意見や要望を正式な文書で伝える際に役立つのが「意見書」です。ビジネスや学校、行政手続き、法律関連など、さまざまなシーンで使われており、状況に応じた適切な書き方が求められます。ただ、書き方や内容について悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、意見書の基本的な構成や作成手順、書く際の注意点をわかりやすく解説します。また、目的別にすぐ使えるテンプレート・例文も10パターン紹介。伝えたい意見を的確に届けるために役立ててください。
目次
意見書とは？
意見書とは、個人または団体が自分の考えを文書で伝えるためのものです。おもに、ビジネスシーンや法的手続きなどで使用されます。相手に自分の見解を正確に伝えるための重要な書類といえるでしょう。
意見書は、単なる感想や要望とは異なり、客観的な事実の整理や筋道だった主張、具体的な提案・要求が求められます。場合によっては、法的な根拠なども必要になるでしょう。
意見書の役割・目的
意見書の目的は、ある問題や状況に対して、自分の意見や提案を具体的に伝えることです。明確な提案や主張を文書として整理し、相手に届けることで、対話のきっかけを生み出すのです。根拠にもとづいた論理的な表現を用いることで相手を説得し、意思決定や対応に影響を与えることもあります。
また、意見書は公式な書面として扱われるため、やり取りの記録としての役割も果たします。自分の立場や考えを文書で明確に示すことは、相手との相互理解を深めるうえでも効果があり、状況の改善や合意形成に役立つでしょう。
意見書と陳述書の違い
意見書と陳述書は、どちらも自分の考えを文書で示すものです。しかし、その目的や使われる場面、内容の構成に違いがあります。双方の違いを以下の表にまとめました。
| 項目 | 意見書 | 陳述書 |
|---|---|---|
| 目的 | 自分の意見・提案を正式に伝える | 「体験事実＋その時どう感じたか」を一体で証拠として示す |
| 内容 | 根拠にもとづいた論理的な主張 | 事実と主観的感情を記載 |
| 使用シーン | ビジネス、法務、行政、教育など | 裁判、トラブルの事実確認など |
意見書は「自分の意見を伝えるための文書」、陳述書は「事実や主観的感情を述べる文書」といえます。それぞれの目的や場面に応じて、適切に使い分けることが重要です。
意見書の作成手順
これから、意見書をスムーズに作成するための基本的な手順を解説します。
- 作成目的と対象の明確化
- 記載する意見の整理
- 構成に沿って意見書を作成
- 誤字脱字や表現を見直す
意見書は、ただ思いついた意見を書き連ねるだけでは不十分です。読み手に伝わりやすく、説得力のある内容にまとめることを意識しましょう。
1.作成目的と対象の明確化
意見書を作成する際は、まず「誰に対して」「何を伝えるのか」を明確にすることが重要です。目的と対象が曖昧なままでは、意見の伝わり方にもズレが生じるおそれがあります。
伝えたい内容が提案なのか要望なのか、それとも問題提起なのかをはっきりさせましょう。また、読み手の立場を意識すると、適切な言葉遣いや表現方法が選びやすくなります。
2.記載する意見の整理
意見書には、事実にもとづいた意見や提案が求められます。伝えたい内容を箇条書きで洗い出し、重要度や時系列を整理すると、論理的な構成が作れるでしょう。
また、事実と意見を混同しないことも大切です。読み手が納得しやすいよう、具体的な出来事や数値、背景情報を盛り込みましょう。
3.意見書を作成
基本的に意見書には定まった書式はありませんが、一定の構成に沿って整理すると、読み手に伝わりやすくなります。
以下の要素を意識して作成すると、説得力のある文書になるでしょう。
| 構成 | 記載内容 |
|---|---|
| 導入 | 意見書の目的や背景 |
| 状況紹介 | 事実や現状の説明 |
| 本文 | ・伝えたい意見や提案 ・意見・提案の妥当性を支える根拠や理由 ・必要に応じて、具体例や数値 |
| 結論 | ・本文で述べた内容の簡潔なまとめ ・読み手に期待する行動や反応 |
この構成を意識すれば、意見書の内容が整理しやすくなり、より相手に伝わりやすい文書に仕上がるでしょう。
ただし、多くのケースでは自由記載ですが、法令で様式が定められている場面もあります。該当する場合は所定フォームを使用してください。
4.誤字脱字や表現を見直す
意見書が完成したら、必ず見直しを行いましょう。誤字脱字はもちろん、主張が一貫しているか、読み手に誤解を与える表現がないかを丁寧に確認します。主観的になりすぎていないか、感情的な表現になっていないかも確認したいポイントです。必要であれば第三者に読んでもらい、内容が伝わりやすいかチェックしてもらうといいでしょう。
【ビジネスシーン】意見書のテンプレート・例文6選
ここでは、意見書作成時に使えるテンプレート・例文を6個紹介します。
| 種類 | Wordファイル |
|---|---|
| 一般的な意見書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 業務改善に関する意見書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 人事評価制度の意見書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 製品品質向上の意見書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 顧客サービス改善の意見書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 災害対策強化の意見書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
※本テンプレートを利用する際、提出先が要求する必須情報を適宜反映し、ご利用ください。
一般的な意見書のテンプレート・例文
一般的な意見書のテンプレート
意 見 書
提出日：
宛先： （部署名・氏名など）
氏名： （記入者の氏名）
所属： （記入者の所属部署）
件名： （意見書の件名）
1．概要
（意見の対象となる事案の概要を簡潔に記入）
2．意見の趣旨
（どのような意見であるかを明確に述べる）
3．具体的な意見内容
（提案・改善点・理由などを箇条書き、もしくは段落で詳しく記述）
4．その他の留意点
（補足事項や特記事項があれば記載）
以上
一般的な意見書の例文
意 見 書
提出日：2025年6月14日
宛先：総務部 部長 佐藤和彦 様
氏名：営業部 第1グループ 田中花子
所属：営業部
件名：フレックスタイム制度の見直しについて
1．概要
現在導入されているフレックスタイム制度に関して、コアタイムの短縮と始業可能時間の見直しについて意見を提出いたします。
2．意見の趣旨
働き方の柔軟性を高めるため、コアタイムの短縮および始業時間帯の拡大を希望します。
3．具体的な意見内容
・現行のコアタイム（10:00～15:00）を1時間短縮し、11:00～14:00とする。
・始業可能時間を現行の7:00から6:00へと拡大し、早朝勤務を希望する社員への対応を可能にする。
・上記により、通勤ラッシュの回避や家庭事情にあわせた働き方がしやすくなる。
4．その他の留意点
制度変更にあたっては、全社員へのアンケートを実施し、現状の課題やニーズを把握することが望ましいと考えます。
以上
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
このテンプレートは、さまざまなシーンで活用できる汎用的なフォーマットです。目的の説明から意見の提示、結論までを簡潔にまとめており、構成の基本がわかりやすく整理されています。業務・教育・行政などジャンルを問わず、はじめて意見書を作成する方にもおすすめの形式です。
業務改善に関する意見書のテンプレート・例文
業務改善に関する意見書のテンプレート
意 見 書（業務改善）
提出日：
宛先： （部署名・氏名など）
氏名： （記入者の氏名）
所属： （記入者の所属部署）
件名： （意見書の件名）
1．現状の課題
（現在の業務上の問題点や非効率な部分について簡潔に記述）
2．改善の提案内容
（具体的な改善案とその目的・狙いを明確に記載）
3．期待される効果
（改善実施後に見込まれる成果やメリットを記述）
4．補足事項
（実施にあたっての条件、想定される課題、その他特記事項）
以上
業務改善に関する意見書の例文
意 見 書（業務改善）
提出日：2025年6月14日
宛先：業務推進部 部長 中村真一 様
氏名：管理部 第2チーム 吉田純
所属：管理部
件名：書類承認フローの電子化について
1．現状の課題
現在、社内の稟議書や申請書は紙ベースで回覧されており、承認に時間がかかるうえ、書類の紛失リスクや進捗確認の手間が発生しています。
2．改善の提案内容
承認フローを電子化し、社内ポータル上で稟議申請から承認までを完結できるワークフローシステムの導入を提案します。あわせて申請テンプレートの統一も進めることで、記入ミスの削減にもつながります。
3．期待される効果
・申請・承認のスピード向上
・業務進捗の可視化
・書類保管スペースの削減
・リモートワーク環境下でも対応可能に
4．補足事項
導入にあたっては操作説明会やマニュアルの整備が必要ですが、初期対応後の負担は軽減され、長期的に業務効率が改善される見込みです。
以上
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
このテンプレートでは、日々の業務における課題や非効率な業務フローを明確にし、改善提案を具体的に記載できます。業務の現状、問題点、それに対する解決策や期待される効果など、読み手に納得感を与える構成が特徴です。社内提案書として有効に活用できます。
人事評価制度の意見書のテンプレート・例文
人事評価制度の意見書のテンプレート
意 見 書（人事評価制度）
提出日：
宛先： （会社名・部署名・役職名）
氏名： （記入者の氏名）
所属： （部署名や役職など）
件名： （意見書の件名）
1．現状の認識
（現在の人事評価制度の課題や問題点を簡潔に記述）
2．改善提案
（評価基準や評価方法、運用面で改善してほしい点を具体的に記載）
3．期待される効果
（提案を実施した場合に期待される効果やメリットを述べる）
4．補足事項
（その他の要望や注意点、特記事項）
以上
人事評価制度の意見書の例文
意 見 書（人事評価制度）
提出日：2025年6月20日
宛先：株式会社〇〇 人事部 部長 鈴木一郎 様
氏名：営業部 田中美咲
所属：営業部 課長
件名：人事評価制度の見直しについて
1．現状の認識
現行の評価制度では、評価基準が曖昧で、自己申告や上司の主観が評価に大きく影響しているため、社員間で不公平感が生じています。
2．改善提案
具体的な評価基準の明確化と、360度評価の導入を検討していただきたいです。また、評価結果にもとづくフィードバック面談の充実も求めます。
3．期待される効果
公平かつ客観的な評価が可能となり、社員のモチベーション向上と組織全体の生産性アップが期待されます。
4．補足事項
導入にあたっては、評価者の研修もあわせて実施すると効果的です。
以上
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
このテンプレートでは、企業や組織内の人事評価に関する不透明さや不公平感についての意見を整理し、改善を促す構成になっています。評価基準の明確化やフィードバック体制の強化など、働き手の納得感を得るための提案に適しています。人事部門への提出にも対応可能です。
製品品質向上の意見書のテンプレート・例文
製品品質向上の意見書のテンプレート
意 見 書（製品品質向上）
提出日：
宛先： （会社名・部署名・役職名）
氏名： （記入者の氏名）
所属： （所属部署・役職）
件名： （意見書のタイトル）
1．現状の認識
（現在の製品品質に関する課題や問題点を簡潔に記述）
2．改善提案
（具体的な品質向上策や改善方法について記載）
3．期待される効果
（改善策を実施した場合に得られるメリット・成果）
4．補足事項
（導入時の注意点や関係部署への連携事項など）
以上
製品品質向上の意見書の例文
意 見 書（製品品質向上）
提出日：2025年6月20日
宛先：製造部 部長 佐藤健一 様
氏名：品質管理課 田村悠
所属：品質保証部 主任
件名：製品検査工程の見直しによる品質向上の提案
1．現状の認識
現在、一部製品において検査漏れや誤判定が発生しており、出荷後の不良対応件数が増加しています。とくに、ライン終盤の確認工程に負担が集中していることが原因と考えられます。
2．改善提案
中間工程での品質チェックポイントの追加と、AI検査装置の一部導入を提案します。また、作業員のスキル評価にもとづく配置見直しも検討すべきです。
3．期待される効果
検査精度の向上と不良品削減により、クレーム対応の負担軽減や顧客満足度の向上が期待されます。全体の生産効率も改善する可能性があります。
4．補足事項
導入にあたっては、試験運用期間を設けて精度やコスト効果を検証する必要があります。現場スタッフへの説明や教育も並行して行うべきです。
以上
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
このテンプレートでは、製品やサービスに関する利用者の声を含め、品質向上のための具体的な提案をまとめられます。使用中に感じた不具合や改善点を整理し、開発部門や品質管理部門へのフィードバックとして活用できる内容になっています。
顧客サービス改善の意見書のテンプレート・例文
顧客サービス改善の意見書のテンプレート
意 見 書（顧客サービス改善）
提出日：
宛先： （会社名・部署名・役職名）
氏名： （記入者の氏名）
所属： （所属部署・役職）
件名： （意見書のタイトル）
1．現状の認識
（現在の顧客サービスに関する課題や問題点を簡潔に記述）
2．改善提案
（具体的な改善策や新たな取り組み内容を記載）
3．期待される効果
（改善策により期待されるメリット・成果）
4．補足事項
（導入にあたっての注意点、関係部署への連携など）
以上
顧客サービス改善の意見書の例文
意 見 書（顧客サービス改善）
提出日：2025年6月20日
宛先：カスタマーサポート部 部長 中村明子 様
氏名：営業推進課 山田浩平
所属：営業部 主任
件名：チャット対応時間の拡大による顧客満足度向上の提案
1．現状の認識
現在、チャットでの顧客対応は平日9時〜17時に限られており、対応時間外の問い合わせが未対応となるケースが増えています。とくに、土日に利用される顧客からの不満が寄せられています。
2．改善提案
対応時間を平日20時まで延長し、加えて土曜午前中の対応枠を新設することを提案します。人員の増員ではなく、既存スタッフのシフト調整により対応可能です。
3．期待される効果
即時対応の機会が増えることで、顧客の満足度と信頼度が向上し、問い合わせ対応にかかる二次対応の負担も軽減されると考えられます。
4．補足事項
対応時間の延長にあたっては、FAQページの充実やチャットボットとの併用による効率化もあわせて進めると効果的です。
以上
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
このテンプレートは、企業の顧客対応やサービス全般に対して改善点を伝える際に役立ちます。対応スピード、言葉遣い、情報提供の正確さなど、顧客の立場からの視点を中心に、課題と要望を明確に伝えられるのが特徴です。顧客満足度向上に役立つでしょう。
災害対策強化の意見書のテンプレート・例文
災害対策強化の意見書のテンプレート
意 見 書（災害対策強化）
提出日：
宛先： （会社名・部署名・役職名）
氏名： （記入者の氏名）
所属： （所属部署・役職）
件名： （意見書のタイトル）
1．現状の認識
（現在の災害対策体制の課題やリスク、発生した事例などを記載）
2．改善提案
（備蓄品の拡充、訓練の実施、マニュアルの見直しなど、具体的な改善策）
3．期待される効果
（職場の安全確保、対応時間の短縮、従業員の安心感向上など）
4．補足事項
（コストや導入スケジュール、関係部署との連携など）
以上
災害対策強化の意見書の例文
意 見 書（災害対策強化）
提出日：2025年6月20日
宛先：総務部 部長 高橋剛 様
氏名：業務管理課 川口真理
所属：総務部 主任
件名：災害時対応マニュアルの改訂および訓練体制の見直しについて
1．現状の認識
現行の災害時対応マニュアルは2018年に作成されたものであり、現在の事業所環境や人員体制に対応しきれていない部分があります。また、近年の大規模地震や水害のリスクに対し、避難訓練が年1回にとどまっていることも懸念されます。
2．改善提案
災害対応マニュアルを最新の体制にあわせて更新し、地震・火災・水害の各災害を想定した訓練を年2回実施する体制を整えることを提案します。あわせて、備蓄品リストの見直しも実施すべきです。
3．期待される効果
従業員の安全確保とともに、災害発生時の初動対応が迅速化され、業務停止リスクの低減につながります。安全意識の向上による組織の信頼性強化も期待されます。
4．補足事項
改訂マニュアルは各部署からの意見を集めて実情に即した内容とし、訓練は総務主導のもと段階的に導入することを想定しています。
以上
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
このテンプレートでは、防災・減災に向けた地域の取り組みに対して、具体的な課題と改善提案を記載できる作りになっています。避難体制の整備や情報伝達手段の見直しなど、住民の視点から見たリアルな意見を整理するのに適しています。行政や自治体への提出にも活用可能です。
【シーン別】意見書のテンプレート・例文4選
ここでは、シーンごとに使える意見書のテンプレート・例文を4個紹介します。
| 種類 | Wordファイル |
|---|---|
| 学校教育方針の意見書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 行政サービス向上の意見書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 医療対応改善の意見書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 環境保護活動の意見書のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
※本テンプレートを利用する際、提出先が要求する必須情報を適宜反映し、ご利用ください。
学校教育方針の意見書のテンプレート・例文
学校教育方針の意見書のテンプレート
意 見 書（学校教育方針）
提出日：
宛先： （校長名や教育委員会など）
氏名： （記入者の氏名）
所属・関係： （保護者、教員、地域住民など）
件名： （意見書の件名）
1．現状の認識
（現在の教育方針や実施状況で気になる点や課題を簡潔に記述）
2．提案の内容
（改善すべき点や新たに取り入れてほしい方針、具体的な提案を明確に記載）
3．期待される効果
（提案を実施した場合に期待されるメリットや成果を記述）
4．補足事項
（提案実施にあたっての条件や注意点、その他特記事項）
以上
学校教育方針の意見書の例文
意 見 書（学校教育方針）
提出日：2025年6月20日
宛先：〇〇市立〇〇小学校 校長 佐藤明 様
氏名：保護者 田中美咲
所属・関係：〇〇小学校3年生 保護者
件名：探究学習の充実に関する提案
1．現状の認識
現在の学校教育では主要教科の習得に重点が置かれている一方で、子どもたちが主体的に学ぶ探究学習の時間が限られていると感じています。
2．提案の内容
地域の課題や環境問題などをテーマにした探究学習の時間を増やし、グループで調査・発表する機会を設けることを提案します。
3．期待される効果
子どもたちの問題解決能力やコミュニケーション力が向上し、自発的な学習姿勢が育まれることが期待されます。
4．補足事項
導入にあたっては教員の研修や教材の準備が必要ですが、段階的な導入で対応可能と考えます。
以上
このテンプレートは、保護者や教職員、生徒会などが学校教育に関する意見や提案を伝える際に適しています。現状の教育方針に対する評価と、改善すべき点を具体的に示すことで、教育現場の質向上に貢献できるでしょう。冷静かつ建設的な意見を伝えるための構成です。
行政サービス向上の意見書のテンプレート・例文
行政サービス向上の意見書のテンプレート
意 見 書（行政サービス向上）
提出日：
宛先： （担当部署・役職名）
氏名： （記入者の氏名）
所属・関係： （市民、利用者、職員など）
件名： （意見書の件名）
1．現状の認識
（現在の行政サービスの状況や課題について簡潔に記述）
2．提案の内容
（サービス向上のために改善してほしい点や新たに導入してほしい施策を明確に記載）
3．期待される効果
（提案を実施した場合に期待される効果やメリットを述べる）
4．補足事項
（実施にあたっての注意点や具体的な要望、その他特記事項）
以上
行政サービス向上の意見書の例文
意 見 書（行政サービス向上）
提出日：2025年6月20日
宛先：〇〇市役所 市民サービス課 課長 鈴木一郎 様
氏名：市民 山田太郎
所属・関係：〇〇市在住
件名：市役所窓口の対応改善に関する提案
1．現状の認識
市役所窓口の対応において、待ち時間が長いことや案内がわかりにくいことが問題となっています。
2．提案の内容
窓口のスタッフ増員や、案内表示の改善、事前予約システムの導入を提案します。
3．期待される効果
これにより、待ち時間の短縮と利用者の満足度向上が期待されます。
4．補足事項
システム導入にあたっては操作マニュアルの整備や周知が重要です。
以上
このテンプレートでは、住民や利用者の視点から行政サービスの改善を提案する構成になっています。交通、福祉、防災など幅広いテーマに対応でき、事実と改善要望をバランスよく盛り込むことが可能です。自治体への意見提出などに役立ちます。
医療対応改善の意見書のテンプレート・例文
医療対応改善の意見書のテンプレート
意 見 書（医療対応改善）
提出日：
宛先： （病院名・担当部署・役職名）
氏名： （記入者の氏名）
所属・関係： （患者、家族、医療関係者など）
件名： （意見書の件名）
1．現状の認識
（現在の医療対応の状況や課題について簡潔に記述）
2．提案の内容
（改善してほしい点や新たに導入してほしい対応策を明確に記載）
3．期待される効果
（提案を実施した場合に期待される効果やメリットを述べる）
4．補足事項
（実施にあたっての注意点や具体的な要望、その他特記事項）
以上
医療対応改善の意見書の例文
意 見 書（医療対応改善）
提出日：2025年6月20日
宛先：〇〇病院 総務部 部長 田中健 様
氏名：患者家族 佐藤花子
所属・関係：〇〇病院利用者の家族
件名：待ち時間短縮と説明対応の改善について
1．現状の認識
診察待ち時間が長く、患者や家族の負担となっています。また、治療内容や手続きの説明が十分でないことも気になっています。
2．提案の内容
予約システムの改善や案内スタッフの配置を増やし、待ち時間の短縮を図ること。加えて、治療や手続きの説明をわかりやすくする研修の実施を提案します。
3．期待される効果
患者のストレス軽減と満足度向上、信頼関係の強化が期待されます。
4．補足事項
対応改善には医療スタッフの負担軽減策もあわせて検討いただけると効果的です。
以上
このテンプレートは、医療現場や患者の立場から、診療対応や医療体制に対する意見をまとめたい場合に便利です。具体的な体験や課題を明記し、改善案とその効果を提示する構成になっています。患者の声を届け、医療機関との建設的な対話につなげます。
環境保護活動の意見書のテンプレート・例文
環境保護活動の意見書のテンプレート
意 見 書（環境保護活動）
提出日：
宛先： （組織名・部署名・役職名）
氏名： （記入者の氏名）
所属： （所属部署や役職）
件名： （意見書の件名）
1．現状の認識
（現在の環境保護活動の状況や課題を簡潔に記述）
2．改善提案
（具体的に取り組んでほしい活動や改善点を明確に記載）
3．期待される効果
（提案実施によって期待される効果やメリットを述べる）
4．補足事項
（その他の要望や注意点、特記事項）
以上
環境保護活動の意見書の例文
意 見 書（環境保護活動）
提出日：2025年6月20日
宛先：〇〇市環境課 課長 山田 太郎 様
氏名：地域住民 鈴木 花子
所属：〇〇町自治会
件名：地域におけるプラスチックごみ削減活動の強化について
1．現状の認識
地域のプラスチックごみが増加しており、環境への影響が懸念されています。現行の分別収集だけでは不十分と感じています。
2．改善提案
リサイクル促進のための啓発活動や、使い捨てプラスチック製品の使用制限、マイバッグ普及キャンペーンの強化を提案します。
3．期待される効果
ごみの減量と資源の有効活用が進み、地域環境の保全につながります。また、住民の環境意識の向上も期待されます。
4．補足事項
活動にあたり、地域住民への説明会や協力体制の構築もあわせてご検討ください。
以上
このテンプレートは、地域や団体の環境対策に関して、意見や提案を表明する際に活用できます。ごみの分別、エネルギー使用、自然保護などのテーマに応じて、現状の課題と解決策を丁寧に伝えられる構成です。
意見書を作成する際の注意点
相手に意見がしっかり伝わる意見書を作成するためには、以下の点に注意しましょう。
- 誤字脱字・誤情報に注意
- 目的に応じたトーンを意識する
意見書は相手に自分の考えを正式に伝える重要な文書です。やり取りの中で誤解や対立を招かないよう、表現や内容には十分注意して作成しましょう。
記載内容は端的かつわかりやすく
意見書へ記載する内容は、端的かつわかりやすいものになるように意識しましょう。
意見書は、読み手に自分の考えや提案を正確に伝えるための文書です。長く複雑な文章や回りくどい表現はわかりにくく、内容が正確に伝わらないおそれがあります。主張は簡潔に、要点を絞って書きましょう。読み手の負担を減らし、伝えたい内容がより明確になります。
目的に応じたトーンを意識
意見書の伝え方は、目的や相手によって異なります。基本的には礼儀正しく丁寧な表現が好ましいですが、行政機関などに提出する場合にはより厳格な表現が求められます。内容がどれほど正しくても、言葉遣いやトーンが適切でなければ、相手に誤解や不快感を与えるおそれもあるでしょう。
読み手の立場や状況に配慮し、感情的な言葉や押しつけがましい表現は避けるのが無難です。意見書の目的を意識しながら、敬意と冷静さを保った言い回しを心がけましょう。
誤字脱字・誤情報に注意
意見書を作成する際は、誤字脱字・誤情報がないように注意しましょう。どんなに内容がよくても、誤字脱字や事実の誤りがあると、意見書全体の信頼性を損ねてしまいます。
とくに、日時や人物名、数字、法的な用語などは読み手が重視するポイントです。細かな誤りが思わぬ誤解やトラブルを招くこともあるため注意しましょう。自分では気づきにくいミスを防ぐためにも、完成後に時間を置いて見直すか、第三者のチェックを受けるのがおすすめです。
意見書作成にはITツール「NotePM」がおすすめ
効率的に意見書を作成・共有したい場合は、マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」の活用がおすすめです。
NotePMにはテンプレート機能があり、誰でも簡単に統一感のある文書を作成できます。意見書をはじめて書くという人でも、テンプレートに必要事項を入力するだけでわかりやすい意見書に仕上がるでしょう。
また、社内ポータルとしても機能するため、過去に作成した意見書や関連資料を一元管理できます。以前の内容を参照しながら新たな意見書を作成する際にも非常に便利です。
無料トライアルが用意されている点も魅力です。本格的な検討前に、使用感を確認できるため、ITツールに慣れていない人でも安心してご使用いただけます。
NotePMの特徴
- テンプレート機能で質の高い意見書を簡単に作成
- 部署・チーム内での文書共有がスムーズ
- 意見書だけでなく、社内マニュアルやナレッジ共有の場としても活用
＞関連記事：マニュアル作成ツール比較20選【2025年最新】
意見書は「伝わる構成」と「わかりやすい表現」がポイント
意見書は、ただ意見を述べるだけの文書ではありません。相手に自分の考えを正確に伝え、必要な行動や判断を促すために重要な文章です。
自分の意見を正しく伝えるには、導入・本文・結論といった構成を意識し、論点が明確になるよう整理することが重要です。あわせて、文章は端的かつ明確に、根拠を具体的に示すなど、わかりやすさにも配慮しましょう。
伝えたい内容がきちんと伝わるかどうかは、構成力と表現力が重要です。慣れないうちは、テンプレートやITツールを活用するといいでしょう。読み手に意見を理解してもらい、共感を得られるよう、丁寧かつ論理的な意見書を作成しましょう。
※本サイトに掲載されている情報およびテンプレートは、一般的な情報提供を目的としたものであり、法律上の助言を提供するものではありません。内容の正確性や適切性については十分配慮しておりますが、個別の事情に応じた判断が必要となる場合があります。ご利用に際しては、必ずご自身の責任において内容をご確認のうえ、必要に応じて専門家へご相談ください。
また、本サイトの情報やテンプレートをご利用いただいたことにより生じたあらゆる損害（直接的・間接的を問わず）につきましては、誠に恐れ入りますが、当サイトでは責任を負いかねますので、あらかじめご了承くださいますようお願いいたします。
