仕事をしていると、私用や家族の事情などで休みを取らなければならない場面もあるでしょう。しかし、いざ「休暇届」を作成しようとすると、どのように書けばよいか迷う方も多いのではないでしょうか。
本記事では、すぐに使える休暇届のテンプレート・例文を5種類ご紹介します。私用・忌引きなど、ビジネスシーンでよくある申請理由に対応したフォーマットを揃えました。さらに、基本構成や作成時の注意点もあわせて解説するため、書類作成に不慣れな方でも安心して作成いただけます。
目次
休暇届とは？
休暇届とは、社員が休暇を取る際に、その理由や期間を会社に伝えるための文書です。私用や忌引き、介護など、さまざまな理由に応じた届出が求められます。
休暇の種類によっては、申請時に添付書類や事前承認が必要なケースもあります。事前に社内ルールを確認したうえで手続きを進めることが大切です。加えて、周囲への引き継ぎやスケジュール調整など、業務に支障をきたさないような配慮も求められます。
休暇届の目的
休暇届の目的は、従業員の休暇取得を会社が適切に把握・管理し、業務への影響を最小限にとどめることです。計画的な休暇申請を通じて業務の調整を行い、欠員による混乱を防ぎます。
また、休暇の取得状況を記録に残すことで、勤怠管理が正しく行われ、企業全体の労務状況の把握にもつながります。
さらに、従業員自身にとっても、休暇届はワークライフバランスを保ち、心身をリフレッシュさせるために重要です。休暇届を使って適切に休暇を取ることは、従業員の権利行使と企業の義務履行の両立を支えることになるでしょう。
休暇届と欠勤届の違い
休暇届と欠勤届は、いずれも従業員が業務を休む際に提出する文書ですが、目的や提出のタイミング、給与への影響などに明確な違いがあります。休暇届と欠勤届の違いを表形式でまとめました。
| 項目 | 休暇届 | 欠勤届 |
|---|---|---|
| 目的 | 事前に計画された休暇を取得するため | 突発的な事情で予定外に欠勤したことを報告するため |
| 提出タイミング | 原則として事前に提出 | 多くの場合、事後に提出 |
| 対象 | 私用・慶弔など | 病気、ケガ、交通トラブルなど |
| 手続き | 会社の休暇制度に沿った申請 | 緊急時対応として柔軟に処理されることが多い |
ただし、法的区分ではなく会社固有ルールで名称・手続きが変わるため、企業の就業規則やルールを確認しましょう。
休暇届の基本構成と必要項目
休暇届は、会社に対して正式に休暇を申請するための書類です。休暇を取得するにあたって必要な情報を簡潔にまとめましょう。
以下に、一般的な休暇届に含めるべき基本項目を一覧にしました。
| 必要項目 | 内容 | 目的 |
|---|---|---|
| 届出日 | 休暇届を提出する日付 | 申請の記録のため |
| 宛先 | 提出先の上司や人事担当など | 承認ルートを明確にするため |
| 氏名・部署 | 申請者の氏名と所属部署 | 申請者を明確にし、管理・承認するため |
| 休暇の種類 | 慶弔、病気、特別休暇など | 休暇の取得要件を確認するため |
| 休暇の期間 | 休暇の開始日と終了日 | 業務の引き継ぎ・人員配置を行うため |
| 理由 | 休暇を取得する理由を簡潔に記載 | 会社の規定に沿って判断するため |
| 緊急連絡先 | 電話番号やメールアドレスなどの連絡先 | 緊急の場合に連絡をとれるようにするため |
| 署名・捺印 | 従業員の署名と日付、企業の捺印 | 本人確認および書類の正式性を担保するため |
休暇届は、形式はシンプルでも、必要な要素が正確に記載されていれば問題ありません。テンプレートを活用すれば、必要情報を過不足なく入力できるため、申請ミスや記載漏れを防げて便利です。
ただし会社によっては、独自のフォーマットやシステムを使用している場合もあるため、事前に確認しましょう。必要に応じて、上司との口頭確認やメールでの事前連絡をあわせて行うと安心です。
【無料】休暇届のテンプレート・例文5選
ここでは、休暇届作成時に使えるテンプレート・例文を5個紹介します。
| 見出し | Wordファイル |
|---|---|
| 私用休暇届のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 忌引き休暇届のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 結婚休暇届のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| リフレッシュ休暇届のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
| 生理休暇届のテンプレート・例文 | ダウンロードする（個人情報入力なし） |
この休暇届のテンプレート・例文を活用すれば、必要な情報を押さえた文面を作成できます。すぐに使えるWordファイルもご用意していますので、ぜひダウンロードしてご活用ください。
※これらのテンプレートを利用する際は、企業のルールをご確認の上、適宜カスタマイズしてご使用ください。休暇の制度については企業によってルールが異なるため、ご注意ください。
私用休暇届のテンプレート・例文
私用休暇届のテンプレート
休暇届
提出日：令和 年 月 日
所属 ：
氏名 ： （印）
以下の通り、休暇を申請いたします。
■休暇種別 ： 私用休暇
■期間 ： 令和 年 月 日（ ）〜令和 年 月 日（ ）
■理由 ： 私用のため
■連絡先 ： （緊急時連絡が可能な電話番号・メール等）
上記、よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――――――――
承認欄（所属上司記入）
□ 承認 □ 否認
承認者氏名： 印
備考：
私用休暇届の例文
休暇届
提出日：令和6年6月12日
所属 ：総務部
氏名 ：山田太郎（印）
以下の通り、休暇を申請いたします。
■休暇種別 ： 私用休暇
■期間 ： 令和6年6月19日（水）〜令和6年6月20日（木）
■理由 ： 私用のため
■連絡先 ： 090-〇〇-〇〇 / yamada@example.com
上記、よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――――――――
承認欄（所属上司記入）
■承認 □ 否認
承認者氏名：佐藤一郎（印）
備考：引き継ぎ済み
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
このテンプレートは、私用で休暇を申請する際に使えるシンプルなものです。最低限の必要事項を記入するだけで済むため、時間をかけずに休暇届を準備したい場合に便利です。
忌引き休暇届のテンプレート・例文
忌引き休暇届のテンプレート
忌引き休暇届
提出日：令和 年 月 日
所属 ：
氏名 ： （印）
以下の通り、忌引き休暇を申請いたします。
■休暇種別 ： 忌引き休暇
■期間 ： 令和 年 月 日（ ）〜令和 年 月 日（ ）
■続柄 ： （例：実父・祖母 など）
■故人名 ： （例：山田 一郎）
■連絡先 ： （緊急時連絡が可能な電話番号・メール等）
ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――――――――
承認欄（所属上司記入）
□ 承認 □ 否認
承認者氏名： 印
備考：
忌引き休暇届の例文
忌引き休暇届
提出日：令和6年6月12日
所属 ：営業部
氏名 ：田中花子（印）
以下の通り、忌引き休暇を申請いたします。
■休暇種別 ： 忌引き休暇
■期間 ： 令和6年6月13日（木）〜令和6年6月17日（月）
■続柄 ： 祖母
■故人名 ： 田中すみえ
■連絡先 ： 080-〇〇-〇〇 / hanako.tanaka@example.com
ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――――――――
承認欄（所属上司記入）
■承認 □ 否認
承認者氏名：鈴木誠一（印）
備考：業務引き継ぎ済み
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
このテンプレートを使えば、家族の不幸に伴う忌引き休暇の申請をスムーズに行えます。亡くなられた方との続柄や休暇期間など、必要な情報を記入できる構成になっており、上司や人事への連絡も円滑に進みます。
結婚休暇届のテンプレート・例文
結婚休暇届のテンプレート
結婚休暇届
提出日：令和 年 月 日
所属 ：
氏名 ： （印）
下記の通り、結婚休暇を申請いたします。
■休暇種別 ： 結婚休暇
■希望期間 ： 令和 年 月 日（ ）〜令和 年 月 日（ ）
■休暇理由 ：
■連絡先 ：
上記について、ご承認くださいますようお願い申し上げます。
――――――――――――――――――――――――――
承認欄（所属上司記入）
□ 承認 □ 否認
承認者氏名： 印
備考：
結婚休暇届の例文
結婚休暇届
提出日：令和6年6月12日
所属 ：総務部
氏名 ：田中美咲（印）
下記の通り、結婚休暇を申請いたします。
■休暇種別 ： 結婚休暇
■希望期間 ： 令和6年8月5日（月）〜令和6年8月9日（金）
■休暇理由 ： 結婚に伴う諸手続きおよび新生活の準備のため
■連絡先 ： 080-〇〇-〇〇 / misaki.tanaka@example.com
上記について、ご承認くださいますようお願い申し上げます。
――――――――――――――――――――――――――
承認欄（所属上司記入）
■承認 □ 否認
承認者氏名：佐々木健一（印）
備考：業務引き継ぎ済・担当者調整済
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
このテンプレートは、本人または家族の結婚に伴う休暇申請に使用できます。希望期間や理由などを明確に記載できるため、業務調整やスケジュール共有にも役立ちます。シンプルな記入欄が特長で、結婚前の忙しい時期でもスムーズに申請可能です。
リフレッシュ休暇届のテンプレート・例文
リフレッシュ休暇届のテンプレート
リフレッシュ休暇届
提出日：令和 年 月 日
所属 ：
氏名 ： （印）
下記の通り、リフレッシュ休暇を申請いたします。
■休暇種別 ： リフレッシュ休暇
■希望期間 ： 令和 年 月 日（ ）〜令和 年 月 日（ ）
■休暇理由 ：
■連絡先 ：
上記について、ご承認くださいますようお願い申し上げます。
――――――――――――――――――――――――――
承認欄（所属上司記入）
□ 承認 □ 否認
承認者氏名： 印
備考：
リフレッシュ休暇届のテンプレート
リフレッシュ休暇届
提出日：令和6年6月12日
所属 ：営業部
氏名 ：佐藤健太（印）
下記の通り、リフレッシュ休暇を申請いたします。
■休暇種別 ： リフレッシュ休暇
■希望期間 ： 令和6年7月1日（月）〜令和6年7月5日（金）
■休暇理由 ： 業務区切り後の心身のリフレッシュを目的とした休養
■連絡先 ： 090-〇〇-〇〇 / kenta.sato@example.com
上記について、ご承認くださいますようお願い申し上げます。
――――――――――――――――――――――――――
承認欄（所属上司記入）
■承認 □ 否認
承認者氏名：山田裕子（印）
備考：業務整理済、代行者確認済
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
企業によっては、福利厚生の一環としてリフレッシュ休暇を設けています。このテンプレートは、「リフレッシュ休暇」であることが明記されており、加えて休暇の期間もわかりやすく記入できるようになっています。休暇の目的を簡潔に記載すれば、上司や人事による承認やスケジュール調整もスムーズに進むでしょう。
生理休暇届のテンプレート・例文
生理休暇届のテンプレート
生理休暇届
提出日：令和 年 月 日
所属 ：
氏名 ： （印）
下記の通り、生理休暇を申請いたします。
■休暇種別 ： 生理休暇
■希望日 ： 令和 年 月 日（ ）
■休暇理由 ： 体調不良のため（生理に伴う症状）
■連絡先 ：
上記について、ご承認くださいますようお願い申し上げます。
――――――――――――――――――――――――――
承認欄（所属上司記入）
□ 承認 □ 否認
承認者氏名： 印
備考：
生理休暇届の例文
生理休暇届
提出日：令和6年6月12日
所属 ：企画部
氏名 ：山本紗英（印）
下記の通り、生理休暇を申請いたします。
■休暇種別 ： 生理休暇
■希望日 ： 令和6年6月13日（木）
■休暇理由 ： 体調不良のため（生理に伴う症状）
■連絡先 ： 080-〇〇-〇〇 / sae.yamamoto@example.com
上記について、ご承認くださいますようお願い申し上げます。
――――――――――――――――――――――――――
承認欄（所属上司記入）
■承認 □ 否認
承認者氏名：中村陽介（印）
備考：在宅対応可・業務調整済
＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートをダウンロードする（個人情報入力なし）
このテンプレートは、生理による体調不良時に取得できる生理休暇を申請するための書式です。申請理由はシンプルに伝えられるよう配慮されており、体調が悪いときにも負担なく記入できます。
休暇届を作成する際の注意点
ここでは、休暇届を作成する際に注意したいポイントを3つ紹介します。
- 提出前に口頭で上司に伝えておく
- 休暇理由を曖昧にしすぎない
- できるだけ早く提出する
休暇届は、ただ単に休みの希望を伝えるだけでなく、業務の調整や引き継ぎなどにも関わる重要な書類です。スムーズに申請を受け入れてもらい、安心して休暇に入るためにも、これから紹介する注意点を覚えておきましょう。
※休暇届に関するルールは企業によって異なるため、ご注意ください。
提出前に口頭で上司に伝えておく
上司に相談することで、必要な引き継ぎや事前準備の確認ができ、申請後の承認もスムーズに進みます。とくに、繁忙期やチーム業務が重なる時期には、配慮をもって計画的に休暇を申請しましょう。
事前に上司と話しておけば、必要な引き継ぎや準備の確認もスムーズに行え、休暇届の承認もスムーズに進むでしょう。とくに、繁忙期やチーム業務が重なる時期には、周囲への配慮を忘れず、計画的な申請を心がけてください。
休暇理由を曖昧にしすぎない
休暇届に記載する「休暇理由」は、あまりにも曖昧にならないよう注意が必要です。ただし、詳しく書く必要もありません。とくに有給休暇の場合、法律上は理由の記入義務はないのです。
とはいえ、理由を記入しないままでは提出しづらいと感じる方もいるでしょう。その場合は、「私用のため」など簡潔な一言を添えるのをおすすめします。
なお、欠勤や特別休暇など、有給以外の休暇を申請する場合は、社内手続き上、会社側が理由を確認したがるケースもあります。その場合は、「通院のため」「子どもの学校行事」など、理由をわかりやすく簡潔に記すようにしてください。
基本的に、詳しい事情まで書く必要はありませんが、社内のルールや職場の雰囲気に応じて対応することが大切です。必要に応じて口頭で補足するなど、配慮のある伝え方ができるとよりスムーズです。
できるだけ早く提出する
休暇届は、予定が決まり次第できるだけ早めに提出するようにしましょう。早期に申請することで、業務調整や引き継ぎの準備がスムーズに進められ、職場全体への影響を最小限におさえられます。
また、会社によっては、休暇届の提出期限を就業規則で定めている場合があります。「休暇開始の◯日前までに提出」などの規定がないか、事前に確認しておきましょう。規定がとくにない場合は、業務に支障が出ないタイミングで、余裕をもって提出するのが望ましいです。
上司の承認が必要な場合は、承認にかかる時間も考慮し、遅くとも休暇の前日までに承認が完了するよう逆算して申請しましょう。周囲への配慮を忘れず、早めの提出を心がけることが重要です。
休暇届作成にはITツール「NotePM」がおすすめ
NotePMにはテンプレート機能があり、誰でも整った休暇届を簡単に作成できます。毎回レイアウトを整える手間がなくなり、上司やチームへの共有もスムーズ。申請から承認までの流れを効率化できるでしょう。
また、全文検索に対応しているため、過去の休暇届や申請履歴がすぐに見つけられるのも魅力です。必要な情報にすばやくアクセスでき、管理の手間も軽減されます。
無料トライアルも用意されているため、導入前に実際の使い心地を確認できます。休暇届をはじめ、社内文書の管理について見直したい方におすすめです。
NotePMの特徴
- テンプレート機能で統一感のある休暇届が簡単に作成できる
- 全文検索で過去の申請履歴をすぐに確認可能
- 社内wikiとして活用すれば休暇届の管理も可能
＞関連記事：マニュアル作成ツール比較20選【2025年最新】
便利なテンプレート・ツールで休暇届を簡単に作成しよう
休暇届は、業務への影響をできるだけおさえながら、計画的に休暇を取得するために欠かせない文書です。きちんとした休暇届を提出できれば、業務の調整や引き継ぎがスムーズにでき、職場全体の働きやすさにもつながるでしょう。
休暇届作成にはテンプレートの活用がおすすめです。テンプレートを使えば、必要な情報を過不足なく盛り込んだ休暇届を手軽に作成できます。作成における手間の軽減はもちろん、記入漏れや書式のバラつきによるトラブルも防げるでしょう。
便利なツールやテンプレートを活用することで、作成から提出、管理までの一連の流れが効率化できます。余裕をもって休暇届を作成・提出できれば、申請に対する不安も減り、安心して休暇に入れます。
ぜひテンプレートやITツールを積極的に活用して、スマートに休暇届を作成しましょう。
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