言葉が含まれているファイルがすべて表示されます。

Excelファイルをアップロードすると、プレビュー機能で中身を確認でき、内容を確認しながらコメントで議論が可能です。ファイルをいちいちダウンロードして開く手間が省けるため、作業効率が大幅に向上します。

ファイルのバージョン管理機能により、変更履歴が自動記録され、常に最新のファイルがどれか明確になります。「最新版がどれか分からない」「間違えて古いファイルを編集してしまった」といったトラブルを防げます。

フォルダとタグによる柔軟な情報整理により、プロジェクトやカテゴリごとにファイルを分類でき、必要な情報をすぐに見つけられます。未読管理・閲覧履歴機能により、「誰がいつページを見たか」を確認でき、情報共有の透明性が高まります。

AI機能（要約・翻訳・校正）により、ワンクリックで文章の要約、多言語翻訳、誤字脱字や言い回しの校正を行え、文書作成を効率化できます。柔軟なアクセス制限により、プロジェクト単位、組織単位などでノートごとに共有範囲を設定でき、社外メンバー向けのゲスト権限も用意されています。

導入のメリットと活用シーン

NotePMを導入することで、ファイルサーバーに散在しがちなExcelファイルや各種ドキュメントを一元管理し、属人化を解消できます。ファイルサーバーの検索が弱く、必要なファイルが見つからない課題を、強力な全文検索機能で解決できます。

高機能エディタと豊富なテンプレートにより、マニュアル作成と更新が簡単になり、常に最新情報を維持できます。ある導入企業では、Excelで作成していたFAQをNotePMに移行したことで、情報が流れてしまう課題を解決し、Web上で一元管理できるようになりました。

情報共有が活発になり、社内問い合わせが減り、担当者の負担が軽減され、業務効率化やコミュニケーションの活性化につながります。「あの資料どこにありますか」という問い合わせが減り、各自が必要な情報を自分で見つけられるようになります。

Excelファイル共有を効率化したいならNotePMがおすすめ

Excelファイルの共有方法には、「ブックの共有」（旧機能）と「共同編集」（新機能）の2つがあり、それぞれ適した利用シーンが異なります。Microsoft 365やExcel 2019以降を利用している場合は、リアルタイム性に優れた「共同編集」が推奨されます。

OneDrive、Google Drive、Dropbox、Boxなどの主要クラウドストレージは、それぞれ異なる強みを持っているため、自社の業務環境や既存ツールとの連携を考慮して選びましょう。

ただし、単なるファイル共有では、情報の散在や検索性の低さ、属人化といった課題が残ります。ファイル共有を効率化し、組織全体でナレッジを資産として蓄積・活用したい場合は、NotePMの導入がおすすめです。

NotePMは、Excelファイルの中身まで検索できる強力な全文検索機能、バージョン管理と変更履歴、柔軟なアクセス制限など、ナレッジ管理に特化した機能を備えています。無料トライアルも用意されているため、まずは実際に試してみて、自社の業務に合うかを確認してみてください。