【シーン別】謝罪文の無料テンプレート・例文10選！構成や書く際の注意点も解説

 

謝罪文は、自身が何かのトラブルを引き起こした際に、お詫びの気持ちを示すために作成する文章です。誠意が感じられる謝罪文を作成するには、書き方をしっかり理解する必要があります。

仕事でミスをしてしまい、謝罪文を書く必要があるものの、書き方がわからなくて悩んでいる人もいるでしょう。

本記事では、謝罪文のテンプレート・例文10選のほか、謝罪文の構成や書く際の注意点を解説します。気持ちのこもった謝罪文を書きたい人はぜひ参考にしてください。

謝罪文とは

謝罪文とは、業務上のミスやトラブルを引き起こしたことで、迷惑をかけた相手に対して謝意を示すための文章です。ビジネスシーンにおいては、納期に遅れたり、品質に問題があったりした際に作成するケースが多く見られます。対面で謝罪するケースも多いですが、すぐにお詫びの気持ちを伝えたい場合は、メールや文書で謝罪文を送ります。

業務上のミスで相手に迷惑をかけた場合でも、丁寧な謝罪文を送ると印象の悪化を抑制可能です。取引先との信頼関係を長く維持するためにも、謝罪文の書き方はあらかじめ把握しておきましょう。

謝罪文の構成

多くの場合、謝罪文は以下の4つの要素で構成されます。

• お詫びの言葉
• 発生した問題の概要
• 問題への対応策
• 結びの言葉

ここからは、各要素の記載事項の詳細を解説します。それぞれの要素を理解し、構成を把握することで誠意のこもった謝罪文を作成できるため、ぜひ確認しておきましょう。

お詫びの言葉

まず、冒頭でお詫びの言葉を記載します。「失礼いたしました」「申し訳ございません」などのフレーズを使って、謝意をしっかり示しましょう。謝罪文において、お詫びの言葉は相手に最も伝えるべき内容であるため、必ず冒頭に記載しましょう。

発生した問題の概要

お詫びの言葉を示した後に、自身が引き起こした問題の概要を説明します。問題が生じた原因を示したうえで、どのような事態が発生したかを具体的に記載しましょう。

なお、問題の概要は、お詫びの言葉と一緒に記載する形でも構いません。お詫びの言葉と一緒に記載する場合は「〇〇（問題の概要）が発生した件につきまして、深くお詫び申し上げます」という形で文章を書きます。

問題への対応策

発生した問題に対して、どういった対応を取るかを記載します。すでに実施した対策、もしくは実施する予定の対策を説明しましょう。また、同じ問題を今後引き起こさないように、再発防止策もあわせて記載します。

問題への対応策が具体的であればあるほど、顧客との信頼を維持しやすくなります。謝罪文を作成する際は、対応策を詳細に記載するように心がけましょう。

結びの言葉

お詫びの言葉・問題の概要・対応策を記載できたら、結びの言葉で謝罪文を締めくくります。「何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます」といったフレーズを用いて、謝罪文の内容を了承してもらうようにお願いします。反省の意を深く示したい場合は、結びでお詫びの言葉も添えましょう。

謝罪文で使われる謝罪フレーズ

謝罪文で使われる謝罪の意のフレーズは、いくつか種類があります。問題の程度に応じた謝罪フレーズの例は以下の通りです。

問題の程度	謝罪フレーズの例
軽度な問題	・申し訳ございませんでした ・失礼いたしました ・お詫びいたします
中程度の問題	・誠に申し訳ございませんでした ・大変失礼いたしました ・深くお詫び申し上げます
重たい問題	・心より謝罪いたします ・弁解のしようもございません ・謹んでお詫び申し上げます

問題の内容がどれくらい重たいものかを考慮して、冒頭で記載するお詫びの言葉に活用しましょう。文中でお詫びの言葉を繰り返し使う場合は、まったく同じフレーズを使うと稚拙な印象を与えてしまうため、複数のフレーズを使いわけるように心がけてください。

【シーン別】謝罪文のテンプレート・例文10選

ここからは、場面別の謝罪文のテンプレート・例文10選を紹介します。

見出し	Wordファイル
基本的な謝罪文	ダウンロードする（個人情報入力なし）
お客様への謝罪	ダウンロードする（個人情報入力なし）
納期遅延に関する謝罪	ダウンロードする（個人情報入力なし）
商品の不良に対する謝罪	ダウンロードする（個人情報入力なし）
対応が遅れたことへの謝罪	ダウンロードする（個人情報入力なし）
誤解を招いたことに対する謝罪	ダウンロードする（個人情報入力なし）
サービスの品質に対する謝罪	ダウンロードする（個人情報入力なし）
キャンペーン終了のお知らせに関する謝罪	ダウンロードする（個人情報入力なし）
社内の不手際に対する謝罪	ダウンロードする（個人情報入力なし）
約束を守れなかったことに対する謝罪	ダウンロードする（個人情報入力なし）

謝罪文のテンプレート・例文を活用することで、場面に合わせた適切な謝罪文を準備できます。謝罪文の作成が必要なときに備えて、あらかじめ確認しておきましょう。

基本的な謝罪文

基本的な謝罪文のテンプレート

基本的な謝罪文の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
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「お詫びの言葉」「発生した問題の概要」「再発防止策」の3つの要素を含めることで、基本的な謝罪文を作成できます。ほかのテンプレートを参考にしながら、状況に応じて文章をリライトして、より適切な内容の謝罪文にしましょう。

お客様への謝罪

お客様への謝罪のテンプレート

お客様への謝罪の例文

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お客様への謝罪のテンプレート・例文は、取引先の企業に対して謝意を示す際に使いやすい内容です。納品が遅れたり、納品物に不備があったりした場合に使用します。発生したトラブルの内容を具体的に説明し、誠意が感じられる文章を作成しましょう。

納期遅延に関する謝罪

納期遅延に関する謝罪のテンプレート

納期遅延に関する謝罪の例文

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納期遅延に関する謝罪のテンプレート・例文は、取引先への納品が遅れてしまった際に活用できる内容です。どういった原因でスケジュールが遅れてしまったかを明確に示し、適切な再発防止策を記載しましょう。

商品の不良に対する謝罪

商品の不良に対する謝罪のテンプレート

商品の不良に対する謝罪の例文

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商品の不良に対する謝罪のテンプレート・例文は、顧客が購入した商品に不良が見られた際に用いられる内容です。不良のある商品は返品対応を取るケースが多いため、返品に関する案内を謝罪文に含めるようにしましょう。

対応が遅れたことへの謝罪

対応が遅れたことへの謝罪のテンプレート

対応が遅れたことへの謝罪の例文

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対応が遅れたことへの謝罪のテンプレート・例文は、顧客からのお問い合わせへの返答が遅れてしまった際に用いられる内容です。対応が遅れたお問い合わせの内容を示しつつ、謝罪の意と再発防止に努める旨を丁寧に記載しましょう。

誤解を招いたことに対する謝罪

誤解を招いたことに対する謝罪のテンプレート

誤解を招いたことに対する謝罪の例文

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誤解を招いたことに対する謝罪の例文は、自身の説明不足により、顧客にサービス・キャンペーンなどの内容を誤解させてしまった際に活用できる内容です。文中には、再度内容を説明する旨を記載し、顧客を安心させましょう。

サービスの品質に関する謝罪

サービスの品質に関する謝罪のテンプレート

サービスの品質に関する謝罪の例文

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サービスの品質に関する謝罪のテンプレート・例文は、自社が提供したサービスの内容に不備があった際に使える内容です。サービスの内容をどのように改善していくのかも具体的に記載できると、顧客の信頼を回復しやすくなります。

キャンペーン終了のお知らせに関する謝罪

キャンペーン終了のお知らせに関する謝罪のテンプレート

キャンペーン終了のお知らせに関する謝罪の例文

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キャンペーン終了のお知らせに関する謝罪のテンプレート・例文は、キャンペーンの終了日時の情報に誤りがあった際に用いられる内容です。正確な終了日時を示すとともに、謝意や再発防止策も記載しましょう。

社内の不手際に対する謝罪

社内の不手際に対する謝罪のテンプレート

社内の不手際に対する謝罪の例文

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社内の不手際に対する謝罪のテンプレート・例文は、サービスの提供や事務対応などにおいて不手際があり、顧客に迷惑をかけた際に使われる内容です。不手際の内容を具体的に記載したうえで、顧客が納得できる再発防止策を提示しましょう。

約束を守れなかったことに対する謝罪

約束を守れなかったことに対する謝罪のテンプレート

約束を守れなかったことに対する謝罪の例文

＞このテンプレートをNotePMで使ってみる（無料）
＞テンプレートを無料ダウンロードする

約束を守れなかったことに対する謝罪のテンプレート・例文は、訪問日時や納期限などに関する、取引先と交わした約束を守れなかった際に活用します。謝罪の内容によっては取引が途絶えてしまう可能性があるため、可能な限り誠意のこもった謝罪文を作成しましょう。

謝罪文を書く際の注意点

ここからは、謝罪文を書く際の注意点として、以下の2点を解説します。

• 問題が起こってから、できるだけ早めに書く
• 言い訳のニュアンスを含む文章を書かない

注意点を把握することで、謝罪文の作成を通してより誠意を伝えられます。謝罪文を書く機会に備えて、あらかじめ確認しておきましょう。

問題が起こってから、できるだけ早めに書く

業務上のミスによって問題が発生し、取引先や顧客に被害が及んだ場合、謝罪をせずに放置していると不信感を抱かれてしまいます。すぐに直接謝罪できるのであれば問題ありませんが、対面で謝意を伝えることが難しい場合は、謝罪文を迅速に作成するように心がけましょう。

謝罪が早ければ早いほど、誠意の強さを感じさせるため、取引先や顧客からの信頼回復が早まります。

言い訳のニュアンスを含む文章を書かない

謝罪文の作成において、問題が発生した背景や経緯を書くのは重要です。しかし「こういった事情があったため、問題の発生を止められなかった」という、言い訳をしているようなニュアンスの文章を書かないようにしましょう。言い訳しているように思われると、反省していないと捉えられてしまいます。

謝罪文を一通り書き終わったら、一度全体を見直して、言い訳のニュアンスを含む文面がないかを必ずチェックしましょう。

謝罪文のテンプレートを作成する際はNotePMがおすすめ

NotePMは、業務マニュアルや議事録など、ビジネスシーンで使われるドキュメントの作成・保管が可能なツールです。画像や動画を挿入して、視覚的にわかりやすいドキュメントを作れます。謝罪文のテンプレートを作成する場合においても便利です。

NotePMは全文検索に対応しており、検索したキーワードと一致するものを、ドキュメントのタイトル・本文の両方から探してくれます。強力な検索機能によって、ほしいドキュメントをすぐ探し出せる点も便利です。

NotePMの特徴

• 表や画像、動画などを挿入でき、見やすいドキュメントを作成可能
• 日報・議事録・報告書など、ドキュメントの種類によってはデフォルトのテンプレートを活用できる
• ドキュメントにタグをつけることで、検索時に活用できる
• ドキュメントごとにコメント機能を使用でき、内容のフィードバックに関するやり取りができる

NotePMの料金

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テンプレートを活用して迅速に謝罪文を作成しよう

本記事では、謝罪文のテンプレート・例文10選のほか、謝罪文の構成や書く際の注意点についても解説しました。

謝罪文は、業務遂行中のミスによって取引先や顧客に迷惑をかけた際に、反省の意を伝えるために作成します。丁寧な謝罪文を迅速に作成することで、相手からの信頼回復につながりやすくなるため、問題が発生したときに備えて謝罪文の書き方を覚えておきましょう。

あらかじめ謝罪文のテンプレートを作成すると、必要なときにすぐ準備できます。謝罪文のテンプレートの作成・保管にはNotePMが便利であるため、ぜひ導入を検討してみてください。

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